Entretien professionnel obligatoire : enjeux, sanctions et exemples

Les entretiens professionnels obligatoires

Découvrez quelles sont toutes les obligations de l’entreprise concernant les entretiens professionnels des salariés.

Gestion des entretiens individuels

L’entretien professionnel est un moment privilégié au cours duquel l’employeur échange avec le salarié sur ses possibilités d’évolution et ses besoins en formation, en adéquation avec la stratégie de l’entreprise. Pour réaliser la préparation et le suivi de cet échange, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion des entretiens afin de fluidifier la communication et de sécuriser les données.
Vous souhaitez savoir à quoi sert l’entretien professionnel, comment il se déroule et s’il est obligatoire pour le salarié ? Nos experts vous expliquent tout en détail.

Entretien professionnel obligatoire : de quoi parle-t-on ?

L’employeur doit veiller à l’adaptation des collaborateurs à leur poste de travail ainsi qu’au maintien de leur employabilité. Selon l’article L.6315-1 Code du travail, chaque salarié doit donc impérativement bénéficier d’un entretien professionnel. Cette rénovation de l’entretien professionnel est l’une des mesures phares de la loi relative à la réforme de la formation professionnelle, entrée en vigueur le 1er janvier 2015.

Depuis le 7 mars 2020, s’ajoute à ce dispositif un état des lieux qui récapitule le parcours professionnel.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un entretien obligatoire qui se déroule tous les 2 ans entre le salarié et l’employeur – à ne pas confondre avec l’entretien individuel.

visio lors d'un entretien professionnel

Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ?

Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, il ne s’agit pas de parler de l’atteinte des objectifs ou de la performance du collaborateur, mais de construire son projet professionnel.

L’entretien professionnel permet de repérer les salariés qui pourraient évoluer dans leur poste, tant dans leur intérêt, que dans celui de l’entreprise.

Il permet d’accompagner chaque collaborateur dans ses perspectives d’évolution professionnelle (qualifications, changement de poste, promotion…) et d’identifier les formations qui peuvent y contribuer. Et ce, en adéquation avec la stratégie de développement de l’entreprise.

A noter : l’entretien professionnel doit être réalisé dans un temps distinct de l’entretien d’évaluation. Il remplace le bilan d’étape professionnel et l’entretien de deuxième partie de carrière que l’on utilisait précédemment.

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Tous les salariés sont-ils concernés par l’entretien professionnel obligatoire ?

feedback ° des salariés

L’entretien professionnel s’adresse à tous vos salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté :

  • quelle que soit leur catégorie, qu’il s’agisse des cadres, des cadres dirigeants, des cadres assimilés ou encore des Etam (employés, travailleurs et agents de maîtrise) ;
  • quel que soit leur type de contrat (CDI, CDD, alternance) ; les salariés en contrat d’apprentissage et en contrat de professionnalisation sont donc concernés, contrairement aux intérimaires, puisque votre entreprise n’est pas leur employeur direct ;
  • quel que soit leur temps de travail (temps partiel ou temps plein).

Trame d’entretien professionnel : exemples, modèles et infographie

Nos experts mettent à votre disposition notre trame d’entretien professionnel. Téléchargez gratuitement ce modèle pour créer facilement et simplement une grille de préparation d’entretien pour vos salariés.

infographie sur les entretiens individuels vus par les salariés

Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Quels sont les entretiens professionnels obligatoires ?

L’entretien professionnel tous les 2 ans

Tous les 2 ans, l’entretien professionnel définit les possibles évolutions professionnelles du collaborateur et de lui proposer des formations qui vont lui permettre de maîtriser son évolution.

Il est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, particulièrement en termes de qualifications et d’emploi.

Vous êtes tenu d’informer le salarié sur :

  • la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) ;
  • l’activation de son compte personnel de formation (CPF) et des possibilités de financement par l’employeur.

À défaut de mentions spécifiques dans l’accord de branche ou d’entreprise, l’employeur définit le contenu de l’entretien en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise. Exemple :

  • bilan du parcours professionnel du salarié avant et depuis son entrée dans l’entreprise ;
  • identification des besoins de l’entreprise et des aspirations et compétences du salarié ;
  • perspectives d’évolution professionnelle.
signature de contrat de travail du salarié
bsi liste des avantages financiers du salarié

Le bilan professionnel à 6 ans

À l’issue du 3e entretien vous devrez obligatoirement réaliser un bilan à 6 ans, appelé état des lieux, qui permet de vérifier que le salarié a bénéficié du nombre d’entretiens prévus, et qu’ils ont bien débouché sur une progression.

Conformément à l’article L6315-1 du Code du travail :“Tous les six ans, l’entretien professionnel […] fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux, qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié, permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels prévus au I et d’apprécier s’il a :

  1. Suivi au moins une action de formation ;
  2. Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  3. Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Pendant l’entretien, le manager rédige le document d’état des lieux récapitulatif. Le salarié recevra par la suite un exemplaire du document.

L’entretien professionnel en période de Covid-19

En raison de la pandémie, l’ordonnance du 1er avril 2020 prévoit trois aménagements majeurs :

  • le report des entretiens professionnels au 30 juin 2021 ;
  • la reprise de l’abondement correctif au CPF du salarié à partir 1er octobre 2021 ;
  • la prolongation de la tenue des entretiens d’état des lieux jusqu’au 30 septembre 2021 sans sanction.

Quels sont les autres entretiens professionnels obligatoires ?

L’entretien de reprise d’activité du salarié

Vous devez systématiquement réaliser un entretien professionnel à l’occasion d’une reprise d’activité professionnelle de vos collaborateurs, après un congé ou un arrêt de longue durée. Cette obligation s’applique suite à :

  • un congé de maternité,
  • un congé de proche aidant,
  • un congé d’adoption,
  • un congé parental d’éducation,
  • un mandat syndical,
  • un arrêt maladie de longue durée,
  • un congé de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés,
  • un congé sabbatique.

L’entretien de reprise permet au salarié de se réintégrer plus facilement à son poste, de prendre connaissance d’éventuels changements et d’identifier ses besoins potentiels en formation.

Les 7 KPIS pour suivre vos entretiens professionnels

Cet article fait suite au webinar organisé par nos experts de la gestion sociale sur ce sujet.

Les entretiens obligatoires supprimés et remplacés par les entretiens professionnels

La loi a supprimé certains entretiens qui étaient obligatoires. Sont dorénavant remplacés par l’entretien professionnel :

L’entretien de seconde partie de carrière :

était obligatoire au sein des entreprises de 50 personnes et plus et qui concernait les salariés de 45 ans et plus

L’entretien de fin de carrière :

accompagnait le salarié dans la transition entre sa vie professionnelle et son départ à la retraite.

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Entretien professionnel obligatoire : quelles sont les sanctions pour l’employeur en cas de manquement ?

L’entretien professionnel est une obligation, de même que le bilan professionnel à 6 ans.

Par conséquent, tous les six ans, l’employeur devra s’assurer que le salarié a bénéficié d’une action de formation, validé des acquis d’expérience (VAE) et enfin, a évolué d’un point de vue professionnel ou salarial.

En cas de manquement, l’employeur encourt des sanctions.

Les sanctions pour les entreprises de 50 salariés et plus

Elles doivent abonder le CPF (compte personnel de formation) du salarié de 3 000 €. Il n’y a pas de différence entre les salariés à temps plein et les salariés à temps partiel. Vous devez adresser à l’OPCO la liste des collaborateurs concernés, les données permettant leur identification et l’abondement attribué à chacun d’eux.

Les sanctions pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Elles sont également soumises à une obligation de formation (adaptation et maintien du salarié dans son emploi) et peuvent recevoir une condamnation.

obligation de l'employeur pour l'entretien annuel individuel du salarié

Le salarié peut-il refuser un entretien professionnel obligatoire ?

Selon l’article L6315-1 du Code du travail, l’employeur doit informer individuellement le salarié, dès son embauche, qu’il peut bénéficier d’un entretien professionnel (via une clause dans son contrat de travail, une note de service, un guide de bienvenue, etc.).

Vous devez donc adresser au salarié une convocation au moins un mois avant l’entretien, qui précise la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

L’entretien professionnel obligatoire doit impérativement se dérouler pendant les heures de travail effectives et dans les locaux de l’entreprise.

Toutefois le salarié a tout à fait la faculté de refuser de se présenter à l’entretien professionnel. Comment faire dans ce cas ?

Il vous est recommandé de convoquer à nouveau le salarié et de lui demander de motiver son refus par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre décharge) afin d’en garder une trace et d’éviter toute éventuelle sanction.

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Entretien annuel d'évaluation : le guide

 

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