Entretien individuel annuel : définition, préparation et exemples

Entretien individuel annuel

À distance ou en présentiel, l’entretien individuel annuel est un échange incontournable. Nos experts vous expliquent pourquoi et comment bien le mener.

Gestion des entretiens individuels

L’entretien individuel annuel est un véritable outil de pilotage RH. En raison de la pandémie et de l’émergence du télétravail, il se déroule de plus en plus en distanciel.
À quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?  ? Quelles sont ses principales étapes ? Comment l’organiser en télétravail ? Nos experts vous expliquent tout en détail.

Qu’est-ce que l’entretien individuel annuel et est-il obligatoire ?

Quelle est son utilité ?

L’entretien individuel annuel est un entretien d’évaluation. C’est un rendez-vous entre le salarié et son employeur, qui s’inscrit dans un processus d’amélioration continue.
L’entretien individuel permet de :

  • faire le point sur les missions, les compétences et les résultats du salarié ;
  • constater si l’entreprise a bien mis à disposition du salarié les moyens et les ressources afin d’atteindre ou non ces objectifs.

L’entretien individuel annuel est-il obligatoire ?

L’entretien individuel n’est pas une obligation légale, il ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel, qui a lieu tous les deux ans et qui porte sur les évolutions professionnelles du salarié et ses besoins en formation.

entretien individuel annuel du salarié digitalisé

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 Exemples d’entretien individuel annuel et infographie à télécharger

Vous cherchez un exemple d’entretien individuel annuel ?
Nos experts ont élaboré un exemple pour vous permettre de créer une grille de préparation d’entretien individuel annuel pour vos collaborateurs et une trame d’entretien de fin de période d’essai. Vous pouvez télécharger gratuitement ce document dès maintenant.

infographie sur les entretiens individuels vus par les salariés
Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Comment préparer un entretien annuel à distance: 4  conseils à suivre.

Avec la généralisation progressive du travail hybride ou encore du 100% télétravail dû à la crise du Covid-19, les entretiens annuels se déroulent de plus en plus en distanciel. Alors comment les adapter pour qu’ils soient tout aussi efficaces ?

1. Définissez la date et la durée de l’entretien annuel suffisamment en amont pour permettre à votre salarié de le préparer sereinement.

Le salarié ne peut pas être convoqué à un entretien individuel d’évaluation « surprise ».
L’employeur doit notifier cet événement. Conformément à l’article L. 1222-3 du Code du travaille salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ».

L’employeur est tenu de notifier la date de l’entretien suffisamment à l’avance afin que le salarié ait le temps de préparer son entretien.

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Vous devez donc définir une date ainsi qu’un créneau de temps pour l’entretien qui n’excède pas 1h30 de préférence.

  • Veillez à programmer plusieurs jours à l’avance la date et l’heure de l’entretien.
  • Choisissez le canal de communication sur lequel l’entretien se déroulera (idéalement un système de visioconférence).Afin que votre salarié puisse aborder ce rendez-vous sereinement :
  • il est crucial de l’inviter à préparer cet échange suffisamment en avance, au moins un mois avant l’entretien ;
  • transmettez-lui les informations nécessaires pour une bonne préparation. Il peut s’agir d’un kit de préparation pour accompagner sa réflexion, une checklist des points auxquels réfléchir, ou encore une FAQ ;
  • restez disponible pour gérer d’éventuelles questions, via une adresse email RH générique ou une messagerie instantanée type Slack ou Teams par exemple…

2. Assurez-vous que, votre salarié et vous-même, soyez correctement équipés pour réaliser cet entretien en visioconférence.

Vérifiez le bon fonctionnement de votre équipement et de votre connexion Internet, et assurez-vous que votre collaborateur en fasse de même : dispose-t-il d’un ordinateur portable ? A-t-il un casque audio ou des oreillettes ? Sa connexion Internet est-elle haut débit et stable ?…

Isolez-vous dans un lieu calme.

Connectez-vous 15 à 30 minutes avant l’horaire de démarrage prévu afin d’anticiper d’éventuelles difficultés pour rejoindre la visioconférence.

Réalisez des tests de connexion et invitez votre collaborateur à faire de même.

Prévoyez également une solution de repli en cas de panne de matériel ou de coupure de connexion.

Pensez, ainsi que votre collaborateur, à :

  • mettre vos téléphones en mode silencieux ;
  • désactiver vos messageries pour toute la durée de l’entretien ;
  • prévenir vos entourages de votre besoin de vous isoler pour 1 heure à 1h30.

 

3. Facilitez la préparation et le suivi de cet échange grâce à un logiciel de gestion des entretiens.

Vous pouvez aller plus loin et digitaliser vos entretiens :

  • Envoi des formulaires ;
  • relances régulières des managers et des salariés ;
  • collecte, re-saisie, puis analyse des données…

Pour ce faire, un logiciel de gestion des entretiens comme Qrew, vous sera d’une aide précieuse.

 

4. Définissez une liste de questions pour permettre à votre salarié de s’auto-évaluer et d’indiquer ses souhaits et d’exprimer sa satisfaction professionnelle.

Lors de l’envoi de votre invitation, joignez la grille d’évaluation qui servira de support lors de l’entretien. Cette opération est automatisée avec notre logiciel de gestion Qrew.

Chacun de votre côté, vous pourrez réaliser un premier bilan de l’année écoulée et indiquer vos attentes, aspirations et orientations pour l’année à suivre avant de les mettre en commun lors de l’entretien annuel d’évaluation.

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Les 6 étapes pour mener un entretien individuel annuel 

Afin que cette rencontre se déroule dans les meilleures conditions, il est essentiel de respecter différentes étapes.

Étape 1. Accueillir et laisser la parole au salarié pour son auto- évaluation de l’année écoulée.

Dès les premières minutes, instaurez un climat de confiance et rappelez l’objectif global de cette rencontre ainsi que son déroulement (points abordés, suites de l’échange, etc.). Une fois ces modalités exposées, donnez rapidement la parole à votre collaborateur.

Étape 2. Faire un débriefing de l’analyse des performances du salarié et des axes d’améliorations à effectuer.

Il s’agit de dresser un bilan de l’année écoulée en termes de réussites, d’écueils, de difficultés, attentes, feedback, satisfaction, accompagnement…

Lors de cette étape, il est préférable de laisser volontairement la parole au collaborateur. Demandez-lui d’expliquer ses performances, les difficultés qu’il a rencontrées et comment il les a surmontées pour accomplir sa mission.

C’est aussi l’occasion d’évoquer ses réussites personnelles. Prenez des notes, vous lui montrerez ainsi l’intérêt que vous lui portez. Vous pourrez ainsi reformuler les faits énoncés durant l’échange. 

Les étapes pour mener un entretien individuel annuel
Les objectifs à fixer pour l'entretien individuel annuel

Étape 3. Fixer, en concertation avec le salarié, de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

L’entretien annuel sert également à fixer les objectifs à atteindre pour l’année suivante, en association avec le collaborateur. Ces derniers seront d’autant plus faciles à atteindre que le salarié aura participé à leur définition.

Ces objectifs doivent être SMART :

  • Spécifiques : Par exemple : augmenter les ventes de X% par exemple versus augmenter les ventes de telle catégorie de produit de V% ;
  • Mesurables, autrement dit quantifiés ou quantifiables ;
  • Acceptables : acceptés à la fois par le manager et par le collaborateur ;
  • Réalistes : suffisamment importants pour représenter un challenge sans être hors de portée sous peine de démotiver ;
  • Temporellement définis : sans délai, il est impossible de savoir si les objectifs négociés ont été atteints.

Étape 4. Laisser le salarié s’exprimer sur ses besoins en formation ou ses souhaits d’évolution.

Le collaborateur exprime ses souhaits. C’est l’occasion d’identifier ses besoins exacts de formations et d’accompagnement en lui faisant préciser la valeur ajoutée dans son travail.

Prenez le temps d’en discuter et de les planifier avec lui.

Enfin, offrez-lui l’opportunité d’échanger sur ses souhaits éventuels d’évolution.

 

Étape 5. Finaliser l’entretien avec bienveillance.

Rappelons que l’entretien n’est pas une épreuve ou un jugement. Il se déroule dans la bienveillance, dans une relation de confiance avec une volonté d’accompagnement.

 

Étape 6. Transmettre au salarié la synthèse écrite/le compte rendu de ce bilan annuel.

Lors d’un entretien en présentiel, il n’est pas rare de remplir directement le compte rendu pendant le déroulé de ce dernier et de le faire signer au salarié pour le lui remettre à son issue. Or, c’est un peu plus compliqué en distanciel.

Réservez-vous un temps off juste après l’entretien pour rédiger la synthèse et adressez-la par email au salarié le jour-même pour qu’il puisse à son tour la valider, la signer et vous la retourner.

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