Comment mener un entretien professionnel ?

Vous vous demandez comment mener un entretien professionnel ? C’est une question pertinente qui demande réflexion !
L’entretien professionnel est un moment important dans la vie d’une entreprise, aussi bien pour l’employeur que pour le collaborateur. C’est l’occasion pour le manager de faire le point sur l’activité, les objectifs et les perspectives d’évolution du salarié. C’est une entrevue qui permet également de faire des feedbacks sur le travail fourni.

Voici quelques conseils pour mener un entretien professionnel efficace.

Entretien professionnel : définition et obligations

Il est possible d’y avoir recours avant cette échéance, par exemple si votre salarié revient de certains types de congé ou de longue période d’absence comme

• Un congé maternité/paternité.
• Un congé sabbatique.
• Un arrêt maladie de plus de 6 mois…

À noter : la périodicité de l’entretien professionnel peut être modifiée par un accord collectif d’entreprise ou de branche ! L’entretien pro n’est pas à confondre avec l’entretien annuel d’évaluation.

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8 conseils indispensables pour mener un entretien professionnel individuel

 Entrons maintenant dans le vif du sujet. Vous cherchez une méthodologie, des astuces pour gérer d’une main de maître les rendez-vous professionnels de vos collaborateurs ? Nos experts vous donnent 8 conseils pour mener à bien vos entretiens professionnels.

Avant l’entretien

1. Entretenez continuellement le dialogue

Toute l’année et en toutes circonstances, vous devez entretenir un dialogue d’équipe serein et participatif. En effet, il n’est pas question, et difficilement envisageable d’uniquement dialoguer avec vos collaborateurs une fois tous les deux ans…

2. Ne tombez pas dans la pure théorie

Lorsque vous pensez à la trame de vos entretiens professionnels, vous devez cibler les thèmes à aborder, en lien avec la situation réelle de l’entreprise. La théorie, c’est bien. Être en phase avec les besoins de votre structure, c’est mieux !

3. Restez focus sur les objectifs de l’entretien

À ce stade de l’article, nous ne vous ferons pas l’affront de bien penser à préparer en amont chacun de vos entretiens professionnels. En effet, même si tous suivent un canevas bien spécifique à ce type d’entrevue individuelle, votre approche employeur doit s’adapter à chacune des situations de vos salariés !

4. Réalisez une trame d’entretien pertinente

Suivant ce même principe de bonne préparation en amont, concevez une trame de l’entretien professionnel de votre salarié,  qui reprend les points les plus importants, les plus pertinents.

Pendant l’entretien

5. Faites participer le collaborateur

Comme dit précédemment, il est de votre devoir d’impliquer autant que possible votre salarié dans la conversation. L’entretien professionnel est un dialogue, pas un monologue !

6. Fixez bien les prochains objectifs

N’oubliez jamais que du côté employeur et manager, cette entrevue personnelle est avant tout une entrevue professionnelle. C’est le moment le plus adapté afin de fixer les nouveaux objectifs de vos salariés. Ne faites pas l’impasse, sinon tout cela ne servira à rien…

7. Finissez l’entretien en beauté !

Enfin, clôturez votre entretien professionnel par un résumé collaboratif, où chacune des deux parties expliquent son avis, ses besoins et ses prérogatives.

8. Le suivi de l’entretien

Lorsque toutes les questions ont été posées, en tant qu’employeur, vous devez faire une synthèse de l’entretien professionnel qui prendra la forme d’un compte rendu.

Dans un premier temps, et comme dit juste avant, ce résumé se fait de vive voix, afin de partager vos avis avec votre interlocuteur. Par la suite, vous devez remplir un compte-rendu afin d’avoir une trace écrite de cet entretien professionnel avec votre salarié.

Vous devez rester un maximum en contact avec votre salarié, travailler la communication post entretien afin qu’il puisse savoir en temps réel où en est le traitement de son compte rendu. Cet entretien est important pour lui. Plus le processus sera clair pour lui, plus il aura une vision globale de la suite des événements.

Quel support utiliser pour mener l’entretien professionnel d’un salarié ?

Le support papier pour préparer vos entretiens…

C’est une éventualité, cependant, nous ne vous le conseillons pas. En effet, il est très difficile de gérer l’entièreté de ces entrevues et de mener les entretiens professionnels de vos collaborateurs avec cette méthode.
La raison est simple : le manque de vision macro sur le planning, la gestion et le suivi de vos entrevues. Comment pourriez-vous tenir des dizaines voire des centaines de compte-rendu d’entretiens professionnels ?

Ne faites pas des points forts et nombreux avantages de l’entretien professionnel une corvée peu constructive !

Le tableau Excel, atout ou outil dépassé ?

Si pendant longtemps les tableurs Excel ont fait la loi sur la gestion des ressources humaines, cette époque est révolue. Même si cette méthode est bien plus efficace que le support papier qui est aussi laborieux et générateur d’erreurs, sachez que mener les entretiens professionnels de vos collaborateurs avec un simple tableau Excel n’est pas recommandé.

En effet, passer par ce type de support… est très chronophage ! Par sa nature de tableur, vous êtes limité quant à l’automatisation des tâches que vous réalisez. De plus, en utilisant Excel pour mener vos entretiens professionnels, vous n’avez qu’une vision 2D de votre gestion d’entrevues.

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