Remboursement frais de transport des salariés : les obligations de l’employeur 

Analyse de la jurisprudence récente sur le remboursement des frais de transport

Dans un arrêt en date du 14 septembre 2023 (n°22/14610), la Cour d’appel de Paris décide qu’en conditionnant le remboursement des frais de transport en commun à un critère d’éloignement géographique (inférieurs à 4 heures par jour aller-retour), l’employeur a méconnu ses obligations légales.

En effet, l’article L. 3261-2 impose à l’employeur la prise en charge partielle du prix des titres d’abonnements souscrits par le salarié pour les déplacements accomplis au moyen de transport public entre sa résidence habituelle et le lieu de travail, sans distinction selon la situation géographique de cette résidence.

Métro, train, vélo… : en tant qu’employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des déplacements de vos salariés entre leur domicile et le lieu de travail.

Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? Le point sur vos impératifs

Depuis la promulgation de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022, le seuil d’exonération de la prise en charge des frais de transports est légalement porté à 75 % du coût de l’abonnement aux transports publics.

Cette augmentation de 25 % des seuils d’exonération concerne les années 2022 et 2023 et ne modifie pas le seuil obligatoire de prise en charge, qui demeure à 50 % du coût de l’abonnement aux transports publics des salariés du secteur privé.

Bon à savoir

Aussi, depuis le 1er septembre 2023, la prise en charge par l’employeur du titre de transport collectif pour les déplacements domicile-travail des agents de la fonction publique atteint 75 %, contre 50 % auparavant.

Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?

Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s’agissant de « moyens de transports publics » (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos », précise le Code du travail.

Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l’employeur ?

Votre obligation de participation concerne uniquement les abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du code du travail).

Plus concrètement, votre participation est obligatoire à condition que le salarié possède l’un des titres suivants :

• une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public.
• un abonnement à un service public de location de vélos.

Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur de 50 %.

La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).

Bon à savoir

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».

Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport.
Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois.

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l’employeur ?

L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés.

Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale, et bénéficie alors à tous les salariés de l’entreprise (stagiaires compris).

Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :

• versement d’une « prime transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) des salariés,
• versement d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels.

Le forfait mobilités durables dans le secteur privé

Avec le forfait mobilités durables (FMD), qui est entré en vigueur le 10 mai 2020, les employeurs peuvent prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :

• le vélo, avec ou sans assistance,
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
• les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
• les autres services de mobilité partagée,
• le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3e ou L4e) et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service,
• depuis le 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel (motorisé ou non) dont le salarié est propriétaire.

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 € par an et par salarié en 2022 et 2023, et 900 € pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Bon à savoir

Lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé de 600 à 800 €.