BDESE (ex BDES) de A à Z : un guide pour tout savoir sur le sujet !

Anciennement nommée Base de données Économiques et Sociales (BDES), la Base de données Économiques, Sociales et Environnementale (BDESE), est un document obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 49 salariés depuis 2015. Outils aux conditions encore floues pour beaucoup, la mise en place d’une BDESE implique un certain nombre de règles à respecter. Mais cette base de données peut se révéler être un outil de dialogue social de premier choix si elle est calibrée et répertoriée de la bonne façon. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la BDESE (ex BDES).

Comprendre ce qu’est la BDESE (ou Base de données Économiques, Sociales et Environnementale) ?

La BDESE répertorie la totalité des informations et données en relation avec les communications de l’entreprise consultables par le comité social et économique (CSE). Ces informations comptent notamment les indicateurs qui constituent l’index égalité femmes hommes (articles L. 2312-18 et R. 2312-7 du Code du travail), les flux financiers ou encore les partenariats de l’entreprise.

La Base de données Économiques, Sociales et Environnementale concerne une pluralité de publics de l’entreprise, à commencer par les directions, les services des ressources humaines et les services financiers qui ont la responsabilité de renseigner les données demandées et les mettre à disposition. Elle s’adresse, comme précisé dans l’article L2312-36, aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires ou suppléants) ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du CSE central d’entreprise et aux délégués syndicaux.

La BDESE (ex BDES) centralise toutes ces données à un même endroit et doit être consultable par les instances représentatives du personnel à n’importe quel moment, ou durant les heures d’ouverture de l’entreprise si elle n’est pas accessible ailleurs que dans ses murs. Cette base de données a vocation à donner un panorama clair de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Son contenu est déterminé par la loi, mais peut être enrichi par accord collectif ou au fur et à mesure de son utilisation.

Amendée depuis 2022, la BDES devient la BDESE (Base de données économiques, sociales et environnementales)

Même si le terme BDES reste encore dans les mœurs des professionnels des ressources humaines, ce nom est aujourd’hui impropre. En effet, suite à la loi climat et résilience du 22 août 2022, la BDES est devenue la BDESE. Retrouvez tous les nouveaux indicateurs environnementaux à connaître dans cet article. 
👉 https://quickms.fr/bdese-quels-sont-les-indicateurs-environnementaux-obligatoires/

Cette Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales est une évolution logique de la dite BDES, introduite par la loi Pacte (Plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises) en 2019.

Mais alors, quelles sont les différences notables entre ces deux documents ? En fait, la BDESE a étendu le spectre de la BDES en y ajoutant, comme son nom l’indique, des informations sur l’impact environnemental de l’entreprise, comme par exemple :

• les émissions de gaz à effet de serre,
• la consommation d’énergie,
• les déchets produits, etc.

La BDESE (ex BDES) est obligatoire depuis quand ?

Toutes les sociétés et associations de plus de 300 salariés qui disposent d’un Comité social et économique (CSE) sont dans l’obligation de mettre en place la BDES depuis le 14 juin 2013. Pour ce qui est des entreprises ayant un effectif de plus de 49 collaborateurs, cette obligation légale est apparue 2 ans plus tard. Et ce, qu’importe l’activité de l’entreprise.

Pour rappel, le CSE doit avoir été mis en place dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés au plus tard le 1er janvier 2020. Il remplace les CE, CHSCT, CCE, délégués du personnel ou délégués syndicaux pour les entreprises qui comptent au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Enfin, les agents de contrôle de l’inspection du travail doivent pouvoir accéder à son contenu comme le prévoit le Code du travail à l’article L2312-18.

Quelles sont les sanctions si la BDESE n’est pas mise en place ?

Mettre une BDESE à disposition du comité social et économique relève d’une obligation d’ordre public. Aucune entreprise ne peut s’y substituer. En cas de non-respect de la réglementation, l’entreprise s’expose à un certain nombre de risques : délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE, blocage des licenciements économiques, remise en cause des négociations obligatoires avec les délégués syndicaux ou retard des délais de consultation.

L’entreprise qui ne respecte pas ses obligations s’expose à une amende de 7 500€ pour délit d’entrave. Par ailleurs les représentants du personnel peuvent saisir en référé le président du Tribunal de Grande Instance afin d’ordonner la communication des informations manquantes dans la BDES.

De plus, au-delà des sanctions légales, l’entreprise qui entrave le dialogue social en ne respectant pas cette obligation peut porter atteinte à l’ambiance générale dans l’entreprise. C’est un élément à ne pas négliger, à une époque où l’engagement des collaborateurs est au cœur des enjeux de rétention des talents.

Quel est l’objectif de la BDESE ?

La BDESE a pour objectif de rassembler dans un même support tous les éléments qui permettront aux instances du personnel de mettre en application leurs compétences de manière utile.

Ce document montre clairement de quelle manière l’entreprise crée de la valeur et la répartit. De plus, elle centralise les informations communiquées tout au long de l’année au CSE, Comité social d’entreprise, comités d’établissement, etc.

Destinée notamment à favoriser le dialogue social dans l’entreprise, elle peut être utile aux délégués syndicaux dans le cadre des négociations obligatoires de type égalité professionnelle, GEPP (Gestion des Emplois de Parcours Professionnels), épargne salariale ou salaires. La BDESE représente un outil important pour les CSE car elle est leur principale source d’information sur la situation financière, économique et sociale de l’entreprise.

Instituée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, elle avait vocation à recueillir les informations sur les orientations stratégiques de l’entreprise disponibles à la consultation.

En 2015, la loi Rebsamen étend son contenu à l’ensemble des informations/consultations récurrentes des CE (CSE aujourd’hui), supprimant l’obligation de rapports de l’employeur sur ces consultations.

L’obligation de mise en place de la BDESE est en vigueur depuis le 14 juin 2014 pour toutes les entreprises de 300 salariés minimum et depuis le 14 juin 2015 pour les entreprises entre 50 et 299 salariés.

Négociation des termes de la BDESE

Il est possible de définir une BDESE par négociation ou par décision unilatérale. L’administration du travail encourage néanmoins la concertation entre les employeurs et les représentants du personnel, afin de construire un outil pérenne. La base de données étant obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés disposant d’un CSE, elle doit être mise en place à la suite d’une élection professionnelle ayant abouti à l’élection d’au moins un candidat.

L’ordonnance Macron sur le dialogue social, qui constitue une réforme du Code du travail, rend possible la négociation du contenu de la BDESE. Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, elle peut se faire par accord majoritaire conclu entre l’entreprise et les délégués syndicaux ou, en leur absence, les titulaires du comité social et économique (Article L2312-21).

Les accords négociés pourront contenir des précisions sur le contenu de la BDESE, la façon de l’organiser, son architecture ainsi que les droits d’accès et les modalités de consultation et de fonctionnement. Dans les entreprises de moins de 300 salariés, un accord de branche peut définir l’architecture, le contenu, l’organisation et les modalités de fonctionnement de la BDES.

L’intérêt d’un tel type de négociation est de concevoir un outil vertueux d’information, adapté aux besoins et à la réalité de l’entreprise. Cette discussion permet de développer un support adapté à l’organisation et aux usages des représentants du personnel.

Dans tous les cas la base de données économiques et sociales doit comporter obligatoirement un minimum de thèmes :

• l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise,
• l’investissement matériel et immatériel,
• l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
• l’investissement social,
• les fonds propres, l’endettement,
• la rémunération des financeurs,
• les flux financiers à destination de l’entreprise,
• l’impact environnemental en lien avec l’activité de l’entreprise,
• ainsi que les activités sociales et culturelles.

La BDESE est un outil de dialogue social entre la Direction et le CSE

Dans les entreprises dont l’effectif dépasse les 49 salariés, le comité social et économique est amené à être consulté régulièrement et à formuler des avis sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Il peut intervenir sur :

• le plan des conditions de travail et de l’emploi,
• la situation économique et financière de l’entreprise,
• ou encore sa politique sociale.

Dans d’autres circonstances, ils peuvent être consultés dans le cadre de :

• restructurations,
• redressement judiciaire,
• ou encore de plans de licenciements économiques.

Dans tous ces contextes et bien d’autres encore, la BDES fournit une référence qui permet d’exercer pleinement leurs compétences.

Quel est le contenu d’une BDESE selon le Code du travail ? Comment la remplir ?

La loi impose les éléments contenus dans une BDESE, mais, comme expliqué plus haut, il est possible de négocier son contenu avec les délégués syndicaux. À défaut d’accord, les informations qui figurent dans la BDESE portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et sur les trois années suivantes. Pour les trois années suivantes, en l’absence de données chiffrées, elles peuvent présenter de grandes tendances (Article R2312-10).

Concernant les données confidentielles, l’entreprise doit faire mention des données à caractère confidentiel, ainsi que la durée pendant laquelle elles restent protégées.

Nos experts vous proposent plusieurs exemples de BDESE pour vous faciliter son élaboration.

Contenu de la BDESE pour les entreprises de 50 à 299 salariés

En l’absence d’accord, voici les informations que doit contenir la BDESE pour les entreprises de 50 à 299 salariés.

1. Investissements

Une première partie doit contenir les données sur l’investissement social, qui comprend l’évolution des effectifs :

• par type de contrat,
• par âge,
• par ancienneté,
• l’évolution des emplois, notamment, par catégorie professionnelle,
• l’évolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises son développement,
• l’évolution du nombre de stagiaires.

Elle contient en outre :

• la formation professionnelle (investissements et publics concernés) et les conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail,
• les données sur l’exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité).

La seconde partie comprend les investissements matériels et immatériels. On compte :

• l’évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles,
• les dépenses de recherche et développement le cas échéant,
• et l’évolution de la productivité et le taux d’utilisation des capacités de production, lorsque ces éléments sont mesurables.

2. Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

Une partie contient l’analyse des données chiffrées par catégorie professionnelle de la situation respective des femmes et des hommes :

• en matière d’embauche, de formation,
• de promotion
• de qualification,
• de conditions de travail,
• de santé et de sécurité au travail,
• de rémunération et d’articulation des temps de vie.

Elle contient aussi une analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de leur âge, de leur qualification et de leur ancienneté ainsi que la description de l’évolution des taux de promotion respectifs par sexe et par métiers.

Une seconde partie détaille la stratégie d’action qui, à partir des données citées précédemment, détaille les mesures prises durant l’année écoulée dans un but d’égalité professionnelle. Elle détaille un bilan des actions menées l’année écoulée, l’évaluation de la réalisation des objectifs et la justification des actions non réalisées.

Elle cite enfin les objectifs quantitatifs et qualitatifs de progression pour l’année suivante ainsi qu’un échéancier.

3. Fonds propres, endettement et impôts

Une partie qui détaille :

• les capitaux propres de l’entreprise,
• les emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières,
• les impôts et taxes.

4. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments

Cette partie détaille :

• l’évolution des rémunérations salariales,
• les frais de personnel y compris cotisations sociales,
• l’évolutions salariales par catégorie et par sexe,
• le salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle,
• l’épargne salariale (intéressement et participation).

5. Activités sociales et culturelles

Détaille le montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE, mécénat.

6. Rémunération des financeurs en dehors des éléments mentionnés au 4°

Cette partie de la BDESE contient :

• l’énumération des actionnaires,
• la rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).

Elle compte aussi les informations relatives aux aides publiques, soit les aides ou avantages financiers consentis à l’entreprise par l’UE, l’État, une collectivité territoriale, un établissement public ou organisme privé chargé d’une mission de service public.

La BDES détaille leur utilisation, la nature de chaque aide ainsi que son montant et ses conditions de versement.

7. Flux financiers à destination de l’entreprise

Cette partie de la BDESE doit lister :

• les réductions et crédits d’impôts,
• les actions de mécénat,
• les exonérations et réductions de cotisations sociales.

Une partie résultats financiers détaille :

• le chiffre d’affaires,
• les bénéfices ou pertes constatés,
• les résultats d’activité en valeur et en volume,
• l’affectation des bénéfices réalisés.

8. Partenariats

Cette section de la BDESE liste les partenariats conclus avec d’autres entreprises pour produire ou bénéficier de produits ou services.

9. Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe

Cette partie doit contenir les transferts de capitaux ainsi que les cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

10. Données environnementales

Cette nouvelle rubrique obligatoire doit inclure l’ensemble de vos données en lien avec :

• les politiques générale en matière environnementale,
• l’économie circulaire,
• le changement climatique,
• l’impact environnemental de l’activité de l’entreprise.

Entreprises de plus de 300 salariés

En l’absence d’accord, voici les informations que doit contenir la BDESE pour les entreprises de plus de 300 salariés Elle doit comporter également les informations relatives à la formation professionnelle et aux conditions de travail prévues dans l’article R. 2312-8. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, on y trouve aussi les informations trimestrielles destinées au CSE.

1. Investissements

La BDESE doit contenir les mêmes éléments que pour les entreprises de 50 salariés et plus. Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, la BDESE doit contenir les informations environnementales présentées en application de cet alinéa.

Les parties 2 et 3 sont identiques aux entreprises de plus de 49 salariés

4. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments

La BDES doit contenir les mêmes éléments que pour les entreprises de plus de 49 salariés, complétés par les rémunérations accessoires (primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire), ainsi que les rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code.

5. Activités sociales et culturelles

La BDESE contient les mêmes éléments que pour les entreprises à partir de 50 salariés, assorties des dépenses directement supportées par l’entreprise et des actions de mécénat.

Les parties 6 à 9 sont identiques aux entreprises de plus de 49 salariés

10. Données environnementales

Cette nouvelle rubrique obligatoire doit inclure l’ensemble de vos données en lien avec :

• Les émissions de gaz à effet de serre (GES) prévu par l’article L. 229-25 du code de l’environnement ou bilan simplifié prévu par l’article 244 de la loi n° 2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 pour les entreprises tenues d’établir ces différents bilans,
• La consommation d’énergie,
• Les émissions de polluants atmosphériques,
• La gestion des déchets définis à l’article R. 541-8 du code de l’environnement et faisant l’objet d’une émission du bordereau mentionné à l’article R. 541-45 du même code
• La consommation d’eau…

Sources :

• https://www.editions-legislatives.fr/
• https://www.legifrance.gouv.fr/
• https://www.juritravail.com/

Comment faire pour mettre en place une BDESE (papier, online …) ?

Mettre en place une BDESE implique de recenser la totalité des informations transmises régulièrement au CSE. Cet état des lieux permet de constater la conformité des pratiques actuelles et les éventuels écarts.

L’entreprise choisit enfin le support et le format de la base de données. Il peut s’agir de classeurs, de fichiers excels ou d’une plateforme digitale, néanmoins la BDESE sur papier est interdite pour les entreprises de plus de 300 salariés (Article R2312-12).

Dans tous les cas, il est important de penser le déploiement avec attention, des informations d’utilisation aux modalités d’accès et d’utilisation de la base.

En l’absence d’accords, l’employeur décide. Il n’est pas nécessaire que la BDESE soit accessible 24h/24, mais elle doit l’être a minima pendant les heures d’ouverture de l’entreprise (Article L2312-36). Par ailleurs les informations doivent être classées, l’employeur ne peut se limiter à déposer des fichiers dans un dossier de façon anarchique.

Certaines données de la BDESE impliquent une mise à jour régulière a minima dans le respect des périodicités du Code du travail, qui implique généralement des mises à jour trimestrielles. Tous les trois mois, il faudra donc veiller à la mise à jour des chiffres sur la situation financière, les conditions de travail dans l’entreprise ou l’emploi.

D’autres mises à jour annuelles concernent :

• l’emploi des travailleurs handicapés,
• la formation professionnelle,
• le rapport sur l’hygiène et la sécurité,
• les informations sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et pour l’emploi ,
• les accords de participation et d’épargne salariale (avant le 30 juin de chaque année)
• et le bilan social (avant le 15 avril de chaque année).