BDESE (ex BDES) : définition, enjeux et obligations légales de la Base de données Économiques, Sociales et Environnementales
La BDESE n’a jamais été aussi simple !
Fini les journées épuisantes passées à élaborer votre BDESE. Nos experts vous expliquent tout ce que vous devez savoir sur la BDESE.
Sommaire
- Définition : qu’est-ce que la BDESE ?
- Quels sont les objectifs et utilités de la BDESE ?
- Mettre en place la BDESE, est-ce obligatoire ? Depuis quand ?
- Téléchargez gratuitement nos modèles de BDESE
- Quel est le contenu de la BDESE ?
- Quand doit être mis à jour le contenu de la BDESE ?
- À qui s’adresse la BDESE ?
- Logiciel BDESE : comment choisir ?
- FAQ : que retenir de la BDESE ?
En 2024, la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) se révèle plus que jamais comme un levier stratégique pour les entreprises françaises qui comptent plus de 49 salariés. Au-delà de son caractère obligatoire pour ces structures, la BDESE se transforme en un précieux instrument de pilotage et de transparence, qui intègre les dimensions économiques, sociales et environnementales. Elle incarne ainsi les enjeux contemporains de développement durable et de responsabilité sociale.
Comment, alors, la BDESE peut-elle enrichir la stratégie d’une entreprise et dynamiser le dialogue social ? Sa mise en œuvre et sa gestion efficace nécessitent une compréhension approfondie de ses exigences et une méthode rigoureuse pour exploiter pleinement son potentiel.
Que l’objectif soit d’améliorer la communication interne, de préparer l’entreprise aux évolutions stratégiques ou de promouvoir un engagement sociétal fort, la BDESE se révèle être un pilier fondamental de la gestion des ressources humaines.
Nos experts vous expliquent en détail tout ce que vous devez savoir sur la BDESE et comment l’automatiser avec, GrafiQ, notre logiciel RH.
Définition : qu’est-ce que la BDESE ?
Anciennement connue sous le nom de BDES (Base de Données Économique et Sociale), la transformation en BDESE marque une évolution significative dans la manière dont les entreprises françaises abordent la transparence et le dialogue social.
Instaurée initialement par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 pour les entreprises dépassant le seuil de 300 salariés, cette exigence s’est progressivement étendue.
Dès 2015, toutes les structures employant au moins 50 personnes se sont vues obligées de mettre en place une BDESE, ce qui témoigne de l’importance croissante accordée à la diffusion d’informations clés entre dirigeants et représentants du personnel.
Pour rappel, la BDESE repose sur les articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail.
La loi climat et résilience d’août 2021 a enrichi cette base de données en y intégrant un « E » pour « Environnemental ». Elle souligne ainsi l’élargissement de son spectre à des préoccupations écologiques.
La BDESE devient alors un document holistique, qui englobe non seulement les données économiques et sociales, mais aussi environnementales de l’entreprise.
Elle regroupe les données de :
- l’année en cours,
- celles des deux années précédentes,
- ainsi que la prévision des 3 années à venir.
Dans le cadre de la réglementation qui entoure la BDESE, les exigences varient significativement en fonction de la taille de l’entreprise, notamment concernant le format de conservation de cette base de données cruciale.
- Pour les entreprises comptant 300 salariés ou plus, la loi stipule une obligation claire : la BDESE doit être maintenue exclusivement sous forme numérique. Cette disposition vise à faciliter la gestion, l’accès et la mise à jour des informations contenues dans la base, compte tenu du volume et de la complexité des données que ces grandes entreprises sont susceptibles de manipuler. Le format numérique permet une organisation et une consultation efficaces, essentielles pour le dialogue social et la prise de décision stratégique au sein de l’organisation.
- D’autre part, les entreprises de moins de 300 salariés bénéficient d’une plus grande flexibilité quant au format de la BDESE. La réglementation leur offre le choix entre un maintien de cette base de données en format papier ou sa digitalisation. Cette souplesse reconnaît la diversité des pratiques et des capacités organisationnelles au sein des PME, leur permettant d’adopter le format le plus adapté à leurs besoins et à leurs ressources. Que ce soit en format papier ou numérique, l’objectif demeure le même : assurer une transparence et un partage d’informations efficace entre la direction et les représentants du personnel.
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Quels sont les objectifs et utilités de la BDESE ?
GUIDE DE LA BDESE
Nos experts ont élaboré un guide en ligne pour tout savoir sur le BDESE
La BDESE permet aux utilisateurs concernés d’avoir une vision claire et historique des données liées à l’activité de l’entreprise. Elle facilite la transmission d’informations en termes de données sociales servant aux consultations avec les Représentants du Personnel telles que les réunions du CSE (Comité Social Economique).
La BDESE facilite la préparation à la consultation annuelle du CSE portant sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi et l’évolution des métiers et compétences.
Parmi les documents disponibles, on retrouve le bilan social, les documents comptables et financiers ainsi que toute information utile liée aux données sociales.
À noter que les données sont collectées au niveau de l’entreprise. Si l’entreprise dispose de plusieurs établissements, on retiendra l’entreprise pour le calcul des effectifs retenu.
Mettre en place la BDESE, est-ce obligatoire ? Depuis quand ?
L’obligations légale de mise en place pour les entreprises
La mise en place de la BDESE est obligatoire pour les entreprises à partir de 50 salariés. La BDESE implique de communiquer sur plusieurs indicateurs répartis en 9 rubriques.
Parmi les grands thèmes, nous retrouvons :
- Les orientations stratégiques de l’entreprise.
- La situation économique et financière.
- La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi.
Depuis quand la BDESE est obligatoire en entreprise selon son effectif ?
Pour les entreprises à partir de 300 salariés
La mise en place d’une BDESE est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 14 juin 2013, suite à la loi relative à la sécurisation de l’emploi.
A savoir que pour cette taille d’entreprise la BDESE doit être uniquement réalisé au format numérique (le format papier est donc proscrit).
Pour les entreprise de 50 à 299 salariés
Pour les entreprises ayant un effectif entre 50 et 299 salariés, la BDESE est obligatoire depuis juin 2015.
A savoir que pour cette taille d’entreprise, la BDESE peut être réalisé, au choix, au format papier ou numérique.
À noter
Si une entreprise dispose d’un CSE (Comité Social et Economique) et atteind le seuil de 50 employés, elle est dans l’obligation de mettre en œuvre la BDESE dans un délai d’un an maximum après la publication des résultats des élections du CSE (article L. 2312-2 du Code du travail).
Téléchargez gratuitement nos modèles de BDESE
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Quel est le contenu de la BDESE ?
Les rubriques obligatoires de la BDESE
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales se révèle comme un outil essentiel pour le dialogue social dans les entreprises de 50 salariés et plus.
Le contenu de la BDESE et son architecture se personnalisent à travers un accord d’entreprise, négocié entre l’employeur et les représentants du personnel, tels que les délégués syndicaux ou le comité social et économique (CSE) en absence de délégués.
Cette flexibilité permet d’adapter la BDESE aux spécificités de chaque entreprise, en définissant la nature des informations et la structure du document.
La BDESE inclut systématiquement des données relatives à l’impact environnemental de l’activité de l’entreprise, cela souligne l’importance de la responsabilité environnementale dans les stratégies d’entreprise.
En absence d’un accord spécifique, le contenu de la BDESE suit la réglementation légale, afin d’assurer la communication de certaines informations essentielles.
Selon les directives du site Service-Public.fr, la BDESE couvre plusieurs domaines clés :
- Investissement social : Cela concerne les investissements de l’entreprise en matière sociale, matérielle, immatérielle et environnementale.
- Investissement matériel et immatériel : Il s’agit des détails sur les actifs de l’entreprise et les investissements en recherche et développement.
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : Les informations portent sur l’égalité de traitement et de rémunération entre les genres au sein de l’entreprise.
- Fonds propres, endettement et impôts : Les données financières clés de l’entreprise figurent ici.
- Activités sociales et culturelles : L’aperçu des initiatives de l’entreprise dans ces domaines apparaît.
- Rémunération des financeurs : Les informations concernent la rémunération des actionnaires et autres financeurs.
- Flux financiers : Les détails sur les aides publiques, crédits d’impôts, et autres soutiens financiers à l’entreprise sont présents.
- Partenariats : Les informations sur la sous-traitance et les échanges commerciaux et financiers au sein du groupe sont disponibles.
- Transferts commerciaux et financiers : Les détails sur les mouvements de capitaux significatifs et les opérations majeures comme les fusions et acquisitions se trouvent ici.
À noter
Pour les entreprises de moins de 50 à 299 salariés, un accord collectif définit la BDESE, pour préciser les informations à inclure.
Pour celles de 300 salariés et plus, le contenu doit être particulièrement détaillé, afin de refléter la complexité et l’étendue des activités de ces grandes entreprises.
Quelles sont les conséquences en cas de manquement ?
La tenue et la mise à jour régulières de la BDESE représentent des obligations légales obligatoires pour l’employeur.
En cas de non-respect de ces exigences, l’employeur s’expose à des sanctions significatives, ce qui souligne l’importance accordée par le législateur à la transparence et au dialogue social au sein des entreprises.
- Pour un premier manquement à cette obligation : l’employeur risque une amende de 7 500 €, conformément aux dispositions relatives au délit d’entrave dans le Code du travail.
Cette sanction financière vise à encourager les employeurs à se conformer à leurs obligations en matière de fourniture d’informations au comité social et économique (CSE).
Si la responsabilité de la personne morale est engagée, le montant de l’amende s’élève à 37 500 €.
- En cas de récidive, cette amende peut atteindre jusqu’à 75 000 €, reflétant la volonté de dissuader les pratiques répétées de non-conformité. Il est essentiel de noter que ces montants sont susceptibles d’évoluer en fonction des mises à jour législatives et réglementaires.
- Au-delà des amendes, le non-respect des obligations liées à la BDESE peut également entraîner des conséquences pénales plus larges pour l’employeur, notamment en cas de délit d’entrave caractérisé au bon fonctionnement du CSE.
Ces conséquences peuvent inclure des peines complémentaires, et soulignent la gravité avec laquelle le législateur considère toute entrave à l’exercice des missions représentatives du personnel.
Il est donc impératif pour les employeurs de veiller scrupuleusement à la tenue à jour de la BDESE, non seulement pour se conformer à la législation en vigueur, mais aussi pour favoriser un climat de confiance et de dialogue au sein de l’entreprise.
La transparence et l’accès à l’information constituent des piliers essentiels du dialogue social, afin de contribuer à une meilleure compréhension mutuelle entre employeurs et représentants du personnel.
Quand doit être mis à jour le contenu de la BDESE ?
Au-delà d’éviter toute déconvenue auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle, cette opération permet surtout d’utiliser un document fiable, représentant fidèlement la situation de l’entreprise et d’en faire une analyse cohérente.
Néanmoins, pour que la BDESE serve au mieux les intérêts de l’entreprise et de ses salariés, il est recommandé de procéder à des mises à jour plus fréquentes, chaque fois qu’un changement significatif intervient.
Que ce soit en raison de variations :
- dans l’effectif,
- des modifications des actifs nets,
- ou de l’évolution des activités sociales et environnementales,
une actualisation opportune permet de maintenir une vision à jour de la dynamique de l’entreprise.
Dans la pratique, il est tout à fait envisageable d’ajuster le contenu de la BDESE tous les semestres ou même chaque trimestre si les circonstances de l’entreprise le justifient.
Cette approche proactive facilite une gestion plus réactive et éclairée des ressources humaines et des responsabilités sociales et environnementales de l’entreprise.
À qui s’adresse la BDESE ?
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, la BDESE s’adresse à :
- la Direction ;
- au service RH ;
- au service financier ;
- à tous les membres du CSE ;
- ainsi qu’aux délégués syndicaux.
Par ailleurs, certains partenaires extérieurs peuvent avoir accès à la BDESE comme la Médecine du Travail ou l’Inspection du Travail.
Il est important de préciser que tous les utilisateurs, sans avoir d’obligation de confidentialité, sont soumis à une obligation de discrétion quant aux données contenues dans la BDESE.
Si des informations ont un caractère confidentiel, il appartient à l’employeur de le mentionner pour chacune dans la BDESE.
Précision importante : une BDESE ne s’utilise pas qu’en interne au sein d’une entreprise. Par définition, et à la différence de la BDES, cette base de données couvre les informations relatives à l’impact environnemental de l’activité d’une structure.
Elle a donc pour vocation d’être accessible à un certain nombre de groupes différents en lien avec les politiques environnementales en cours, autant sur le plan national qu’international comme les responsables de la politique gouvernementale, des organismes publics, des organisations internationales et à but non lucratif, les chercheurs universitaires, les employeurs et autres investisseurs.
Certaines bases de données peuvent également être accessibles au grand public, mais cela dépend de la politique de chaque entreprise ou société.
Choisir le bon logiciel BDESE
La gestion efficace de la BDESE nécessite des outils adaptés. Un logiciel de BDESE transforme la manière dont les entreprises accèdent, mettent à jour et sécurisent leurs données économiques, sociales et environnementales.
En optant pour une solution numérique, vous bénéficiez d’une :
- gestion simplifiée,
- meilleure sécurité des données,
- conformité réglementaire assurée.
La clé réside dans le choix d’un logiciel qui s’aligne parfaitement avec les besoins spécifiques de votre entreprise. Les fonctionnalités à considérer incluent la sécurité des données, l’ergonomie et l’efficacité de la gestion des mises à jour réglementaires.
Pourquoi digitaliser votre BDESE ?
La digitalisation de la BDESE offre une flexibilité et une fiabilité accrues, qui facilite les mises à jour et qui améliore l’accès aux informations.
Un logiciel dédié permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une meilleure confidentialité et sécurité des données sensibles.
Comment choisir un logiciel pour automatiser votre BDESE ?
Pour trouver le logiciel de BDESE idéal, nous vous recommandons de :
- commencer par comparer les options disponibles,
- évaluer les fonctionnalités clés
- et tester les solutions présélectionnées.
Un choix judicieux vous aidera à optimiser la gestion de votre BDESE et à renforcer le dialogue social au sein de votre entreprise.
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FAQ : que retenir de la BDESE ?
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C’est quoi la BDESE ?
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil réglementaire essentiel pour les entreprises françaises de plus de 49 salariés. Elle sert de support au dialogue social en regroupant des informations clés sur les aspects économiques, sociaux et environnementaux de l’entreprise. Obligatoire, la BDESE aide à piloter la stratégie d’entreprise tout en favorisant la transparence et la responsabilité sociale.
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Quel est le contenu de la BDESE ?
Le contenu de la BDESE englobe une large gamme d’informations relatives aux investissements sociaux, matériels et immatériels de l’entreprise, à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, aux fonds propres, à l’endettement, aux activités sociales et culturelles, à la rémunération des financeurs, aux flux financiers, ainsi qu’aux partenariats et transferts commerciaux et financiers. Elle inclut également des données sur l’impact environnemental de l’activité de l’entreprise.
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Qui doit avoir accès à la BDESE ?
L’accès à la BDESE est réservé aux membres du comité social et économique (CSE) de l’entreprise, aux délégués syndicaux et, dans certains cas, à d’autres représentants du personnel. Cet accès permet aux représentants du personnel de disposer des informations nécessaires pour participer efficacement au dialogue social et contribuer à la prise de décision stratégique au sein de l’entreprise.
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Quand doit être mis à jour la BDESE ?
Il est impératif de mettre à jour la BDESE au moins une fois par an, généralement à la fin de l’année civile. Cette mise à jour annuelle garantit que la BDESE reflète fidèlement la situation actuelle de l’entreprise. Cependant, pour assurer l’exactitude des informations tout au long de l’année, il est conseillé de procéder à des mises à jour supplémentaires dès qu’un changement significatif survient au sein de l’entreprise.
Article rédigé par Valérie Rilos.
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