Mise en place BDESE

Comment mettre en place la BDESE ?

La mise en place la BDESE au sein de son entreprise n’est pas choses aisée. Nos experts vous guident pas à pas.

Vous trouvez que la mise en place d’une BDESE est un processus long et fastidieux ? Cependant, c’est une étape importante pour la bonne gestion de votre entreprise. En effet, la Base de données économiques, sociales et environnementales est un outil indispensable pour gérer les données de votre organisation de manière efficace.
Et puis, en réalité c’est relativement simple, dans la mesure où il existe des logiciels dédiés, comme GrafiQ, qui peuvent vous aider à la réaliser.

Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la BDESE, de sa définition aux différentes étapes nécessaires pour parvenir à l’élaborer et à la mettre en place !

Qu’est-ce que la BDESE ?

Le BDESE (ou Base de données économiques, sociales et environnementales, ex BDES) est un fichier informatique qui recense l’ensemble des données financières et comptables de votre organisation.
Dans la situation d’une entreprise à établissements multiples, l’ensemble des données est calculé au niveau global de l’entreprise, et non par établissement.

Servant de support de préparation à la consultation annuelle de votre CSE, elle est la base sur laquelle se repose votre organisation, en ce qui concerne :

  • Sa stratégie globale et ses grandes orientations.
  • Sa situation et ses évolutions économiques et financières.
  • Ses politiques sociales en matière de travail, santé, etc.
  • L’impact environnemental de son activité.
  • L’ensemble des résultats et conséquences des choix pris et effectifs.
Mise en place de la BDESE en entreprise

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Depuis quand la mise en place de la BDESE est-elle obligatoire ?

GUIDE DE LA BDESE

Nos experts ont élaboré un guide en ligne pour tout savoir sur le BDESE

La BDES est un document obligatoire depuis 2015, et se nomme aujourd’hui la BDESE.
Ce changement de nom est effectif depuis le 25 août 2021, et engendre des notifications importantes, notamment en ce qui concerne les concertations avec le CSE de l’entreprise et le rôle du CSE lui-même.

Selon la réglementation, la mise en place d’une BDESE reste une obligation légale pour toutes les entreprises françaises de plus de 50 salariés (entre 50 et 299 collaborateurs et plus de 300 salariés).

La raison ? Elle doit être transmise à l’administration fiscale, ainsi qu’à la Banque de France assez régulièrement, d’où l’intérêt de la mettre à jour le plus souvent possible : le faire 1 fois par an est un minimum auquel nous vous conseillons vivement de vous tenir !

Notez que si la situation économique et financière de votre entreprise change entre-temps, sa mise à jour peut être encore plus régulière.

En cas de manquement, vous risquez une sanction financière car coupable d’un délit d’entrave. Sachez que ce délit est passible d’une amende de 7 500 €. Il serait vraiment dommage de tomber sous le coup de la loi, sachant qu’avec des outils dédiés, la mise en place et la gestion de votre BDESE sont aussi rapides que simplifiées !

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Comment mettre en place la Base de données économiques, sociales et environnementales ?

En tant qu’employeur, ou représentant légal de la partie employeur de votre entreprise, la mise en place d’une BDESE est un sujet important.
Sachez qu’en cette qualité, vous êtes chargé d’établir ce document. Dit autrement, vous devez la créer, la mettre en place et la mettre à jour.

Pour créer votre BDESE, vous avez plusieurs possibilités. Passer par un tableau Excel est une possibilité mais c’est chronophage, fastidieux et les données ne sont pas sécurisée. Il existe d’autres solutions bien plus simples, rapides et efficaces.

Savez-vous qu’il existe des outils dédiés vous permettant de la réaliser sans effort, voire en moins de 2 heures ?
C’est par exemple le cas de notre logiciel de BDESE,  GrafiQ, qui vous facilite la vie. En exportant votre DSN, vous générez en quelques clics une BDESE 100% conforme et directement utilisable.

Méthode pour la mise en place de la BDESE

Pour mettre à jour la BDESE, idem : vous pouvez passer par un tableur comme Excel, en changeant les informations nécessaires à la main, via par exemple des tableaux croisés dynamiques… En somme, une sacrée corvée ! En utilisant un logiciel spécialisé comme GrafiQ, la chose est bien plus agréable puisque son UX est pensé pour.

Et pour la mise en place de votre BDESE ? Le plus simple pour vous l’expliquer est de lire ce qui suit !
Nous vous expliquons les 5 étapes principales pour parvenir à vos fins, c’est-à-dire déployer méthodiquement votre document au sein de votre organisation !

Les 5 étapes pour déployer la BDESE dans votre entreprise

1. Choisir le bon modèle

La mise en place de votre BDESE demande quelques réflexions préalables. En effet, vous allez devoir utiliser un modèle. Cependant, il en existe plusieurs, chacun ayant des particularités propres : moins de 300 et plus de 300 salariés.

Vous souhaitez télécharger l’un de nos modèles, 100% conformes avec la législation ? Nous vous les proposons en libre accès, téléchargeables et directement utilisables !

2. Adopter le bon support/format

Mettre en place la BDESE avec le bon support

Aussi, avant de mettre en place de la BDESE, sachez que la taille de votre entreprise influe sur le format qu’elle doit revêtir.
En effet, sa consultation se fait généralement au format papier et/ou au format numérique.

Pour être plus précis :

  • Les entreprises de moins de 300 salariés sont libres de faire comme bon leur semblent, pouvant produire leur BDESE au format papier ou numérique.
  • Les entreprises de plus de 300 collaborateurs sont obligées d’utiliser le format numérique.

3. Renseigner le bon contenu

L’architecture et le contenu de votre document sont libres, à partir du moment qu’un accord d’entreprise majoritaire, qu’un accord entre l’employeur et le CSE, ou qu’un accord de branche est pensé en amont.
Néanmoins, la réglementation française fixe pour seule prérogative d’aborder et d’inclure l’impact environnemental de l’activité de votre entreprise au sein de votre BDESE.

Si aucun accord n’est réalisé, voici la liste des rubriques à intégrer dans la BDESE obligatoirement :

  • La situation générale de l’entreprise.
  • Ses fonds propres, endettement et impôts.
  • Ses flux financiers.
  • Ses investissements.
  • La rémunération des salariés, dirigeants et financeurs.
  • Ses activités sociales et culturelles.
  • L’égalité professionnelle “Femmes/Hommes”.

De plus, sachez que le contenu que vous devez renseigner dans votre BDESE dépend du modèle dont vous avez besoin, fluctuant selon :

  • La taille de votre entreprise :
    • effectif compris entre 50 et 299 salariés,
    • effectif supérieur à 300 collaborateurs.
  • Le chiffre d’affaires de votre entreprise :
    • assujettie à la déclaration de performance extra-financière,
    • non assujettie à la déclaration de performance extra-financière.

À noter : vous devez obligatoirement réaliser cette déclaration si votre entreprise a plus de 500 salariés et un chiffre d’affaires ou un total de bilan supérieur à 100 millions d’€.

4. Définir l’accès et la confidentialité

De par la nature confidentielle de votre BDESE, les représentants du personnel ont un devoir de discrétion à l’égard des informations renseignées et potentiellement partageables.

En effet, la Base de données économiques, sociales et environnementales est :

  • Confidentielle au sens de la jurisprudence.
  • Confidentielle au sens de l’employeur.
  • Confidentielle vis-à-vis des salariés et du grand public. 

C’est pour cette raison que seul un nombre restreint d’informations de votre BDESE doit être défini comme confidentiel.

Par praticité, toutes les informations relatives aux exercices passés de votre structure, ainsi que les données connues du grand public et des salariés ne doivent plus revêtir un caractère confidentiel.

Mettre en place la BDESE avec un accès sécurisé

Une astuce ? Indiquez directement dans le sommaire de votre BDESE, en face de chaque information, un degré et une durée de confidentialité sous la forme d’un code, lui-même détaillé dans un encadré. Bien évidemment, d’autres moyens existent pour arriver à vos fins…

5. Penser à une bonne mise à disposition

La mise en place de votre BDESE passe aussi par une bonne mise à disposition du document. Eh oui, votre BDESE doit être consultable aux personnes et instances habilitées au sein de votre structure.

Lesquelles ?

  • Le CE (Comité d’entreprise).
  • Le CSE (Comité social d’entreprise).
  • Les délégués du personnel.
  • Les délégués syndicaux.

 Votre BDESE doit impérativement être accessibles pour les représentants du personnel de votre structure lorsqu’ils en ont besoin. Cependant, il n’est pas question ici d’obligation légale type 24h/7J.

Cette accessibilité peut être contrariée en cas de :

  • Problèmes techniques.
  • Périodes de maintenance informatique.
  • Périodes en dehors des horaires d’ouverture de votre structure, si la consultation requiert un accès aux locaux d’entreprise.

 Vous savez tout ! Il ne vous reste plus maintenant qu’à vous lancer dans la mise en place de votre BDESE. Pas de panique : faites les choses étape par étape… et le tour est joué ! 

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Modèle de BDESE

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Mise en place de la BDESE

Suivi le guide pour découvrir pas à pas comment mettre en place facilement la BDESE au sein de votre entreprise et automatiser + de 70% de ce document.

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Contenu de la BDESE

La BDESE est obligatoire pour les entreprises à partir de 50 salariés. Nos experts vous expliquent en détail le contenu de la BDESE par taille d'entreprise.

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