BDESE : enjeux, exemples (modèles) et mise en place de la Base de données Économiques, Sociales et Environnementales

La BDESE n’a jamais été aussi simple !

Fini les journées épuisantes passées à élaborer votre BDESE. Nos experts vous expliquent tout  sur la BDESE et comment la réaliser en 2h !

La BDESE (anciennement nommée BDES)est une obligation sociale de pour les entreprises de plus de 50 salariés. Nos experts vous expliquent en détail tout ce que vous devez savoir sur la BDESE et comment l’automatiser avec, GrafiQ, notre logiciel RH.

Qu’est-ce que la BDESE ?

La BDESE – Base de Données Economiques et Sociales et Environnementales -, anciennement appelée BDU – Base de Données Unique – est un document regroupant l’ensemble des données chiffrées de l’entreprise visant à faciliter le partage d’informations entre dirigeants et représentants du personnel.

Instaurée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 et d’abord réservée aux entreprises de plus de 300 salariés.

La BDESE repose sur les articles L. 2312-18L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail.

Depuis 2015, la mise en place d’une BDESE est désormais obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés..

Echanges entretien professionnel avec salarié

C’est en août 2021 par la loi climat et résilience que la BDES – Base de Données Economiques et Sociales – devient la BDESE, en ajoutant par un « E » l’aspect « Environnemental ».

Elle regroupe les données de l’année en cours, celles des deux années précédentes ainsi que la prévision des 3 années à venir.

Sous format papier ou numérique, la BDESE est régulièrement actualisée et reste accessible à tout moment pour les concernés.

    Votre BDESE en 2h … c’est possible avec GrafiQ !

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    exemple bdese à télécharger

    À quoi sert la BDESE ?

    GUIDE DE LA BDESE

    Nos experts ont élaboré un guide en ligne pour tout savoir sur le BDESE

    La BDESE permet aux utilisateurs concernés d’avoir une vision claire et historique des données liées à l’activité de l’entreprise. Elle facilite la transmission d’informations en termes de données sociales servant aux consultations avec les Représentants du Personnel telles que les réunions du CSE – Comité Social Economique – . La BDESE facilite la préparation à la consultation annuelle du CSE portant sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi et l’évolution des métiers et compétences.

    Parmi les documents disponibles, on retrouve le bilan social, les documents comptables et financiers ainsi que toute information utile liée aux données sociales.

    À noter que les données sont collectées au niveau de l’entreprise. Si l’entreprise dispose de plusieurs établissements, on retiendra l’entreprise pour le calcul des effectifs retenu.

    Quel est le contenu de la BDESE ?

    Mettre en place la BDESE est-ce obligatoire ?

    La mise en place de la BDESE est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. La BDESE implique de communiquer sur plusieurs indicateurs répartis en 9 rubriques. 

    Parmi les grands thèmes, nous retrouvons :

    • Les orientations stratégiques de l’entreprise.
    • La situation économique et financière.
    • La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi.

    Quelles sont toutes les rubriques obligatoires de la BDESE ?

    Tableau de bord RH avec indicateurs de ressources humaines

    Le contenu de la BDESE varie selon que l’entreprise ait plus ou moins de 300 salariés.

    Un accord d’entreprise, conclu entre l’employeur et les délégués syndicaux (ou CSE en cas d’absence de représentant syndical) peut préciser les données sociales fournies pour sa propre activité.

    La tenue complète de la BDESE ainsi que sa mise à jour sont donc des obligations pour l’employeur.

    En cas de manquement à cette obligation, il s’expose à une amende pour délit d’entrave d’un montant de 7500 €. Si la responsabilité de personne morale est retenue, le montant de l’amende passe à 37 500 € et 75 000 € en cas de récidive.

    Plus précisément, comme indiqué sur le site demarche.interieur.gouv, la BDESE contiendra :

    • Investissement social : Toute information relative aux investissements de l’entreprise que ce soit en matière sociale, matérielle, immatérielle, ainsi que les investissements relatifs à l’environnement.
    • Investissement matériel et immatériel
    • Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : Les informations relatives à l’égalité entre hommes et femmes au sein de l’entreprise. Ici, on peut utiliser le rapport comparé d’égalité hommes / femmes de l’entreprise, l’analyse des écarts de salaire et les évolutions de carrière selon l’âge et le sexe des salariés, la part des hommes et des femmes représentés au Conseil d’Administration.
    • Fonds propres, endettement et impôts : Les données relatives aux fonds propres et à l’endettement de l’entreprise.
    • Activités sociales et culturelles.
    • Rémunération des financeurs : Les données concernant la rémunération des actionnaires.
    • Flux financiers : Les flux financiers en faveur de l’entreprise comme les aides de l’Etat et les crédits d’impôts.
    • Partenariats : La sous-traitance et, le cas échéant, les transferts commerciaux au sein des entités du même Groupe.
    • Transferts commerciaux et financiers.

    Sécurisez les données de votre BDESE avec GrafiQ !

    Notre logiciel GrafiQ, vous permet de sécuriser l’ensemble des données intégrées sur la BDESE et d’assurer leur confidentialité. Vous avez la main sur la gestion des accès à ce document obligatoire pour les entreprises à partir de 50 salariés.

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    À qui s’adresse la BDESE ?

    Dans les entreprises de plus de 50 salariés, la BDESE s’adresse à :

    • la Direction ;
    • au service RH ;
    • au service financier ;
    • à tous les membres du CSE ;
    • ainsi qu’aux délégués syndicaux.

    Par ailleurs, certains partenaires extérieurs peuvent avoir accès à la BDESE comme la Médecine du Travail ou l’Inspection du Travail.

    Il est important de préciser que tous les utilisateurs, sans avoir d’obligation de confidentialité, sont soumis à une obligation de discrétion quant aux données contenues dans la BDESE.

    Si des informations ont un caractère confidentiel, il appartient à l’employeur de le mentionner pour chacune dans la BDESE.

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    Logiciel BDESE : comment choisir ?

    Qu’est-ce qu’un logiciel de BDESE ?

    Un logiciel de BDESE est une solution numérique permettant de gérer de manière dématérialisée vos données. Paramétrable, il permet d’affiner au plus juste les thèmes dont vous avez besoin pour gérer votre BDESE.

    Les droits d’accès, traçabilité et gestion des mandats rendent son utilisation sûre et fiable.

    Opter pour un logiciel de BDESE c’est gagner en temps en flexibilité et en fiabilisation des données.

    Quels sont les avantages à digitaliser votre BDESE ?

    A quelle date faut-il faire le bilan social de l'entreprise ?

    La BDESE est établie par l’employeur. Dans les faits, les données qui la composent sont généralement déléguées aux services compétents comme le service Ressources Humaines ou le service financier.

    Pour une meilleure fiabilité et plus de flexibilité lors des mises à jour, la BDESE a tout intérêt à se présenter sous format numérique.

    Opter pour un logiciel de BDESE, c’est acquérir un niveau supérieur en termes de sécurité et de confidentialité des données qui sont par nature, établies lors du développement de celui-ci.

    Par ailleurs, un logiciel de BDESE, représente un très gros gain de temps car il vous facilitera vos recherches de documents et leur classement.

    La digitalisation de la BDESE vous permet également de vous affranchir des mises à jour réglementaires obligatoires et  nécessaires qui seront automatisées grâce à un logiciel comme GrafiQ.

     Comment choisir un logiciel pour automatiser votre BDESE ?

    Pour choisir votre logiciel de BDESE, nous vous conseillons d’observer les garanties qu’il propose en termes de :

    • sécurité telles que l’hébergement des données ou la RGPD ;
    • gestion et d’ergonomie de suivi ;
    • qualité et d’expérience utilisateur.

     

    N’oubliez pas que plusieurs utilisateurs internes et externes à l’entreprise s’y référeront, il est indispensable de penser collectif et surtout intuitif et ergonomique !

    La meilleure solution pour choisir le logiciel de BDESE qui répond aux besoins de votre entreprise est de :

    • réaliser un benchmark des solutions qui existent sur le marché ; 
    • établir une shorlist de 3 logiciels ; 
    • tester les logiciels que vous aurez sélectionnés en shorlist.
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    Vous souhaitez avoir un modèle de BDESE pour élaborer celle de votre entreprise ? Nous vous en proposons 3 ! Choisissez l’exemple qui est le mieux adapté à votre entreprise. 
    Et si vous souhaitez automatiser plus de 70% de votre BDESE afin de la réaliser en seulement 2h, vous pouvez demander une démo à nos Account Managers.

    GrafiQ, la solution RH pour digitaliser la BDESE 

    GrafiQ, automatise votre BDESE via l’import de vos fichiers DSN ou de vos fichiers Excel.

    Les atouts de notre logiciel d’automatisation de la  BDESE et de reporting RH.

    Personnalisable

    Choisissez vos indicateurs

    Personnalisez votre BDESE (logo, couleur, police etc.)

    Insérez vos commentaires et vos documents externes

    Contenu 100% adaptable à vos accords d’entreprise

    Organisez vos chapitres à votre convenance

    Travaillez à plusieurs sur le thème rapport

    Un paramétrage des périodicités, par année comptable ou année civile

    Facilement diffusable

    Créez, modifiez ou supprimez les comptes de vos partenaires sociaux

    Choisissez le degré de confidentialité

    Diffusez votre BDESE aux personnes de votre choix

    Diffusez par mail

    Notification d’alerte

    Exportable en PDF

    Sécurisé

    Tous les modules sont entièrement sécurisés et conformes au RGPD

    Gérez les accès de vos collaborateurs

    Définissez les périmètres d’actions (établissements / Unités organisationnelles…)

    Filigrane « Confidentialité »

    Restreignez les accès

    Interdisez l’accès au mode éditeur

    IP sécurisée

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