Tableau de bord RH Excel, quelle alternative ?
Tableau de bord Excel
Un tableau de bord avec Excel est-ce vraiment une bonne idée ? Nos experts vous en dévoilent ses limites et risques pour votre activité.
Sommaire - Tps de lecture 2mn
Tableau de bord RH sur Excel : de quoi parle-t-on ?
Quelles sont ses limites et inconvénients du tableau de bord RH sur Excel ?
Un logiciel RH est-il une bonne alternative à Excel pour créer un tableau de bord ?
En résumé : faut-il utiliser un tableau de bord RH sur Excel ou passer par un logiciel spécialisé ?
Vous cherchez à créer un ou plusieurs tableaux de bord RH pour mieux piloter vos ressources humaines ? C’est une très bonne chose. Peut-être êtes-vous tenté, par votre fonction de RH, de commencer ce procédé salvateur en passant par des logiciels gratuits comme Excel. En effet, si les tableaux de bord RH Excel peuvent être utiles, cette alternative n’est pas la meilleure : elle est même obsolète pour générer des KPI’s RH dignes de ce nom !
Dans cet article, nous allons vous expliquer en quoi il est plus intéressant pour vous de passer par des logiciels RH dédiés à cette tâche, et ce qu’importe la taille, le secteur d’activité ou les choix stratégiques de votre entreprise.
Tableau de bord RH sur Excel : de quoi parle-t-on ?
À quoi sert un tableau de bord RH ?
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ? En fait, il s’agit d’un outil qui vous permet, en tant que professionnel et responsable des ressources humaines de votre entreprise d’avoir une vue panoramique des performances globales de votre organisation.
Autrement dit, de jeter régulièrement et en direct un coup d’œil analytique sur :
- vos indicateurs RH et vos KPI’s à l’instant T :
- masse salariale,
- turn-over,
- suivi des effectifs,
- salaire moyen par sexe et/ou par type de contrat,
- pyramides des âges…
- votre politique salariale, sociale ou encore environnementale sur l’année en cours, ainsi que les précédentes afin de réaliser des prévisionnels ;
- les performances du personnel, de votre processus de recrutement, de votre service client ou bien de vos données RH sur un plus ou moins long terme.
Grâce à cet outil, vous pouvez avoir un diagnostic de la situation sourcé, fiable et donc sûr, ainsi que des paramètres les plus importants pour votre activité et celle de l’entreprise !
La création d’un tableau de bord RH avec excel
On parle de tableau de bord RH Excel lorsqu’il est fait avec le célèbre logiciel de tableur du même nom. Néanmoins, sachez qu’il est possible de le produire grâce à des solutions RH en mode SaaS dédiées à cette tâche.
Parce qu’il fournit une vue d’ensemble de vos indicateurs clés de performance comme :
- la satisfaction des collaborateurs,
- le taux de rotation du personnel,
- les coûts de recrutement et de formation…
… le tableau de bord RH (Excel ou pas) vous aide à prendre des décisions éclairées en matière de gestion du personnel. Il y parvient en identifiant les grandes tendances en cours au sein de votre entreprise, ainsi que les failles potentielles.
Puisque étant un formidable outil de reporting RH, il vous permet également de suivre la progression des objectifs et des OKR de votre entreprise, tout en améliorant considérablement la qualité de vie au travail de vos salariés par les mesures correctives que vous prenez.
Enfin, notons qu’un tableau de bord RH Excel peut également être utilisé pour communiquer proprement sur vos KPI’s RH à l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise, dirigeants inclus. Par exemple, en l’utilisant pour générer vos bilans sociaux annuels.
À noter : l’un de ses grands avantages est que le tableau de bord RH est interactif, dynamique, et peut être mis à jour régulièrement extrêmement facilement à partir du moment où vous passez par une solution RH dédiée.
Visionnez notre courte vidéo pour maîtriser les 7 étapes indispensables à la création d’un tableau de bord RH, un levier crucial pour optimiser vos processus RH et renforcer la stratégie de votre entreprise
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Posez-vous ces trois questions :
- “Ai-je besoin d’un moyen efficace de suivre les performances globales de mon entreprise et de mes salariés ?”.
- “Ai-je besoin d’une solution rapide et facile à mettre en place afin d’obtenir des données précises et détaillées de ma data RH ?”.
- “Ai-je envie de gérer plus efficacement mes ressources humaines ?”.
Si la réponse est positive à chaque fois, alors il est nécessaire pour vous d’utiliser dans un premier temps l’exemple de tableau de bord RH Excel que nous vous proposons gratuitement.
Ce modèle de tableau de bord RH au format Excel est conçu pour toute équipe RH qui cherche à piloter plus efficacement son activité.
Vous pouvez bien évidemment le personnaliser pour qu’il soit encore plus adapté à votre situation d’entreprise !
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Quelles sont ses limites et inconvénients du tableau de bord RH sur Excel ?
Vous avez téléchargé votre exemple de tableau de bord RH Excel et l’utilisez depuis quelques temps à présent. L’étape suivante ? Allez encore plus loin et passer à la vitesse supérieure : c’est-à-dire vous en passer, et utiliser un logiciel RH dédié, par exemple un SI RH avec une Business Intelligence (BI RH) comme GrafiQ !
Eh oui ! Vous devez bien comprendre que même si l’utilisation de votre nouveau tableau de bord RH sur Excel est un moyen pratique et efficace de surveiller et guider vos ressources humaines, il présente plusieurs inconvénients et autres limites.
Regardons cela de plus près !
La réalisation d’un tableau de bord RH avec Excel est aussi chronophage que fastidieuse
Dans un premier temps, sachez que la réalisation d’un tableau de bord RH sur Excel est relativement chronophage et fastidieuse. Rien que le paramétrage de vos tableaux vous prendra un temps certain, durée que vous pouvez cependant réduire en téléchargeant simplement le modèle que nous vous proposons.
Néanmoins, votre document nécessite dans tous les cas :
- une saisie manuelle de votre data RH ;
- un tri et une sélection des informations importantes ;
- une analyse approfondie de chacune des données RH…
En somme, une perte de temps assez conséquente pour vous ! D’autant plus que la mise à jour de votre tableau de bord RH Excel se fait également de manière manuelle….
Les erreurs de calculs sur un tableau de bord Excel sont fréquentes
Aussi, en plus du temps passé dessus et des retards potentiels, vous pouvez tout simplement faire des erreurs de saisie qui engendreront mécaniquement des prises de décision erronées.
La raison ? Excel est un instrument avec saisie manuelle, à la différence d’un SIRH qui automatise l’ensemble de ces tâches répétitives. Ainsi, notez qu’il existera toujours des risques d’erreur en matière de saisie.
Ces soucis de parcours auront pour effet d’engendrer des inexactitudes dans votre tableau de bord, et donc d’affecter la fiabilité de l’ensemble de vos informations.
Le risque de suppression des données par inadvertance est élevé
Il est vrai que si un tableau de bord RH sur Excel est une solution pratique pour la gestion de vos données RH, il présente toutefois un risque important en termes de suppression de votre data, chose qui arrive le plus souvent par pure inadvertance.
Entre nous, à qui cela n’est jamais arrivé ?
Par son mode de fonctionnement, supprimer accidentellement vos données est facilement possible. En cause, la simplicité de son interface utilisateur et la possibilité de modifier les données directement sur votre document.
Attention donc à ne pas vous faire avoir car les conséquences pourraient être tragiques, par exemple une perte irréparable de vos données RH les plus importantes…
L'ergonomie et l'expérience utilisateur sur Excel ne sont pas optimaux
Tout est dit dans le titre : l’ergonomie et l’expérience utilisateur d’un tableau de bord RH fait à partir d’Excel ne sont pas des plus réjouissantes. En effet, notez bien que Excel est conçu pour gérer des feuilles de calcul et des données brutes. Ce logiciel n’est finalement pas fait pour ce type de tâche. C’est en manipulant son fonctionnement initial que vous pouvez lui permettre de réaliser cette prouesse.
Logiquement :
- l’expérience utilisateur offerte n’est pas intuitive, ni adaptée à vos processus, surtout si votre souhait est avant toute chose de faire de la surveillance et du reporting RH ;
- autre point en lien : la navigation peut être compliquée et les données peuvent être difficiles à interpréter en raison de la complexité de l’interface utilisateur.
Conséquence ? Une perte de temps sèche, et une fois encore la possibilité de faire des erreurs de prise de décisions en raison d’un accès difficile à vos informations les plus capitales.
La protection des données personnelles (RGPD) n'est pas assurée
Les RGPD, un sujet d’actualité qui pose tant de problèmes aux responsables RH… Depuis plusieurs années maintenant, la protection des données personnelles de vos collaborateurs est un enjeu majeur puisqu’étant une obligation légale. Sans vous faire de dessin, sachez que votre tableau de bord RH Excel n’est pas conforme aux attentes en matière de RGPD, et ne le sera jamais !
Pourquoi ? En fait, Excel ne possède aucune fonctionnalité de sécurité intégrée en lien avec la protection de la data confidentielle de vos salariés comme les informations de salaire ou les détails de l’historique de travail.
De plus, notez que l’une des forces de Excel devient ici une faiblesse, ou plutôt une limite : sa facilité à pouvoir partager des données avec des tierces personnes, non autorisées. Ce qui pourrait hypothétiquement entraîner une fuite de vos données RH confidentielles, et donc une violation de la vie privée de vos salariés.
Un logiciel RH est-il une bonne alternative à Excel pour créer un tableau de bord ?
Pour toutes les raisons que nous venons d’évoquer ensemble, difficile de ne pas répondre oui. Avec un logiciel RH, tous les inconvénients et les limites évoquées tombent : en somme, que des avantages !
Et pour cause, ces outils nouvelle génération sont spécialement pensés et conçus pour gérer vos données et établir – entre autres – des tableaux de bord RH. Par conséquent, ils offrent des fonctionnalités avancées pour vous aider au quotidien à suivre vos performances et à piloter vos ressources humaines.
En parlons d’avantages, quels sont-ils ?
Un suivi de vos mises à jour plus facile à appréhender
Certains SI RH et BI RH vous offrent une fonctionnalité de suivi des mises à jour de vos TDB.
C’est un plus à prendre en compte puisque cela vous permettra de ne pas passer par un énième document ou calendrier pour savoir quand actualiser votre data.
Des données plus fiables
La réalisation de tableau de bord avec un logiciel RH permet l’automatisation d’un très grand nombre de tâches répétitives qui peuvent conduire parfois à des erreurs.
Le logiciel RH est donc la garantie de travailler avec des données plus fiables .
Un gain de temps considérable
Dans la même veine, l’automatisation de certaines tâches vous permet de réduire le temps nécessaire dont vous avez besoin pour créer et nourrir vos tableaux de bord RH. Excel n’a qu’à bien se tenir !
Un stockage de données bien plus important
Ces outils RH 2.0 offrent tout d’abord un stockage de données exponentielle en comparaison d’un tableau de bord RH sur Excel.
Autrement dit, avec un logiciel adapté, vous pouvez aisément suivre vos informations d’entreprise en un seul et même endroit, sur une durée de temps infinie.
Des fonctionnalités avancées supplémentaires
Pour terminer, un dernier argument et non des moindres : les logiciels RH offrent la plupart du temps des fonctionnalités avancées supplémentaires que jamais une solution généraliste comme Excel ne vous offrira.
Par exemple :
- des outils pour accompagner votre reporting RH en temps réel ;
- des analyses de données approfondie grâce à une Business Intelligence RH (BI RH) intégrée ;
- des notifications et des alertes automatiques pour vous conseiller en continu…
En résumé : faut-il utiliser un tableau de bord RH sur Excel ou passer par un logiciel spécialisé ?
Malgré ces limites, l’utilisation d’un tableau de bord RH Excel reste une option provisoire pratique pour les entreprises de petite taille et les organisations ayant un budget restreint.
Le choix d’un logiciel dédié pour produire un tableau de bord RH est la solution la plus efficace pour votre entreprise, d’autant plus si vous cherchez par tous les moyens à améliorer votre stratégie globale RH et vos politiques internes en cours. Disons-le clairement : vous n’avez que des avantages, et aucun inconvénient ou limite.
La seule prérogative que vous devez vous fixer, c’est de trouver un moyen (logiciel ou Excel) pour créer, actualiser et utiliser vos tableaux de bord RH répondant véritablement aux besoins de votre entreprise.
En matière de budget, sachez que le ROI (retour sur investissement) d’un logiciel RH peut être considérable. Ne sous-estimez pas cette information.
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Article rédigé par Hugo Frisoni.
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