L’ « onboarding » traduit en français par « l’intégration » est un processus d’accueil utilisé par les entreprises pour garantir la bonne arrivée des nouvelles recrues.
L’onboarding détermine les actions à mettre en place pour faciliter :

  • La création de liens avec les collaborateurs
  • L’adaptation à son environnement
  • L’appropriation de la culture de l’entreprise
  • La compréhension de son rôle au sein de l’entreprise.

Des constats actuels de l’onboarding en France

En 2018, selon les Echos Start, la France aurait le taux de turnover [1] le plus élevé parmi les pays européens : 21% des collaborateurs français quittent leur entreprise dans l’année, contre 15% dans les autres pays européens en moyenne [i].

Une recherche sur les technologies de gestion du capital humain nous montre que 4% des nouvelles recrues quittent leur emploi après le premier jour et qu’il y a un taux de turnover de 22% au cours des 45 premiers jours du nouvel emploi [ii].

Qu’en pensent les Responsables des Ressources Humaines ?

En 2019, 86% des RH considèrent que l’amélioration de l’étape d’onboarding est importante et 68%[iii] d’entre eux estiment que l’automatisation des processus de recrutement et d’onboarding sera leur première problématique à résoudre d’ici 2020 (étude effectuée par Markess).

80% d’entre eux vont avoir recours à des solutions RH en mode SaaS [iv].

 [1] Taux de turnover : un changement du personnel 

Quels sont les effets négatifs d’un mauvais onboarding ?

1.   Des conséquences financières lourdes

On constate que les embauches mal maitrisées augmentent les coûts des entreprises (coûts directs, indirects et les coûts cachés) [2].

En 2017 :

  • Une embauche non aboutie coûtait entre 50k€ et 100k€
  • 1 collaborateur sur 4 quittait son entreprise un an après son embauche
  • Son remplacement coûtait en moyenne entre 800 € et 17.000 €

Il est donc important au niveau économique d’avoir les bons réflexes au moment de l’intégration.

L’augmentation des coûts est provoquée par l’échec du processus d’embauche car 20% des nouvelles recrues avaient déjà prévu de quitter l’entreprise dès le 1er jour, alors que 86% des nouveaux collaborateurs décident de rester ou de quitter l’entreprise dans les 6 prochains mois [v].

Pour y remédier, un onboarding RH adapté permettrait de fiabiliser le recrutement et donc de réduire ses coûts.

[2] Coûts directs : coût de remplacement, les heures supplémentaires et la provocation de la désorganisation
Coûts indirects : temps de formation des remplaçants, la perte des commandes et des clients
Coûts cachés : mauvaise image de l’entreprise, réduction de la qualité des services, démotivation des salariés, ennuie, …

2.   Un taux de turnover élevé

Un élément à mesurer est l’insatisfaction du nouvel employé dès le début.
Une mauvaise intégration accroit les chances de démission : 45% des démissions ont lieu dans les 12 premiers mois.

3.   Un taux d’absentéisme élevé

Une récente étude a montré qu’en France, l’absentéisme a eu une augmentation de 39% sur 5 ans. 23% des collaborateurs interviewés expliquent que leurs absences étaient justifiées à cause de problèmes liés au travail [vi].

De plus, la durée des absences augmente : +9% pour les absences de longue durée (plus de 3 mois) en 6 ans.

Sachant qu’en 2016, 1% du taux d’absentéisme représentait 1% de la masse salariale, le coût est assez conséquent [vii].

4.   Une productivité faible

Quand il n’existe pas de process d’onboarding, le temps de formation d’une nouvelle recrue est doublé (6 à 8 mois avant d’être opérationnelle) réduisant ainsi sa productivité et son efficacité dans son rôle.

Quels sont les effets positifs d’un onboarding maîtrisé ?

Ou qu’apporte une bonne stratégie d’intégration à l’entreprise ?

1.   Effets stratégiques

Gain de productivité :

La productivité accroit grâce au onboarding.

L’onboarding permet à 62% des collaborateurs qui l’ont suivi d’atteindre les missions fixées dans l’année, contre 17% des salariés n’ayant pas suivi une étape d’intégration (étude menée par ACERTA) [viii].

Gain d’image et marque employeur :

Si la nouvelle recrue se sent bien dans l’entreprise, elle diffusera une image positive de celle-ci, en cohérence avec son état d’esprit. 72% des collaborateurs bien intégrés pensent qu’ils sont capables d’influencer positivement le service client [ix].

Gain de temps :

Indirectement, en réfléchissant à une stratégie d’onboarding efficace, il est facile de gagner du temps. Si l’intégration est un échec, il y a des chances que le candidat n’obtienne pas ou refuse le poste, il va donc falloir répéter les différentes étapes administratives, recommencer à créer des annonces, rechercher les candidats, trier, choisir, appeler, donner rendez-vous, passer des entretiens …

2.   Effets Économiques : Réduction des coûts

Un onboarding adapté permet de stabiliser le processus de recrutement. Il augmente le niveau de pérennité de l’emploi d’un salarié et améliore sa productivité.

1 collaborateur qui reste = 2.800 € à 17.000 € économisés

3.   Effets Managériaux

Lors de l’onboarding, si le nouveau collaborateur a à sa disposition tous les éléments nécessaires pour faciliter son intégration (information sur l’entreprise, sur ses missions, mise en relation avec ses collègues de travail, parrainage…), il aura plus de facilités à assimiler les informations. Le management sera moins difficile à long terme.

4.   Effets de Fidélisation

L’intégration permet de rassurer le nouveau collaborateur dans son choix de rejoindre l’entreprise, de satisfaire ses attentes, de bien s’intégrer dans son équipe et de développer ce sentiment d’appartenance à la culture de l’entreprise, le plus tôt possible.
Les 90 premiers jours d’embauche sont les périodes les plus importantes pour avoir une bonne relation avec l’entreprise et sa nouvelle équipe à long terme (article de l’Academy of Management Journal).
L’intégration joue un grand rôle dans la fidélisation des salariés : une augmentation de l’implication dans une entreprise fait chuter le taux de départ de 87% selon le Human Resources Corporate Leadership Council.

Les conseils QuickMS :

  • Faire découvrir au nouveau collaborateur son environnement de travail, ses outils ainsi que les collaborateurs avec lesquels il va travailler,
  • Comprendre ses perspectives d’avenir au sein de l’entreprise,
  • Répondre aux questions ou lui indiquer les pistes de réponses,
  • Lui montrer qu’il fait partie intégrante de l’entreprise et de l’équipe,
  • Avoir des moments décontractés et informels avec son équipe (pause café ou autre).

Il n’y a pas que du pourquoi mais aussi du COMMENT ?

Comment mettre en place l’onboarding, le maitriser et le suivre ?

1.   Prise en compte de la nouvelle recrue

Il n’y a pas de conception du contrôle de gestion sociale s’il n’y a pas un minimum d’adhésion des individus. « L’onboarding est un moment d’acculturation, c’est-à-dire qu’il y a un échange de valeurs entre deux groupes de cultures différentes » résume Gérald Gaillard, fondateur de la société Loocatme, spécialisée dans l’arrivée des nouveaux collaborateurs.

« Quand un collaborateur arrive, il va devoir hériter et adhérer aux valeurs de l’entreprise. Après cette compréhension, on peut parler de la mise en place d’un processus onboarding » ajoute-t-il.

Les conseils QuickMS : les étapes à mettre en place

  • Pré-intégration: Entre le moment où un candidat accepte l’offre d’emploi et le 1er jour de travail, il faut mettre en place des formalités d’intégration. L’objectif est de faciliter l’engagement de la nouvelle recrue et de créer une forme d’enthousiasme pendant ce processus de recrutement, pour éviter les doutes lors de cette transition.
  • Présenter la société et l’équipe à la nouvelle recrue: La nouvelle recrue ne veut pas qu’obtenir des informations concernant l’entreprise et ses fondements. Elle veut aussi pouvoir s’identifier à la culture de l’entreprise et appartenir au groupe de travail.
  • Présenter ses missions et les attentes que souhaite l’entreprise: Il est très important de bien définir de manière claire et concise le rôle de la nouvelle recrue. Être transparent pour éviter tout conflit à l’avenir doit être mis en avant et expliqué, afin que l’échange puisse se faire dans les deux sens.
  • Former dès l’arrivée: Présenter à la nouvelle recrue le processus organisationnel, les outils et les méthodes opérationnelles de l’entreprise pour maintenir son bon fonctionnement et faciliter l’intégration de l’employé(e).
  • Retour d’expérience: Demander dès les premiers jours si la nouvelle recrue à des questions, des doutes ou des frustrations concernant l’organisation ou autres problématiques au sein de l’entreprise, afin de pouvoir adapter sa stratégie Onboarding.
  • Intégration sociale: Comprendre la culture de l’entreprise est très important, de ce fait, il est nécessaire que la nouvelle recrue se sente bien accueillie et appréciée par l’ensemble de l’équipe de l’entreprise.

Des idées pratiques  :

  • Communiquer en interne sur l’arrivée de la nouvelle recrue: prévenir l’ensemble des collaborateurs qu’un nouveau collaborateur arrive tel jour à telle heure.
  • Prévenir le manager afin qu’il soit conscient qu’il a une responsabilité dans l’intégration de la nouvelle recrue, tout en valorisant son rôle. Sa présence le 1er jour est fortement recommandée.
  • Créer un support visuel pour présenter l’entreprise, ses valeurs et ses collaborateurs, avec des photos, des commentaires des collaborateurs …
  • Le jour de son arrivée : organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner pour rendre ce premier jour plus décontracté et convivial.
  • Proposer un(e) mentor pour lui présenter l’équipe, lui faire découvrir la structure de l’entreprise ainsi que son système organisationnel et lui parler des évènements à venir (conférence…).

2.   Digitaliser les processus RH

La digitalisation des processus RH, avec l’onboarding, est le principal défi à relever en 2020.

La numérisation des supports et des relations permet de faciliter l’onboarding, le rendant plus fluide, personnalisé et engagé.

Les conseils QuickMS :

Numériser les packages d’accueil : livret d’accueil, information sur l’entreprise, documents administratifs …

  • Réseau Social d’Entreprise
  • Formation continue en ligne
  • Application mobile (facultatif)
  • Mettre en place un logiciel.

Comment mesurer les résultats du projet onboarding ?

La stratégie Onboarding a été mise en place. Bravo !

Mais quels sont les résultats ? Existe-t-il une différence entre les objectifs et le constat réel ? Comment mesurer cet écart ?

1.   Fixer des objectifs

Afin de voir l’évolution des résultats, des objectifs mesurables et quantifiables doivent être fixés, à évaluer les premiers mois pour identifier les rectifications à faire par la suite.

Par exemple : réduire le taux de turnover des cadres de 5% (le faire passer de 10% à 5%).

2.   Choisir les bons indicateurs comme outils de mesure

QuickMS propose des indicateurs qui aident à observer l’évolution du processus mis en place. Ces indicateurs permettent d’identifier les erreurs et de les rectifier le cas échéant.

Nombre de départs en période d’essai

Durant la période d’essai, les nouveaux collaborateurs jugent s’ils vont rester ou pas. C’est une phase d’expérimentation, un moment de réflexion.

Si le départ est à l’initiative de l’employeur, cela concerne une problématique liée au recrutement. Mais, si le taux de départ à l’initiative de la nouvelle recrue est élevé, cela signifie que la personne est déçue ou s’ennuie (la culture de l’entreprise n’est pas adéquate au salarié, mauvaise intégration dans l’équipe…).

Dans cet exemple de tableau, le pourcentage de départ lors de la période d’essai (à l’initiative du salarié) s’élève à 14,81%.

Taux de rétention ou turnover

Lorsqu’une nouvelle recrue décide de partir plus tôt, ce sont les coûts investis dans le recrutement (voire les coûts de la formation) qui partent avec. Et ces coûts sont élevés.

Le taux de turnover des nouvelles recrues permet de savoir si les étapes d’onboarding ont bien été mis en place ou non.

Taux de turn-over = [(Nombre de départs au cours de l’année N + Nombre d’arrivées au cours de l’année N)/2] / Effectif au 1er janvier de l’année N

Attention ! Le taux de turnover explique en partie si l’onboarding est performant ou non, cet indicateur varie en fonction du secteur d’activité. Les activités saisonnières par exemple ont un taux de turnover très élevé car elles ne recrutent que pour la saison, avec des contrats courts (exemple : la restauration). Alors que si les activités plus techniques (exemple : l’industrie) ont un taux de turnover élevé ce n’est pas normal.

En 2018, généralement en France :

 

Taux de rotation Interprétation
<5% Très faible
Compris entre 5 et 10% Faible
Compris entre 10 et 15% Moyen
>15% Fort

Dans cet exemple, le taux de turnover est élevé.

Pour approfondir l’analyse, il serait intéressant de prendre en compte d’autres éléments.

Par exemple, le taux de turnover par statut :

On peut voir ici un taux de sortie élevé concernant les employés et les ouvriers.

Ce taux de sortie élevé est expliqué par des fins de contrats à durée déterminée.

Le taux de turnover aide à identifier si le problème provient de l’organisation managériale. Il suffit de comparer le taux de turnover de l’équipe d’un manager au taux de turnover moyen de l’entreprise. S’il est plus élevé que la moyenne, le problème concerne l’intégration du nouveau collaborateur dans l’équipe, donc la responsabilité relève aussi du manager.

49% des ruptures des contrats sont liées à une absence d’alignement des valeurs et des attentes des collaborateurs (enquête Mercuri Urval), « car cet échange de culture est trop rapide » ajoute Gérald Gaillard. « Il faut se demander comment on intègre ce nouveau collaborateur ? Est-ce qu’il commence dès la première semaine ? Seul(e) ? Même s’il a les bons outils, la nouvelle recrue peut ne pas se sentir impliquée […] Il ne faut pas substituer les outils techniques à la signification de l’onboarding[…] Il faut lui donner du sens ».

Pour en savoir plus : fiche technique du turnover

Les départs par tranche d’ancienneté

69% des nouvelles recrues restent dans l’organisation pendant au moins 3 ans si elles sont passées par un onboarding structuré, Selon O.C.Tanner.

Ici, par exemple, 44,83% des nouvelles recrues restent dans l’organisation pendant au moins 3 ans, contre 55,17% qui partent avant d’atteindre les 3 ans d’ancienneté.

Comprendre la durée d’ancienneté moyenne d’un employé dans l’entreprise est important pour améliorer son onboarding.

Les départs par tranche d’âge

Pour améliorer son « onboarding des jeunes », il faut savoir que les jeunes talents n’ont souvent pas de réelles expériences professionnelles, rendant ainsi les premiers jours difficiles car stressants et non habituels. Un indicateur sur le pourcentage de départ en fonction des tranches d’âges est intéressant à suivre.

Si l’on constate un pourcentage élevé de départs chez les jeunes talents (18-25 ans, généralement), il devient nécessaire de mettre en place des leviers d’actions pour l’améliorer.

Ici par exemple, il n’y a aucun départ des collaborateurs âgés de 18 ans à 25 ans, soit, il n’y a pas de salariés dans cette tranche d’âge, soit ils ont été bien intégrés.

Pour en savoir plus : fiche technique pyramide des âges et d’ancienneté

Le taux d’absentéisme

Si le taux d’absentéisme est très élevé, les causes à rechercher se trouvent peut-être dans la distance entre le domicile et le lieu de travail (temps et énergie à consacrer dans les déplacements), le lieu en lui-même (open space ou non, générant du stress…) ou d’autres sources.

Et oui ! L’origine d’un taux d’absentéisme élevé peut se trouver dans l’absence de l’étape d’intégration. Rappelons que l’engagement d’un nouveau collaborateur est directement lié à la qualité de son  onboarding. Le taux d’absentéisme fait partie des indicateurs permettant d’analyser le niveau d’engagement de ses salariés.

Les Conseils QuickMS :

Etablir et suivre les indicateurs de fréquence et de gravité des absences. 

La durée et le nombre d’absences procurent de bonnes indications.  

En moyenne :

  • 40% des absences durent 1 à 3 jours
  • 30% de 4 à 9 jours
  • 18% de 10 à 30 jours
  • 12% plus de 30 jours[x]

Ici, les absences de 16 à 90 jours sont très élevées, elles représentent 50% des absences sur la période de décembre 2019.

Attention ! Le taux d’absentéisme varie d’une entreprise à l’autre. Chaque entreprise doit prendre en compte des tranches qui lui sont propres pour déterminer si son taux est trop élevé ou non. Par exemple, le taux d’absentéisme acceptable dans les entreprises françaises est de 4%, et un taux supérieur à 8% est un taux trop élevé.

Pour en savoir plus : fiche technique de l’absentéisme

Le taux de survie

Une mauvaise intégration accroit les chances de démission : 45% des démissions ont lieu dans les 12 premiers mois.

Le taux de survie permet d’aider à mesurer les efficacités de l’onboarding de l’entreprise.

Dans cet exemple, le taux de survie de cette entreprise s’élève à 24,83% sur un an. C’est trop peu.

Cependant, dans cette même entreprise, les taux de survie des effectifs en CDI sont proches de 100%.

Le nombre de sortie est donc principalement lié à des fins de contrats (intérim, CDD…).

Ce taux de survie peut élever n’est pas lié à une problématique d’onboarding.

Que retenir ?

L’onboarding consiste à participer pleinement à l’activité de l’entreprise.

La force vive reste l’humain et les personnes qui contribuent à cette activité.

Ne pas se préoccuper de l’intégration de ses collaborateurs fait prendre un risque financier et social qui pourraient être évités.

Les avantages de la réflexion de la politique d’intégration sont multiples:

  • Participer à la stratégie de l’entreprise sur le long terme
  • Réduire les coûts sociaux
  • Améliorer le management d’une équipe
  • Fidéliser ses collaborateurs et travailler sur la marque employeur.

Pour programmer un bon système d’intégration :

  • Prendre en compte le collaborateur avant, pendant et après le recrutement
  • Digitaliser les processus avec l’aide de solutions en mode SaaS accessibles facilement.

Et en fin, mesurer les résultats de sa mise en place par la détermination d’objectifs à atteindre, suivre et corriger le cas échéant, grâce à des indicateurs pertinents et adaptés.

Sources :

[i] Les Echos Start – Les 25 entreprises qui attirent le plus les salariés français : https://start.lesechos.fr/travailler-mieux/classements/les-25-entreprises-qui-attirent-le-plus-les-salaries-francais-11387.php

[ii] Onboarding Software – Solution 2014 :
https://s3.eu-central-1.amazonaws.com/maison-moderne-paperjam-gms-prod/files/101514-onboarding-final.pdf

[iii] MARKESS by exaegis France, 2017-2020 (en % de décideurs) – Echantillon : 113 décideurs RH et SIRH.

[iv] MARKESS by exaegis France, 2018-2020 (en % de répondants) – Echantillon : 115 décideurs RH et SIRH en 2016, 75 en 2017.

[v] Mozart Consulting. (2017). Benchmark sectoriel du Taux d’Echec du Processus d’Embauche 2017 (TEPE 2017©). Social Advisor. Repéré à :
https://www.socialadvisor.fr/tepe-2017

[vi] Enquête menée par REHALTO – Entreprise de Workplace Options : 301 DRH et 1505 collaborateurs interrogés :
https://www.workplaceoptions.com/press_releases/french-study-finds-39-increase-in-the-employee-absenteeism-rate/

[vii] Alma Consulting – Etude de 2016

[viii] Communiqué de presse ACERTA http://consult.acerta.be/sites/default/files/whitepapers/communique_de_presse_partenariat_talmundo.pdf

[ix] Gallup, Hay Group Korn Ferry, Temkin Group, Medallia Institute

[x] Étude Absentéisme Maladie – Malakoff Médéric – 2014

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