Conditions générales d’utilisation et de vente de QrafiQ

CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DE GRAFIQ – CGU

Dernière mise à jour : septembre 2024

QUICK MS, société par actions simplifiées, au capital social de 400 031 €, immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 837 956 408 dont le siège social est situé au 2 Rue Henri Barbusse, City Center, 13001 Marseille

SERVICES

QUICK MS propose l’abonnement au logiciel :

GRAFIQ, logiciel de gestion des ressources humaines permettant la production d’indicateurs, édité en mode SAAS (services délivrés via internet et non installés sur les serveurs de l’Abonné).

Le logiciel est accessible sur le site web via l’URL
https://www.grafiq.app/ et dont les mentions légales sont ci-après exposées.

Les Services sont décrits et présentés avec la plus exactitude possible. Toutefois, si des erreurs ou omissions ont pu se produire quant à cette présentation, la responsabilité de QUICK MS ne pourrait être engagée. QUICK MS se réserve le droit, à tout moment de retirer tout service proposé sur le site.

ARTICLE 1 – MENTIONS LEGALES

Editeur du Site : la société Quick MS (telle qu’identifiée dans le préambule ci-dessus.)
Adresse de courrier électronique :
help@quickms.fr
Téléphone : 04 84 59 46 61
N° de TVA intracommunautaire : FR 67 837956408.
Directeur de la publication : Christophe AUBRY LECOMTE, Directeur général de Quick MS.
Service clientèle 04 84 89 46 61 (coût d’un appel local). De 09h à 12h et de 14h à 17h.
Hébergeur : la société OVH, société SAS dont le siège social est 2 rue de Kellermann, 59000 Roubaix et immatriculée au RCS n° 424 761 419 00045

ARTICLE 2 – GLOSSAIRE

« Abonné » : toute entité en nom propre ou dotée de la personnalité morale agissant dans le cadre de son activité professionnelle, ayant créé un compte et souscrit un abonnement
« Administrateur » : utilisateur, désigné par l’Abonné ou la Société, gérant l’administration de l’ensemble des Comptes et ayant accès aux Données et aux fonctionnalités du Logiciel GRAFIQ.
« Compte » : espace privé au sein du Logiciel GRAFIQ accessible via des Identifiants et permettant aux Utilisateurs d’accéder, selon leurs droits, aux Données intégrées au sein du Logiciel GRAFIQ.
« DCP » : données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement,
« Données » : ensemble des données transmises par l’Abonné ou par la Société (données brutes) selon un format déterminé par QUICK MS et traitées par le Logiciel GRAFIQ (données traitées) . Les Données incluent les DCP ;
« Identifiant » : codes comprenant un login et un mot de passe, nécessaires à l’Utilisateur pour se connecter à son Compte. L’Identifiant est unique, personnel et confidentiel.
« Partie » : Quick MS et l’Abonné ou la Société ensemble ou séparément.
« Service » : l’ensemble des prestations de Services GRAFIQ proposé par QUICK MS à l’Abonné ou à la Société.
« Site » : le site https://www.grafiq.app/ et l’ensemble de ses pages.
« Société » : toute entité en nom propre ou dotée de la personnalité morale agissant dans le cadre de son activité professionnelle, ayant créé un compte pendant la période d’essai.
« Utilisateur » : tout collaborateur désigné par l’Abonné ou par la Société sous la seule responsabilité de ce(tte) dernier(e), ayant accès au Logiciel GRAFIQ via les Identifiants, en ce compris l’Administrateur.

ARTICLE 3 – OBJET

Les présentes Conditions générales d’utilisations (CGU) ont pour objet de déterminer les conditions d’accès et d’utilisation des services en ligne GRAFIQ .

ARTICLE 4 – ACCES AUX SERVICES

La création d’un compte est un préalable indispensable à toute utilisation du Site.

Toute création de compte est au préalable soumise à la prise de connaissance et à l’acceptation des présentes conditions générales d’utilisation.

Les dispositions des présentes CGU s’appliquent dans leur intégralité à la Société ou à l’Abonné.

L’acceptation est matérialisée par une case à cocher lors de la création du compte qui renvoie aux présentes CGU et à l’annexe 1.

4.1. Période d’essai

La Société peut bénéficier du Service pendant une période d’essai d’une durée de quinze (15) jours, non renouvelable, à compter de la date de création du compte.

A l’issue de la période d’essai, le compte est bloqué et l’accès au Service est soumis à la souscription d’un abonnement.

Il est précisé qu’au cours de la période d’essai et en cas d’utilisation non conforme aux présentes par la Société, QUICK MS se réserve le droit de supprimer tout compte d’essai, sans information préalable.
La fermeture du compte pendant la période d’essai peut être demandée à tout moment par courrier électronique envoyé à QUICK MS à l’adresse indiquée à l’article 1 « mentions légales ».

La fermeture du compte pendant cette période entraine la suppression des Données.

 4.2. Ouverture du compte

Lors de la création du compte l’Abonné ou la Société doit fournir un certain nombre d’informations. ce(tte) dernier(e) s’engage à fournir des informations exactes et s’assurer, dès ce stade, de la cohérence et de l’intégrité des données figurant dans son Compte.

L’Abonné ou la Société crée sous sa seule responsabilité les identifiants lui permettant d’accéder à son compte.

L’Administrateur crée sous sa seule responsabilité, les comptes des autres utilisateurs qui peuvent également être administrateurs. Les Utilisateurs reçoivent un URL vers le portail GRAFIQ leur permettant de créer leur mot de passe individuel.

Les mots de passe choisis doivent être forts et aléatoires afin de répondre aux normes sécuritaires.

L’administration et la gestion des Identifiants est de la responsabilité de l’Abonné ou de la Société, seul responsable du maintien de la confidentialité des Identifiants.

Cette obligation est une obligation essentielle à sa charge relevant de son obligation de sécuriser les Comptes et de manière plus générale, de ne pas occasionner une faille de sécurité.

L’Abonné ou la Société s’interdit de communiquer les identifiants à des tiers ou membres de son personnel non autorisés. L’Abonné ou la Société doit s’assurer de la sécurité de leur communication et de leur stockage, de manière à éviter tout piratage ou leur diffusion à toute personne non autorisée.

L’Abonné ou la Société doit informer immédiatement QUICK MS, par courriel à l’adresse mentionnée à l’article 1 des présentes, si ce dernier vient à suspecter ou constater l’utilisation de son Compte à son insu.
En toute hypothèse, l’Abonné ou la Société supportera seul les conséquences qui peuvent résulter de l’utilisation des Identifiants par toute personne non autorisée.

La sécurité des Comptes dépend principalement de la préservation de la confidentialité des Identifiants.

ARTICLE 5 – DISPONIBILITE DU LOGICIEL

QUICK MS s’engage à mettre en œuvre les meilleurs moyens pour garantir la disponibilité du Logiciel GRAFIQ et des Données 24h/24 et 7 jours/7.

Toutefois, QUICK MS ne saurait être tenue responsable des perturbations coupures/anomalies qui ne sont pas de son fait et qui affecteraient les transmissions par le réseau Internet et plus généralement, par le réseau de communication, quelles qu’en soient l’importance et la durée.

QUICK MS se réserve le droit de fermer l’accès au Logiciel GRAFIQ afin d’assurer la maintenance des matériels et logiciel GRAFIQ et procéder à des mises à jour. Dans la mesure du possible, QUICK MS informera à l’avance de toute interruption d’accès au serveur, de son fait. QUICK MS s’engage à faire ses meilleurs efforts pour procéder à la maintenance en dehors des heures de forte affluence. QUICK MS s’engage à assurer un taux minimum de disponibilité de 98.5% sur 12 mois.

ARTICLE 6 – UTILISATIONS DE COOKIES

Un « Cookie » permet l’identification de l’utilisateur d’un site, la personnalisation de sa consultation du site et l’accélération de l’affichage du site grâce à l’enregistrement d’un fichier de données sur son ordinateur.

Le Site est susceptible d’utiliser des « Cookies » principalement pour obtenir des statistiques de navigation afin d’améliorer l’expérience de l’Utilisateur, et permettre l’accès au Compte et à du contenu qui n’est pas accessible sans connexion.

L’Abonné ou la Société reconnait être informé de cette pratique et autorise QUICK MS à y recourir.
Ce dernier s’engage à ne jamais communiquer le contenu de ces « Cookies » à des tierces personnes. L’Abonné ou la Société peut configurer son navigateur pour être prévenu préalablement de l’acceptation des « Cookies ». Tout paramétrage sera susceptible de modifier la navigation sur Internet et les conditions d’accès à certains Services nécessitant l’utilisation de Cookies. Pour ce faire, l’Abonné ou la Société procédera au paramétrage de son navigateur.

ARTICLE 7– LIENS HYPERTEXTES

La mise en place par l’Abonné ou la Société de tous liens hypertextes vers tout ou partie du Site est strictement interdite sauf autorisation préalable et écrite de QUICK MS, sollicitée par courriel à l’adresse indiquée à l’article 1 « Mentions Légales ». QUICK MS est libre de refuser cette autorisation sans avoir à justifier sa décision de quelque manière que ce soit. A défaut de réponse, QUICK MS est présumé avoir refusé. Dans le cas où QUICK MS donnerait son autorisation, celle-ci n’est dans tous les cas que temporaire et pourra être retirée à tout moment sans obligation de justification. Dans tous les cas, tout lien devra être retiré sur simple demande de QUICK MS. Toute information accessible via un lien vers d’autres sites internet n’est pas sous le contrôle de QUICK MS qui décline toute responsabilité quant à leur contenu.

ARTICLE 8 – PROPRIETE INTELLECTUELLE

8-1. Toutes les marques, photographies, textes, commentaires, illustrations, images animées ou non, séquences vidéo, sons, ainsi que toutes les applications informatiques qui pourraient être utilisées pour faire fonctionner le Site et plus généralement tous les éléments reproduits ou utilisés sur le Site sont protégés par les lois en vigueur au titre de la propriété intellectuelle. Ils sont la propriété pleine et entière de QUICK MS.
Toute reproduction, représentation, utilisation ou adaptation, sous quelque forme que ce soit, de tout ou partie de ces éléments, y compris les applications informatiques, sans l’accord préalable et écrit de l’éditeur, sont strictement interdites.
Le fait pour QUICK MS en sa qualité d’éditeur du Site de ne pas engager de procédure dès la prise de connaissance de ces utilisations non autorisées ne vaut pas acceptation desdites utilisations et renonciation aux poursuites.

8.2. QUICK MS déclare être investi de tous les droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel GRAFIQ. A ce titre, QUICK MS déclare : Que le Progiciel est original au sens du Code de la Propriété intellectuelle français ; que le Progiciel n’est constitutif en tout ou en partie ni de contrefaçon, ni de concurrence déloyale ni de parasitisme ; qu’il est seul titulaire et détient seul tous les droits nécessaires pour assurer sa commercialisation et en permettre l’utilisation et les modifications éventuelles.

Tous les éléments, documents, fichiers, données et informations, de quelque nature que ce soit et quel que soit le support, fournis par QUICK MS à l’Abonné ou à la Société demeurent la propriété pleine et entière de QUICK MS à savoir et sans que cette liste soit exhaustive : le Logiciel, la documentation communiquée à l’Abonné ou à la Société ou celle dont il pourra avoir accès. Aucune des dispositions des présentes ne peut être interprétée comme une cession, un transfert, une vente, une concession, une licence, un prêt, une location, une autorisation d’exploitation directement ou indirectement par l’Abonné ou par la Société des éléments, documents, fichiers, données et informations qu’ils lui auront été remis pour les besoins de l’exécution des Prestations objets des présentes, sauf stipulation contraire écrite. L’Abonné ou la Société s’interdit toute modification, changement, adjonction, suppression, altération, détérioration, effacement, destruction, vente, cession, transfert, concession, licence, location, prêt, autorisation d’exploitation de tout ou partie des éléments, documents, fichiers, données et informations, quel qu’en soit le support, transmis par QUICK MS. L’Abonné ou la Société s’interdit de faire usage des documents, fichiers, données et informations fournis par QUICK MS dans le cadre des présentes dans un but autre que celui pour lequel ils lui ont été communiqués. Il/Elle s’engage en outre à ne plus les utiliser à l’expiration ou à la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit.
QUICK MS concède à l’Abonné ou à la Société le droit non exclusif, non transférable et personnel d’utiliser le Logiciel GRAFIQ pour : les seuls besoins internes de son activité professionnelle.
D’une manière générale, l’Abonné ou la Société s’interdit tout type d’usage non expressément autorisé par les présentes.
L’Abonné ou la Société s’engage à permettre aux représentants ou à tout autre mandataire de QUICK MS de s’assurer de l’utilisation conforme du Logiciel GRAFIQ.
La licence est incessible. Il est strictement interdit de reproduire ou sous-licencier (de commercialiser) le Logiciel GRAFIQ.
Le non-respect de ces clauses pourra entrainer la suspension immédiate du Service et/ou la résiliation de l’abonnement et/ou la suppression du compte aux torts exclusifs de l’Abonné ou de la Société.

8.3. Fourniture de la prestation. Au cas où l’une des recommandations de QUICK MS impliquerait l’utilisation de biens, modèles, dessins, photographies, etc. faisant l’objet de droits de propriété intellectuelle appartenant à des tiers, QUICK MS en informera l’Abonné ou la Société de l’existence de ces droits et des conséquences de leur utilisation. Il appartiendra alors à l’Abonné ou à la Société et sous sa seule responsabilité de prendre toute mesure permettant l’utilisation de tels droits, notamment en négociant pour son propre compte les droits d’utilisation dans des conditions telles que QUICK MS soit en mesure de s’en prévaloir pour les besoins des prestations. Pour les besoins propres des prestations, QUICK MS pourra utiliser ou développer des logiciels, y compris des feuilles de calculs, des documents, des bases de données et d’autres outils informatiques.

Dans certains cas, ces aides peuvent être mises à la disposition de l’Abonné ou de la Société et sur sa demande. Dans la mesure où ces outils ont été développés spécifiquement pour les besoins de QUICK MS et sans considération des besoins propres de l’Abonné ou de la Société, ceux-ci sont mis à leur disposition en l’état et sans aucune garantie attachée, à simple destination d’usage ; ils ne devront être distribués, partagés ou communiqués à des tiers que ce soit en tout ou partie. Cette mise à disposition temporaire n’emportera aucune cession de droits ni garantie, quel qu’en soit le titre. QUICK MS reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les études, dessins, modèles, prototypes, etc, réalisés (même à la demande de l’Abonné ou de la Société) en vue de la fourniture des services à l’Abonné ou à la Société Ce dernier s’interdit donc toute reproduction ou exploitation desdites études, dessins, modèles et prototypes, etc, sans l’autorisation expresse, écrite et préalable de QUICK MS qui peut la conditionner à une contrepartie financière.

QUICK MS se réserve tout droit, titre et intérêt sur : les éléments originaux figurant dans les travaux, documents, mémos, consultations, avis, etc. réalisés dans le cadre des prestations, y compris de façon non limitative, tout droit d’auteur, marque déposée et tout autre droit de propriété intellectuelle s’y rapportant et ;toutes les méthodes, processus, techniques, développements, et savoir-faire incorporés ou non aux prestations ou que QUICK MS serait amené à développer ou à fournir dans le cadre des prestations.

Aucune Partie ne pourra faire mention ou usage du nom, de la dénomination, des marques et logos ou autres appellations, commerciales ou non, de l’autre Partie sans accord préalable et écrit de cette dernière. Par dérogation à ce qui précède, QUICK MS pourra faire usage du nom, de la dénomination, des marques et logos de l’Abonné ou de la Société en cours d’abonnement ou de période d’essai dans la mesure de ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des prestations, y compris dans des propositions de prestations ultérieures.
Par ailleurs, l’Abonné ou la Société autorise QUICK MS à l’issue de la réalisation des prestations, à citer son nom/dénomination à titre de référence et accompagner cette citation, le cas échéant, d’une description générique des prestations effectuées.

L’Abonné ou la Société s’oblige à prendre toutes les mesures nécessaires, notamment de sécurité, à l’égard de son personnel comme de tous tiers à qui il/elle donnerait accès au Logiciel GRAFIQ pour assurer le respect du droit de propriété de QUICK MS sur ledit Logiciel.

ARTICLE 9 – HEBERGEMENT – INTEGRITE ET SECURITE DES DONNEES

QUICK MS n’exerce aucun contrôle sur les Données. Ce dernier est donc dégagé de toute responsabilité concernant la nature, le contenu des informations ou des Données de l’Abonné ou de la Société et de l’exploitation qui en découle. De même, il sera dégagé de toute responsabilité concernant la qualité et la transmission des Données lorsqu’elles emprunteront les réseaux de télécommunications et plus généralement la qualité et la fiabilité des liaisons de télécommunication entre les postes de travail des Utilisateurs et le point d’accès au Logiciel GRAFIQ. Les Données relatives à l’utilisation du Logiciel GRAFIQ sont hébergées dans l’Union européenne, en France.

ARTICLE 10 – CONFIDENTIALITE

QUICK MS s’interdit de communiquer le contenu des Données appartenant strictement à l’Abonné ou à la Société, à tout tiers et garantit l’exclusivité de l’accès à ces Données. QUICK MS s’engage à respecter et à faire respecter par ses collaborateurs et ses sous- traitants, la confidentialité des Données et des DCP hébergées et traitées par le Logiciel GRAFIQ.

ARTICLE 11 – PROTECTION DES DCP

Les Parties s’engagent à respecter les dispositions de l’Annexe 1 des CGU concernant la protection des données personnelles.

ARTICLE 12 – DROIT APPLICABLE

Les Conditions Générales d’Utilisation sont soumises à l’application du droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

ARTICLE 13 – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE

Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout différend qui pourrait naître dans le cadre de l’exécution des Conditions Générales.
A DEFAUT, LE LITIGE SERA SOUMIS AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE MARSEILLEes.

ANNEXE 1 – PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES 

I. Objet

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant (QUICK MS) s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Il est précisé que constitue une Donnée à caractère personnel toute information identifiante directement ou indirectement une personne physique. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.

II. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir une partie ou la totalité des services suivants : une licence d’utilisation du Logiciel GRAFIQ avec des accès pour les Utilisateurs ; des prestations d’hébergement des Données ; des prestations d’accompagnement, d’assistance et des prestations de maintenance corrective. La nature des opérations réalisées sur les données est : la collecte ; l’utilisation ; le stockage ; la destruction du fichier du responsable de traitement. La ou les finalité(s) du traitement sont : opérations nécessaires à la fourniture du Service (mise à disposition d’un outil de gestion des ressources humaines, visant à produire des informations décisionnelles personnalisées de type « indicateur » ; l’accompagnement, la maintenance corrective ; l’assistance; fonctionnement et optimisation du Logiciel GRAFIQ et du Service ; statistiques commerciales et mesure d’audience ; gestion des consentements des cookies et traceurs ; aide dans l’exercice des droits RGPD. Les données à caractère personnel traitées sont les données d’identification (noms, prénoms, email, fonction, compétences,), les données de connexion (Adresse IP, logs), les informations contenues dans les bulletins de salaires intégrés et toute autre information que le responsable du traitement ou l’abonné auraient renseignées dans la cadre de l’utilisation de GRAFIQ. Les catégories de personnes concernées sont les salariés, stagiaires, alternants du responsable de traitement. Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant l’ensemble des données à caractère personnel nécessaire aux traitements.

III. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement

Le sous-traitant s’engage à : traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance ; utiliser les données personnelles uniquement dans le cadre des présentes ou sur instruction précise du responsable de traitement ; traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ; garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat ; veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel, prennent en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

1. Sous-traitance ultérieure

Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifique. Cette autorisation générale devra être donnée préalablement et par écrit par le responsable de traitement. 

Dans ce cas, le sous-traitant informera le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitant. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité ou les coordonnés du sous-traitant. Le responsable du traitement dispose d’un délai maximum de 15 jours ouvrés à compter de la réception de cette information pour présenter ses objections. 

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations. 

2. Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à l’Abonné. 

3. Notification des violations de données à caractère personnel

Le sous-traitant notifie immédiatement dès qu’il en a pris connaissance au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel et par le moyen suivant : par email à l’Abonné. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. A ce titre, le sous-traitant conservera un livre d’historisation des incidents de sécurité. 

Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle. 

4. Mesures de sécurité

Chaque Partie s’engage à mettre en œuvre toutes les exigences générales de sécurité et de confidentialité. En particulier, le sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées suivantes : les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; les moyens permettant de rétablir la disponibilité et l’accès des Données Personnelles dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ; les moyens destinés à mettre efficacement en œuvre les principes de minimisation et de conservation limitée des Données Personnelles; les moyens permettant de s’assurer que, par défaut, seules les Données Personnelles nécessaires pour chaque objectif spécifique du Traitement sont traitées. 

5. Privacy by design

Depuis le 25 mai 2018, le sous-traitant aura mis en place les procédures internes permettant la démonstration du respect du principe de prise en compte des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. 

6. Sort des données

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel. La suppression doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. 

7. Délégué à la protection des données

Le sous-traitant communique au responsable de traitement les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données. 

8. Registre des catégories d’activités de traitement

Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant : le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ; les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ; le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ; dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins : la pseudonymisation, des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement. 

9. Documentation

Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits. Pendant la durée du Contrat, le responsable de traitement pourra à tout moment, et dans la limite d’une fois par an, réaliser ou faire réaliser par tout tiers de son choix, à ses frais et après en avoir avisé le sous-traitant par écrit avec un préavis de quinze (15) jours ouvrés au moyen d’une notification, un audit de la conformité des Traitements des au RGPD et à la présente Annexe.

IV. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant

Le responsable de traitement s’engage à : fournir au sous-traitant les données visées au II des présentes clauses ; documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant ; veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant ; superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant. 

Le responsable de traitement garantit :

avoir recueilli ou disposer du consentement exprès et spécifique des Personnes concernées, le cas échéant, pour les finalités des Traitements prévues à la présente Annexe ; qu’il a conservé une trace des consentements des Personnes Concernées ; qu’il a informé les Personnes de la possibilité de révoquer leur consentement ; qu’il a répercuté immédiatement auprès du sous-traitant la révocation d’un consentement qui pourrait avoir un impact sur un Traitement de Données Personnelles en cours ; fournir au sous-traitant des Données Personnelles exactes et mises à jour dans le cadre de l’exécution du Contrat ; avoir procédé aux éventuelles formalités qui lui incombent auprès de l’autorité compétente ; fournir l’information aux personnes concernées par opérations de traitement au moment de la collecte des données.