Entretien individuel: est-il obligatoire et à quoi sert-il ?

Les entretiens individuels 

Même s’il n’est pas obligatoire, l’entretien individuel est fortement recommandé. Cet échange est l’occasion de faire un point sur les réussites et les points d’amélioration du salarié, mais pas que…

Gestion des entretiens individuels

L’employeur a le droit d’évaluer le travail de ses salariés en raison du pouvoir de direction qu’il exerce.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel annuel ? Est-il obligatoire ? Quelles règles l’employeur doit-il suivre dans sa mise en place ? Le salarié peut-il refuser cet entretien ? Retrouvez tout ce qu’il faut savoir en matière d’obligations sur cet outil indispensable.

Entretien individuel : de quoi s’agit-il ?

L’entretien individuel, ou encore appelé entretien annuel d’évaluation, est un outil de gestion des compétences de l’entreprise. Il s’agit d’une rencontre périodique, souvent annuelle, entre le manager et chacun de ses collaborateurs. Elle consiste à évaluer les compétences professionnelles du collaborateur, à repérer les dysfonctionnements éventuels et à fixer des objectifs pour l’année à venir.

Ce rendez-vous permet aux managers et aux acteurs de la gestion des ressources humaines de mieux gérer les collaborateurs, et aux salariés d’exprimer leurs attentes professionnelles.

Lors de l’entretien individuel sont abordés les thèmes suivants :

  • la performance générale du salarié lors de l’année écoulée ;
  • les objectifs fixés lors du dernier entretien ;
  • la satisfaction du collaborateur vis-à-vis de ses conditions de travail, de son équipe… ;
  • et les souhaits de formation, les prétentions salariales et autres volontés d’évolution du salarié.

Enfin, un compte-rendu de l’entretien individuel est rédigé, afin de résumer et retracer les échanges du jour.

quels sont les avantages du bsi pour le salarié ?
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  • Ces derniers sont invités à préparer leurs entretiens et à auto-évaluer leurs compétences.
  • Le jour de l’entretien chaque acteur est préparé.
  • Les échanges sont plus fluides et pertinents.
  • L’entretien est ensuite validé par signature électronique.

L’entretien individuel est-il obligatoire ?

L’entretien individuel est-il obligatoire ? NON, ce n’est pas une obligation légale dans la plupart des cas :

  • le code du travail ne prévoit ni obligation,
  • ni sanction si l’employeur n’en met pas en place.

Toutefois, cette démarche s’avère un outil indispensable dans la gestion des ressources humaines, tant pour les salariés que pour les employeurs. Cette bonne pratique est par conséquent extrêmement répandue dans les entreprises.

L’employeur peut évaluer les aptitudes professionnelles de ses salariés grâce à un entretien d’évaluation annuel ou un système de notation des salariés.

Quelles sont les situations où l’entretien annuel est obligatoire ?

  • Un accord collectif ou une convention collective peuvent faire de l’entretien individuel une obligation.
  • L’employeur a l’obligation d’évaluer tous les ans les salariés pour lesquels une convention de forfait jour s’applique sur l’année. Il s’agit d’un accord employeur/employé qui définit une durée de travail au-delà de la durée légale ou équivalente, assortie d’une rémunération forfaitaire.

Le salarié peut-il refuser un entretien individuel ?

Le collaborateur ne peut pas refuser d’être évalué  s’il a préalablement été informé des méthodes et techniques d’évaluations professionnelles utilisées dans l’entreprise. Dans ce cas, il pourra être sanctionné.

Par ailleurs,

  • À la différence d’un entretien préalable à une sanction disciplinaire, le salarié ne peut pas exiger d’être assisté par un représentant du personnel lors de son entretien.
  • Votre collaborateur est tenu de répondre de bonne foi, dès lors que les informations que vous lui demandez ont un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes.
  • Il peut accéder aux résultats de son évaluation.
  • Rien n’oblige votre salarié à signer le compte rendu. L’absence de signature ne remet pas en cause sa validité et vous ne pouvez pas le sanctionner pour cette raison.

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Entretien individuel : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Si l’évaluation est imposée par accord ou convention collective, vous devez respecter les dispositions prévues dans ce sens (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens…).

Autrement, vous vous exposez à être condamné par le Conseil des prud’hommes à indemniser les salariés.

obligation de l'employeur pour l'entretien annuel individuel du salarié

Consultez le comité social et économique au préalable

Vous devez impérativement informer et consulter les membres du CSE (comité social et économique) avant de mettre en place des entretiens annuels ; en effet, les évaluations peuvent :

  • de par leur nature, engendrer du stress et une pression psychologique chez certains salariés, notamment s’ils sont soucieux de ne pas avoir atteint leurs objectifs ;
  • avoir une incidence sur leur évolution de carrière et/ou leur rémunération.

Tout manquement expose l’entreprise à se voir interdire la mise en œuvre de la procédure d’évaluation.

Informez tous vos collaborateurs

Avant d’évaluer l’aptitude professionnelle de vos collaborateurs, vous devez les informer, individuellement ou collectivement, des techniques et des méthodes qui seront utilisées, conformément à l’article L 1222-3 du Code du travail.
Un simple affichage dans un lieu accessible à tous est suffisant.

Aucune information personnelle d’un salarié, ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. Autrement, le salarié pourra contester devant le juge des référés, les méthodes et techniques d’évaluation utilisées et obtenir des dommages-intérêts.

À noter : tous les collaborateurs doivent pouvoir passer leur entretien annuel individuel. Si un salarié en est privé, il s’agit alors d’une situation de discrimination ; le salarié sera en droit de réclamer réparation pour la perte d’une chance d’évolution de carrière ou d’une possibilité de promotion professionnelle.

Respectez le principe de confidentialité

Si les données personnelles collectées sont enregistrées dans un fichier informatique, elles sont protégées dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

Les résultats de l’évaluation doivent rester confidentiels. Vous n’avez pas le droit de communiquer à des tiers des renseignements concernant le salarié et recueillis au cours des procédures d’évaluation. En revanche, les salariés concernés peuvent demander à accéder aux résultats de leur évaluation.

L'entretien annuel d'évaluation : enjeux et objectifs

Nos experts vous expliquent à quoi sert l’entretien annuel d’évaluation et quels sont ses avantages.

Évaluez vos collaborateurs des règles strictes

L’évaluation de la qualité du travail accompli par vos salariés doit obligatoirement être réalisée sur la base de critères clairs, objectifs, transparents, non discriminatoires et non générateurs de stress au travail.

À noter : il existe 25 critères reconnus comme discriminatoires par la loi comme le sexe, l’âge, l’état de santé, l’appartenance syndicale ou la religion…

De la même manière, des méthodes comme l’astrologie ou la numérologie sont proscrites. Les méthodes employées ne doivent porter que sur les qualités professionnelles des salariés et non sur leur vie privée.

Le CSE peut alerter sur des procédés d’évaluation mis en place au cours des entretiens individuels, si ceux-ci portent atteinte aux libertés individuelles dans l’entreprise.

Par ailleurs, vous devez respecter la dignité du salarié et le principe de loyauté selon lequel le contrat de travail doit être exécuté de bonne foi par le salarié comme par l’employeur.

Vous ne devez pas nuire à vos salariés et devez rechercher une solution aux problèmes qu’ils sont susceptibles de rencontrer dans le cadre de leur travail.

 

Réalisez un compte-rendu de l’entretien individuel de votre salarié

Vous pouvez formaliser le déroulement de cette rencontre par la rédaction d’un compte rendu d’évaluation de l’entretien individuel. Vous n’êtes pas obligé de le remettre au salarié, sauf si un accord ou une convention le prévoit.

En cas de désaccord du salarié avec le compte-rendu de l’entretien individuel annuel, ce dernier peut refuser de le signer ou bien le signer en ajoutant quelques remarques personnelles comme par exemple le fait qu’il n’avait pas les moyens de réaliser tel ou tel objectif.

Son refus de signer n’aura aucune incidence sur la validité de l’entretien et ne peut en aucun cas justifier une mise à pied ou un licenciement.

Une fois rédigé, le compte-rendu est définitif et l’employeur ne pourra plus y apporter de modification en défaveur du salarié.

signature de contrat de travail du salarié

Les conséquences de l’entretien individuel annuel

  • En cas d’évaluation positive, le salarié concerné bénéficie souvent d’une faveur voire même d’une promotion ou d’une augmentation.
  • A contrario, en aucun cas une évaluation négative ne saurait justifier une baisse de la rémunération du salarié, qu’il soit rétrogradé ou licencié.

Il s’agit d’éléments essentiels du contrat de travail qui ne peuvent être modifiés que d’un commun accord entre le collaborateur et son employeur.

Toutefois, le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation est pris en compte par le juge, lorsqu’une faute est reprochée au salarié, qu’il est question d’un manquement de l’employeur ou encore pour vérifier la cohérence d’un licenciement pour insuffisance professionnelle par exemple.

Exemple d’entretien individuel à télécharger

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infographie sur les entretiens individuels vus par les salariés
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