Onboarding du salarié : guide et conseils d’experts

L’onboarding RH est un processus qui vous permet de faciliter l’intégration et l’adaptation d’un nouveau salarié au sein de votre entreprise. Ce processus est généralement mis en place par le responsable d’un service des ressources humaines tel que vous, et consiste en une série d’actions et de mesures destinées à accompagner le nouvel arrivant dans son nouveau poste. Un « Welcome pack » n’est pas suffisant !

Voici un guide et des conseils de nos experts pour réussir votre parcours d’onboarding RH ! L’objectif ? L’engagement des collaborateurs !

Définition : c’est quoi un processus d’intégration ou onboarding RH ?

Les constats actuels de l’onboarding RH en France (de 2018 à 2022)

En 2018, selon les Echos Start, la France avait le taux de turnover le plus élevé parmi les pays européens : 21% des collaborateurs français quittent leur entreprise dans l’année, contre 15% dans les autres pays européens en moyenne. C’est la dure réalité du terrain !
Une recherche sur les technologies de gestion du capital humain nous montre que 4% des nouvelles recrues quittent leur emploi après le premier jour et qu’il y a un taux de turnover de 22% au cours des 45 premiers jours du nouvel emploi.

Que pensent les responsables des Ressources Humaines du processus d’onboarding ?

En 2019, 86% des RH considéraient que l’amélioration de l’étape d’onboarding est importante et 68% d’entre eux estimaient que l’automatisation des processus de recrutement et d’onboarding RH sera leur première problématique à résoudre en 2020 (étude effectuée par Markess).
Depuis, 80% d’entre eux ont eu recours à des solutions RH en mode SaaS.

Pourquoi faire un onboarding RH pour ses salariés au sein de l’entreprise après recrutement ?

Quels sont les effets positifs d’une session onboarding maîtrisée ?

Effets stratégiques

Quand il n’existe pas de processus d’onboarding RH, le temps de formation d’une nouvelle recrue est doublé (6 à 8 mois avant d’être opérationnelle), réduisant ainsi sa productivité et son efficacité dans son rôle.

Gain de productivité

La productivité accroît grâce au onboarding RH. Ce procédé permet à 62% des collaborateurs qui l’ont suivi d’atteindre les missions fixées dans l’année, contre 17% des nouveaux salariés n’ayant pas suivi une étape d’intégration (étude menée par ACERTA).

Gain d’image et marque employeur

Si votre nouvelle recrue se sent bien dans l’entreprise, elle diffusera une image positive de celle-ci, en cohérence avec son état d’esprit. 72% des collaborateurs bien intégrés pensent qu’ils sont capables d’influencer positivement le service client.

Gain de temps

Indirectement, en réfléchissant à une stratégie d’onboarding RH efficace, il est facile de gagner du temps. Si l’intégration est un échec, il y a des chances que le candidat n’obtienne pas ou refuse le poste, il va donc falloir :

• Répéter les différentes étapes administratives ;
• Recommencer à créer des annonces ;
• Rechercher les candidats ;
• Trier, choisir, appeler, donner rendez-vous, passer des entretiens…

Effets économiques : Réduction des coûts

Un onboarding RH adapté vous permet de stabiliser le processus de recrutement de votre organisation. Il augmente ainsi le niveau de pérennité de l’emploi d’un nouveau salarié et améliore sa productivité. Pourquoi ? Parce que toutes les bonnes conditions à son épanouissement sont là !

À noter : 1 collaborateur qui reste équivaut à une somme économisée entre 2 800 € à 17 000 € !

Effets managériaux

Lors de l’onboarding RH, si votre nouveau collaborateur a à sa disposition tous les éléments nécessaires pour faciliter son intégration (information sur l’entreprise, sur ses missions, mise en relation avec ses collègues de travail, parrainage…), il aura plus de facilités à assimiler les informations nécessaires. Son management sera donc moins difficile à long terme.

Effets de fidélisation

L’intégration permet de rassurer votre nouveau collaborateur dans son choix de :

• Rejoindre l’entreprise ;
• Satisfaire ses attentes ;
• Bien s’intégrer dans les membres de son équipe ;
• Développer rapidement un sentiment d’appartenance à la culture de l’entreprise.

Pour votre nouveau salarié, les 90 premiers jours d’embauche sont les périodes les plus importantes afin d’avoir une bonne relation avec son entreprise et sa nouvelle équipe à long terme (article de l’Academy of Management Journal).

L’intégration provoquée par votre onboarding RH joue un grand rôle dans la fidélisation de vos salariés : une augmentation de l’implication dans une entreprise fait chuter le taux de départ de 87% selon le Human Resources Corporate Leadership Council.

En ce sens, nos experts vous conseillent de :

• Faire découvrir au nouveau collaborateur son environnement de travail, ses outils ainsi que les collaborateurs avec lesquels il va travailler ;
• Comprendre ses perspectives d’avenir au sein de votre entreprise ;
• Répondre à ses questions ou lui indiquer des pistes de réponses ;
• Lui montrer qu’il fait partie intégrante de l’entreprise et de l’équipe ;
• Avoir des moments décontractés et informels avec son équipe (pause café, repas…).

Quels sont les effets négatifs d’un mauvais parcours onboarding RH ?

Des conséquences financières lourdes

On constate que les embauches mal maîtrisées augmentent les coûts des entreprises :

• Coûts directs : coût de remplacement, les heures supplémentaires et la provocation de la désorganisation ;
• Coûts indirects : temps de formation des remplaçants, la perte des commandes et des clients ;
• Coûts cachés : mauvaise image de l’entreprise, réduction de la qualité des services, démotivation des nouveaux salariés, ennuie…

Par exemple, en 2017 :

• Une embauche non aboutie coûtait entre 50 000 € et 100 000 € ;
• 1 collaborateur sur 4 quittait son entreprise un an après son embauche ;
• Son remplacement coûtait en moyenne entre 800 € et 17 000 €.

Il est donc important au niveau économique d’avoir les bons réflexes au moment de l’intégration !

L’augmentation des coûts est provoquée par l’échec du processus d’embauche, car 20% des nouvelles recrues avaient déjà prévu de quitter l’entreprise dès le 1er jour, alors que 86% des nouveaux collaborateurs décident de rester ou de quitter l’entreprise dans les 6 prochains mois.

Pour y remédier, un onboarding RH adapté permettrait de fiabiliser le recrutement et donc de réduire ses coûts.

Un taux de turnover élevé

Un élément à mesurer est l’insatisfaction du nouvel employé dès le début. En effet, une mauvaise intégration accroît les chances de démission de votre collaborateur : 45% des démissions ont lieu dans les 12 premiers mois.

Un taux d’absentéisme élevé

Une récente étude a montré qu’en France, l’absentéisme a eu une augmentation de 39% sur 5 ans. 23% des collaborateurs interviewés expliquent que leurs absences étaient justifiées à cause de problèmes liés au travail.

De plus, la durée des absences augmente : +9% pour les absences de longue durée (plus de 3 mois) en 6 ans. Sachant qu’en 2016, 1% du taux d’absentéisme représentait 1% de la masse salariale, le coût est assez conséquent.

Une productivité faible

Quand il n’existe pas de processus d’onboarding RH, le temps de formation d’une nouvelle recrue est doublé (6 à 8 mois avant d’être opérationnelle) réduisant ainsi sa productivité et son efficacité dans son rôle.

Comment faire un onboarding RH: le mettre en place, le maîtriser et le suivre ?

 Prise en compte de la nouvelle recrue

Il n’y a pas de conception du contrôle de gestion sociale s’il n’y a pas un minimum d’adhésion des individus. « L’onboarding RH est un moment d’acculturation, c’est-à-dire qu’il y a un échange de valeurs entre deux groupes de cultures différentes » résume Gérald Gaillard, fondateur de la société Loocatme, spécialisée dans l’arrivée des nouveaux collaborateurs.

« Quand un collaborateur arrive, il va devoir hériter et adhérer aux valeurs de l’entreprise. Après cette compréhension, on peut parler de la mise en place d’un processus onboarding RH » ajoute-t-il.

Recruteur, selon nous, voici les étapes que vous devez mettre en place :

• Pré-intégration : entre le moment où un candidat accepte l’offre d’emploi et le 1er jour de travail, vous devez mettre en place des formalités d’intégration. L’objectif est de faciliter l’engagement de la nouvelle recrue et de créer une forme d’enthousiasme pendant ce processus de recrutement, afin d’éviter les doutes lors de cette transition.
• Présentation de la société et de l’équipe à votre nouvelle recrue : elle ne veut pas qu’obtenir des informations concernant l’entreprise et ses fondements. Votre nouveau salarié désire aussi pouvoir s’identifier à la culture de votre entreprise et appartenir à son groupe de travail.
• Présentation de ses missions et des attentes que souhaite votre entreprise : il est très important de bien définir de manière claire et concise le rôle de la nouvelle recrue. Être transparent pour éviter tout conflit à l’avenir doit être mis en avant et expliqué, afin que l’échange puisse se faire dans les 2 sens.
• Formation dès l’arrivée : présentez à la nouvelle recrue le processus organisationnel, les outils et les méthodes opérationnelles de votre organisation afin de maintenir son bon fonctionnement et faciliter l’intégration de votre collaborateur.
• Retour d’expérience : demandez dès les premiers jours à votre nouveau salarié s’il a des questions, des doutes ou des frustrations concernant l’organisation ou autres problématiques au sein de l’entreprise, afin de pouvoir adapter sa stratégie d’onboarding RH. Cela eut-être l’occasion de lui proposer de rédiger un rapport d’étonnement. 
• Intégration sociale : comprendre la culture de l’entreprise est très important. En ce sens, il est nécessaire que votre nouveau collaborateur se sente bien accueilli et apprécié par l’ensemble de l’équipe de votre entreprise.

En pratique, voici ce que vous pouvez faire :

• Communiquez en interne sur l’arrivée de votre nouvelle recrue en prévenant l’ensemble des collaborateurs sur le jour et l’heure de son arrivée ;
• Prévenez le manager (le responsable hiérarchique direct) afin qu’il soit conscient qu’il a une responsabilité dans l’intégration de son nouveau salarié, tout en valorisant son rôle. Sa présence le premier jour d’intégration est fortement recommandée, voire indispensable ;
• Créez un support visuel pour présenter au collaborateur l’entreprise, ses valeurs et ses nouveaux collègues (avec des photos, des commentaires des collaborateurs…) ;
• Organisez le jour de son arrivée un petit-déjeuner ou un déjeuner pour rendre ce premier jour plus décontracté et convivial ;
• Proposez-lui un(e) mentor. L’objectif ici est de lui présenter l’équipe, lui faire découvrir la structure de votre entreprise, ainsi que son système organisationnel et lui parler des événements à venir.

Numériser les processus pour un onboarding RH digital

La digitalisation de vos processus RH, avec l’onboarding, est le principal défi que vous devez relever. En effet, la numérisation des supports et des relations permet de faciliter votre onboarding RH, en le rendant plus fluide, personnalisé et engagé.

Vous pouvez par exemple numériser les packages d’accueil :

• Livret d’accueil ;
• Information sur l’entreprise ;
• Documents administratifs ;
• Réseau Social d’Entreprise ;
• Formation continue en ligne ;
• Application mobile (facultatif).

Pour ce faire, nous vous conseillons vivement de passer par la mise en place d’un logiciel dédié comme GrafiQ !

Comment mesurer les résultats de son projet onboarding RH ?

Votre stratégie d’onboarding RH a été mise en place. Bravo !

Si le départ de cette démarche est dans un premier temps l’initiative de la partie employeur, c’est que cela concerne principalement une problématique liée au recrutement en interne.

Cependant, si le taux de départ à l’initiative de votre nouveau collaborateur est élevé, cela signifie qu’il est déçue ou potentiellement s’ennuie :

• La culture de l’entreprise ne lui correspond pas ;
• Une mauvaise intégration dans son équipe ;
• Une communication interne insuffisante, etc.

Dans cet exemple de tableau, le pourcentage de départ lors de la période d’essai (à l’initiative du salarié) s’élève à 14,81%.

Taux de rétention ou turnover

Lorsqu’une recrue décide de partir plus tôt, ce sont les coûts que vous avez investis dans le recrutement (voire les coûts de la formation) qui partent avec. Comme vous le savez déjà, ces coûts sont élevés !

Le taux de turnover de vos nouveaux recrutement permet de savoir si les étapes d’onboarding RH ont bien été mises en place ou non :

Taux de turn-over = [(Nombre de départs au cours de l’année N + Nombre d’arrivées au cours de l’année N)/2] / Effectif au 1er janvier de l’année N

Attention ! Le taux de turnover explique en partie si votre onboarding RH est performant ou non, cet indicateur variant en fonction du secteur d’activité. Par exemple, notez que les activités saisonnières ont logiquement, structurellement un taux de turnover très élevé car elles ne recrutent que pour la saison, avec des contrats courts (exemple : la restauration). A contrario, si les activités plus techniques comme l’industrie ont un taux de turnover élevé, ce n’est pas normal.

En 2018, généralement en France :

Dans cet exemple, le taux de turnover est élevé. Pour approfondir l’analyse, il serait intéressant pour vous de prendre en compte d’autres éléments. Par exemple, le taux de turnover par statut :

Vous pouvez constater ici un taux de sortie élevé concernant les employés et les ouvriers.

Ce taux de sortie élevé est expliqué par des fins de contrats à durée déterminée.

Le taux de turnover vous aide à identifier si le problème provient de l’organisation managériale. Pour cela, il vous suffit de comparer le taux de turnover de l’équipe d’un manager au taux de turnover moyen de votre entreprise. S’il est plus élevé que la moyenne, le problème concerne l’intégration du nouveau collaborateur dans son équipe. La responsabilité relève ainsi probablement plus du manager que du reste.

49% des ruptures des contrats sont liées à une absence d’alignement des valeurs et des attentes des collaborateurs (enquête Mercuri Urval), “car cet échange de culture est trop rapide” ajoute Gérald Gaillard.

“Il faut se demander comment on intègre ce nouveau collaborateur ? Est-ce qu’il commence dès la première semaine ? Seul(e) ? Même s’il a les bons outils, la nouvelle recrue peut ne pas se sentir impliquée […] Il ne faut pas substituer les outils techniques à la signification de l’onboarding[…] Il faut lui donner du sens”.

👉 Pour en savoir plus, nous vous proposons de lire cette fiche technique sur le turnover !

Les départs par tranche d’ancienneté

Selon O.C.Tanner, “69% des nouvelles recrues restent dans l’organisation pendant au moins 3 ans si elles sont passées par un onboarding RH structuré”.

Ici par exemple, 44,83% des nouvelles recrues restent dans l’organisation pendant au moins 3 ans, contre 55,17% qui partent avant d’atteindre les 3 ans d’ancienneté.

Comprendre la durée d’ancienneté moyenne d’un de vos employés dans l’entreprise est très important pour améliorer votre processus d’onboarding RH.

Les départs par tranche d’âge

Pour améliorer l’onboarding RH de vos plus jeunes collaborateurs, vous devez savoir que les talents fraîchement sortis des études n’ont souvent (et c’est bien normal) pas de réelles expériences professionnelles, rendant ainsi les premiers jours de leur intégration difficiles car stressants et non habituels. C’est pour cette raison qu’un indicateur sur le pourcentage de départ en fonction des tranches d’âges est intéressant à suivre.

Recruteur, si vous constatez un pourcentage élevé de départs chez vos jeunes talents (18-25 ans, généralement), vous devez nécessairement mettre en place des leviers d’actions pour l’améliorer, et les réengager avant que d’autres ne suivent ce même chemin vers la sortie !

Ici par exemple, il n’y a aucun départ des collaborateurs âgés de 18 ans à 25 ans, soit, il n’y a pas de salariés dans cette tranche d’âge, soit ils ont été bien intégrés.

👉 Pour en savoir plus, lisez cette fiche technique sur la pyramide des âges et d’ancienneté !

Le taux d’absentéisme

Si le taux d’absentéisme est très élevé, les causes à rechercher se trouvent peut-être dans la distance entre le domicile et le lieu de travail (temps et énergie à consacrer dans les déplacements), le lieu en lui-même (open space ou non, générant du stress…) ou d’autres sources.

Eh oui ! L’origine d’un taux d’absentéisme élevé peut se trouver dans l’absence de l’étape d’intégration. Rappelons que l’engagement d’un nouveau collaborateur est directement lié à la qualité de son onboarding RH. Le taux d’absentéisme fait partie des indicateurs permettant d’analyser le niveau d’engagement de ses salariés.

De manière générale, nous vous conseillons d’établir et de suivre les indicateurs de fréquence et de gravité des absences.

La durée et le nombre d’absences procurent de bonnes indications. En moyenne :

Ici, les absences de 16 à 90 jours sont très élevées puisqu’elles représentent 50% des absences sur la période de décembre 2019.

Attention ! Le taux d’absentéisme varie d’une entreprise à l’autre. Chaque entreprise doit prendre en compte des tranches qui lui sont propres pour déterminer si son taux est trop élevé ou non. Par exemple, le taux d’absentéisme acceptable dans les entreprises françaises est de 4%, et un taux supérieur à 8% est un taux trop élevé.

👉 Vous voulez en savoir plus sur le sujet ? Lisez notre fiche technique sur l’absentéisme !

Le taux de survie

Une mauvaise intégration accroît les chances de démission : 45% des démissions ont lieu dans les 12 premiers mois. Le taux de survie permet d’aider à mesurer les efficacités de l’onboarding RH de votre organisation.

Dans cet exemple, le taux de survie de cette entreprise s’élève à 24,83% sur un an. Ce n’est malheureusement pas suffisant…

Cependant, dans cette même entreprise, les taux de survie des effectifs en CDI sont proches de 100%. Le nombre de sorties est donc principalement lié à des fins de contrats de travail (intérim, CDD, etc.).

On peut donc tirer comme conclusion que ce taux de survie peu élevé n’est pas lié à une problématique d’onboarding RH.

Commentaire de fin : que retenir de l’onboarding RH et de sa gestion ?

En résumé, retenez de cet article sur l’onboarding RH que :

• Ce processus consiste à participer pleinement à l’activité de votre structure ;
• La force vive reste l’humain et les personnes qui contribuent à cette activité. Pensez engagement ;
• Ne pas se préoccuper de l’intégration de ses collaborateurs vous fait prendre des risques financiers et sociaux qui pourraient être évités.

Aussi, sachez que les avantages d’une réflexion sur votre politique d’intégration sont nombreux, à savoir :

• Participer à la stratégie globale de votre entreprise sur le long terme ;
• Réduire l’ensemble de vos coûts sociaux
• Améliorer le management de l’ensemble des équipes, services et pôles ;
• Fidéliser vos collaborateurs et travailler sur votre marque employeur ;
• Programmer un bon système d’intégration via un processus d’onboarding RH ;
• Prendre en compte le collaborateur avant, pendant et après son recrutement ;
• Digitaliser facilement vos processus grâce à des solutions SaaS comme GrafiQ ;
• Mesurer les résultats de sa mise en place par la détermination d’objectifs à atteindre, ou la suivre et la corriger le cas échéant, grâce à des indicateurs pertinents et adaptés !