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Entretien individuel annuel du salarié : 12 erreurs à ne plus commettre 

L’entretien individuel annuel ou entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous important qui rythme la carrière de vos collaborateurs. Comment réussir cet entretien ? Retrouvez tous nos conseils pour éviter les principaux écueils liés à cet exercice.

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Qu’est-ce que l’entretien annuel du salarié ?

L’entretien individuel est une rencontre annuelle privilégiée entre le manager (ou l’employeur dans les petites structures) et le salarié qui permet de faire le bilan sur les performances de ce dernier et d’apprécier ses compétences comme son évolution.
Il est souvent confondu avec l’entretien professionnel : nos experts RH vous expliquent comment différencier l’entretien annuel de l’entretien professionnel.

Quels sont les enjeux d’un entretien individuel annuel ?

L’entretien individuel annuel porte essentiellement sur les aptitudes professionnelles de votre salarié et vise l’amélioration de celles-ci dans l’année à venir. Il sert à :

• faire le point sur les compétences et les résultats du salarié au regard des objectifs fixés ;
• construire les objectifs du salarié pour l’année à venir, en lien avec ceux de l’entreprise ;
• déterminer les évolutions possibles de l’évalué ;
• réfléchir à ses besoins d’accompagnement et de formation ;
• faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle et ses aspirations éventuelles.

Pourquoi est-il indispensable de réaliser un entretien annuel pour vos salariés ?

Cette rencontre s’avère tout aussi importante pour les salariés, que pour l’employeur ou le manager.

Il s’agit d’un échange qui a pour objectif de mettre en avant les points forts de vos collaborateurs et de leur ouvrir des perspectives d’évolution de carrière. Il vous permet également de formaliser et partager un feedback avec votre collaborateur.

En somme, c’est un formidable outil de gestion de carrière, mis en place à l’initiative de l’employeur ! C’est pourquoi certaines conventions collectives rendent l’entretien individuel obligatoire.

Comment réussir l’entretien individuel annuel de vos salariés ? 12 erreurs à ne plus commettre !

Loin de s’improviser, l’entretien individuel annuel doit être un réel moment d’échange constructif entre le manager/l’employeur et le salarié. D’où l’importance de bien le préparer ! Voici 12 erreurs à éviter.

Erreur #2 : Ne pas donner à votre salarié, les moyens nécessaires pour préparer son entretien individuel annuel en amont

En ne préparant pas correctement son entretien, votre collaborateur risque de passer à côté de points importants ou de ne pas argumenter suffisamment précisément sur certains éléments ou difficultés qu’il aurait aimé aborder.
Voici nos conseils pour que votre salarié puisse aborder ce rendez-vous sereinement :

• Communiquez-lui les informations nécessaires pour une bonne préparation, avec un modèle de trame d’entretien comportant des questions pour qu’il s’auto-évalue et une check-list des points auxquels réfléchir, ou encore une FAQ.
• Invitez-le à prendre le temps de préparer son entretien.
• Mieux, utilisez un logiciel de gestion des entretiens comme Qrew qui facilitera ce travail préparatoire. Il enverra automatiquement une trame d’entretien à votre salarié. Vos données seront sécurisées sur ce type de solution, donc tout risque d’effacement donc évité.
• Restez disponible pour gérer d’éventuelles questions, via une adresse email RH générique ou une messagerie instantanée.

Erreur #3 : Ne pas cadrer l’entretien en ne précisant pas le temps consacré à la rencontre

L’entretien se veut un échange convivial et riche. Afin de permettre à chacun d’organiser efficacement ce moment et d’équilibrer les temps de parole :

• précisez la durée de l’entretien dans la convocation ;
• en début de rendez-vous, rappelez la durée de l’entretien ainsi que son déroulé, de sorte que chacun sache à quel moment il peut intervenir (exemple : auto évaluation / débrief du manager / fixation des nouveaux objectifs / attentes et souhaits du salarié, etc.).

Erreur #4 : Ne pas laisser la parole à votre salarié

L’entretien annuel n’est pas à sens unique. Il constitue pour le salarié une opportunité attendue de s’exprimer librement pour vous faire part de tout ce qui concerne son activité. L’entretien est un dialogue, pas un monologue.

• Soyez à l’écoute.
• Veillez à une répartition équitable de la parole. Le temps de parole de votre collaborateur devra au moins être égal au vôtre.
• Permettez-lui d’exprimer ses sentiments, ses souhaits, ses ambitions…
• Instaurez un dialogue constructif.

Erreur #5 : Se montrer agressif ou condescendant et ne pas valoriser les réussites de votre salarié.

Il arrive parfois que l’année ne se soit pas bien passée. Particulièrement dans le contexte de pandémie, lors duquel les équipes ont été souvent malmenées.
Toutefois, nous vous déconseillons d’aborder l’entretien de manière négative.

• Restez calme et positif sans rejeter la faute sur votre salarié.
• Ecoutez, faites preuve d’empathie.
• Valorisez les efforts accomplis par votre salarié et ses réussites.
• Tentez de trouver ensemble des solutions face aux difficultés que votre salarié a rencontrées.

Erreur #6 : Se focaliser sur la rémunération

Le salarié profite souvent de ce moment privilégié pour négocier une augmentation qui viendra récompenser sa performance et ses bons résultats.
Même si le sujet est abordé lors de l’entretien, la rémunération ne doit pas constituer l’élément central de la discussion qui vise plutôt à évaluer le travail du collaborateur de façon plus globale (bien-être, formation, aspirations…)

Si le sujet sur la rémunération s’avère trop complexe ou long :

• organisez un nouvel entretien pour aborder le sujet de la rémunération ;
• n’hésitez pas à le rappeler au début des échanges.

Erreur #7 : Fixer des objectifs inatteignables pour l’année à venir

Des objectifs impossibles à atteindre sont sources de démotivation !

• Fixez des objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
• Vérifiez l’adhésion de votre collaborateur à ces nouveaux objectifs.

Erreur #8 : Faire l’impasse sur les besoins professionnels de votre salarié

Votre collaborateur doit sentir qu’il est en capacité d’atteindre les objectifs qui lui sont fixés, tant en termes de compétences que de moyens ou de conditions de travail. Interrogez-le sur ses besoins et souhaits de formation, ses attentes en matière de qualité de vie au travail, etc. :

• A-t-il besoin de formations spécifiques ?
• De maîtriser certains logiciels?…
• A-t-il besoin d’une adaptation de poste?
• …

Erreur #9 : Ne pas être à l’écoute des souhaits d’évolution de votre salarié

Votre collaborateur peut avoir le sentiment d’avoir fait le tour de son poste et d’évoluer. Ne pas tenir compte de ses aspirations, c’est s’exposer au risque qu’il aille voir ailleurs !

• Demandez-lui comment il se sent dans l’entreprise, dans son équipe, dans son poste et dans les missions qui lui ont été confiées…
• Laissez-le s’exprimer ou interrogez-le sur ses aspirations professionnelles.

Erreur #10 : Ne pas prendre note des éventuelles difficultés que votre salarié rencontre

L’entretien individuel annuel permet notamment au salarié de faire part d’éventuelles difficultés et de mettre en place des actions pour travailler sur des axes d’améliorations.

• Ecoutez votre collaborateur.
• Invitez-le à évoquer ses éventuelles difficultés. Il peut s’agir d’un conflit avec des collègues, son manager ou des problèmes personnels qui affectent son activité professionnelle.
• Instaurez un échange constructif.
• Incitez-le à trouver ses propres réponses aux ­problèmes (« Que proposes-tu pour… »).
• Définissez ensemble des axes d’amélioration.

Erreur #11 : Omettre de transmettre le compte rendu de l’entretien annuel

L’entretien annuel débouche sur des engagements que vous aurez résumés dans un compte-rendu, qui sera signé par le salarié.
Véritable outil de gestion de RH, ce document doit pouvoir être consulté aussi bien par le manager, le N+2, que les personnes en charge de la formation et de la gestion des compétences. C’est pourquoi vous ne devez absolument pas oublier de le transmettre à votre salarié !

• Dématérialisez la gestion de vos entretiens grâce à un logiciel de gestion RH comme Qrew.
• Générez automatiquement le compte-rendu de l’entretien.
• Obtenez rapidement la signature du salarié.
• Donnez accès au salarié, ou toute autre personne habilitée, au compte rendu de l’entretien; et ce, à tout moment.

Erreur #12 : Se connecter à la dernière minute pour réaliser un entretien en distanciel

Les entretiens annuels se déroulent de plus en plus en distanciel. Or, personne n’est à l’abri d’une panne informatique ou d’un problème de connexion.

• Vérifiez le bon fonctionnement de votre équipement et de votre connexion Internet.
• Connectez-vous au moins 15 minutes avant l’horaire.
• Invitez votre collaborateur à faire de même.
• Prévoyez une solution de rechange.

Gagnez un temps précieux avec Qrew, notre logiciel de gestion des entretiens !

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• En quelques clics, vous générez votre campagne.
• Les managers prennent le relais et planifient les entretiens de leurs collaborateurs.
• Ces derniers sont invités à préparer leurs entretiens et à auto-évaluer leurs compétences.
• Le jour de l’entretien chaque acteur est préparé.
• Les échanges sont plus fluides et pertinents.
• L’entretien est ensuite validé par signature électronique.

Article rédigé par Valérie Rilos.