Le guide des différents types d’entretiens obligatoires et facultatifs

Vous cherchez à en savoir plus sur les différents types d’entretiens en entreprise ? Vous êtes au bon endroit ! Pour une bonne maîtrise de la gestion des ressources humaines et prévenir les mauvaises surprises, l’employeur que vous représentez doit mener plusieurs types d’entretiens avec ses salariés : certains sont obligatoires, d’autres facultatifs. À la fin de cet article sous forme de guide, vous serez incollable sur le sujet. Focus !

Les différents types d’entretiens obligatoires en entreprise 

En préambule, notez bien que l’ensemble des entretiens obligatoires en entreprise sont prévus par le Code du travail.

L’entretien professionnel : le béaba pour mettre en place des plans de formation

Comme vous le savez déjà, l’entretien professionnel est une obligation inscrite dans le Code du travail (article L.6315-1). Ce rendez-vous individuel est donc à l’initiative de l’employeur.

En tant que représentant de l’employeur, la loi vous oblige à informer vos salariés, après leur embauche, qu’ils bénéficient tous les 2 ans d’un entretien professionnel, en tenant compte de la date à partir de laquelle le salarié entre dans l’entreprise, ainsi que de la date du précédent entretien. Et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise !

Notez également que l’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel d’évaluation (ou EAE) qui est un entretien non managérial et porte plus sur l’aspect RH.

80 % des salariés interrogés par le Dispositif d’enquêtes sur les formations et itinéraires des Salariés (DEFIS) déclarent “qu’une partie de l’entretien a été consacrée à l’évaluation de leur travail”.

La confusion entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation est presque récurrente, notamment chez les salariés. C’est pourquoi il est nécessaire que l’employeur que vous représentez distingue bien les objectifs de ces 2 entretiens, afin de ne pas impacter le cadre de l’entretien professionnel et d’informer au préalable le salarié sur le déroulement de celui-ci.

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La finalité de l’entretien professionnel consiste à prendre uniquement connaissance des perspectives d’évolution professionnelle d’un salarié.

Au cours de celui-ci, plusieurs points doivent être abordés :

• Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (poste, qualification) ;
• Les besoins en matière de formation et de développement des compétences.

Cet entretien professionnel est un réel avantage pour votre salarié car il permet d’avoir recours à des dispositifs lui permettant de concrétiser son projet professionnel. Toutefois, le contenu doit être adapté à la situation individuelle de votre collaborateur, selon qu’il s’agit d’un entretien suite à un retour d’une période d’absence ou non.

Prenez également en compte son âge. Par exemple, s’il s’agit d’un collaborateur senior, vous pouvez échanger sur les conditions de travail, les perspectives de déroulement de carrière et aussi éventuellement sur les possibilités de poursuite d’activité.

C’est en ce sens que vous devez informer votre salarié sur les dispositifs en sa faveur :

• La VAE (Validation des acquis de l’expérience) ;
• Le CPF (Compte personnel de formation) ;
• Le CEP (Conseil en évolution professionnelle). Ce dispositif consiste à accompagner individuellement et gratuitement vos salariés sur leur situation professionnelle, et les aide à établir un projet d’évolution qu’ils pourront aborder lors de l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés qui ont 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise, quel que soit leur contrat de travail :

• CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé ;
• Travaillant à temps plein ou temps partiel ;
• Contrat d’apprentissage/ professionnalisation avec la qualité de salariés même s’ils bénéficient d’un accompagnement dans le cadre de leur formation en alternance ;
• Toutes les entreprises de tous les secteurs d’activité.

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Notez bien que certains collaborateur ne sont pas concernés par ce type d’entretien :

• Les intérimaires ;
• Les salariés cadres de sous-traitance ;
• Les entreprises d’accueil.

Ce rendez-vous individuel doit être effectué par l’employeur avant la date des 2 ans pour les salariés en reprise d’activité après une période d’interruption :

• Congé de maternité ;
• Congé parental temps plein ou temps partiel ;
• Congé adoption ;
• Congé de proche aidant ;
• Congé sabbatique ;
• Période de mobilité volontaire sécurisée ;
• Arrêt maladie de plus de 6 mois ;
• Mandat syndical.

Quelles sont les phases et les modalités pratiques de cet entretien ?

L’entretien doit se dérouler dans les locaux de l’entreprise et pendant les heures de travail, et est assimilé à du temps de travail effectif :

• Dans les TPE, l’entretien est principalement réalisé par l’employeur lui-même.
• Dans les grandes et moyennes entreprises l’entretien peut être confié aux manager de proximité ou au responsable RH en lien avec les managers de proximité.

Le bilan professionnel à 6 ans : un entretien indispensable pour maintenir une bonne communication

Le bilan à 6 ans fait partie intégrante de l’entretien professionnel. C’est l’étape ultime des entretiens professionnels biennaux qui doivent être réalisés par vous, en tant que représentant de la partie employeur.

Comme son nom l’indique, il doit avoir lieu tous les 6 ans. Par la suite, ce rendez-vous individuel est réitéré et vous permet de faire “un état des lieux récapitulatif” du parcours professionnel de votre collaborateur.

Ce bilan est effectué pour s’assurer que votre salarié a :

• Bénéficié de ses 3 entretiens biennaux ;
• Suivi au moins une formation ;
• Acquis des éléments de certifications (VAE, formation) ;
• Bénéficié d’une progression salariale (au niveau individuel ou collectif) ou professionnelle (au niveau hiérarchique, en termes de responsabilités ou changement de métier).

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en cas de non réalisation de ce type d’entretien ?

L’absence d’entretien professionnel est considérée comme une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail. Si vous êtes dans cette situation, avant 2019 vous deviez abonder le compte CPF du salarié de 100 heures de formation et 130 heures de formation pour les salariés à temps partiel (loi du 5 mars 2014).

Depuis le 1er janvier 2019, la loi n°2018-771 du 5 septembre “pour la liberté de choisir son avenir professionnel” a apporté des nouveautés notamment en ce qui concerne les pénalités appliquées.

Au sein des entreprises de plus de 50 salariés, si aucun entretien n’a été réalisé et si aucune formation non obligatoire n’a été suivie par vos salariés concernés, alors vous devez abonder le Compte personnel de formation de l’ensemble de vos collaborateurs lésés, à temps complet ou à temps partiel, d’un montant de 3 000 € !

En faveur de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, les employeurs ont l’obligation depuis le 1er janvier 2019 de mettre à disposition du CSE via la BDESE, les informations concernant la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatifs.

L’entretien en télétravail (possible par visioconférence ou appel téléphonique)

Le télétravail est une forme de travail qui a lieu en dehors des locaux de l’entreprise grâce aux technologies de l’information et de la communication. Vous avez mis en place du télétravail au sein de votre entreprise ? Super !

Vos salariés en télétravail pratique donc leur activité professionnelle à distance depuis :

• Un lieu de domicile ;
• Un télécentre ;
• Un espace de co-working…

Cette organisation naît d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. Au regard du Code du travail, le télétravail n’est ni un droit ni une obligation. Il n’existe aucun critère désignant la possibilité ou l’opportunité de mettre en place cette forme de travail. Théoriquement, toutes les catégories professionnelles peuvent être concernées.

En tant que représentant de votre entreprise, vous pouvez toutefois autoriser le télétravail à une seule catégorie de personnels. Eh oui, un employeur a le droit de refuser la demande d’un salarié… mais il doit obligatoirement motiver sa décision !

Employeur, vous avez l ‘obligation de mettre en place un entretien annuel pour chacun de vos collaborateurs en télétravail. L’objectif étant de faire le point sur les conditions et notamment la charge de travail de vos salariés.

L’entretien professionnel de fin de mandat de représentation du personnel

Contrairement à l’entretien de début de mandat, la mise en place de l’entretien de fin de mandat est partiellement obligatoire et dépend de certaines conditions :

• Pour les entreprises de moins de 2 000 salariés l’obligation n’est pas généralisée. L’entretien doit être réalisé auprès des représentants du personnel dont le nombre d’heures de délégation représente au moins 30 % de sa durée contractuelle de travail sur l’année ;
• Depuis l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017, les entretiens de fin de mandat doivent être effectués auprès des représentants du personnel des entreprises de plus de 2 000 salariés quel que soit le nombre d’heures de délégation.

La finalité de ce type d’entretien réside dans le fait que vous devez pouvoir :

• Faire le point sur les compétences acquises par votre collaborateur au cours de son mandat ;
• Prendre connaissance des éventuelles possibilités de valorisation de son expérience pendant son mandat, pour permettre d’avoir une évolution de carrière.

Les différents types d’entretiens facultatifs en entreprise 

En préambule, notez bien que l’ensemble des entretiens facultatifs en entreprise sont à l’initiative de l’une des 2 parties, à savoir soit la partie employeur que vous représentez en tant que recruteur, manager ou responsable RH, soit la partie salarié.

L’entretien d’embauche : le rendez-vous du recruteur

L’entretien d’embauche n’est pas un entretien professionnel obligatoire au regard du Code du travail. Sachez que cet entretien a pour objectif de sélectionner un candidat suite à une session de recrutement pour un poste donné. Lors de cette rencontre, vous devez évaluer les aptitudes et le profil de vos candidats afin de sélectionner celui qui est le plus adapté au poste !

En tant qu’employeur, vous évaluez :

• Les compétences ;
• La motivation ;
• La personnalité du candidat.

L’objectif ? Avoir un avis concernant son aptitude pour le poste !

Pour votre candidat, l’entretien d’embauche est aussi l’occasion de présenter au recruteur (donc vous) :

• Son parcours professionnel ;
• Ses compétences techniques et relationnelles acquises ;
• Ses motivations pour le poste.

Bien que l’entretien d’embauche n’ait pas de caractère obligatoire au niveau de la loi, il existe des limites concernant les questions que vous pouvez poser à votre candidat :

• Les informations jugées discriminatoires sont prohibées afin de “promouvoir l’égalité des chances entre les différents candidats à un emploi” ;
• Les informations qui ont trait à la vie privée du candidat ne sont pas autorisées. Il est même interdit de le questionner sur des sujets dont les critères sont jugés discriminatoires :
  • appartenance sexuelle,
  • situation familiale ou grossesse,
  • appartenance à une religion, à une ethnie ou une nation,
  • opinions politiques…

Quelles sont les modalités pratiques de ce type d’entretien ?

• Le caractère obligatoire ou non des réponses ;
• Les conséquences d’un défaut de réponse ;
• Les personnes ou entreprises destinataires des informations ;
• La possibilité pour le candidat d’accéder ou de rectifier les informations fournies.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

En cas d’entretien jugé discriminatoire, une sanction civile peut être infligée à l’employeur lui imposant le versement de dommages et intérêts au candidat. Une sanction pénale peut être encourue dans le cas où les faits discriminatoires font suite à un harcèlement moral ou sexuel.

Selon les cas, les faits peuvent être punis jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

À noter : 24 % des candidats déclarent avoir été confrontés à une question déplacée lors d’un entretien (Étude du cabinet de recrutement Robert Walters) !

L’entretien d’évaluation annuel ou EAE : un indispensable pour la manager

L’entretien annuel d’évaluation est totalement différent de l’entretien professionnel car l’évaluation d’un salarié n’est pas un dispositif obligatoire au vu de la loi. En revanche, il est du ressort de l’employeur d’évaluer ou non ses salariés, tout en respectant certaines conditions.

Cette évaluation peut prendre diverses formes :

• L’entretien annuel (EAE) ;
• Un système de notation ;
• Une répartition des salariés en différentes catégories.

Sa finalité est de vous permettre de faire le point avec vos salariés sur :

• Le travail effectué et l’atteinte des objectifs fixés l’an passé ;
• La conformité de ses aptitudes avec les exigences du poste.

En d’autres termes, l’employeur fait le bilan sur une période donnée afin d’en apprécier la qualité du travail réalisé par le salarié. Si vous décidez de mettre en place un dispositif d’évaluation des salariés, cela doit concerner tous les collaborateurs de votre entreprise.

Quelles sont les modalités pratiques de ce type d’entretien ?

• La mise en place d’un système d’évaluation dépend de l’employeur ;
• Votre collaborateur ne peut pas refuser cette évaluation s’il a été prévenu au préalable. En ce sens, votre salarié doit être expressément informé des techniques d’évaluation au sein de son entreprise ;
• L’entretien d’évaluation peut également être imposé à l’employeur par la convention collective, il doit alors respecter ce qui est prévu par celle-ci ;
• Les techniques d’évaluation que vous choisissez doivent être pertinentes et ne doivent en aucun cas être discriminatoires ;
• Les résultats de cette évaluation sont confidentiels et consultables uniquement par votre salarié concerné ;
• Enfin, votre collaborateur ne peut pas être assisté par un représentant du personnel durant ce type d’entretien.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en cas de manquement ?

Dans le cas où l’entretien annuel d’évaluation vous est imposé via une convention collective, l’employeur que vous représentez doit se soumettre à ce qui est prévu. Vous devez donc respecter la procédure à suivre, notamment en termes de :

• Périodicité ;
• Contenus ;
• Techniques d’évaluations employées.

Dans le cas contraire, notez bien que votre entreprise peut être condamnée à indemniser l’ensemble des collaborateurs lésés !

L’entretien individuel de début de mandat de représentation du personnel

Ce type d’entretien ne remplace pas l’entretien professionnel qui a lieu tous les 2 ans. Celui-ci a lieu à l’initiative du représentant du personnel. Le salarié représentant du personnel peut, s’il le souhaite, faire le choix d’être assisté par un salarié de votre entreprise.

La spécificité de l’entretien individuel de début de mandat de représentation du personnel est qu’il porte sur les modalités pratiques d’exercice du mandat. La partie employeur que vous représentez, et le salarié représentant du personnel, s’entretiennent de sorte qu’ils obtiennent une conciliation entre l’activité professionnelle et la pratique d’exercice du mandat.

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