Entretien individuel obligatoire : le guide pour faire la différence avec les entretiens facultatifs

L’employeur a le droit d’évaluer le travail de ses salariés en raison du pouvoir de direction qu’il exerce.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ? Est-il obligatoire ? Quelles règles l’employeur doit-il suivre dans sa mise en place ? Le salarié peut-il refuser cet entretien ? Retrouvez tout ce qu’il faut savoir en matière d’obligations sur cet outil indispensable.

Entretien individuel : de quoi s’agit-il ?

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• Ces derniers sont invités à préparer leurs entretiens et à auto-évaluer leurs compétences.
• Le jour de l’entretien chaque acteur est préparé.
• Les échanges sont plus fluides et pertinents.
• L’entretien est ensuite validé par signature électronique.

Entretien individuel : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Si l’évaluation est imposée par accord ou convention collective, vous devez respecter les dispositions prévues dans ce sens (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens…).

Autrement, vous vous exposez à être condamné par le Conseil des prud’hommes à indemniser les salariés.

Consultez le comité social et économique au préalable

Vous devez impérativement informer et consulter les membres du CSE (comité social et économique) avant de mettre en place des entretiens annuels ; en effet, les évaluations peuvent :

• de par leur nature, engendrer du stress et une pression psychologique chez certains salariés, notamment s’ils sont soucieux de ne pas avoir atteint leurs objectifs ;
• avoir une incidence sur leur évolution de carrière et/ou leur rémunération.

Tout manquement expose l’entreprise à se voir interdire la mise en œuvre de la procédure d’évaluation.

Informez tous vos collaborateurs

Avant d’évaluer l’aptitude professionnelle de vos collaborateurs, vous devez les informer, individuellement ou collectivement, des techniques et des méthodes qui seront utilisées, conformément à l’article L 1222-3 du Code du travail.
Un simple affichage dans un lieu accessible à tous est suffisant.

Aucune information personnelle d’un salarié, ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. Autrement, le salarié pourra contester devant le juge des référés, les méthodes et techniques d’évaluation utilisées et obtenir des dommages-intérêts.

À noter : tous les collaborateurs doivent pouvoir passer leur entretien annuel individuel. Si un salarié en est privé, il s’agit alors d’une situation de discrimination ; le salarié sera en droit de réclamer réparation pour la perte d’une chance d’évolution de carrière ou d’une possibilité de promotion professionnelle.

Évaluez vos collaborateurs des règles strictes

L’évaluation de la qualité du travail accompli par vos salariés doit obligatoirement être réalisée sur la base de critères clairs, objectifs, transparents, non discriminatoires et non générateurs de stress au travail.

À noter : il existe 25 critères reconnus comme discriminatoires par la loi comme le sexe, l’âge, l’état de santé, l’appartenance syndicale ou la religion…

De la même manière, des méthodes comme l’astrologie ou la numérologie sont proscrites. Les méthodes employées ne doivent porter que sur les qualités professionnelles des salariés et non sur leur vie privée.

Le CSE peut alerter sur des procédés d’évaluation mis en place au cours des entretiens individuels, si ceux-ci portent atteinte aux libertés individuelles dans l’entreprise.

Par ailleurs, vous devez respecter la dignité du salarié et le principe de loyauté selon lequel le contrat de travail doit être exécuté de bonne foi par le salarié comme par l’employeur.

Vous ne devez pas nuire à vos salariés et devez rechercher une solution aux problèmes qu’ils sont susceptibles de rencontrer dans le cadre de leur travail.

Réalisez un compte-rendu de l’entretien individuel de votre salarié

Vous pouvez formaliser le déroulement de cette rencontre par la rédaction d’un compte rendu d’évaluation de l’entretien individuel. Vous n’êtes pas obligé de le remettre au salarié, sauf si un accord ou une convention le prévoit.

En cas de désaccord du salarié avec le compte-rendu de l’entretien individuel annuel, ce dernier peut refuser de le signer ou bien le signer en ajoutant quelques remarques personnelles comme par exemple le fait qu’il n’avait pas les moyens de réaliser tel ou tel objectif.

Son refus de signer n’aura aucune incidence sur la validité de l’entretien et ne peut en aucun cas justifier une mise à pied ou un licenciement.

Une fois rédigé, le compte-rendu est définitif et l’employeur ne pourra plus y apporter de modification en défaveur du salarié.

Les conséquences de l’entretien individuel annuel

• En cas d’évaluation positive, le salarié concerné bénéficie souvent d’une faveur voire même d’une promotion ou d’une augmentation.
• A contrario, en aucun cas une évaluation négative ne saurait justifier une baisse de la rémunération du salarié, qu’il soit rétrogradé ou licencié.

Il s’agit d’éléments essentiels du contrat de travail qui ne peuvent être modifiés que d’un commun accord entre le collaborateur et son employeur.

Toutefois, le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation est pris en compte par le juge, lorsqu’une faute est reprochée au salarié, qu’il est question d’un manquement de l’employeur ou encore pour vérifier la cohérence d’un licenciement pour insuffisance professionnelle par exemple.