L’Entretien professionnel du salarié : on vous dit tout

Entre entretien professionnel et entretien annuel il est parfois compliqué de s’y retrouver. Et souvent, ces deux entretiens se confondent et se réalisent sur le même modèle et au même moment.

Pourtant, il s’agit là de deux entretiens bien distincts qui n’ont ni les mêmes objectifs ni les mêmes obligations.

Afin de dissiper toutes confusions, nous vous proposons de faire un tour d’horizon de l’entretien professionnel : Définition, obligations, utilité, contenu… découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur l’entretien professionnel !

1. Définition : qu’est-ce que l’entretien professionnel du salarié ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, à savoir quand et comment préparer l’entretien professionnel, intéressons-nous à son aspect pratique et légal. Dans cette première partie, nous verrons ce qu’est l’entretien professionnel, s’il est obligatoire, et pour qui, avant de vous détailler les objectifs qu’il vise tant pour l’employeur que pour les salariés.

En quoi consiste cet entretien ?

L’entretien professionnel a été instauré par la loi n°2014.288 du 5 mars 2014 afin d’accompagner le salarié dans l’analyse, le déroulé et l’évolution de son parcours professionnel. Pour ce faire, l’employeur doit organiser, tous les deux ans, un entretien au cours duquel ils aborderont les sujets suivants :

• L’état des lieux des différentes missions professionnelles confiées au salarié.
• Le parcours professionnel général du salarié depuis son entrée dans l’entreprise.
• Le récapitulatif de l’ensemble des compétences professionnelles du salarié, que cela soit des compétences techniques, des softs skills, qu’elles soient maîtrisées, en cours d’acquisition ou non, etc.
• Les projets d’évolution professionnels et personnels du salarié, qu’ils soient au sein de l’entreprise ou en dehors de cette dernière.
• De l’évolution globale de l’entreprise, mais également de l’évolution de carrière envisagée pour le salarié par celle-ci.
• Les différentes formations suivies par le salarié, mais également celles qu’il envisage de suivre ou celles que l’entreprise envisage de lui faire suivre.

Au cours de cet entretien, l’employeur doit également informer le salarié sur ses différents droits en matière de formation et d’évolution professionnelle, et notamment :

• En termes de validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE).
• Les modalités d’activation du compte personnel de formation (CPF).
• Les possibilités de financement des formations.

Un bilan professionnel à 6 ans

En complément de l’entretien professionnel bisannuel, l’employeur doit réaliser, un bilan professionnel tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.
Au cours de cet entretien professionnel qui se déroule au terme du 3ᵉ entretien professionnel, l’employeur :

• doit revenir sur le contenu des précédents entretiens professionnels,
• s’assurer que le salarié a bien été informé de l’ensemble de ses droits en matière de formation et d’évolution professionnelle, mais aussi salariale.

Cet entretien est-il obligatoire ?

L’entretien professionnel est obligatoire : c’est une obligation qui résulte de l’article L. 6315-1 du Code du travail puisque ce dernier précise qu’ « à l’occasion de son embauche, le salarié est informé par l’employeur qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec ce dernier qui sera consacré à ses perspectives d’évolution professionnelles, notamment en termes de qualifications et d’emplois. »

Si l’entretien pro doit avoir lieu tous les deux ans, ce même article stipule les cas dans lesquels la tenue d’un entretien professionnel doit être proposée au salarié, libre à lui de l’accepter ou non.

Il s’agit du retour d’un salarié suite :

• À un congé de maternité.
• À un congé parental à temps plein ou partiel.
• À un congé d’adoption.
• À un congé de proche aidant.
• À un congé sabbatique.
• À une période de mobilité volontaire sécurisée (pour les entreprises d’au moins 300 salariés).
• À un arrêt maladie de plus de 6 mois.
• À un mandat syndical.

Tous les salariés sont-ils concernés par l’entretien professionnel ?

L’ensemble des salariés sont concernés par la tenue de l’entretien professionnel, et ce quels que soient leur statut et la nature de leur contrat de travail.

Ainsi, tout salarié ayant une ancienneté de deux ans consécutifs au sein de la même entreprise a le droit à la tenue de cet entretien professionnel, y compris les salariés en CDD, les salariés mis à disposition et les salariés affectés à des travaux de sous-traitance ou d’intérim.

Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ? Quelle est son utilité ?

L’objectif principal de l’entretien professionnel n’est pas d’évaluer le travail du salarié au cours des deux années qui viennent de s’écouler, chose qui peut être faite lors d’un entretien annuel, mais bien de réaliser un bilan des actions de formation dispensées au salarié, mais aussi de rendre compte et de prévoir son évolution professionnelle au cours des prochaines années.

Le second objectif de cet entretien professionnel est de s’assurer de l’adéquation entre les compétences du salarié et celles requises par le poste ou par l’évolution qui lui sera proposée.
Suite à cette revue, salarié et employeur pourront alors définir, ensemble, d’un programme de formation et/ou d’accompagnement afin d’acquérir ou de renforcer ce socle de compétences communes.

Quelle utilité pour le salarié ?

Au cours de l’entretien professionnel, le salarié aura la possibilité de faire le point sur son poste et sur ses fonctions. Il pourra librement, et sans crainte de répercussions, exprimer ses difficultés à réaliser ses tâches quotidiennes et quels seraient ses besoins en matière de formation pour y remédier.

Cela sera également l’occasion pour faire part de ses volontés d’évolution et démontrer son implication au sein de l’entreprise. Ou, a contrario, le salarié pourra faire connaître à son employeur son souhait de reconversion professionnel et se faire accompagner dans sa démarche.

L’entretien professionnel revêt deux principales utilités pour les employeurs.

• la première sera de détecter simplement et rapidement les talents de son organisation et ceux dotés d’un haut potentiel.
  Au cours de l’entretien, le manager pourra identifier les salariés les plus impliqués dans la vie de l’entreprise et découvrir des qualités, professionnelles ou autres, qui permettront à l’entreprise de poursuivre sa croissance ou même d’entamer un virage dans sa production.
• La seconde utilité est d’offrir à l’employeur un levier puissant et performant de motivation au travail. Avec des entretiens professionnels réalisés régulièrement et surtout suivi dans le temps, les salariés auront la certitude que leurs souhaits et avis seront pris en considération par l’employeur et qu’ils auront de véritables possibilités d’évolution s’ils le souhaitent.

2. L’entretien professionnel : quand et comment le réaliser ?

À présent que nous avons fait le tour de ce qu’est l’entretien professionnel et de ses finalités, intéressons-nous à son organisation, mais aussi à son contenu.

Dans quels cas faut-il réaliser un entretien professionnel ?

En règle générale, un entretien professionnel doit être conduit tous les deux ans, et ce pour l’ensemble des salariés de l’entreprise, y compris les salariés en contrat de professionnalisation et d’apprentissage, mais aussi avec l’ensemble des personnels amenés à travailler au sein de l’entreprise (salarié intérimaire et détaché).

Toutefois, comme le précise l’article L. 6315-1 du Code du travail et comme nous l’avons vu dans la section portant sur le caractère obligatoire de l’entretien professionnel, certains cas exigent la proposition d’un nouvel entretien et ce même si le délai des deux ans n’est pas encore écoulé.

À noter que depuis la Loi Avenir du 5 septembre 2018, il est possible de modifier la périodicité des entretiens professionnels soit par un accord d’entreprise, soit par un accord collectif.

Qui est en droit de conduire l’entretien professionnel ?

Sur ce point, le Code du travail n’impose aucune règle. Néanmoins, il est plus que conseillé de faire réaliser l’entretien professionnel par une personne ayant un lien hiérarchique direct avec le salarié ou par un représentant des services RH de l’entreprise.

Ainsi, l’entretien professionnel peut être conduit par le chef d’entreprise lui-même, dans les petites entreprises, par le responsable des services RH ou directement par le N+1 du salarié.

Quel est le contenu de cet entretien obligatoire ? Y a-t-il des sujets interdits ?

Si la forme reste à l’appréciation de l’entreprise, le contenu de l’entretien professionnel doit répondre à certaines obligations.

Ainsi, lors de l’entretien professionnel, il sera obligatoire d’aborder les thèmes suivants :

• L’évolution professionnelle du salarié en termes de qualification et d’emploi.
• La liste des actions de formation, de certification ou de VAE suivies par le salarié au cours des deux années écoulées.
• L’évaluation de l’employabilité du salarié, mais aussi la vérification de l’octroi d’une progression salariale et/ou professionnelle.
• La définition des évolutions professionnelles du salarié au sein de l’entreprise ainsi que des actions de formation à entreprendre pour les réaliser.

Attention, lors de cet entretien professionnel, il est formellement interdit d’évaluer et/ou d’émettre une appréciation (positive comme négative) quant à la qualité du travail réalisé par le salarié.

3. Comment bien préparer l’entretien pro du salarié ?

Afin que l’entretien professionnel ait une réelle valeur ajoutée pour les salariés, comme pour l’employeur, mais aussi pour que sa préparation, sa conduite et son compte rendu ne deviennent pas des tâches chronophages, il sera nécessaire d’y consacrer un peu de votre temps en amont.

Voici comment vous y préparer.

Conseil n°1 : Réalisez un planning des entretiens et informez les salariés au préalable.

Tenir un rétroplanning est la méthode la plus efficace afin d’organiser les différents entretiens professionnels des salariés.

Pour ceux ayant à leur disposition un logiciel de gestion des entretiens individuel, tel que Qrew, cette fonctionnalité est souvent intégrée et générera en automatique les rappels d’échéance en fonction de vos paramétrages.

Nous vous conseillons les échéances suivantes :

• Dès l’embauche du salarié, planifiez dans le mois qui suit l’anniversaire des deux ans de son entrée le premier entretien professionnel, puis y insérer une récurrence tous les deux ans
• À M-3 (trois mois avant l’échéance) programmez un rappel et informez votre salarié de la date de cet entretien.
• À M-1, envoyez au salarié la trame de l’entretien afin qu’il puisse commencer le travail de préparation de son côté. Réalisez le même travail de votre côté.

Conseil n°2 : Rassemblez autant d’informations que possible.

Plus vous anticiperez cet aspect de l’entretien professionnel et plus il sera simple à mettre en œuvre.

Pour ce faire, vous pouvez procéder à la digitalisation de votre suivi de formation et de votre GEPP ou procéder à une historisation minutieuse de ces dernières.

Dans tous les cas, prenez le soin de passer en revue les qualifications des salariés, leurs compétences, leur parcours de formation depuis leur entrée dans votre société, mais également les comptes rendus des différents entretiens annuels ou d’évaluation qui ont été mené.  Découvrez notre logiciel d’entretien annuel.

Conseil n°3 : Préparez et faites préparer l’entretien professionnel.

Quelques jours avant l’entretien synthétisez les informations concernant le salarié au sein d’une trame d’entretien professionnel qui vous guidera lors de celui-ci.
Annotez-y les formations suivies par le salarié, les souhaits qu’il a pu émettre, mais aussi les compétences que vous estimez indispensables à son employabilité présente et future.

Rédigez également les évolutions professionnelles que vous estimez pertinentes pour la carrière du salarié. Demandez à votre salarié de réaliser le même exercice..

Conseil n°4 : Anticipez la tenue de l’entretien professionnel.

En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que les conditions dans lesquelles se déroulera l’entretien soient optimales. Ainsi, veillez à :

• réserver une salle capable de vous accueillir et de préserver la confidentialité de vos échanges ;
• confirmez  le lieu et l’heure exacte de l’entretien au salarié quelques jours avants ;
• prévoyez également de quoi vous désaltérer au cours de celui-ci ;
• assurez-vous que vous disposerez de tout le matériel pour réaliser l’entretien (prise électrique pour la batterie de votre ordinateur portable, papier dans l’imprimante, stylos, etc.).

4. L’entretien professionnel à distance, est-ce possible ?

En raison de la crise sanitaire de ces derniers mois et de la généralisation du télétravail, certaines entreprises n’ont pu réaliser les entretiens professionnels obligatoires en présentiel.

Toutefois, le ministère du travail, par l’intermédiaire d’une note abordant les différentes questions-réponses en lien avec l’entretien professionnel, a rappelé qu’il était tout à fait possible de réaliser celui par le biais d’une visioconférence, tant qu’à l’issue de l’entretien un document écrit récapitulatif est remis au salarié avec signature des deux parties.

Si les étapes de l’organisation resteront peu ou prou les mêmes que pour un entretien en présentiel, l’entretien à distance demandera quelques précautions de plus :

• tout d’abord, assurez-vous que le salarié possède tout le matériel nécessaire pour une visioconférence : ordinateur, réseau Wifi de qualité, mais aussi imprimante pour qu’il puisse éditer le support papier. Si cela n’est pas le cas, vous devrez mettre à disposition le matériel nécessaire tel que PC, clé 3G et envoi papier de la trame de l’entretien puis du compte rendu à signer ;
• ensuite, une fois l’outil de visioconférence sélectionné, envoyez une invitation à votre salarié précisant l’heure de l’entretien et accompagnée d’une note détaillant les étapes de téléchargement et de connexion ;
• quelques jours avant l’échéance, prenez contact avec le salarié pour vous assurer de la bonne installation du logiciel. Si c’est le cas, procédez à un test avec lui et si cela n’est pas le cas, guidez-le dans sa démarche.

5. Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en cas de non-tenue de l’entretien professionnel ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise l’un des risques encourus par l’employeur en cas de non-réalisation des entretiens professionnels est de voir le ou les salariés concernés saisir le conseil des prud’hommes afin de faire reconnaître la faute de l’employeur et demander le versement d’une indemnité compensant le préjudice subi.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’employeur peut également être condamné à abonder le CPF du salarié à hauteur de 3 000€ si :

• Le salarié n’a pas bénéficié dans les 6 dernières années des entretiens professionnels.

Et

• D’au moins une action de formation non obligatoire.