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Digitalisation RH : 6 exemples à mettre en place !

C’est la grande révolution du moment : la digitalisation RH des entreprises !
En effet, c’est l’un des sujets les plus importants à prendre en compte car étant en plein boum, et amenant avec lui son lot de changements. Tous les départements de votre structure sont concernés, les ressources humaines d’autant plus. Au cœur de ces mutations, la digitalisation RH devient logiquement un enjeu majeur.

Vous cherchez à en savoir plus sur le sujet ? Quels exemples de digitalisation mettre en place au sein de votre entreprise ? Quels sont les méthodes et les enjeux ? Focus !

Digitalisation RH : qu’est-ce que c’est ?

Avant de se lancer dans des chiffres et des explications savantes, qu’est-ce que la digitalisation RH ? De prime abord, le concept peut paraître assez flou, et on vous comprend !
Est-il question de numérisation des documents RH ou encore des nouvelles méthodes de recrutement sur les plateformes dédiées et les réseaux sociaux ? Suffit-il d’utiliser des logiciels  SaaS pour considérer digitaliser vos ressources humaines ?

Pour faire simple, il est question de tous ces sujets… mais pas seulement. La digitalisation RH repose sur 3 grands piliers, à savoir :

1. La digitalisation de l’ensemble des missions des ressources humaines ;
2. La digitalisation de l’accompagnement des collaborateurs en interne ;
3. La digitalisation des méthodes de travail et de ses changements.

Ainsi définie, la digitalisation RH est protéiforme, à l’image des ressources humaines en entreprise. Par votre fonction, il est de votre appréciation et responsabilité de définir quels sont les processus que vous souhaitez transformer. Selon votre situation d’entreprise, certains choix seront plus judicieux que d’autres.

Notez bien qu’il n’est pas impératif de bouleverser vos fonctionnements si le besoin ne se fait pas ressentir !

Quels sont les enjeux de la digitalisation des RH ?

Selon le Baromètre 2018 Digital Workplace IFOP, 63 % des salariés ont le sentiment de vivre une révolution concernant la transformation digitale en entreprise. Sachez que ce chiffre ne cesse d’augmenter, et que ce ressenti est plus qu’une simple tendance : c’est le futur du monde de l’entreprise.

Parmi les grands enjeux et préoccupations de la digitalisation RH :

• Le changement des attentes des salariés en termes de QVCT. En voici 2 exemples :
  • La frontière entre vie personnelle et vie professionnelle étant de plus en plus floue, les collaborateurs s’attendent à avoir des performances égales en termes d’outils mais aussi de service ;
  • La mobilité professionnelle étant de plus en plus forte, tout un chacun s’attend à retrouver les avantages connus dans une entreprise (télétravail, catalogue de services, procédures dématérialisées, etc. ;
• La transformation de l’entreprise en interne et externe, c’est-à-dire repenser l’ensemble des modes de fonctionnement, en mettant l’expérience du salarié au cœur de votre réflexion ;
• La mutation des rôles de RH et de DRH (Directeur des ressources humaines), devenus encore plus centraux donc primordiaux dans la vie de l’entreprise. À cela, vous pouvez rajouter à votre réflexion l’arrivée des collaborateurs milléniaux et la génération Z, digital-native. Ces salariés ont aujourd’hui pour prérequis de travailler et d’évoluer dans un environnement proche de leurs quotidien et aspirations personnelles ;
• L’augmentation de la performance opérationnelle, un sujet des plus importants pour votre structure. Meilleure productivité, accroissement de la qualité des données, relations plus fluides avec les métiers… Les bénéfices de la digitalisation RH sont pléthoriques !

6 Exemples de processus RH à digitaliser

1. Le recueil des signatures

Dans la liste des processus éligible à la digitalisation RH, la signature électronique est un indispensable. En effet, avec un outil dédié, vous pouvez fluidifier l’ensemble de vos échanges avec vos salariés. Comment ? Tout simplement en ayant la possibilité d’envoyer, de signer et de conclure vos contrats à distance, en quelques instants.
Les meilleures solutions en la matière vous permettent également :

• D’automatiser la gestion des contrats ;
• De simplifier leur révision ;
• De les analyser grâce à une intelligence artificielle intégrée.

2. La gestion des congés et absences

Deuxième étape dans la digitalisation RH de votre entreprise : passer par un SIRH performant pour la gestion des congés et absences de vos salariés ! Savez-vous qu’avec un tel outil, les gains de temps que vous économisez sont énormes ? De plus, outre le fait que cette tâche soit généralement chronophage, les risques d’erreur de saisie ou d’interprétation sont nombreux.

En digitalisant la gestion des congés et des demandes d’absence de vos collaborateurs, vous vous épargnez une forte source de stress !
De plus, vous :

• Évitez les tensions et les mécontentements évitables de vos talents ;
• Rendez autonomes vos salariés à travers une simple plateforme en ligne ;
• Maîtrisez mieux vos coûts, tout en boostant réactivité et performance !

3. La gestion des bulletins de paie

Pourquoi ne pas également utiliser un SIRH pour la gestion des bulletins de paie de votre entreprise ? C’est tout à fait possible et vous permet par la même occasion de faire une pierre deux coups ! Une telle solution procure une grande flexibilité ainsi qu’une très bonne expérience utilisateur.

En choisissant cette alternative de digitalisation RH, vos ressources humaines sont plus rapides, plus impactantes tout en passant moins de temps dessus grâce à l’automatisation de nombreuses actions répétitives. En bonus : vous gagnez en sécurité tout en supprimant les coûts d’impression et d’envoi des bulletins de paie de vos collaborateurs.

À noter : les meilleurs outils de gestion des bulletins de paie proposent même des coffres-forts numériques afin de les archiver à vie !

4. Le suivi des pointages/présence des collaborateurs

Vous avez une préférence pour un logiciel gratuit ? Pas de souci, ils en existent des très performants, logiquement disponibles… sans budget ! Notez cependant que vous n’aurez pas les mêmes fonctionnalités qu’avec une version payante, surtout si vous cherchez le suivi des pointages ET le suivi des présences de vos salariés ! Vous pouvez par ailleurs débuter une période d’essai gratuite d’une version payante, et aviser si besoin.

Dans tous les cas, avec une telle alternative de digitalisation RH, fini le temps où les salariés devaient tout pointer à la main, et les responsables vérifier un à un les horaires et jours de travail !

5. La QVCT et la mesure du bien-être des salariés

Les nouvelles organisations du travail explosent depuis la pandémie du Covid-19, mais pas seulement. Ces nouvelles conditions de travail comme le télétravail, le full remote, le flex-office pour ne citer qu’elles, engendrent de nouvelles problématiques, des avantages certains, et divers inconvénients qu’il vous faut impérativement prendre en considération. Ainsi, pour mesurer la QVCT et le bien-être de vos collaborateurs, passer par un logiciel RH en mode SaaS dédié devient petit à petit une norme difficilement remplaçable par le biais des outils du passé.

La digitalisation RH a donc son mot à dire en ce qui concerne :

• L’intégration du travail à distance sous toutes ses formes ;
• Le sentiment d’autonomie et son encadrement rigoureux ;
• Le maintien d’une performance sans dégrader les conditions de travail.

Vous le savez déjà sûrement mais la transformation digitale des entreprises a un impact très positif sur la QVCT, dans la mesure où vos collaborateurs gagnent en flexibilité et ont la possibilité d’organiser leur temps comme ils le souhaitent, de “designer” leurs journées comme ils l’entendent, toujours en adéquation avec leurs objectifs !

Ne sous-estimez pas cette liberté qui est un gage d’engagement certain !

6. Les feedbacks 360° 

Eh oui, vous pouvez aussi digitaliser vos processus de feedback 360° ! Et pour ce faire, rien de mieux que de passer par un People Management System, d’autant plus que les meilleurs sur le marché vous permettent également de gérer vos entretiens professionnels. Pour vos campagnes de feedbacks, c’est un nec plus ultra dont il est difficile de se passer, surtout si vous êtes déjà passé par une réalisation sous format papier dans le passé…

Avec ce type de logiciel, vous pouvez aussi faire suivre l’avancée des objectifs de chaque collaborateur, de chaque équipe ou service afin d’intégrer ces résultats sur les objectifs de votre entreprise.

Pour choisir le People Management System, plusieurs paramètres sont à prendre en compte, à savoir un logiciel :

• En mode SaaS qui s’adapte à vos besoins ;
• Avec des fonctionnalités supplémentaires utiles ;
• Ergonomique et accessible sous tous les supports ;
• Simple, s’intégrant à un logiciel de gestion RH ;
• Générant un tableau de bord pour faciliter votre pilotage.

En somme, une solution RH comme notre logiciel Qrew !

Outils de digitalisation RH : comment et lesquels choisir ?

Qui dit digitalisation RH dit outils de transformation digitale ! Et en ce qui concerne ces derniers, vous avez de plus en plus de choix, tout dépendra finalement des processus que vous souhaitez transformer au sein de votre entreprise.

La règle à suivre avant de vous lancer dans le choix de ces nouvelles opportunités est de bien réfléchir en amont sur la pertinence d’un tel changement :

• En avez-vous réellement besoin ?
• Est-ce que l’amélioration est importante ou minime ?
• Quel est le budget alloué à ces solutions ?

Ensuite, vous devez définir vos besoins en la matière, ainsi que les budgets pensés à cet effet. Comme pour tout, il existe des alternatives gratuites et payantes.

Petite astuce pratico-pratique : si vous hésitez sur un outil de digitalisation RH, vous pouvez par exemple commencer par une version freemium afin de le tester le software qui vous intéresse.
Sous forme de logiciel avec fonctionnalités limitées, ou bien en accès libre durant une période d’essai, cette étape vous permet de constater (ou pas) la pertinence d’une solution.

Logiciels de paie, de gestion des entretiens professionnels, ou communication en interne, voici un florilège des meilleures solutions RH sur le marché actuellement.

• My Peopledoc : un coffre-fort numérique RH ;
• Qrew : un logiciel de gestion des entretiens, de feedback 360° et de développement des compétences ;
• SLite : un outil collaboratif pour favoriser le partage de connaissances ;
• Slack ou Microsoft Teams : un espace où échanger en interne ;
• Docusign : un logiciel pour les signatures électroniques ;
• Spendesk : une solution de gestion des notes de frais ;
• GrafiQ : un logiciel de BI RH (Business Intelligence) pour analyser votre data d’entreprise ;
• Swile : une expérience collaborateur modern qui digitalise les tickets restaurant entre autres.

RH et digitalisation : quelles sont les étapes pour la mise en place ?

Étape 1.  Fixer des objectifs précis

Dans un premier temps, vous devez réaliser un audit, condition sine qua non à toutes réussites en matière de digitalisation RH.
Par la suite, vous connaîtrez bien mieux qu’elles sont les processus existant au sein de votre entreprise nécessitant un remaniement : faiblesses majeures, axes d’amélioration. Comme dit précédemment, vous devez vous focaliser sur les champs d’action prioritaires !

Chez QuickMS, nous vous conseillons dans un second temps de bien définir quels sont les outils qui vous permettront de supprimer les tâches chronophages et répétitives.
C’est ce que l’on nomme aujourd’hui “la scalabilité”. L’objectif dans tout ça ? Vous libérer un maximum du temps pour des projets à plus forte valeur ajoutée : le cœur de votre métier de RH !

Étape 2. Impliquer les équipes

Tout projet rondement mené nécessite une bonne communication en interne, au sein de votre entreprise.
La digitalisation RH ne fait pas exception à la règle ! Il est de votre fonction de professionnel des ressources humaines de préparer en amont un plan d’actions en la matière, se déroulant étape par étape. Vous pouvez par exemple impliquer vos collaborateurs dans le choix d’un logiciel qu’ils vont parfois autant utiliser au quotidien que vous.

Vient ensuite une campagne d’informations que vous devez régulièrement mettre à jour, de manière que le jour J, c’est-à-dire au moment du lancement de ce nouveau procédé, vos salariés soient suffisamment informés pour ne pas être déboussolés voire mécontents des changements en cours.

De plus, en les intégrant à votre réflexion et mise en œuvre, vos salariés se sentiront bien

• Plus impliqués dans la vie de l’entreprise ;
• Plus conscients des enjeux de ce bouleversement ;
• Et par la même occasion plus engagés !

Étape 3. Choisir les bons outils et logiciels pour digitaliser les Ressources Humaines

Pour reprendre ce qui a été dit sans se répéter, voici 3 étapes pour bien choisir vos futurs outils de digitalisation RH :

1. Se poser les bonnes questions en amont pour définir vos besoins en matière de ressources humaines ;
2. Faire un benchmark en étudiant les offres sur le marché, en adéquation avec votre situation d’entreprise ;
3. Essayer sur des petites durées comme un trimestre (par exemple des périodes d’essai) les plus pertinentes d’entre elles !

Étape 4. Mesurer le ROI de la digitalisation RH

Si de prime abord, la digitalisation RH semble n’être qu’un coût financier, détrompez-vous ! Sachez au contraire que la dématérialisation RH de certaines tâches administratives est une chance pour votre entreprise en termes de ROI (retour sur investissement).
En effet, elle est rentable dans la mesure où cet acte permet aux équipes RH des gains de temps considérables, temps utilisable pour des actions à bien plus forte valeur ajoutée, telles que le recrutement de nouveaux talents.

Quelques exemples pour illustrer ce propos :

• Les campagnes de feedbacks 360° : vous avez instaurez la culture du feedback au sein de votre entreprise ? En passant par un logiciel dédié, vous dématérialisez ce process et ne perdez plus de temps à créer des modèles de fiches, vous ne les imprimez plus… Encore mieux, vous économisez du temps d’entretiens, de réunions et autres visioconférences qui peuvent casser la dynamique de travail et donc la performance globale de l’entreprise. Eh oui, le temps, c’est de l’argent pour votre structure !
• La dématérialisation d’un bulletin de paie : sans faire de comptes d’apothicaire, sachez que la production d’un bulletin de paie papier a un coût et prend du temps. En passant par la digitalisation RH (un SIRH par exemple), vous réalisez de grosses économies sur vos coûts de gestion RH. En bonus, moins d’erreurs à reprendre par la suite, et une capacité de stockage des données ;
• L’analyse de vos datas RH avec un BI RH (Business Intelligence) : grâce à ce type de logiciel RH, vous pouvez connaître la situation de votre entreprise en y intégrant par exemple une simple DSN comme c’est le cas avec GrafiQ.
  Vous générez alors en peu d’efforts des tableaux de bord RH, sur lesquels des indicateurs tels que le rapport de l’index d’égalité Hommes/Femmes, le turnover ou l’absentéisme vous renseignent en profondeur sur la santé de votre entreprise, et sur des axes d’amélioration possibles. À la clé ? Augmenter la performance de vos salariés !

5 raisons et avantages de digitaliser les RH de votre entreprise

1. La hausse de productivité de votre métier RH

Comprenez bien que la digitalisation RH est synonyme de gains de productivité, aussi bien en matière d’onboarding et d’outboarding, de demandes de dématérialisation de documents ou des demandes courantes des salariés tels que les absences ou les acomptes sur salaire.

Via une plateforme digitale RH de qualité, votre gestion devient plus dynamique et vos processus sont bien plus facilement améliorables. Ainsi, vous gagnez en productivité puisque le rapport entre le temps passé sur chaque action et son résultat est bien plus intéressant !

2. La fiabilisation des données d’entreprise

Si vous souhaitez disposer de données extrêmement fiables, la digitalisation RH est faite pour vous ! Par exemple, certains processus demandent une collecte d’informations et de documents bien précis reprenant différents éléments variables. Vient ensuite la compilation et l’intégration manuelle de ses données dans un logiciel dédié. Tout cela est long, et les erreurs ne sont jamais très loin, d’où le besoin d’une grande rigueur en continu !

Sachez que vous pouvez simplifier et sécuriser ces différentes étapes, souvent répétitives, parfois complexes, grâce à une solution spécifiquement pensée pour, tout en restant dans un cadre légal et hautement opérationnel.

3. La maîtrise du risque RH

Des processus RH tels que la gestion des frais professionnels ou de titres-restaurants demandent une attention toute particulière. Il est donc indispensable pour vous d’effectuer une veille permanente de la réglementation française pour vous mettre en conformité le plus rapidement possible. Dans ce cadre légal en perpétuel changement, votre fonction de RH vous oblige à croiser souvent des centaines de données tous les mois.

Jusqu’alors, vous passiez principalement par l’envoi par e-mail de fichiers Excel ? Sachez qu’avec un logiciel dédié, vous pouvez intégrer ce type de processus dans une plateforme accessible à tout un chacun. L’objectif ?

• Un meilleur pilotage de votre processus, autant pour les salariés que vous ;
• La garantie d’une traçabilité répondant entre autres aux exigences SOX ;
• Des données fiables et rapidement mobilisables en cas de contrôle.

4. Meilleure collaboration interne 

Grâce à la digitalisation RH, vous pouvez fortement fluidifier vos relations avec les autres pôles/services/équipes de votre structure. En effet, sont alors centralisés en un seul et unique endroit toutes les informations que vous avez besoin de partager avec l’ensemble ou une partie de vos collaborateurs… à la vitesse du numérique, c’est-à-dire instantanément !

Notez aussi que ce type de solution est souvent accessible sous plusieurs supports, de l’ordinateur portable à smartphone, en passant par la tablette. Ainsi, n’importe qui peut disposer quand il ou elle le souhaite des données ou communications stockées dessus.

De plus, par la réduction drastique de documents papiers à produire, vous n’avez même plus besoin de d’imprimante d’entreprise. Ce n’est pas anodin ! Si vous passez cette étape, c’est que la numérisation de vos ressources humaines est sur le bon chemin !

En passant par des logiciels dédiés comme des BI RH (Business Intelligence) comme QrafiQ, vous améliorez également la qualité de l’ensemble de votre data RH. Comment ? Par exemple en réduisant le nombre de ressaisies !

5. Nouvelle façon d’aborder les RH

Cependant, notez bien que vouloir changer trop rapidement vos processus RH peut être dangereux, risquant de complexifier plus les choses que de les simplifier, ce qui est l’un des objectifs principaux d’une telle initiative…

Pour éviter cela, aborder votre nouvelle façon de faire vos ressources humaines étape par étape, sans brusquer les choses. Pour ce faire :

• Commencez par exemple par digitaliser les procédés les plus simples comme la mise en place d’un espace de communication en interne ;
• Ensuite, continuez votre projet sur des actions simples et importantes pour vous comme la mise en œuvre d’une plateforme RH de pointeuse, de gestion des congés et autres RTT ;
• Enfin, élargissez progressivement votre digitalisation RH sur des outils spécifiques, plus techniques, nécessaires à la situation bien précise de votre entreprise.

Dans tous les cas, n’allez pas trop vite en besogne, au risque de vous en mordre potentiellement les doigts !

Les risques et limites de la digitalisation des RH

Ne pas se poser les bonnes questions en amont

Nous avons déjà abordé ce point repris ici car il est d’enjeu majeur ! Ne vous lancez pas dans une transformation de vos processus via la digitalisation RH sans une réflexion profonde de votre situation d’entreprise bien spécifique.

Aussi, ne copiez pas simplement vos collègues RH travaillant dans d’autres structures : adaptez selon vos besoins ! Même si l’idée paraît alléchante en tout point, il est très probable que vous ne connaissiez pas tous les tenants et aboutissants de leur propre démarche !

Posez-vous donc toutes les questions possibles, même celles qui vous paraissent superflues actuellement. Vous ne savez pas de quoi est fait demain : il serait dommage et peut-être préjudiciable pour vous dans le futur de ne pas avoir assez pensé votre projet !

Oublier le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Comme vous le savez, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur à date du 25 mai 2018. Source de stress pour de nombreuses entreprises, il reste néanmoins incompris la plupart du temps, autant pour les directions que pour le grand public, vos clients, etc.

Ne faites pas l’impasse sur les RGPD : ce serait une terrible erreur ! Ayant pour but d’encadrer l’usage des données de vos salariés mais également de vos partenaires sur l’ensemble du territoire européen, les risques financiers peuvent être conséquents en cas de non-respect…

La digitalisation RH ne remplace par l’action du professionnel !

Tout est dans le titre : vous ne serez jamais remplacé par une machine ou une intelligence artificielle… et c’est tant mieux ! Partez du principe que les nouveaux outils et logiciels de digitalisation RH ont pour objectif de vous faire gagner du temps et de l’argent en automatisant des actions potentiellement répétitives que vous pouvez vous passer de réaliser, ni plus ni moins.
En ce sens, en qualité de RH, vous devez toujours être au courant des nouveautés en termes d’actualité sociale, faire de la vieille le plus souvent possible, et ne pas oublier au quotidien que dans le terme “ressources humaines”, l’humain prévaut toujours !

En résumé :

• Soyez communicatif et pédagogue avec vos salariés ;
• Reposez-vous sur les qualités de ces nouvelles technologies ;
• Délestez-vous des tâches les moins intéressantes et importantes.