Logiciel BDESE : comment faire pour le choisir ?

Exit les tableaurs Excel long et fastidieux pour créer votre BDESE. Nos experts vous dévoilent comment automatiser cette tâche avec un logiciel BDESE.

Vous êtes RH et devez réaliser une BDESE pour votre entreprise ? Pour ce faire, vous souhaitez peut-être passer par un logiciel BDESE dédié ?
C’est une très bonne idée puisque cet outil vous permet de gagner du temps (donc de l’argent), mais également d’éviter les erreurs et des oublis préjudiciables pour votre organisation.
Mais quel type de logiciel BDESE choisir ? Comment faire votre choix ? Quelles fonctionnalités rechercher ? Dans cet article, on vous dit tout pour vous aider à bien choisir !

Comprendre ce qu’est la BDESE

La BDESE (Base de données économiques, sociales et environnementales) est un document que vous devez, en tant que RH et représentant de votre employeur, produire obligatoirement à partir du moment où votre entreprise à plus de 50 salariés.

Il s’agit en fait d’une synthèse établie au nom de votre structure et qui doit être transmise régulièrement à l’administration fiscale française.

Ce document reprend l’ensemble des informations de votre entreprise, et non au niveau d’un simple établissement, telles que les investissements, les rémunérations ou encore les fonds propres.

Avant la Loi “Climat et Résilience” parue en 2021, la BDESE se nommait la BDES (un nom qui revient encore régulièrement dans le vocabulaire des ressources humaines mais qui est aujourd’hui incorrect).

comprendre ce qu'est la BDESE

La grande différence entre les deux repose sur une évolution de la BDESE, reprenant à présent des données environnementales et sociales, d’où son nom.

Pour produire votre BDESE habituellement cela se fait “à la main” ou plutôt à partir d’une feuille blanche ou d’un document vierge type Excel.
Cependant, nous ne vous le conseillons pas car la tâche est ardue, chronophage et peut être source d’erreurs. Préférez un logiciel BDESE dédié comme GrafiQ !

GrafiQ, votre  assistant RH !

GrafiQ, notre logiciel RH en mode SaaS, vous donne accès à tous les indicateurs RH indispensables afin de créer votre tableau de bord personnalisé.
Notre solution vous permet d’automatiser la BDESE, d’obtenir l’index d’égalité professionnelle et d’élaborer en 1 clic le bilan social de votre entreprise. Les données sont extraites directement à partir de votre DSN ou de n’importe quel support que vous utilisez.

Qu’est-ce qu’un logiciel BDESE ? Quelles sont ses fonctionnalités ?

Pour faire simple, un logiciel BDESE est un outil dédié à la réalisation de votre précieux sésame ! Sans passer par des tableurs Excel et autres tableaux croisés dynamiques complexes à mettre en place, vous générez automatiquement avec ce type de solution votre BDESE à partir d’une simple DSN (Déclaration sociale nominative) ou des données de n’importe quel fichier excel.

fonctionnalités d'un logiciel de BDESE

1. L’ajout et le stockage des données d’entreprise

Cette première fonctionnalité, indispensable pour un logiciel BDESE, vous permet de pouvoir insérer tous les types de fichiers que vous utilisez sans avoir à les convertir ou les modifier : Excel, Word, PowerPoint ou même des vidéos…
Par ailleurs, pas d’inquiétude à avoir en termes de stockage de votre data RH qui est selon les solutions et abonnements proposés, illimité !

Pour gagner un temps considérable ces solutions dédiées vous permettent également de renseigner directement toutes les données brutes que vous avez à votre disposition.
Ainsi, en les intégrant à votre logiciel BDESE, vous jouissez d’une grande souplesse d’action puisque vous remplissez directement les champs libres proposés.

Lorsque toutes les informations de votre BDESE sont stockées dans un tel logiciel, elles sont archivées dedans et disponibles à l’emploi “pour toujours”. Et puis, puisque votre document est créé de manière optimale, vous obtenez une vision sur 6 exercices

  • Les deux précédents.
  • Celui en cours.
  • Les trois prochains.

 Le tout, en pouvant par la suite intégrer vos données prévisionnelles ou en conservant votre historique de data.

exemple bdese à télécharger

2. La production automatique d’indicateurs RH

Grâce à l’importation de votre DSN, un logiciel BDESE vous permet de générer automatiquement votre document.

C’est bien, mais est-ce suffisant pour vous laisser tenter par l’achat d’une solution RH de ce genre ? Pas forcément, et on vous comprend. C’est pour cette raison qu’un BI RH (Business Intelligence) comme GrafiQ vous offre une expérience plus intéressante. Explication !

Votre BDESE fraîchement réalisée n’est qu’une liste d’informations difficilement, voire pas du tout utilisable dans votre travail de RH au quotidien. La raison est simple : elle est trop factuelle, ne met en lumière aucun constat sur la situation de votre entreprise. En passant par un logiciel BDESE digne de ce nom, vous faites travailler vos données pour en tirer des conclusions utiles :

  • Turnover trop élevé depuis plusieurs années.
  • Rapport entre les hommes et les femmes déséquilibré.
  • Masse salariale trop conséquente au vu du chiffre d’affaires…

Les situations sont aussi nombreuses que plurielles. Mais comment tirer des conclusions de la sorte avec un logiciel BDESE ?
En fait, cette solution dédiée vous permet de générer instantanément de très nombreux indicateurs RH ! Ce sont ces indicateurs que le software RH utilise pour les produire et les intégrer à votre guise dans un ou plusieurs tableaux de bord RH !

3. La gestion et la notification des utilisateurs

Selon la taille de votre entreprise, vous êtes possiblement plusieurs à devoir gérer les ressources humaines de votre structure. 

De plus, même si la BDESE revêt un caractère confidentiel, c’est un document qui doit être mis à la disposition de nombreux acteurs comme les représentants du personnel ou encore votre CSE (Comité social d’entreprise).

Ainsi, votre logiciel BDESE doit avec des fonctionnalités de gestion des utilisateurs et surtout de sécurisation des données.
Il vous faut donc plusieurs accès.

Gestion des utilisateurs sur la BDESE

Qui dit gestion dit également envoi de notifications dès lors que vous modifiez votre BDESE. Ajout de nouvelles informations ou simple mise à jour de votre document, les notifications sont capitales car obligatoires. Pourquoi ?
Tout simplement parce que le Code du travail impose à l’employeur de tenir informés l’ensemble des représentants du personnels de la moindre modification.

GrafiQ, votre  assistant RH !

Grâce à une solution comme GrafiQ, vous pouvez créer autant d’accès sécurisé que vous le souhaitez.
Priorisez ou réservez l’accès de vos données selon le type de mandat des représentants du personnel concernés. Et en bonus ? La possibilité de créer des accès “invité”, très utile par exemple lors d’un contrôle de l’administration !

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Quelle est l’utilité d’un logiciel BDESE pour une entreprise ?

Digitaliser la BDESE

Pourquoi digitaliser la BDESE ?

Concrètement, la digitalisation de votre document via un logiciel BDESE vous permet de dématérialiser toutes les informations et données dont vous avez besoin au quotidien afin de gagner en efficacité, d’augmenter votre productivité et de fluidifier au final une grande partie de vos processus internes.

En somme, avec une telle solution, vous pouvez espérer un ROI (retour sur investissement) très important !

Digitaliser la BDSE est un gain de temps considérable. En effet, avoir un bilan synthétique de vos données d’entreprise vous permet d’aller plus loin qu’une simple synthèse.

De plus, la simplification apportée est telle en comparaison de l’effort à produire que vous pouvez vous libérer du temps pour vous recentrer vers des missions à plus haute valeur ajoutée, bien plus en accord avec vos compétences et aspirations de RH.

Étayer toutes les bonnes raisons de partir sur un logiciel BDESE est presque “mission impossible”. Regardons de plus près quels sont les principaux avantages de craquer pour une digitalisation et une gestion numérique de votre base de données.

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Les avantages du logiciel de BDESE ?

Voici une liste non exhaustive des avantages d’un logiciel BDESE :

  • Vous gagnez du temps et de l’argent dans la réalisation du document ;
  • Vous produisez une BDESE 100 % conforme avec la loi :
    • Avec toutes les informations demandées.
    • Sans erreurs ni oublis préjudiciables pour l’entreprise.
  • Vous évitez donc toutes les sanctions financières liées.
  • Vous mettez à jour votre document en quelques clics seulement.
  • Vous le diffusez en temps réel à l’ensemble des représentants de votre CSE.
  • Vous envoyez votre BDESE à l’administration fiscale en un instant.
  • Vous générez des indicateurs RH très importants pour vos analyses.
  • Vous exploitez facilement l’ensemble de votre data grâce à des TDB RH.
  • Vous augmentez donc votre productivité et la performance d’entreprise !

Spoil : vous n’avez plus besoin d’utiliser le moindre tableur, ni de jongler entre vos documents Excel ou Word !

La BDESE au format numérique est-elle obligatoire en entreprise ?

Webinar BDESE

2 jours pour la BDESE ?
C’est trop long … GrafiQ la fait en 2h !

Pas forcément ! Tout dépend de la taille et de l’effectif de votre entreprise. Selon la réglementation française, votre structure doit obligatoirement réaliser sa BDESE au format numérique si elle dépasse le seuil de 300 collaborateurs.

Pour rappel, les entreprises avec un effectif compris entre 50 et 300 salariés peuvent choisir entre le format papier et le format numérique.
Enfin, réaliser une BDESE pour une organisation de moins de 50 collaborateurs n’est pas une obligation.

Comment choisir le meilleur logiciel BDESE ?

Quels sont les 3 critères à retenir  ?

1. Un logiciel BDESE qui vous fait gagner du temps

Vous devez tout d’abord trouver un bon logiciel BDESE, c’est-à-dire une solution vous permettant d’automatiser le plus possible votre base de données économiques, sociales et environnementales.
Notez bien que les meilleurs sur le marché n’atteignent jamais les 100 %. Pour ne prendre qu’un exemple : GrafiQ automatise 70 % votre BDESE.

2. Un logiciel BDESE interopérable

Choisissez un logiciel BDESE adapté à votre SIRH actuel. En effet, si vous partez sur une solution qui vous pose ce genre de problèmes, ce n’est pas très intéressant car l’objectif est bien ici de gagner du temps et non d’en perdre.
Sachez que les meilleurs logiciels du marché vous le permettent, et ce grâce à un paramétrage simple. C’est le cas par exemple avec GrafiQ !

3. Un logiciel BDESE facile à prendre en main

Pour ne pas perdre trop de temps dans la prise en main de votre logiciel RH dédié à la BDESE, vous devez choisir une solution  simple d’utilisation et claire dans la redistribution des informations de votre entreprise.
Vous souhaitez avoir accès à des KPIs indispensables au pilotage et à l’amélioration de vos ressources humaines ? Pas de souci !

Notez qu’avec ce type de solution, vous pouvez générer par exemple votre absentéisme, votre ou bien votre masse salariale en un seul clic. Le tout est résumé sur des tableaux de bord RH entièrement personnalisables, sous forme de synthèses interactives.

Enfin, certains logiciels BDESE proposent des fonctionnalités complémentaires comme des BI RH. Tout dépend alors de vos besoins en termes de ressources humaines.

Quel logiciel de gestion de la BDESE choisir ?

Une GED (Gestion électronique documentaire) est-elle suffisante ?

Choix de logiciel BDESE

La question est pertinente car c’est une question qui revient souvent en ce qui concerne les logiciels BDESE… Selon nous, la réponse ne peut être que négative.
Pourquoi ? Parce qu’une GED ne permet finalement que de stocker des documents bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, PDF), qui sont par ailleurs classés par thème et par année.

En tant que RH, vous pouvez effectivement charger dans votre gestion électronique documentaire l’ensemble de vos documents importants comme les bilans sociaux ou les rapports sur les égalités professionnelles de votre organisation.
Cependant, la GED n’est pas un procédé qui permet d’automatiser comme c’est le cas avec un logiciel BDESE, de ce fait vous cela vous contraint à faire régulièrement une veille juridique afin d’intégrer tous les indicateurs indispensables à votre document.

De plus, et pour ne rien vous cacher, passer par une GED pour la production ou la mise à jour de votre BDESE est un procédé compliqué. Compliqué car :

  • Fastidieux pour faire une simple mise à jour.
  • Très lourd d’utilisation et assez dur à prendre en main.
  • Difficile en ce qui concerne la mise en perspective des données et sensible en termes de confidentialité.

D’après notre expérience, la GED engendre des projets souvent délaissés, puis abandonnés. Vous voilà averti !

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GrafiQ est notre logiciel de gestion des ressources humaines en mode SaaS. Véritable assistant pour les services RH, notre solution vous simplifie aussi votre activité car il automatise et digitalise les rapports obligatoires pour les entreprises.

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Contenu de la BDESE

La BDESE est obligatoire pour les entreprises à partir de 50 salariés. Nos experts vous expliquent en détail le contenu de la BDESE par taille d'entreprise.

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Logiciel BDESE

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Fabrice Bonzi

HR Assistant, Wereldhave Management France S.A.S.

 

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C'est un plaisir d'échanger avec des personnes motivées et dynamiques. "

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