Rapport d’étonnement : définition, mise en place et modèle à télécharger
Connaissez-vous le rapport d’étonnement ? Cet outil de gestion des talents, utilisé lors de la phase d’intégration des employés, apporte un feedback précieux pour améliorer votre expérience collaborateur et le fonctionnement de votre entreprise… En quoi consiste-t-il ? Comment le construire et le mettre en place ? Suivez nos conseils.
Sommaire - Temps de lecture 2 mn
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Rapport d’étonnement : qu’est-ce que c’est et pourquoi vous ne pourrez plus vous en passer ?
Dans un contexte de guerre des talents, de plus en plus d’entreprises intègrent dans leur stratégie RH des rapports d’étonnement.
Le principe : recueillir les observations, les avis et les réflexions d’entrée d’un collaborateur récemment intégré au sein de votre structure. Comment perçoit-il l’entreprise ? Qu’a-t-il constaté dans son fonctionnement ?
Vous bénéficiez ainsi d’un regard neuf extérieur qui n’est pas encore complètement acculturé. Quoi de mieux pour évaluer vos performances en toute objectivité ?
Le baromètre de votre culture d’entreprise
Si cette pratique favorise l’intégration de vos nouvelles recrues, elle vous permet également de mettre en exergue des axes d’amélioration concernant vos processus RH, managériaux ou organisationnels.
Ce retour d’expérience critique et constructif vous engage dans une dynamique d’amélioration continue. Il vous permet ainsi de réaliser un état des lieux des bonnes comme des moins bonnes pratiques existant au sein de votre entreprise.
Vous collectez des idées nouvelles visant à améliorer vos processus et à accroître votre performance.
Qui sont les acteurs clés dans sa rédaction ?
Concrètement ? Votre nouveau collaborateur va rédiger une note d’observation sur tout ce qui l’a interpellé et ce qui lui a plu ou déplu au sein de votre entreprise.
Quel est le bon profil ? Une personne qui sera objective dans son jugement, parce que nouvelle. Il peut s’agir d’un nouveau salarié en CDD ou en CDI. Vous pouvez également vous adresser à un stagiaire ou un alternant.
Sachez que cette pratique peut être étendue à :
- tout nouveau salarié dans un service, suite à une mutation ou une fusion ;
- tout salarié concerné par un nouveau projet ou une réorganisation.
Dans ce cas, les informations collectées nourriront votre gestion du changement ; elles serviront à évaluer les modifications réalisées et à mesurer si elles sont en adéquation avec les attentes des salariés.
Comment élaborer un rapport d’étonnement réussi ?
Les éléments indispensables
Ce bilan d’intégration est un véritable retour d’expérience. Voici les éléments qui doivent le composer et les bonnes pratiques pour son élaboration :
- Son rédacteur doit pouvoir exprimer librement son opinion et formuler des critiques objectives.
- Le salarié doit identifier les forces de l’entreprise et les points à améliorer.
- La forme du rapport d’étonnement reste totalement libre. Néanmoins, afin d’exploiter facilement les informations collectées, il est préférable de le structurer en proposant une trame.
- Par ailleurs, cette trame permettra à la personne qui rédige le rapport de balayer toutes les thématiques importantes à aborder, pour éviter d’oublier certains aspects.
- Vous pouvez proposer des questions qui porteront sur la satisfaction au travail du salarié, le recrutement, l’environnement et le bien-être au travail, le management, la communication interne, la mission, l’organisation et ses processus, les valeurs, les outils à disposition du salarié, le développement professionnel… Il est conseillé de construire le formulaire en s’appuyant sur une équipe pluridisciplinaire.
- Le rapport d’étonnement doit encourager la formulation d’idées d’amélioration.
- Le compte rendu d’observation ne doit pas basculer dans le dénigrement de l’entreprise. Il doit être argumenté et assorti d’exemples concrets.
Les pièges à éviter : ce qu’il ne faut surtout pas faire
Laisser l'entière liberté quant à la forme du rapport.
Ne pas expliquer les enjeux à votre recrue
Vous n’avez pas sensibilisé votre nouvelle recrue à l’importance de préparer cet exercice, qui doit être mené en toute objectivité et avec application.
Conseillez au nouvel arrivant de réserver un peu de temps au quotidien pour prendre quelques notes et éviter les oublis. Cela lui permettra de mieux étayer ses propos. Sinon, elle/il risque de bâcler cette tâche.
Faire preuve d'ingérence dans la rédaction du rapport
Le rôle du supérieur hiérarchique est de fournir un cadre et non de s’immiscer dans la rédaction du rapport.
Lorsque le N+1 intervient directement, cela peut fausser les observations et les sentiments exprimés par le nouveau collaborateur.
Il est important de garantir que le rapport reflète fidèlement les impressions du salarié, sans influence externe.
Ne pas prendre acte des éventuels dysfonctionnements identifiés
L’analyse du rapport d’étonnement du nouvel arrivant souligne des défaillances dans l’organisation actuelles, mais les parties prenantes ne souhaitent pas remettre en question les process.
Alors à quoi bon lancer cette démarche, si aucune action n’est menée par la suite ? Soyez ouvert à la critique et sachez reconnaître qu’il y a des points négatifs au sein de votre organisation sur lesquels il faut travailler. À vous de jouer le jeu jusqu’au bout !
Les étapes pas-à-pas pour un rapport d’étonnement irréprochable
De la sensibilisation des managers et de l’équipe RH à l’importance de ce document, en passant par la sélection du moment idéal pour le nouvel arrivant de partager ses impressions, chaque étape joue un rôle crucial.
Fournir un modèle standardisé de rapport d’étonnement, utiliser des questions ouvertes, garantir la confidentialité, analyser minutieusement les données, partager les résultats et mettre en place des actions correctives sont autant de phases essentielles pour tirer le meilleur parti de ce rapport souvent sous-estimé.
Étape 1 – Sensibilisez les managers et l’équipe RH à l’importance de ce document
Il est essentiel de présenter ce dispositif et ses enjeux afin qu’il trouve toute sa place dans le process d’intégration de vos recrues.
Étape 2 – Choisissez le bon moment pour le nouvel arrivant
Ce feedback d’arrivée se déroule pendant la phase d’onboarding afin de recueillir des appréciations et des impressions de démarrage.
Toutefois, le salarié concerné doit avoir passé un temps assez significatif au sein de l’entreprise. En général, il est préférable d’attendre la fin des 30 premiers jours du salarié dans l’entreprise.
Étape 3 – Mettez à disposition un modèle standardisé pour faciliter la rédaction du rapport
Comment guider le salarié dans la rédaction de son rapport d’étonnement ?
Rien de mieux qu’un modèle de rapport d’étonnement pour structurer les rubriques et les thèmes à aborder et à éviter ainsi les oublis.
Étape 4 – Utilisez des questions ouvertes et ciblées
Le rapport d’étonnement ne doit pas constituer une succession de questions auxquelles le salarié répondrait de manière binaire par oui ou par non.
Il s’agit d’un document qui permet au salarié d’argumenter, de décrire précisément des situations et d’exprimer des idées.
Étape 5 – Garantissez la discrétion et la confidentialité du traitement des réponses
Les collaborateurs doivent pouvoir livrer leur opinion librement, sans crainte de représailles ou de sanctions. C’est pourquoi il est essentiel de préserver leur anonymat lors du dépouillement des réponses.
Étape 6 – Analysez les données avec soin
Le rapport d’étonnement a été rédigé ? Il ne vous reste plus qu’à exploiter minutieusement ces premières impressions sur votre société !
Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mieux évaluer votre performance et mesurer vos progrès au fil de l’intégration de nouveaux collaborateurs.
Étape 7 – Identifiez les points forts et les axes d’amélioration
L’essentiel de votre travail consiste à identifier les forces de votre entreprise et à repérer les points sur lesquels vous devez progresser.
Étape 8 – Partagez les résultats avec les parties prenantes
N’oubliez pas de rendre compte de ces inputs réalisés par les nouvelles recrues auprès des managers et des collaborateurs. Il est essentiel que l’analyse de ce bilan d’intégration soit diffusé et expliqué à l’ensemble des parties prenantes.
Étape 9 – Mettez en place des actions correctives
Enfin, définissez des actions pour rectifier les dysfonctionnements identifiés. Le rapport d’étonnement s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et doit faire l’objet d’un plan d’action assorti d’objectifs SMART.
Vers une gestion RH innovante
Vous l’aurez compris, le rapport d’étonnement est devenu un outil qui a toute sa place dans les politiques de gestion de ressources humaines.
Cette synthèse d’accueil vous procure un rapide retour sur investissement. En effet, en recueillant l’avis de nouveaux collaborateurs, vous montrez que vous vous préoccupez de leurs attentes et réduisez ainsi votre turnover et améliorez vos performances.
Lancez-vous et rejoignez les entreprises qui assoient leur leadership en matière de marque employeur et d’expérience collaborateur !
FAQ
Le rapport d'étonnement est-il réservé aux grandes entreprises ?
Le rapport d’étonnement peut être utilisé par toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles.
Les petites structures peuvent collecter et traiter les informations de manière plus informelle.
Peut-on utiliser le rapport d'étonnement pour des stagiaires ou des freelances ?
Tout à fait, cette pratique peut être étendue. Les informations collectées auprès des stagiaires peuvent être utiles pour améliorer les programmes de formation et l’intégration des futurs stagiaires.
Celles collectées auprès des freelances permettent d’améliorer les processus de travail et de collaboration.
Le rapport d'étonnement peut-il influencer les décisions stratégiques de l'entreprise ?
Le rapport d’étonnement fournit un feedback sur la réalité interne de l’entreprise. Il permet de confronter ses forces et faiblesses, sa culture aux besoins du marché et de trouver des pistes d’amélioration pour orienter la stratégie.
Article rédigé par Valérie Rilos.
L’autonomie du salarié dans la rédaction du rapport est essentielle pour garantir l’authenticité de ses observations. Un cadre trop laxiste peut conduire à un manque de structure et de précision. En effet, un rapport qui n’est pas assez précis et ne couvre pas les éléments essentiels de votre organisation n’est pas pleinement exploitable.