Gestion du personnel : enjeux et bonnes pratiques
Vie du salarié
Vos ressources humaines sont le cœur de votre entreprise, nos experts vous donnent les clés pour les préserver.
Sommaire - Tps de lecture 2mn
La gestion du personnel est l’un des piliers de l’exploitation d’une entreprise. Mal menée, elle peut être un fardeau et paralyser l’activité. Optimisée avec un logiciel RH ou un logiciel de gestion des entretiens, elle devient l’un des leviers de performance les plus puissants pour une société.
Mais qu’entend-on par gestion du personnel ? Quelles en sont les bonnes pratiques ? Quelle différence avec la gestion des ressources humaines ? Quels outils mettre en place pour exploiter tout son potentiel ?
Gestion du personnel : de quoi parle-t-on ?
La gestion du personnel regroupe les tâches administratives, l’organisation mais aussi l’intendance de la vie des salariés au sein de l’entreprise.
Elle démarre à l’intégration des collaborateurs/onboarding (embauche, signature du contrat de travail, analyse du rapport d’étonnement, validation de la période d’essai) et se termine à son départ (départ en retraite, licenciement, démission, rupture conventionnelle, etc.).
Le service RH a donc un rôle important puisqu’il peut mettre en danger l’entreprise s’il n’est pas rigoureux.
Ses missions couvrent les domaines suivants :
- Recrutement.
- Administration du personnel.
- Gestion du temps de travail et des congés.
- Calcul de la paie.
- Garant du respect de la loi (Code du travail, conventions collectives, accords d’entreprises ou de branches).
- Gestion et suivi des carrières (formations, mobilité professionnelle).
Les équipes RH gèrent tous les documents légaux, et doivent les transmettre aux autorités concernées (DREETS, médecine du travail, CPAM, etc.).
Mais l’organisation du personnel va au-delà de la stricte intendance administrative des effectifs. Elle a également le devoir de compiler ses informations pour produire des indicateurs RH.
L’ensemble des processus RH trouvent leur synthèse et leur valeur ajoutée dans la création de tableaux de bord RH.
Le Code du travail oblige les entreprises à communiquer une partie de leurs données pour prouver qu’elles remplissent bien leur responsabilité sociale.
En effet, elles sont un maillon primordial de la vie en société et un vecteur d’intégration. La législation protège les plus faibles et sanctionne en cas de manquement.
Les tableaux de bord permettent aux Ressources Humaines de vérifier qu’elles sont conformes à la loi. Ils sont aussi un outil essentiel de la stratégie RH de l’entreprise.
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Quelles sont les bonnes pratiques pour la bonne gestion du personnel ?
Motivation des salariés : nos solutions
Nos experts vous expliquent en détail les causes du désengagement des salariés et vous donnent des solutions pour y remédier.
La gestion du personnel rassemble des tâches administratives qui demandent une grande rigueur. En effet, elles sont souvent associées à des obligations légales où l’erreur n’est pas tolérée.
Les réglementations sont multiples, et les documents s’accumulent rapidement.
Une solide organisation des salariés doit être efficace et ne surtout plus être fastidieuse. S’occuper de beaucoup d’informations sans se tromper génère du stress et ralentit le travail.
L’administration des effectifs doit être structurée et ses processus simplifiés.
Dans une petite entreprise, si le RRH est seul à gérer ces tâches, il est recommandé de les faire sur une journée, puis de confirmer qu’il n’a pas fait de maladresses à un autre moment.
Idéalement, vous devez répartir les tâches entre plusieurs collaborateurs, avec une vérification régulière des dossiers. Chaque tâche doit être standardisée pour qu’elle soit répétée facilement.
En mettant des garde-fous, vous baisserez significativement le risque d’erreurs ou d’oublis dans votre management des ressources humaines.
Bien sûr, la solution la plus efficace est d’adopter un logiciel de gestion du personnel (SIRH). Il permet d’automatiser les tâches, et de programmer des audits réguliers.
Un logiciel RH dédié à la gestion des salairés, comme Qrew, est un outil indispensable qui accélère sensiblement la gestion administrative du personnel, et soulage le service RH.
Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) simple et bien paramétré renforce la cohésion des équipes. Les salariés peuvent prendre part à la conduite de leur carrière. Sur écran, ils peuvent sélectionner une formation, renseigner leurs heures, demander des congés, poser un JRTT, etc.
Il est donc crucial que le dispositif choisi soit utilisable par tout le monde. Sa première qualité est une bonne ergonomie.
Gestion du personnel et gestion des Ressources Humaines, quelle différence ?
L’administration du personnel et le management des Ressources Humaines illustrent l’évolution de la fonction RH dans la société. Longtemps considérée comme un mal nécessaire, elle s’est transformée en levier de performance.
La gestion du personnel rassemble les tâches liées à la vie du salarié, de son recrutement à son départ.
Elle englobe le traitement des documents et le reporting des obligations légales et réglementaires de l’entreprise.
La gestion des Ressources Humaines est apparue au XXe siècle. Elle prend de la hauteur et donne une dimension stratégique à la bonne administration des collaborateurs d’une société. Elle a pour objectif de créer des leviers de performance plutôt que de simplement gérer.
Elle introduit la notion de R.O.I. (Return On Investment, ou Retour sur Investissement) et considère le personnel de l’entreprise comme une « ressource ». Elle optimise le budget RH, et permet aux DRH d’intégrer le Comité de Direction.
La GRH devient alors la DRH (Direction des Ressources Humaines), et participe activement à la stratégie.
La DRH décline une politique sur chaque axe des RH pour aider le CoDir à réaliser les objectifs globaux de l’entreprise : recrutement, plans de formation, GEPP (Gestion des Emplois de Parcours Professionnels) – Article du 21/01/2021 relatif à la formation professionnelle et au développement des compétences et des qualifications, etc.
Il n’y a donc pas de différences, mais une évolution dans le temps de l’une vers l’autre. D’une succession de tâches à une vision stratégique, les Ressources Humaines ont transformé un coût en source de profit, un poids en levier de performance.
Quels outils mettre en place pour la gestion de vos salariés ?
La gestion des salariés est une tâche à la fois opérationnelle et stratégique.
L’administration du personnel est chronophage. Si vous ne l’optimisez pas, vous n’aurez plus de temps ni d’énergie à consacrer à la stratégie. Surtout si vous êtes seul·e ou une petite équipe RH.
Il est crucial d’automatiser toutes ces tâches, et idéalement en déléguer une partie aux salariés eux-mêmes.
La plupart des entreprises commencent par un tableur Excel. Puis les tableaux se multiplient jusqu’à devenir un système complexe et tentaculaire que seul·e votre assistant·e RH sait utiliser. Le jour de son départ, c’est panique à bord.
Vous devez adopter un dispositif capable de gérer l’ensemble des fonctions RH, qu’elles soient administratives ou stratégiques.
Vous devez trouver un outil simple, disponible partout, qui pourra croiser les informations qu’on lui donne pour vous fournir des indicateurs RH clairs et fiables.
Le logiciel RH en Saas est la solution la plus recommandée. Il coche toutes les cases (simplicité, accessibilité, faible coût) pour simplifier la gestion des ressources humaines de votre entreprise.
Ce type de logiciel rassemble la gestion des sujets suivants :
- Temps de travail.
- Congés.
- Documents.
- Paie.
- Recrutement & onboarding (suivi des candidatures par un ATS, période d’essai).
- Formations.
- Dossier des salariés.
Le SIRH est connecté à l’ensemble des données RH de la vie du salarié. Le croisement des informations permet de produire automatiquement, et selon la réglementation en vigueur, des indicateurs RH à jour en temps réel :
- Masse salariale.
- Pyramide des âges.
- Taux de turnover.
- Index Homme/Femme.
- BDESE.
- Motifs de sortie.
- Taux d’absentéisme.
La gestion du personnel est un formidable outil de création de valeur. Elle peut être perçue comme une obligation légale par les dirigeants, alors qu’elle est bien plus que ça.
L’objectif de chaque assistant RH, RRH et DRH doit être de démontrer son utilité.
Si vous optimisez et automatisez les tâches récurrentes, vous libérez son potentiel.
Avec un logiciel adapté, vous vous concentrez enfin sur les missions à haute valeur ajoutée : stratégie et performance.
