Reporting RH : tout ce que vous devez savoir pour mieux piloter votre entreprise
Reporting RH
Nos experts vous expliquent en détail ce qu’est un reporting rh et comment le réaliser en quelques clics
Sommaire - Tps de lecture 2mn
Qu’est-ce que le reporting RH : définition ?
Pourquoi votre entreprise doit-elle effectuer un reporting RH régulier ?
Quels sont les indicateurs RH essentiels pour votre activité ?
Comment créer un tableau de reporting RH performant ?
Nos conseils pour optimiser la présentation des indicateurs clés de performance RH
Vous êtes en quête d’une solution de gestion de vos ressources humaines ? Il est vrai que la GRH est de nos jours un facteur indispensable au succès pour votre organisation. Ainsi, le reporting RH via un tableau de bord RH est tout indiqué ! Pourquoi ?
Tout simplement parce qu’il s’agit d’un outil essentiel au bon fonctionnement de votre activité, et au pilotage de vos effectifs et au management de vos collaborateurs, grâce à des KPI’s précis que vous pouvez suivre en temps réel.
Aujourd’hui, nous vous présentons dans cet article dédié tout ce que vous devez savoir sur le reporting RH et comment l’utiliser pour améliorer votre activité de responsable des ressources humaines, de la performance globale de votre entreprise à l’efficacité de l’ensemble de vos politiques internes.
Qu’est-ce que le reporting RH : définition ?
De prime abord, le reporting RH est un sujet un peu technique selon vous ? Peut-être, mais pas de panique !
Vous vous demandez peut-être ce qu’est le reporting RH au juste ? Prenez une tasse de café (ou de thé, si vous préférez) : on va tout vous expliquer.
Si la pratique n’est pas nouvelle, ce qui est nouveau cependant, c’est la façon dont le reporting RH est mené aujourd’hui, ainsi que les outils utilisés pour le réaliser.
Et cette révolution est en grande partie due à l’ère numérique dans laquelle nous nous trouvons.
En français, on parle plutôt de « communication de données RH« , même si en réalité c’est beaucoup plus que ça.
En effet, on peut définir le reporting RH comme un processus qui vous permet de suivre et d’analyser les données de votre entreprise et de vos effectifs. Il ne s’agit donc pas seulement de compter les heures supplémentaires ou de vérifier les jours de congé.
C’est une façon d’évaluer la performance des ressources humaines de votre organisation.
Notez aussi que le reporting RH ne se contente pas d’évaluer. Il va plus loin, en vous aidant à apporter des améliorations stratégiques à vos politiques internes :
- détection des problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques,
- découverte des opportunités d’amélioration que vous n’auriez jamais envisagées autrement.
Mais quelles sont les différentes étapes du reporting RH ?
- La collecte de données. Nous parlons ici d’indicateurs RH, c’est-à-dire des mesures concrètes qui vous donnent une idée de ce qui se passe dans votre organisation. Il pourrait s’agir de l’absentéisme, du turnover, de la masse salariale ou de l’engagement de vos collaborateurs.
- L’analyse des données pour obtenir des informations précieuses.
- La présentation des données d’une manière qui facilite la prise de décision.
Mais n’oubliez pas que le reporting RH concerne également des informations plus subtiles, des éléments qui ne se résument pas à des chiffres.
Il peut s’agir :
- des entretiens obligatoires et facultatifs,
- des réactions et feedbacks de vos collaborateurs à une nouvelle politique,
- de l’ambiance générale de votre entreprise, etc.
Voilà dans les grandes lignes ce qu’est le reporting RH : la génération de données importantes pour vos ressources humaines et le traitement de cette data RH afin d’optimiser votre activité et celle de votre entreprise.
Passez à une autre dimension avec GrafiQ, notre logiciel de reporting RH !
Les données de GrafiQ, notre logiciel RH, sont issues directement de votre DSN. Vous pouvez ainsi accéder en quelques clics à l’index d’égalité professionnelle de votre établissement, mais aussi à de nombreux autres KPIs sur cette thématique.
Pourquoi votre entreprise doit-elle effectuer un reporting RH régulier ?
Votre entreprise mise sur l’avenir et a pour prétention de réussir ? Si c’est le cas, alors vous avez tout intérêt à effectuer un reporting RH aussi poussé que régulier.
Pourquoi donc ? La réponse se trouve dans l’énorme impact de ce procédé sur la stratégie globale et les résultats de votre organisation.
Le rôle du reporting social dans la stratégie d’entreprise
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Découvrez les clés pour piloter la performance RH de votre entreprise
Le reporting social n’est pas seulement une tâche additionnelle sur la liste de vos missions de responsable des ressources humaines : il est essentiel, vital même, pour la santé de votre entreprise. En effet, il vous donne une vision précise de l’efficacité de vos politiques RH :
- Sont-elles en phase avec les besoins actuels de l’entreprise ?
- Apportent-elles le résultat souhaité ?
- Le cas échéant, quelles en sont les raisons ?
Le reporting social répond à ces questions, en vous permettant d’ajuster vos politiques et autres processus en fonction de vos véritables nécessités, d’ailleurs en perpétuelle évolution au fur et à mesure que votre structure se développe.
Mais ce n’est pas tout ! Le reporting social n’a pas qu’une incidence sur le plan stratégique, puisqu’il contribue aussi à améliorer d’autres dimensions tout aussi capitales, par exemple la qualité de vie au travail (QVCT).
Comme vous le savez, un environnement de travail de qualité a un effet direct sur la satisfaction de vos salariés. Et qui dit collaborateurs satisfaits dit plus grande satisfaction et donc meilleure productivité et meilleurs résultats. CQFD.
Les avantages de l’analyse des données RH pour la prise de décision stratégique
Pour celles et ceux qui hésiteraient encore, posons-nous cette question : “que gagne-t-on en se plongeant dans l’analyse des données RH de son entreprise ? » La réponse est simple : des décisions plus éclairées et forcément plus stratégiques !
Effectivement, l’analyse de cette data vous fournit des informations précieuses qui peuvent mettre en lumière tous les aspects de votre gestion des ressources humaines. Par exemple, éclaircir des zones d’ombre sur des domaines qui nécessitent une attention toute particulière, comme :
- la prévention des risques professionnels,
- la gestion du stress professionnel,
- la mobilité interne des collaborateurs,
- les plans de développement des compétences,
- la politique de rémunération et les avantages sociaux offerts, etc.
Ainsi, voici en partie les raisons pour lesquelles votre entreprise doit absolument effectuer un reporting RH. Sans cela, vous naviguez au mieux à l’aveuglette.
Et sans vous faire un dessin, vous savez très bien que dans le monde des affaires d’aujourd’hui où la data est reine, cela pourrait s’avérer être au mieux une grave erreur de discernement, et au pire un (très) grand préjudice pour votre organisation.
La note de l’index d’égalité H/F est obligatoire, ne prenez plus de risque et soyez en règle grâce à GrafiQ.
GrafiQ, notre logiciel RH en mode SaaS vous permet un suivi de tous les indicateurs en lien avec l’égalité professionnelle pour vous permettre d’obtenir très rapidement l’index et de prendre les mesures correctives nécessaires.
Quels sont les indicateurs RH essentiels pour votre activité ?
Les 5 familles de KPIs incontournables pour réaliser un reporting RH efficace et fiable
Parmi les indicateurs clés de performance RH à inclure dans un reporting RH, on peut aisément citer ceux liés à :
L’administration du personnel
- la masse salariale,
- l’égalité hommes/femmes,
- le suivi des effectifs,
- le taux d’absentéisme…
Le recrutement
- le taux de turnover et le taux de rétention,
- le taux de survie,
- le taux d’embauche,
- le coût moyen d’un recrutement.
La marque employeur
-
le taux de candidatures spontanées,
-
l’évaluation de l’expérience candidat,
-
le taux de recommandation…
La formation
-
le taux de participation,
-
le temps, le coût et la qualité de la formation,
-
le taux de transfert des compétences,
-
le taux de promotion interne…
Le climat social
-
le taux de chômage partiel,
-
la nature et les raisons des départs,
-
l’évaluation de la culture d’entreprise,
-
le taux de productivité,
-
ou encore le taux de conflits et de litiges.
Finalement, tout dépend de vos besoins spécifiques.
Notez bien que le reporting vous permet de tout calculer et d’analyser ces données RH pour générer des constats qui vous permettent de trouver rapidement (et bien plus facilement) des solutions adaptées, et ce en toute circonstance.
Adaptez les indicateurs clés de performance RH à votre secteur d’activité et à la taille de votre entreprise
Il n’y a pas deux entreprises identiques car chacune a sa propre identité, sa propre culture et ses propres besoins. C’est pour cette raison que vous devez choisir et ajuster vos propres indicateurs de performance RH, selon le secteur d’activité de votre entreprise et sa taille.
Besoin d’exemples ?
- Entreprise du secteur de la santé.
Dans ce domaine, vos salariés sont fréquemment confrontés à des situations potentiellement stressantes ou dangereuses. L’accent pourrait donc être mis sur la prévention des risques professionnels. Ainsi, le suivi peut se faire tout particulièrement sur les incidents de sécurité, du travail ou encore sur la mise en œuvre des protocoles de sécurité… - Entreprise de services.
Ici, le contexte est différent. Le travail en équipe, les interactions et la dynamique sociale pourraient avoir plus d’importance. Dans ce cas, la mobilité interne de vos collaborateurs et les relations sociales en entreprise deviennent des indicateurs clés de votre reporting RH.
Bref, vous devez dans tous les cas comprendre que le « one size fits all » (à comprendre en français “taille unique pour tous”) ne fonctionne pas lorsqu’il s’agit de reporting RH.
Vos indicateurs de performance doivent être le reflet de votre réalité d’entreprise et pas juste une série de données purement génériques.
Comment créer un tableau de reporting RH performant ?
Les 7 étapes pour concevoir un tableau de bord RH sur mesure
Identification des objectifs et des enjeux RH de votre entreprise.
Tout commence par une bonne compréhension des objectifs et des enjeux RH de votre entreprise. Qu'est-ce qui compte vraiment pour vous ? Quels sont les domaines que vous souhaitez améliorer ou surveiller de près ?
Sélection d’indicateurs clés de performance RH pertinents
Autrement dit, choisissez les bons KPI’s pour votre tableau de bord. En effet, vous voulez des mesures qui vous donnent une image précise de ce qui se passe, par des données inutiles ou superflues. Pour ce faire, la taille et le secteur d’activité de votre organisation sont des paramètres indispensables.
Collecte des données RH auprès des différentes sources
Cela peut provenir de différentes sources, comme votre système d'information RH, des enquêtes internes ou d'autres outils. Gardez à l'esprit que la qualité des données est cruciale. Des données inexactes ou incomplètes peuvent conduire à des conclusions erronées.
Analyse des données tendancielles (forces et faiblesses) de votre GRH
Une fois les données recueillies, il est temps de les analyser. Quelles tendances observez-vous ? Quels sont vos points forts et vos points faibles ? Les données peuvent vous raconter une histoire, si vous savez comment les lire.
Conception d’un tableau de bord RH clair et visuellement attrayant
N'oubliez pas que votre tableau de bord est un outil de communication. Il doit être facile à comprendre et à interpréter, même pour ceux qui ne sont pas des experts en ressources humaines et en reporting RH.
Partage du tableau de bord RH avec les parties prenantes concernées
Cela peut inclure la direction, les managers et même les employés. Plus les gens sont impliqués et informés, plus ils seront en mesure de contribuer à l'amélioration des performances RH.
Mise à jour régulière du TBRH
Pourquoi ? Tout simplement parce que les choses changent en permanence et que vous voulez être sûr de suivre ces évolutions. Ajustez vos stratégies en fonction des informations que vous obtenez de votre tableau de bord.
Nos conseils pour optimiser la présentation des indicateurs clés de performance RH
La présentation des indicateurs est tout aussi importante que les indicateurs eux-mêmes. Voici quelques suggestions pour vous aider à rendre votre tableau de bord aussi efficace et utilisable que possible :
- Production visuelle du tableau de bord RH.
Les graphiques et les diagrammes peuvent rendre les données beaucoup plus faciles à comprendre et à interpréter. - Bonne organisation des KPI’s.
Par exemple, en regroupant les indicateurs par catégorie, ce qui rend la navigation de votre tableau de bord plus facile. - Clarté des chiffres.
Présentez vos indicateurs sous forme de pourcentages, de ratios ou d’indices pour faciliter les comparaisons. - Utilisation raisonnée de couleurs et d’icônes.
L’objectif ici est de rendre votre reporting RH plus attrayant et plus facile à lire. Les points importants peuvent être mis en évidence avec des couleurs vives, tandis que les icônes peuvent aider à expliquer rapidement les indicateurs. - Simplicité comme seul maître-mot.
Trop d’informations, trop de couleurs ou trop de détails peuvent rendre votre reporting difficile à comprendre, ce qui est l’inverse de votre intention de départ, à savoir être aussi informatif et compréhensible qu’agréable à regarder et facile à utiliser.
En somme, toutes les fonctionnalités et services que GrafiQ, notre logiciel RH dédié au traitement de votre data RH, peut vous offrir !
Optimisez la gestion de vos ressources humaines avec GrafiQ !
GrafiQ est votre portail vers des indicateurs clés de performance (KPI) essentiels pour optimiser la gestion de vos ressources humaines :
- Absences.
- Flux de départs.
- Budget des salaires…*
- Au total, plus de 1 500 indicateurs RH à portée de main.
- En un clic, des tableaux de bord RH sur mesure apparaissent devant vous !
De plus, GrafiQ est une solution unique en mode SaaS qui rassemble toutes vos précieuses informations RH :
- Des rapports sur mesure.
- Des données sécurisées.
- Des permissions d’accès modulables.
- Des partages instantanés.
- Une plateforme intégrée en SaaS.
- Des tableaux de bord préfabriqués et modifiables.
- Des rapports exportables au format PDF…
Et ce n’est pas tout ! GrafiQ automatise vos rapports obligatoires :
- Le BDESE (70% de son contenu est généré automatiquement via les DSN).
- L’index de l’égalité professionnelle.
- Sans oublier votre bilan social annuel…
Besoin d’une démonstration en matière de reporting RH ?
Exemple de reporting RH : en voilà 3 !
Voici trois exemples de reporting RH disponibles via votre future solution RH dédié GrafiQ, histoire de vous en inspirer, et qui sait de vous laisser tenter :
Tableau de bord : absentéisme global
Tableau de bord : Présence des collaborateurs
Tableau de bord : masse salariale
FAQ : le reporting RH en bref
-
Le reporting RH, c’est quoi exactement ?
Le reporting RH est une pratique de suivi et d’analyse des données liées à votre effectif d’entreprise. Il vous aide à évaluer les performances RH de votre organisation et à planifier par la même occasion et en conséquence des modifications stratégiques notables, voire indispensables.
-
Pourquoi adopter le reporting RH ?
Le but essentiel du reporting RH est de donner à votre activité et votre entreprise un avantage décisionnel. Comment ? En offrant des renseignements pertinents pour mettre en lumière les aspects nécessitant une amélioration, mais aussi pour déceler les opportunités de croissance et de développement.
-
Quelle est la distinction entre le reporting RH et le tableau de bord RH ?
Si le reporting RH est un processus qui rassemble, décortique et expose les données liées à vos ressources humaines, le tableau de bord RH est quant à lui un outil visuel qui permet de présenter ces informations de façon synthétique et claire, offrant ainsi une aide précieuse à la prise de décision.
Article rédigé par Hugo Frisoni.
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