Entretien annuel : 10 conseils à suivre + 3 exemples

Exemple d’entretien annuel à télécharger : en voilà 3 !

Vous avez besoin d’un exemple d’entretien annuel du salarié et/ou d’une trame d’entretien de fin de période d’essai, pour vous permettre de créer une grille de préparation d’entretien pour vos collaborateurs ?
Ne cherchez plus, nos experts RH mettent à votre disposition gratuitement le modèle ci-dessous. Vous pouvez le télécharger dès à présent.

10 conseils à suivre pour bien mener l’entretien annuel de vos collaborateurs ?

Conseil n° 1 – Fixez une date de rendez-vous sur vos agendas respectifs

Vous devez avertir votre collaborateur, 1 semaine à 15 jours à l’avance, de la date et de la durée maximale (2 heures) de l’entretien.

Conseil n° 2 – Préparez l’entretien de votre collaborateur bien en amont. 

L’entretien annuel de l’année écoulée ne s’improvise pas ! Vous ne devez pas découvrir le jour J le profil de l’évalué.
Il est par conséquent nécessaire de bien préparer cette rencontre en amont.

Vous devez être capable d’analyser le potentiel de votre collaborateur et ses aptitudes à évoluer au sein de l’entreprise ; faire le point sur les formations qu’il a suivies durant l’année, sur ses compétences développées, leur impact sur son travail…

• Reprenez le compte-rendu d’entretien de l’année passée (ou demandez au service RH qu’il vous le communique) et vérifiez si les objectifs et points d’amélioration définis l’année précédente ont été atteints. Ce document vous servira de base pour mener efficacement l’entretien individuel à venir.
• Reprenez l’historique des tâches confiées à votre collaborateur et recueillez, par exemple, des feedbacks clients. S’il participe à d’autres projets, demandez un feedback aux différents chefs de projets sur ses compétences et son comportement.
• Préparez une entrée en matière bienveillante.
• Soyez à l’écoute et 100 % disponible pendant tout l’échange.
• S’il s’agit d’un entretien à distance, prévenez votre collaborateur qu’il devra se dérouler caméra allumée, afin de garder le contact visuel, avec le support d’évaluation en partage d’écran.
• Montrez que vous êtes ouvert à la discussion et totalement concentré sur ce que vous raconte votre interlocuteur.

Conseil n°3 – Invitez votre collaborateur à préparer consciencieusement son entretien d’évaluation en lui remettant une liste de questions ouvertes qui amèneront à la discussion.

Demandez à votre salarié de préparer l’entretien de son côté, en précisant que cet exercice s’inscrit dans une logique d’évaluation partagée.

Comment l’aider ? Vous pouvez lui remettre quelques jours avant cette rencontre une grille d’évaluation et/ou une liste de questions qui serviront de base de discussion : quel est son ressenti sur le poste ? Quelles sont les difficultés rencontrées ? Quels sont ses souhaits d’évolution ?…

Conseil n°4 – Faites le bilan des réussites de l’année écoulée et valorisez le travail accompli par votre collaborateur.

Lors de l’entretien, commencez par rappeler brièvement les objectifs fixés initialement – en période de pandémie, ceux qui ont été maintenus, annulés, ou suspendus. Puis évoquez avec votre collaborateur ce qu’il a réussi dans l’année.

Votre collaborateur a besoin de voir les résultats de son travail et que vous valorisiez ses succès.

Il ne s’agit pas forcément d’une valorisation salariale, mais d’une reconnaissance de son travail qui passe par un feedback et se concrétise par plus de responsabilités ou encore davantage de missions intéressantes à accomplir.

Conseil n°5 – Faites le point sur les axes d’amélioration.

Par ailleurs, n’hésitez pas à dire ce qui ne va pas… Mais, dans un esprit constructif qui permet au collaborateur de progresser.
C’est pourquoi on parlera plutôt de “pistes d’amélioration” à travailler, soit parce que votre collaborateur se révèle moins bon dans une partie de son travail, soit parce que vous avez des projets d’évolution pour lui et que vous souhaitez qu’il approfondisse certaines compétences.

Cette étape permet au collaborateur de réfléchir à l’évolution de son poste et de ses fonctions.

Conseil n°6 – Laissez la parole à votre collaborateur pour qu’il exprime ses points de satisfaction et ses éventuelles points de frictions.

Votre collaborateur ne doit en aucun cas rester passif, il doit être acteur de la discussion !
Laissez-le s’exprimer (environ 70% du temps) pour qu’il fasse son propre bilan. N’imposez pas un discours à sens unique.

Demandez-lui comment il se sent dans l’entreprise, dans son équipe, dans son poste et dans les missions qui lui ont été confiées. Il doit pouvoir exprimer ses aspirations professionnelles, et être prêt à entendre les feedbacks positifs comme négatifs, dès lors qu’ils restent bienveillants.

Profitez-en pour avoir un retour sur vos actions de management. Si vous avez commis quelques erreurs, servez-vous de ces échecs pour vous améliorer cette année.

Conseil n°7 – Fixez des objectifs réalistes pour l’année à venir.

L’entretien annuel du salarié sert également à préparer les objectifs de l’année à venir. Votre but ? Chercher à faire monter en compétences votre collaborateur.

Il est essentiel de montrer à votre collaborateur qu’il compte et qu’il est un élément moteur de l’entreprise.

Veillez à être très clair sur les objectifs fixés et à les prioriser.

Demandez à votre collaborateur quels sont les objectifs et les challenges qu’il pense pouvoir atteindre et ce qu’il compte faire pour y parvenir.

Conseil n° 8 – Vérifiez l’adhésion de votre collaborateur à ces nouveaux objectifs.

Accordez-vous avec votre collaborateur sur ses objectifs, en lien avec ceux de l’entreprise.
Il ne doit pas repartir de son entretien contrarié ou froissé ; au contraire, il doit se sentir (re)motivé et prêt à attaquer cette nouvelle période.

Idéalement, l’entretien d’évaluation s’achève sur votre témoignage de confiance envers votre collaborateur.

Conseil n° 9 – Demandez à votre collaborateur quels sont ses besoins pour atteindre les objectifs qui lui sont fixés

Il est essentiel que vous soyez à l’écoute des besoins en formation professionnelle de votre collaborateur afin qu’il puisse accéder, maintenir ou changer d’emploi.

A-t-il besoin de formations spécifiques ? De maîtriser certains logiciels?…

Demandez-lui ses besoins et souhaits de formation, qui entrent dans le cadre du CPF (compte personnel de formation) par ailleurs.

Conseil n° 10 – Adressez à votre collaborateur le compte rendu de son entretien annuel.

A l’issue de cette rencontre, vous devez envoyer un compte-rendu écrit de l’entretien à votre collaborateur qui comprend votre appréciation écrite ainsi qu’un dispositif de promotion et d’avancement. Pour vous aider à élaborer ce document, vous pouvez utiliser notre exemple de synthèse d’entretien annuel. 

Ce document servira à la fois :

• de feuille de route pour votre collaborateur, en matière d’objectifs à atteindre ;
• de critères de suivi pour vous, son manager ;
• de base pour le prochain entretien afin d’assurer un suivi cohérent pour les deux parties.

Laissez à votre collaborateur suffisamment de temps pour le commenter, le compléter et accepter, ou non, de le signer. Enfin, enclenchez rapidement les actions évoquées pendant l’entretien et tenez vos engagements dans les délais convenus.

Exemple des fonctionnalités de Qrew, notre logiciel de gestion des entretiens des collaborateurs