Tableau de suivi des effectifs : outil & méthode

Suivi des effectifs

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Suivi des effectifs : pourquoi et comment faire ?

Le suivi des effectifs est un indicateur RH fortement stratégique pour toute organisation, relevant de la gestion des Ressources Humaines mais pas seulement. 
L’ensemble des métiers représentés dans l’entreprise est concerné et c’est aussi un outil de pilotage important pour les dirigeants que l’on retrouve dans les rapports annuels, la masse salariale ou encore les plans d’investissement.
C’est pourquoi vous devez monitorer ce KPI dans votre tableau de bord RH.

Souvent relégué au rang de gestion administrative du personnel, nous vous présentons ici en quelques points clés son rôle essentiel dans la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise et comment cela facilite votre travail au quotidien.
Nos experts de la gestion sociale vous expliquent tout en détail dans leur webinar « Les 10 indicateurs RH clés pour suivre vos effectifs ».

Suivi des effectifs avec des KPIS RH

Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

Les effectifs permettent à l’Administration française de déterminer les obligations qui en découlent. Les entreprises sont ainsi soumises à des obligations sociales ou peuvent en être exonérées selon le nombre de salariés qu’elles comptent. La détermination des effectifs est donc un exercice obligatoire.

Au niveau RH, le suivi et la gestion des effectifs sont assurés périodiquement et rigoureusement, notamment pour les déclarations sociales. La notion de gestion des effectifs regroupe donc :

  • la détermination des seuils sociaux,
  • le calcul selon la période de référence mensuelle
  • et le type de contrats.

L’effectif d’une entreprise représente l’ensemble du personnel de l’entreprise, travaillant sous contrat de travail CDI, CDD, travailleurs temporaires ou encore intermittents.

Le calcul des effectifs tient compte du temps de travail contractuel. Un salarié à temps plein sera comptabilisé pour 1, là où un salarié à temps partiel sera inscrit dans le mode de calcul au prorata de son temps de travail.

Bien plus qu’un simple indicateur et des données chiffrées, l’analyse des effectifs est aussi synonyme :

  • de gestion des compétences,
  • de transférabilité des expertises,
  • de capitalisation des savoir-faire.

Sous ce terme protocolaire, la gestion des effectifs est le fait d’étudier, d’analyser et anticiper les besoins en Ressources Humaines de l’entreprise.

Ce n’est donc pas un indicateur à prendre à la légère. Le calcul des effectifs permet d’ailleurs d’orienter au plus juste les décisions impactant le futur de l’entreprise telles que : les campagnes de recrutement, l’ingénierie de formation, la mobilité interne, les passerelles d’emplois…

Comment le mettre en œuvre ?

Les 10 KPIS pour suivre vos effectifs

Cet article fait suite au webinar organisé par nos experts de la gestion sociale sur ce sujet.

Comment monitorer les effectifs de votre entreprise ?

La gestion des effectifs est un outil puissant de management des équipes. Il s’agit d’assurer et d’encadrer l’utilisation du personnel en fonction des besoins. Comment ?

En favorisation l’augmentation de la productivité tout en maîtrisant l’impact sur les coûts.

La gestion des effectifs implique par conséquent une flexibilité s’adaptant aux variations d’activité. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, la prise en compte de la saisonnalité est indispensable.

Le monitorage des effectifs est intrinsèquement lié à la gestion du temps. Ainsi, les méthodes d’utilisation, de traitement des données et outils RH liés au temps font partie de l’équipement de pilotage.

Pour fiabiliser la qualité des données et éviter toute source d’erreur liée à l’intégration manuelle des informations, l’utilisation d’un logiciel de gestion des effectifs est fortement conseillée.

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La planification organisationnelle permettra de préparer l’entreprise à ses changements organisationnels. En maintenant une certaine agilité, l’entreprise s’enquerra d’une visibilité fiable et d’une anticipation quant à d’éventuels écueils en termes de perte de ressources humaines.

La planification de la succession permettra d’anticiper les départs prévisibles (départ à la retraite…) contrebalancés par des actions de recrutement comme la création de viviers de candidats par exemple.

Il sera ainsi plus facile d’accompagner le changement et les axes stratégiques dans les domaines clés de l’entreprise.

En bref, la gestion des effectifs repose sur plusieurs critères et nécessite des outils pour gérer de façon efficace, analytique et transparente les leviers de croissance de l’entreprise.

Véritable outil de performance sociale, le pilotage des effectifs contribue à mettre sous contrôle votre démarche RH et n’est donc pas à négliger.

Suivi des effectifs et pyramide des âges, pourquoi suivre ces KPIs en particulier ?

Vous l’avez compris, la gestion des effectifs est un facteur de coûts très important. Il est donc impératif de maîtriser ces KPIs RH pour éviter les effets néfastes sur à votre productivité.

Le pilotage des effectifs consiste à rechercher l’équilibre constant entre les ressources disponibles et les besoins en compétences sur une durée définie.

Pour cela, la pyramide des âges en entreprise constitue un précieux indicateur de données. Elle renseigne sur la structure du personnel en croisant les effectifs par une répartition selon l’âge et le sexe. La forme de la pyramide des âges donne la tendance de l’organisation à l’instant T. Elle révèle en un coup d’œil les écarts, disparités et réajustements à faire en cas de déséquilibre pour une gestion des effectifs adaptée à votre contexte.

pyramide des âges pour analyse des effectifs

 La pyramide des âges s’associe au suivi des effectifs comme outil de gestion de Ressources Humaines pour anticiper les besoins en matière de transfert de compétences. À partir de l’outil diagnostic qu’est la pyramide des âges, le suivi des effectifs donnera, par analytique, l’orientation complémentaire pour une gestion RH optimisée.

Pour une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) cohérente, ces KPIs sont à exploiter régulièrement.

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Le suivi de l’index d’égalité Homme/Femme est-il obligatoire ?

Afin de lutter contre les inégalités entre les Hommes et les Femmes, la loi Avenir Professionnel a instauré un certain nombre d’indicateurs pour les entreprises dont le résultat prend la forme d’un score sur 100 constituant l’index de l’égalité professionnelle. Les entreprises doivent répondre à l’obligation de fournir cette déclaration chaque année sous réserve de se voir infliger une sanction financière.

Selon la taille de l’entreprise et son seuil d’effectifs, les indicateurs à fournir varient entre 4 et 5. Parmi eux, l’écart de rémunération entre les femmes et les hommes se mesure par un calcul à partir de la moyenne de la rémunération comparée H/F par tranche d’âge et par catégorie de postes équivalents.

Pour pouvoir transmettre ces éléments, l’entreprise doit, en amont, préparer toutes les données RH et paie nécessaires. Ce sont également des informations qui seront demandées par le CSE (Comité social et économique) et les DREETS  (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) anciennement appelées DIRECCTE.

La fiabilisation des données comme indicateurs de suivi RH est donc indispensable pour une bonne maîtrise de votre politique interne.

Au-delà de l’aspect légal et réglementaire, la publication de l’index Égalité professionnelle est un marqueur d’interprétation visible de la part de l’entreprise. En effet, le niveau de résultat s’inscrit comme un engagement fort auprès des équipes en place mais aussi des futures recrues.

Véritable soutien de l’identité de marque, il renforcera la qualité et l’attractivité de l’image de l’entreprise.

Outrepassant les contraintes chronophages, il appartient à l’employeur de l’utiliser comme outil de développement de sa marque employeur et support d’e-réputation.

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Fabrice Bonzi

HR Assistant, Wereldhave Management France S.A.S.

 

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