Comment se déroule un entretien annuel d’évaluation : les conseils de nos experts
Comment se déroule un entretien annuel d’évaluation ?
Nos experts vous dévoilent comment se déroule l’entretien annuel d’évaluation. En bonus, téléchargez notre grille d’évaluation.
Entretiens des collaborateurs, objectifs, enquêtes et évaluations ...
L’entretien annuel d’évaluation (EAE) est un moment important dans la vie professionnelle de tous les salariés. C’est l’occasion de faire le point sur les performances de votre collaborateur, et sur son évolution au sein de l’entreprise. Il est également l’occasion de discuter de ses objectifs et de son avenir dans l’entreprise. Mais alors, comment se déroule un entretien annuel d’évaluation ? Focus !
Quelles sont les 3 étapes indispensables pour bien préparer l’entretien annuel d’évaluation ?
1. Communiquer régulièrement en interne
Pour que tout se déroule bien le jour J, la communication de vos entretiens annuels en interne est la clef ! Eh oui : pour que les deux parties puissent se préparer suffisamment, cela prend du temps.
La communication pour le bon déroulement de l’entretien annuel d’évaluation doit être multicanale, de manière à augmenter les chances que vos collaborateurs soient au courant de l’événement.
Il arrive très régulièrement qu’un oubli d’ouverture d’e-mail envoyé résulte en un e-mail raté. La raison ? Une boîte trop pleine, pas suffisamment checkée, ou encore une missive partie directement dans les spams.
Utilisez des canaux de conversation généraux, créés à cet effet (Teams, Slack…). Vous pouvez également réaliser des documents de communication internes. Plus vous multipliez les supports, plus l’information aura de chance de trouver son destinataire !
2. Réaliser une grille d’évaluation
Lorsque votre communication est faite, il est alors temps pour vous de réaliser une grille d’évaluation. C’est l’une des choses les plus importants à produire pour que se déroulent bien vos entretiens annuels d’évaluation.
Pour ce faire, rien de plus simple si vous utilisez notre modèle d’entretien individuel ! Nous vous le proposons gratuitement, téléchargeable et prêt à être rempli. Vous n’avez en fait qu’à suivre la trame.
Si vous souhaitez produire votre propre grille d’évaluation, sachez que ce document doit intégrer certaines rubriques comme :
- Les savoirs métiers, les compétences professionnels indispensables pour performer.
- Les savoir-faire, la mise en application des connaissances acquises au travail.
- Les savoir-être ou soft-skills, le comportement individuel au sein de l’entreprise.
De plus, vous devez penser à une échelle de notation vous permettant d’évaluer vos collaborateurs sur chacun de ces points bien précis. Vous pouvez par exemple considérer les différentes dimensions de l’évaluation grâce à une appréciation notée.
Un exemple :
- 1 pour “Point d’amélioration prioritaire”.
- 2 pour “En dessous du niveau attendu”.
- 3 pour “Atteinte du niveau attendu”.
- 4 pour ‘Au-dessus du niveau attendu”.
- 5 pour “Excellence”.
En utilisant cette classification pour mettre en place un système de primes, vous ferez de votre entretien annuel d’évaluation un véritable levier de performance à court, moyen et long terme !
À noter : évitez d’utiliser des termes trop négatifs pour qualifier le travail de vos collaborateurs car ils entameraient le moral et la motivation de votre collaborateur. Comment se déroulerait vos entretiens annuel d’évaluation le cas échéant ? Nous vous conseillons de ne pas tenter l’expérience…
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3. Préparer les axes et les sujets à aborder
Comme pour tout événement, il paraît logique de s’entraîner au préalable, à l’image d’un acteur montant sur une scène pour performer. Nous vous conseillons de faire la même chose pour le bon déroulé de l’entretien annuel d’évaluation de vos salariés.
Pour ce faire, faites une trame des axes qui ponctuent votre entrevue. Aussi, définissez les sujets que vous aborderez afin d’évaluer votre collaborateur.
Processus de réflexion propre à chaque RH, vous pouvez néanmoins vous baser sur des notions générales comme :
- Le bilan des performances.
- Les retours sur les performances.
- L’appréciation générale en résumé.
- La stratégie globale de l’entreprise.
- Les possibles évolutions du poste…
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Quel est le déroulé lors d’un entretien annuel d’évaluation ?
1 . L’accueil du collaborateur
Première étape, l’une des plus importantes. Afin de réussir les entretiens annuels d’évaluation de vos collaborateurs, il est primordial d’instaurer un climat de confiance dès le départ.
Pourquoi ? Source de stress probable pour lui, vous devez l’accueillir pleinement pour lui signaler que c’est un moment aussi important et agréable pour lui que pour vous. Employeurs, ne sous-estimez jamais la pression psychologique que peut engendrer un entretien individuel !
Prenez du temps pour lui en faisant en sorte de ne pas être dérangés pendant le déroulement de l’entretien d’évaluation :
- Choisissez un lieu inspirant le calme.
- Fermez par exemple la salle de l’entrevue.
- Donnez pour consigne de ne pas être dérangé.
- Désactivez vos notifications.
- Mettez votre téléphone portable en mode avion…
Bref, faites en sorte d’avoir une parenthèse avec lui, afin que le salarié se sente privilégié ! Et notez également que c’est aussi durant cette étape que vous devez en tant que manager définir synthétiquement l’objectif global de l’entrevue et le déroulement de cet entretien d’évaluation annuel.
2. Le debrief et l’analyse de l’année écoulée
Il est temps de passer à la deuxième étape : le bilan de l’année écoulée. Pour être le plus efficace possible, vous devez analyser les résultats de votre collaborateur en termes de performances… humaines !
Privilégiez donc des notions comme :
- La réussite et/ou l’échec des objectifs.
- Les difficultés rencontrées pour y parvenir le cas échéant.
- Les retours d’expérience comme des feedbacks ou de satisfaction….
À noter : n’oubliez jamais que la discussion doit être constructive pour tout le monde !
Comme nous l’avons expliqué précédemment, cette évaluation doit se baser sur une grille d’évaluation que vous avez préalablement réalisée et remise aux deux parties.
Tout l’intérêt de la fournir à votre talent est qu’il en prenne d’une part connaissance et qu’il puisse d’autre part faire son auto-évaluation en amont, en remplissant ce document.
3. L’appréciation et le feedback métier du collaborateur
Troisième étape dans le déroulé de l’entretien d’évaluation annuel : le recueil feedback métier du salarié, un constat professionnel au quotidien.
Pour quelles raisons intégrer ce moment dans votre conversation avec lui ? C’est simple : les retours sont toujours intéressants et constructifs, et puis cela lui permet au passage de participer plus activement à l’EAE.
Votre talent connaît très bien son poste, ainsi que les méthodes et process en lien avec son activité au sein de l’entreprise. Disons-le clairement : ils les appréhendent professionnellement très bien… et c’est une très bonne nouvelle ! Il peut donc vous faire des retours afin d’améliorer ce qui existe déjà en interne.
Par exemple, votre salarié a réussi de son côté à réduire le temps passé à réaliser une tâche bien précise. Il a peut-être aussi trouvé un logiciel qui vous permettrait de booster vos résultats d’équipe ou d’entreprise. Bref, vous l’avez compris, cet échange est très important.
4. Le recueil des besoins et des attentes du salarié
Dans le déroulement de l’entretien annuel d’évaluation, vous devez impérativement laisser une place à des retours moins basés sur les résultats atteints : la vision que le collaborateur a sur son avenir dans votre entreprise.
Il est souvent question :
- De l’évolution du poste, en lien avec les nouveaux objectifs.
- La possibilité d’une augmentation de son salaire.
- Parfois, son souhait de partir et de changer de projet professionnel…
En tant que manager, ce n’est pas forcément l’étape la plus simple à gérer mais elle est l’opportunité d’un échange constructif qui permettra de commencer l’année sous les meilleurs auspices.
5. La fixation de nouveaux objectifs (phase d’engagement)
Parlons maintenant de la phase d’engagement, c’est-à-dire l’étape durant laquelle vous devez :
- Définir avec votre salarié de nouveaux objectifs annuels.
- Chercher à améliorer les process que votre conversation a mise en exergue.
- Réaliser une stratégie pour améliorer méthodiquement sa performance…
Durant tout le déroulé de l’entretien annuel d’évaluation, il est important que votre talent s’exprime sur toutes ces dimensions afin qu’il vous donne son avis sur la faisabilité, ses retours et possibles craintes, ses propositions d’amélioration. Nous vous conseillons dans tous les cas de ne pas le diriger automatiquement dans des processus de formation, du moins sans son accord.
Plusieurs pistes pour fixer les nouveaux objectifs :
- Limitez le nombre d’objectifs en vous focalisant sur les plus importants et motivants.
- Visez des objectifs SMART (simples, mesurables, ambitieux, réalistes, temporels).
- Choisissez des objectifs facilement quantifiables en termes de résultat.
- Déterminez des objectifs stables sur l’année, révisables par la suite.
6. La synthèse de l’EAE
Cette entrevue se clôture sous la forme d’une synthèse rédigée par le manager. Ce résumé reprend point par point tous les éléments abordés durant la conversation avec le collaborateur, tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre :
- L’évaluation générale du salarié, les points positifs, les axes d’amélioration.
- L’engagement réciproque à la réalisation des objectifs de l’année suivante.
- Les possibles changements d’outils ou de méthodes.
- Les demandes du salarié en termes de salaire ou postes.
- Les prochains entretiens réguliers avec lui si cela est pertinent…
À la toute fin du rendez-vous, vous devez inviter votre collaborateur à donner son feedback. En somme, vous devez lui demander comment cet échange s’est passé pour lui.
À noter : le compte-rendu comporte un contrat d’objectifs que vous devez rédiger avec votre salarié, et qui doit être signé par les deux parties. C’est ce document qui servira de base au bon déroulement du prochain entretien annuel d’évaluation.
Rappel : l’entretien annuel est-il obligatoire ?
Selon le Code du travail, l’EAE est considéré comme un entretien individuel facultatif. Autrement dit, cela signifie qu’il est non obligatoire dans la plupart des entreprises.
Quelques exceptions à retenir :
- Dans le cadre d’un accord collectif ;
- Dans le cadre d’une convention de forfait jours.
Dans ces deux situations, aucun refus n’est possible pour le salarié, sous peine de sanctions disciplinaires ! De plus, il n’est pas possible pour votre collaborateur d’être accompagné durant le déroulé de l’entretien annuel d’évaluation par un représentant du personnel.
Exemple de grille d’entretien d’évaluation annuel
Vous préparez les entretiens individuels de vos salariés ? Vous cherchez un exemple de trame EAE, pour savoir comment se déroule un entretien annuel d’évaluation ?
Nous vous ce modèle de grille d’évaluation gratuit, disponible dès à présent en téléchargement. Ce document vous sert de feuille de route afin de mener à bien vos EAE et permet de faire le suivi de l’entrevue dans les règles de l’art… et de la réglementation ! Nous vous offrons aussi notre livre blanc pour découvrir comment faire de vos entretiens individuels un levier de performance pour votre entreprise, ainsi qu’un modèle d’entretien pour la fin de la période d’essai d’un collaborateur.
Article rédigé par Hugo Frisoni.