Logiciel BDESE (ex BDES), nos conseils pour faire votre choix
Logiciel de BDESE : comment le choisir ?
Exit les tableaurs Excel long et fastidieux pour créer votre BDESE. Nos experts vous dévoilent comment automatiser cette tâche avec un logiciel BDESE.
Dans l’univers complexe de la gestion des ressources humaines, la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) occupe une place centrale, qui offre une vue d’ensemble sur la santé et les orientations stratégiques de l’entreprise.
Face à l’exigence de précision et d’actualisation des données, la transition vers un logiciel BDESE représente une évolution naturelle, loin des tableurs Excel et des processus manuels.
Pour les professionnels RH confrontés au défi de produire une BDESE conforme et informative, l’adoption d’un logiciel dédié se révèle non seulement une solution à l’efficacité prouvée, mais aussi un vecteur d’optimisation des ressources.
Cette approche numérique garantit une gestion simplifiée, une fiabilité accrue des données et une conformité sans faille aux obligations légales.
Avant de plonger dans les critères de sélection d’un logiciel BDESE et d’explorer les fonctionnalités essentielles qui font la différence, revisitons ensemble les fondamentaux de la BDESE pour comprendre l’impact de cet outil sur les pratiques RH modernes.
L’essentiel sur la BDESE
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales constitue un pilier dans la gestion des ressources humaines et une obligation pour toute entreprise de plus de 49 salariés.
Ce document synthétise des informations indispensables sur l’entreprise dans son ensemble, allant des investissements et rémunérations jusqu’aux fonds propres, et doit être régulièrement actualisé et communiqué à l’administration.
Avec l’adoption de la Loi “Climat et Résilience” en 2021, la BDESE, anciennement connue sous le nom de BDES, s’enrichit désormais de données environnementales et sociales.
Cette évolution marque un tournant dans la manière dont les entreprises abordent leur responsabilité sociale et environnementale.
Traditionnellement, la création de la BDESE peut s’avérer complexe et sujette à erreurs lorsqu’elle est effectuée manuellement, souvent à l’aide d’outils basiques comme Excel.
Pour surmonter ces défis, l’utilisation d’un logiciel BDESE, tel que GrafiQ, représente une solution optimale.
Non seulement cela simplifie le processus de création et de mise à jour de ce document essentiel, mais cela assure également une plus grande précision des données et une conformité continue aux exigences légales.
En optant pour un outil spécialisé, vous bénéficiez d’une approche plus efficace et sécurisée pour gérer les informations stratégiques de votre entreprise, tout en libérant du temps précieux pour d’autres tâches RH importantes.
GrafiQ, votre assistant RH !
GrafiQ, notre logiciel RH en mode SaaS, vous donne accès à tous les indicateurs RH indispensables afin de créer votre tableau de bord personnalisé.
Notre solution vous permet d’automatiser la BDESE, d’obtenir l’index d’égalité professionnelle et d’élaborer en 1 clic le bilan social de votre entreprise. Les données sont extraites directement à partir de votre DSN ou de n’importe quel support que vous utilisez.
Qu’est-ce qu’un logiciel BDESE ? Quelles sont ses fonctionnalités ?
Imaginez un outil conçu spécifiquement pour transformer la complexité de la gestion de la BDESE en un processus fluide et sans accroc. C’est exactement ce que propose un logiciel BDESE.
Fini le temps perdu avec les tableurs Excel et les manipulations de données fastidieuses. Grâce à ce type de solution, la création de votre BDESE devient automatique, s’appuyant sur des sources fiables telles que la DSN ou tout fichier Excel que vous avez préparé. C’est la promesse d’une gestion simplifiée, où l’exactitude des données est au premier plan.
1. L’ajout et le stockage des données d’entreprise
Un logiciel BDESE permet d’intégrer facilement divers types de fichiers (Excel, Word, images …), ce qui permet d’éliminant le besoin de conversions ou de modifications préalables.
Par ailleurs, pas d’inquiétude à avoir en termes de stockage de votre data RH qui est, selon les solutions, illimité !
Pour gagner un temps considérable ces solutions dédiées vous permettent également de renseigner directement toutes les données brutes que vous avez à votre disposition.
- Les deux précédents.
- Celui en cours.
- Les trois prochains.
Le tout, en pouvant par la suite intégrer vos données prévisionnelles ou en conservant votre historique de data.
2. L’automatisation d’indicateurs RH
Grâce à l’importation de votre DSN, un logiciel BDESE vous permet de générer automatiquement votre document.
C’est bien, mais est-ce suffisant pour vous laisser tenter par l’achat d’une solution RH de ce genre ? Pas forcément, et on vous comprend. C’est pour cette raison qu’un BI RH (Business Intelligence) comme GrafiQ vous offre une expérience plus intéressante. Explication !
Votre BDESE fraîchement réalisée n’est qu’une liste d’informations difficilement, voire pas du tout utilisable dans votre travail de RH au quotidien.
La raison est simple : elle est trop factuelle, ne met en lumière aucun constat sur la situation de votre entreprise. En passant par un logiciel BDESE, vous faites travailler vos données pour en tirer des insight utiles :
- Turnover trop élevé depuis plusieurs années.
- Rapport entre les hommes et les femmes déséquilibré.
- Masse salariale trop conséquente au vu du chiffre d’affaires…
Les situations sont aussi nombreuses que plurielles. Mais comment tirer des conclusions de la sorte avec un logiciel BDESE ?
En fait, cette solution dédiée vous permet de générer instantanément de très nombreux indicateurs RH ! Ce sont ces indicateurs que le software RH utilise pour les produire et les intégrer à votre guise dans un ou plusieurs tableaux de bord RH !
3. La gestion et la notification des utilisateurs
Selon la taille de votre entreprise, vous êtes possiblement plusieurs à devoir gérer les ressources humaines de votre structure.
De plus, même si la BDESE revêt un caractère confidentiel, c’est un document qui doit être mis à la disposition de nombreux acteurs comme les représentants du personnel ou encore votre CSE (Comité social d’entreprise).
Ainsi, votre logiciel BDESE doit avec des fonctionnalités de gestion des utilisateurs et surtout de sécurisation des données.
Il vous faut donc plusieurs accès.
Qui dit gestion dit également envoi de notifications dès lors que vous modifiez votre BDESE. Ajout de nouvelles informations ou simple mise à jour de votre document, les notifications sont capitales car obligatoires. Pourquoi ?
Tout simplement parce que le Code du travail impose à l’employeur de tenir informés l’ensemble des représentants du personnels de la moindre modification.
Tous les KPIs RH indispensables pour construire vos tableaux de bord personnalisés, ça vous tente ?
Découvrez et testez gratuitement, GrafiQ, notre logiciel RH en mode SaaS .
En 1 clic vous créez des tableaux de bord 100% personnalisés.
Quelle est l’utilité d’un logiciel BDESE pour une entreprise ?
Pourquoi digitaliser la BDESE ?
Concrètement, la digitalisation de votre document via un logiciel BDESE vous permet de dématérialiser toutes les informations et données dont vous avez besoin au quotidien afin de gagner en efficacité, d’augmenter votre productivité et de fluidifier au final une grande partie de vos processus internes.
En somme, avec une telle solution, vous pouvez espérer un ROI (retour sur investissement) très important !
Digitaliser la BDESE est un gain de temps considérable. En effet, avoir un bilan synthétique de vos données d’entreprise vous permet d’aller plus loin qu’une simple synthèse.
De plus, la simplification apportée est telle en comparaison de l’effort à produire que vous pouvez vous libérer du temps pour vous recentrer vers des missions à plus haute valeur ajoutée, bien plus en accord avec vos compétences et aspirations de RH.
Étayer toutes les bonnes raisons de partir sur un logiciel BDESE est presque “mission impossible”. Regardons de plus près quels sont les principaux avantages de craquer pour une digitalisation et une gestion numérique de votre base de données.
Les avantages du logiciel de BDESE ?
Voici une liste non exhaustive des avantages d’un logiciel BDESE :
- Vous gagnez du temps et de l’argent dans la réalisation du document ;
- Vous produisez une BDESE 100 % conforme avec la loi :
- Avec toutes les informations demandées.
- Sans erreurs ni oublis préjudiciables pour l’entreprise.
- Vous évitez donc toutes les sanctions financières liées.
- Vous mettez à jour votre document en quelques clics seulement.
- Vous le diffusez en temps réel à l’ensemble des représentants de votre CSE.
- Vous envoyez votre BDESE à l’administration fiscale en un instant.
- Vous générez des indicateurs RH très importants pour vos analyses.
- Vous exploitez facilement l’ensemble de votre data grâce à des TDB RH.
- Vous augmentez donc votre productivité et la performance d’entreprise !
La BDESE au format numérique est-elle obligatoire en entreprise ?
Webinar BDESE
2 jours pour la BDESE ?
C’est trop long … GrafiQ la fait en 2h !
Pas forcément ! Tout dépend de la taille et de l’effectif de votre entreprise. Selon la réglementation française, votre structure doit obligatoirement réaliser sa BDESE au format numérique si elle dépasse le seuil de 299 collaborateurs.
Pour rappel, les entreprises avec un effectif compris entre 50 et 299 salariés peuvent choisir entre le format papier et le format numérique.
Enfin, réaliser une BDESE pour une organisation de moins de 50 collaborateurs n’est pas une obligation.
Au-delà de l’obligation légale pour certaines entreprises, la digitalisation de la BDESE présente des avantages indéniables pour toutes les tailles d’entreprises.
Un logiciel dédié comme GrafiQ transforme cette obligation en opportunité, en réduisant considérablement le temps de préparation de la BDESE – de jours à seulement quelques heures – tout en améliorant la précision et la facilité d’accès aux données.
Comment choisir le meilleur logiciel BDESE ?
Quels sont les 3 critères à retenir ?
1. Un logiciel BDESE qui vous fait gagner du temps
Vous devez tout d’abord trouver un bon logiciel BDESE, c’est-à-dire une solution vous permettant d’automatiser le plus possible votre base de données économiques, sociales et environnementales.
Notez bien que les meilleurs sur le marché n’atteignent jamais les 100 %. Pour ne prendre qu’un exemple : GrafiQ automatise 70 % votre BDESE.
2. Un logiciel BDESE interopérable
Choisissez un logiciel BDESE adapté à votre SIRH actuel. En effet, si vous partez sur une solution qui vous pose ce genre de problèmes, ce n’est pas très intéressant car l’objectif est bien ici de gagner du temps et non d’en perdre.
Sachez que les meilleurs logiciels du marché vous le permettent, et ce grâce à un paramétrage simple. C’est le cas par exemple avec GrafiQ !
3. Un logiciel BDESE facile à prendre en main
Pour ne pas perdre trop de temps dans la prise en main de votre logiciel RH dédié à la BDESE, vous devez choisir une solution simple d’utilisation et claire dans la redistribution des informations de votre entreprise.
Vous souhaitez avoir accès à des KPIs indispensables au pilotage et à l’amélioration de vos ressources humaines ? Pas de souci !
Notez qu’avec ce type de solution, vous pouvez générer par exemple votre absentéisme, votre ou bien votre masse salariale en un seul clic. Le tout est résumé sur des tableaux de bord RH entièrement personnalisables, sous forme de synthèses interactives.
Enfin, certains logiciels BDESE proposent des fonctionnalités complémentaires comme des BI RH. Tout dépend alors de vos besoins en termes de ressources humaines.
Quel logiciel de BDESE choisir ?
La nécessité d’un logiciel spécifique pour la BDESE
La gestion documentaire électronique (GED) peut sembler une solution pratique pour stocker et organiser les documents d’entreprise.
Cependant, quand il s’agit de la BDESE, une GED montre rapidement ses limites. Elle se concentre principalement sur le stockage des fichiers sans offrir les fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion efficace de la BDESE, telles que l’automatisation des mises à jour ou la génération d’indicateurs RH pertinents
Pourquoi une GED ne suffit pas ?
Une GED permet de classer des documents bureautiques par thème et année, mais elle ne facilite pas l’automatisation de la BDESE.
Les responsables RH se retrouvent alors contraints à une veille juridique constante pour intégrer manuellement les indicateurs requis.
Ce processus est non seulement chronophage, mais aussi sujet à erreurs, rendant la mise à jour de la BDESE particulièrement fastidieuse et complexe.
- Fastidieux pour faire une simple mise à jour.
- Très lourd d’utilisation et assez dur à prendre en main.
- Difficile en ce qui concerne la mise en perspective des données et sensible en termes de confidentialité.
D’après notre expérience, la GED engendre des projets souvent délaissés, puis abandonnés. Vous voilà averti !
GrafiQ, le BI RH de QuickMS (Business Intelligence)
GrafiQ est notre logiciel de gestion des ressources humaines en mode SaaS. Véritable assistant pour les services RH, notre solution vous simplifie aussi votre activité car il automatise et digitalise les rapports obligatoires pour les entreprises.
Digitalisez vos rapport obligatoires avec GrafiQ
- La BDESE (70% est générée automatiquement grâce aux DSN).
- L’index d’égalité professionnelle.
- Le bilan social …
Accédez en 1 clic aux KPIs indispensables pour monitorer vos RH
- Absentéisme.
- Turnover.
- Masse salariale…
- Et génère en 1 seul clic des tableaux de bord RH entièrement personnalisables !
Centralisez et sécurisez vos données RH
- Les rapports personnalisables.
- Les données sécurisées.
- Les droits d’accès adaptables.
- Diffusable en un clic.
- Une solution SaaS intégrée.Des tableaux de bord préconçus et personnalisables.
- 1 500 indicateurs RH disponibles.
- Des exports au format PDF.
- Des commentaires publics…
GrafiQ, la solution RH pour digitaliser et
automatiser la BDESE
Les atouts de notre logiciel d’automatisation de la BDESE et de reporting RH.
Personnalisable
Choisissez vos indicateurs
Personnalisez votre BDESE (logo, couleur, police etc.)
Insérez vos commentaires et vos documents externes
Contenu 100% adaptable à vos accords d’entreprise
Organisez vos chapitres à votre convenance
Travaillez à plusieurs sur le thème rapport
Un paramétrage des périodicités, par année comptable ou année civile
Facilement diffusable
Créez, modifiez ou supprimez les comptes de vos partenaires sociaux
Choisissez le degré de confidentialité
Diffusez votre BDESE aux personnes de votre choix
Diffusez par mail
Notification d’alerte
Exportable en PDF
Sécurisé
Tous les modules sont entièrement sécurisés et conformes au RGPD
Gérez les accès de vos collaborateurs
Définissez les périmètres d’actions (établissements / Unités organisationnelles…)
Filigrane « Confidentialité »
Restreignez les accès
Interdisez l’accès au mode éditeur
IP sécurisée
FAQ sur le logiciel BDESE
-
Qu’est-ce qu’un logiciel BDESE et pourquoi est-il essentiel pour les entreprises ?
Un logiciel BDESE est une solution numérique conçue pour faciliter la gestion de la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales. Il automatise la collecte, le traitement et l’analyse des données RH, économiques et environnementales, et garantit ainsi conformité légale, précision des informations et gain de temps significatif.
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Quelles fonctionnalités clés rechercher dans un logiciel BDESE ?
Les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel BDESE incluent l’automatisation de la génération de la BDESE à partir de sources de données variées, la capacité à produire des indicateurs RH pertinents, une interface utilisateur intuitive, des options de personnalisation pour s’adapter aux spécificités de l’entreprise, ainsi que des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles.
-
Comment choisir le logiciel BDESE adapté à mon entreprise ?
Pour choisir le logiciel BDESE le plus adapté, évaluez vos besoins spécifiques en termes de gestion des données et d’analyse RH. Considérez la facilité d’intégration avec vos systèmes existants, la réactivité du support client, la flexibilité du logiciel à s’adapter à l’évolution de vos besoins, et bien sûr, assurez-vous que le logiciel respecte toutes les exigences réglementaires liées à la BDESE.
-
Quels sont les avantages de digitaliser la BDESE avec un logiciel dédié ?
La digitalisation de la BDESE via un logiciel dédié offre de multiples avantages, dont une réduction significative du risque d’erreurs humaines, un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des processus, une meilleure accessibilité et traçabilité des données, ainsi que la capacité à générer des insights stratégiques à partir de l’analyse des données pour soutenir la prise de décision en matière de gestion des ressources humaines.
Article rédigé par Valérie Rilos.
Modèle de BDESE
Nos experts vous proposent 3 modèles de BDESE à télécharger pour les entreprises de 50 à 299 salariés et 1 modèle au format Excel.
Mise en place de la BDESE
Suivi le guide pour découvrir pas à pas comment mettre en place facilement la BDESE au sein de votre entreprise et automatiser + de 70% de ce document.
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