Logiciel RH : simplifiez la gestion de vos RH avec QuickMS
Simplifiez, automatisez et fluidifiez vos processus RH
Nous construisons les solutions pour vous libérer de vos contraintes administratives, piloter votre activité et faciliter le dialogue social
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de vos rapports (BDESE ; Egapro…)
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Nos collaborateurs sont des experts dans leur domaine. Ils sont formés en continue aux problématiques RH que rencontrent nos clients, pour faire de nos logiciels leurs meilleurs assistants RH.
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QuickMS édite une suite de 2 logiciels dédiés aux RH et aux salariés (entretiens, BSI, feedback, compétences… ).
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Logiciel RH : le guide pour comprendre et bien choisir
- Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
- Pourquoi utiliser un logiciel RH ?
- Comment digitaliser les processus de votre service grâce à un logiciel RH en mode SaaS ?
- Quelles sont les fonctionnalités des meilleurs logiciels RH sur le marché ?
- Comment choisir un bon logiciel de gestion RH pour mon entreprise ?
- Combien coûte un logiciel RH ?
- FAQ
Avec l’accélération de la digitalisation mais aussi du télétravail, l’utilisation de logiciel RH est devenue incontournable pour pouvoir gérer et développer de manière optimale les ressources humaines de l’entreprise, et maintenir sa compétitivité.
Évaluation de la performance des collaborateurs ? Développement des compétences ? Notes de frais ? Feedback 360° ? Suivi des congés ? Bien-être au travail et QVCT ?
Qu’importe le secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, la réponse à tout ça s’appelle la transformation digitale et l’intelligence artificielle (BI RH). Comment ? Grâce à l’automatisation avec un logiciel RH comme GrafiQ et Qrew !
Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Un logiciel RH est une solution qui intègre des fonctionnalités visant à simplifier la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.
Il en existe une large variété sur le marché qui propose des solutions couvrant les processus liés au pilotage de la masse salariale, l’absentéisme, la gestion des talents…
Un outil de gestion des ressources humaines intègre aussi d’autres fonctionnalités qui permettent de monitorer et de suivre les effectifs plus efficacement.
Ses solutions couvrent la formation, le pilotage de la performance RH et les relations sociales.
Ce type d’outil permet d’avoir une bonne visibilité sur certains indicateurs RH qui sont indispensables dans l’optimisation de la gestion du capital humain et des coûts de l’entreprise.
Certains logiciels RH peuvent être spécialisés pour traiter exclusivement certaines thématiques de la gestion des ressources
humaines. Ils répondent à un besoin spécifique et s’adressent aux grandes entreprises ainsi qu’aux petites. D’autres outils RH
sont plus complets et prennent en compte toutes les problématiques RH : ce sont les SIRH.
Il est possible d’utiliser un logiciel RH en mode SaaS ou en mode On-Premise. Les solutions SaaS offrent de meilleures chances aux entreprises en matière de compétitivité, d’ergonomie, de praticité et de dépenses.
Pourquoi utiliser un logiciel RH ?
La qualité de la gestion du capital humain d’une entreprise influence énormément sa performance globale et sa compétitivité.
Les logiciels RH sont des solutions qui permettent aux services de management des ressources humaines d’automatiser et de simplifier leurs processus. Leur utilisation représente alors un choix stratégique qui a un grand impact sur la vie de l’entreprise.
Terminé les fichiers Excel éparpillés dans différents services, un logiciel de gestion des Ressources Humaines permet de disposer d’informations homogènes, transparentes et fiables, qui sont les mêmes pour tout le monde. De plus un logiciel RH permet un gain de temps considérable pour piloter votre activité
1. Ayez une vision 360° de votre activité grâce au tableau de bord RH
La centralisation des données au niveau du logiciel de Ressources Humaines, par le biais de tableaux de bord RH, donne une vision globale des effectifs, une cartographie des compétences disponibles, de la gestion des carrières, du temps de travail, de la formation… bref, de la vie de l’entreprise.
Le logiciel RH facilite tout d’abord le suivi des indicateurs les plus pertinents, ou KPI RH, comme le taux de turn-over, le taux d’absentéisme, le nombre d’heures de formation suivies, le taux de rétention des collaborateurs…
Par ailleurs, il contribue à la mise en place d’une analytique RH en interconnectant les différentes données insérées dans le système d’information. Au final, les informations fournies facilitent la prise de décision et permettent au DRH d’ajuster sa stratégie en mettant en place des actions adaptées.
2. Monitorez les ressources humaines avec la centralisation des données
Les logiciels RH en mode SaaS, comme GrafiQ et Qrew que propose QuickMS, sont des outils qui permettent de centraliser toutes les données liées à vos employés sur une seule plateforme. Ils offrent ainsi une accessibilité incomparable
qui représente un grand atout dans la gestion qualitative des ressources humaines. Cette fonctionnalité favorise aussi la collaboration entre les managers et les autres salariés.
L’administration des informations devient plus aisée avec un outil de gestion RH. Votre service des ressources
humaines gagne beaucoup de temps dans la mise en œuvre, le pilotage et le suivi des processus RH.
3. Boostez l’engagement de vos salariés
L’un des autres avantages du logiciel RH est de fluidifier la communication entre le service RH et les salariés.
Ainsi, n’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans la gestion de leur carrière en leur donnant un accès à certaines fonctionnalités.
Il est possible, par exemple, de les laisser effectuer des demandes de formation, d’actualiser leur profil, d’accéder aux comptes rendus de leur entretien annuel individuel avec leur supérieur hiérarchique, à leur bilan social individuel… grâce à un logiciel de gestion des entretiens individuels.
De même, dans la phase d’onboarding, il peut être pertinent de mettre à la disposition des nouveaux collaborateurs toutes les informations nécessaires à une intégration réussie (livret d’accueil, règlement intérieur, contrat de travail, organigramme, liste des téléphones et adresses mails etc).
4. Optimisez les coûts de gestion de votre capital humain
Un logiciel RH en mode SaaS est avant tout une solution flexible et accessible à tous les budgets. C’est pour cela qu’il peut être adopté par toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cet outil de gestion des ressources humaines est disponible à un prix compétitif et les coûts liés à son utilisation sont également faibles. Il n’implique pas l’achat de licence et ne génère pas des dépenses relatives à l’utilisation d’un serveur d’hébergement.
Chaque entreprise a la possibilité de s’offrir une solution sur mesure en fonction de ses besoins et du nombre de salariés.
En plus de ces différents facteurs, le gain de temps, de productivité et d’efficacité qu’un logiciel RH offre permet d’optimiser les coûts relatifs au management des ressources humaines.
5. Soyez en règle avec vos obligations sociales
L’avantage du logiciel RH est qu’il regroupe déjà toutes les données utiles à intégrer dans la BDESE et fait donc gagner un temps considérable grâce à des requêtes ciblées.
Il permet également de produire des livrables comme le bilan social de votre entreprise, l’ index égalité homme-femme etc.
Grâce à un système d’alertes automatisées, il est possible de suivre les échéances des obligations sociales de votre entreprise, comme le renouvellement d’habilitations, la périodicité et les dates des entretiens professionnels et donc de respecter les obligations légales en matière de politique sociale.
Comment digitaliser les processus de votre service grâce à un logiciel RH en mode SaaS ?
Avant d’acquérir un logiciel RH, vous devez effectuer un état des lieux des outils existant et de leurs liens ou interconnexions, et analyser vos besoins par type de mission RH (formation, recrutement, paie, entretiens professionnels, évaluation…), puis définir des priorités.
Ainsi, si vous envisagez d’investir dans un logiciel RH, il vous faudra déterminer les informations dont vous avez impérativement besoin, mais aussi les flux d’informations de l’entreprise et les livrables attendus.
Il s’agit en quelque sorte de rédiger un cahier des charges avec une photographie de vos processus et d’indiquer en face les objectifs et les fonctionnalités attendues.
Déterminez les utilisateurs potentiels
Identifiez précisément les collaborateurs du service RH qui seront amenés à utiliser l’outil.
Cependant, ils ne sont sans doute pas les seuls. Les managers sont également concernés avec, en particulier, les entretiens professionnels qui nécessitent des comptes rendus obligatoires ainsi que pour le pilotage du plan de développement des compétences.
Est-il envisageable de donner aussi un accès aux collaborateurs, par exemple, pour effectuer leurs demandes de congés, accéder à leur contrat de travail et aux informations administratives qui les concernent.
Quelles sont les fonctionnalités des meilleurs logiciels RH sur le marché ?
Plusieurs critères de choix doivent guider le futur utilisateur d’un tel outil. En fonction de ses besoins, les logiciels RH sur le marché peuvent généralement offrir les fonctionnalités suivantes :
1. La communication interne
De plus en plus demandée par les employeurs et les collaborateur, la communication en interne est une dimension des ressources humaines que vous ne devez absolument pas mettre de côté.
Pourquoi donc ? Parce qu’elle favorise autant la collaboration entre vos salariés que leur engagement, leur motivation et donc leur productivité.
Pour être la plus efficace possible, vous devez penser votre communication interne de manière multicanale, par exemple via une plateforme de communication, l’intranet ou encore un logiciel RH dédié à cette fonction comme Qrew !
2. L’analyse technique des indicateurs RH
Puissant outil pour les professionnels des ressources humaines, ce type de fonctionnalité, prenant souvent la forme d’un BI RH (Business Intelligence) !
Eh oui : aujourd’hui les meilleurs logiciels RH permettent d’extraire des informations et des indicateurs RH (KPIs) afin que vous puissiez prendre des décisions en toute connaissance de la situation de votre entreprise, et donc d’améliorer vos performances globales.
Exit Excel ! Avec un logiciel RH comme GrafiQ, vos représentations analytiques prennent la forme :
- de tableaux de bord,
- de rapports dynamiques,
- de graphiques visuels,
- d’histogrammes colorés faciles d’utilisation et de compréhension.
3. La gestion de la paie et des avantages sociaux
En effet, la matière des RH a en partie pour objectif principal de les gérer d’une main de maître !
Dans cette partie considérable, on retrouve :
- le calcul des salaires,
- les fiches de paie,
- la mutuelle d’entreprise,
- la gestion des congés et des absences,
- l’émission des titres-restaurants…
4. La gestion des talents et du cycle de vie du salarié
Élément clé de vos ressources humaines, elle vise à identifier, attirer, développer et retenir les meilleurs talents de votre entreprise.
Une bonne gestion de vos RH et donc de vos collaborateurs grâce à un logiciel de ressources humaines, c’est l’assurance votre structure dispose des compétences et des connaissances nécessaires pour atteindre ses objectifs à court et à long terme.
Elle regroupe :
- le recrutement,
- le suivi des performances,
- l’intégration/onboarding,
- l’outboarding,
- le développement professionnel,
- Ou encore la gestion de la carrière…
L’administration du personnel
Pour faire simple, il s’agit de l’ensemble des tâches de votre métier qui ont pour objectif de gérer tous les dossiers administratifs de vos salariés au sein de l’entreprise.
Dans les faits, cela comprend la gestion :
- des dossiers du personnel,
- des contrats de travail,
- mais aussi les licenciements…
À noter : Avec un logiciel RH, cela se fait de manière bien plus efficace et organisée !
Comment choisir un bon logiciel de gestion RH pour mon entreprise ?
Pour qu’une entreprise tire le meilleur avantage d’un logiciel RH, en amont, elle doit opter pour un outil parfaitement adapté à ses besoins.
Le processus de choix d’une solution de gestion des ressources humaines nécessite une longue réflexion et l’analyse de certains paramètres importants.
Quels sont les différents types d’outils RH ?
Il existe des outils RH qui offrent une solution tout-en-un : les logiciels SIRH.
Certaines entreprises s’empressent souvent de choisir ce type d’outil. Malheureusement, elles se rendent vite compte que leur choix n’était pas rationnel, car leurs besoins ne leur permettent pas de profiter du plein potentiel de l’outil.
C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il existe de nombreux logiciels spécialisés qui permettent à chaque entreprise de s’offrir une solution adaptée à sa réalité.
Parmi les logiciels spécialisés, on peut citer :
- les outils de gestion des informations RH,
- les outils de gestion RH,
- les logiciels de gestion du capital humain,
- les logiciels de paie,
- les outils de documentation des salariés…
Ces différentes solutions ont des spécificités et possèdent des fonctionnalités précises pour chaque processus
RH. Certaines peuvent prendre en compte plusieurs thématiques liées à la gestion des ressources humaines.
Quels sont les critères de choix à retenir ?
Pour choisir un logiciel RH, les premiers éléments dont il faut tenir compte sont les fonctionnalités. L’outil
peut-il couvrir tous les besoins de votre service RH ? Avec un logiciel permettant de monitorer les ressources humaines, par
exemple, vous devez analyser la palette d’indicateurs RH proposés.
En plus des fonctionnalités, il faut prendre en compte l’évolutivité de l’outil, son accessibilité et sa facilité
d’utilisation. Assurez-vous aussi de choisir un logiciel qui respecte les normes en matière de sécurité et de
confidentialité des informations.
Combien coûte un logiciel RH ?
- Le nombre d’utilisateurs.
- L’allocation et l’hébergement en mode SaaS, ou bien l’achat.
- Le nombre de modules.
- L’intégration avec d’autres systèmes (logiciel paie, logiciel de gestion des temps…).
- La formation à l’outil et le conseil.
- Le support utilisateurs.
L’avantage de logiciels RH en mode SaaS comme GrafiQ et Qrew, est que ces solutions sont constituées de différents modules pouvant être mis en place séparément dans le temps.
Ainsi, non seulement un logiciel RH permet de gagner du temps dans la gestion des tâches les plus chronophages, mais il contribue aussi à une gestion qualitative des ressources humaines et renforce, sous une même interface, la performance du pilotage.
Les DRH et services ressources humaines peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Vous l’aurez compris, le coût dépend vraiment de vos besoins et il est à considérer comme un investissement sur la durée.
En effet, en plus de réduire le risque d’erreurs, les logiciels dédiés aux RH et aux CSE, font gagner énormément de temps en facilitant la gestion administrative et en automatisant certaines tâches. De plus, ils permettent aussi d’être en conformité avec les obligations légales de l’entreprise .
FAQ
Nous répondons aux questions les plus fréquentes que vous vous posez sur les logiciels RH.
À quoi sert un logiciel RH ?
Un logiciel RH est un outil de gestion qui sert à automatiser de nombreux processus RH. Ses fonctionnalités couvrent une grande majorité des tâches administratives et des tâches liées à la gestion des compétences.
À partir de quelle taille d’entreprise est-il intéressant d’utiliser un logiciel RH ?
Une solution digitale qui permet de monitorer les ressources humaines s’adresse à toutes les entreprises, peu importe leur taille.
Le logiciel RH est un outil incontournable pour les sociétés ambitieuses qui veulent optimiser leur gestion et être compétitives dans leur secteur d’activité. Même si votre entreprise n’est qu’à ses débuts, vous pouvez choisir un outil de gestion sur mesure et évolutif qui s’adaptera à votre situation.
Un logiciel RH peut-il aider à optimiser la gestion de mon entreprise ?
Un logiciel RH vous permet de monitorer les ressources humaines avec plus d’efficacité et d’efficience. Il intègre un tableau de bord qui réunit plus de 1 000 indicateurs regroupés en catégories pour simplifier votre processus de gestion. Cet outil vous fait gagner du temps et booste vos performances.
Comment un logiciel RH contribue-t-il à améliorer la GEPP ?
Le module GEPP (Gestion des emplois et des parcours professionnels en entreprises) que le logiciel de gestion RH intègre vous permet de mettre en place une démarche efficace pour le management des talents. Cette solution vous aide aussi à avoir une meilleure vision sur les profils et les compétences de vos collaborateurs.
Un logiciel en mode SaaS permet-il d’améliorer la performance RH ?
Un logiciel en mode SaaS est avant tout une solution qui répond spécifiquement aux besoins de la société et des employés. Il simplifie ainsi de nombreux processus, fait gagner du temps et améliore la productivité des équipes. C’est aussi une solution qui offre plus de flexibilité, une meilleure accessibilité et un coût de gestion moins élevé.
Article rédigé par la Team Rédaction by QuickMS.
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