L’effectif d’une entreprise correspond au nombre de salariés pris en compte dans un périmètre et selon des règles de calcul définis. Le suivi des effectifs de l’entreprise permet de connaître la composition des équipes, d’évaluer les ressources humaines disponibles et d’anticiper les besoins liés à l’activité.
Pour déterminer le nombre de salariés dans une entreprise, il est important de préciser la période étudiée et la méthode de comptabilisation retenue, car l’effectif peut varier selon l’objectif poursuivi.
Suivi des effectifs : pourquoi et comment faire ?
Le suivi des effectifs est un indicateur RH fortement stratégique pour toute organisation, relevant de la gestion des ressources humaines mais pas seulement.
L’ensemble des métiers représentés dans l’entreprise est concerné et c’est aussi un outil de pilotage important pour les dirigeants que l’on retrouve dans les rapports annuels, la masse salariale ou encore les plans d’investissement.
C’est pourquoi vous devez monitorer vos effectifs dans votre tableau de bord RH.
Souvent relégué au rang de gestion administrative du personnel, nous vous présentons ici en quelques points clés son rôle essentiel dans la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise et comment cela facilite votre travail au quotidien.
Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?
Les effectifs permettent à l’administration française de déterminer les obligations qui en découlent. Les entreprises sont ainsi soumises à des obligations sociales ou peuvent en être exonérées selon le nombre de salariés qu’elles comptent. La détermination des effectifs est donc un exercice obligatoire.
Au niveau RH, le suivi et la gestion des effectifs sont assurés périodiquement et rigoureusement, notamment pour les déclarations sociales. Découvrez les indicateurs de suivi des effectifs indispensables pour votre pilotage. La notion de gestion des effectifs regroupe donc :
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- la détermination des seuils sociaux,
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- le calcul selon la période de référence mensuelle
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- et le type de contrats.
L’effectif d’une entreprise représente l’ensemble du personnel de l’entreprise, travaillant sous contrat de travail : CDI, CDD, travailleurs temporaires ou encore intermittents. Il varie en fonction des mouvements de l’entreprise liés au turnover et aux recrutements.
Le calcul des effectifs tient compte du temps de travail contractuel. Un salarié à temps plein sera comptabilisé pour 1, là où un salarié à temps partiel sera inscrit dans le mode de calcul au prorata de son temps de travail. Il faut donc réaliser un tableau de bord ETP pour suivre correctement ses salariés à temps plein.
Bien plus qu’un simple indicateur et des données chiffrées, l’analyse des effectifs est aussi synonyme :
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- de gestion des compétences,
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- de transférabilité des expertises,
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- de capitalisation des savoir-faire.
Sous ce terme protocolaire, la gestion des effectifs est le fait d’étudier, d’analyser et d’anticiper les besoins en ressources humaines de l’entreprise.
Ce n’est donc pas un indicateur à prendre à la légère. Le calcul des effectifs permet d’ailleurs d’orienter au plus juste les décisions affectant l’avenir de l’entreprise telles que : les campagnes de recrutement, l’ingénierie de formation, la mobilité interne, les passerelles d’emplois…
Calcul des effectifs et seuils d’effectif : quelles obligations pour l’entreprise ?
Le calcul des effectifs permet de déterminer les obligations sociales applicables à une entreprise. Selon le nombre de salariés retenu et le dispositif concerné, le franchissement d’un seuil d’effectif peut notamment avoir des conséquences sur certaines cotisations, contributions ou obligations déclaratives.
Pour le calcul de l’effectif au sens de la Sécurité sociale, l’Urssaf s’appuie sur les données transmises dans les déclarations sociales nominatives (DSN). L’effectif salarié annuel correspond généralement à la moyenne des effectifs mensuels de l’année civile précédente, selon les règles de décompte applicables. Il est donc important de distinguer le calcul des effectifs utilisé pour le pilotage RH du calcul réglementaire réalisé selon les règles propres à chaque obligation.
Comment le mettre en œuvre ?
Utilisez notre modèle de tableau de bord des données des effectifs au format Excel afin de commencer à piloter vos effectifs gratuitement.
Pour calculer et suivre les effectifs dans un tableau, commencez par définir la période étudiée et les salariés à prendre en compte. Vous pouvez ensuite organiser les données par mois, par établissement ou par type de contrat, selon vos besoins de suivi.
Un tableau des effectifs peut notamment comporter les colonnes suivantes :
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Période de référence ;
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Nombre de salariés présents ;
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Nombre d’entrées et de sorties ;
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Effectif en équivalent temps plein (ETP), si nécessaire ;
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Évolution de l’effectif par rapport à la période précédente.
Ce tableau permet de visualiser les variations des effectifs et de faciliter les analyses RH. Pour un calcul réglementaire, veillez toutefois à appliquer les règles de décompte correspondant à l’obligation concernée, qui peuvent différer d’un simple suivi interne.
Comment monitorer les effectifs de votre entreprise ?
La gestion des effectifs est un outil puissant de management des équipes. Il s’agit d’assurer et d’encadrer l’utilisation du personnel en fonction des besoins. Comment ?
En favorisant l’augmentation de la productivité tout en maîtrisant l’impact sur les coûts.
La gestion des effectifs implique par conséquent une flexibilité s’adaptant aux variations d’activité. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, la prise en compte de la saisonnalité est indispensable.
Le monitorage des effectifs est intrinsèquement lié à la gestion du temps. Ainsi, les méthodes d’utilisation, de traitement des données et outils RH liés au temps font partie de l’équipement de pilotage.
Pour fiabiliser la qualité des données et éviter toute source d’erreur liée à l’intégration manuelle des informations, l’utilisation d’un logiciel de gestion des effectifs est fortement conseillée.
La planification organisationnelle permettra de préparer l’entreprise à ses changements organisationnels. En maintenant une certaine agilité, l’entreprise s’enquerra d’une visibilité fiable et d’une anticipation quant à d’éventuels écueils en termes de perte de ressources humaines.
Comment anticiper les besoins en effectifs de son entreprise ?
Anticiper les besoins en effectifs consiste à comparer les ressources humaines disponibles avec les besoins prévus de l’entreprise. Cette démarche permet de construire un effectif prévisionnel en tenant compte des variations d’activité, des recrutements envisagés, des départs prévisibles et des compétences nécessaires.
Les PME comme les entreprises de plus grande taille peuvent ainsi repérer un manque d’effectifs ou, à l’inverse, une situation de sureffectif par rapport à leur activité. L’objectif est d’ajuster les ressources disponibles sans fragiliser l’organisation ni dégrader les conditions de travail.
Pour faciliter cette démarche, les outils de planification des effectifs permettent de structurer les besoins à venir, de suivre les écarts entre effectifs prévus et effectifs réels et de fiabiliser les données RH. Un logiciel de planification des effectifs ou une solution de pilotage RH peut aider à centraliser les informations et à éclairer les décisions de recrutement, de mobilité interne ou de réorganisation.
Un modèle de planification des effectifs peut également servir de première base pour recenser les besoins par période, service et compétence, puis comparer les prévisions à la situation réelle.
La planification de la succession permettra d’anticiper les départs prévisibles (départs à la retraite…) contrebalancés par des actions de recrutement comme la création de viviers de candidats, par exemple. Il est donc nécessaire de piloter les entrées et sorties des salariés pour obtenir une vision globale.
Il sera ainsi plus facile d’accompagner le changement et les axes stratégiques dans les domaines clés de l’entreprise.
En bref, la gestion des effectifs repose sur plusieurs critères et nécessite des outils pour gérer de façon efficace, analytique et transparente les leviers de croissance de l’entreprise.
Véritable outil de performance sociale, le pilotage des effectifs contribue à mettre sous contrôle votre démarche RH et n’est donc pas à négliger.
Suivi des effectifs et pyramide des âges, pourquoi suivre ces KPIs en particulier ?
Vous l’avez compris, la gestion des effectifs est un facteur de coûts très important. Il est donc impératif de maîtriser ces KPIs RH pour éviter les effets néfastes sur votre productivité.
Le pilotage des effectifs consiste à rechercher l’équilibre constant entre les ressources disponibles et les besoins en compétences sur une durée définie.
Pour cela, la pyramide des âges en entreprise constitue un précieux indicateur de données. Elle renseigne sur la structure du personnel en croisant les effectifs par une répartition selon l’âge et le sexe. La forme de la pyramide des âges donne la tendance de l’organisation à l’instant T. Elle révèle en un coup d’œil les écarts, disparités et réajustements à faire en cas de déséquilibre pour une gestion des effectifs adaptée à votre contexte.