9 indicateurs clés pour réaliser le suivi du plan de formation des salariés

L’employeur se doit d’assurer la formation de ses salariés tout au long de leur contrat de travail. En effet, les entreprises ont l’obligation de veiller à l’employabilité du salarié. Priver un collaborateur de formation pendant plusieurs années, peut lui causer un préjudice. Mais comment faire monter en compétence ces collaborateurs ?

De ce fait, le service des ressources humaines est au premier plan en matière d’organisation du plan de développement de formation au sein de l’entreprise. Pour ce faire, deux étapes clés sont à prendre en compte :

• La création du plan de formation
• L’avancée du plan de formation

Pour suivre le plan de formation de manière efficaces, voici 9 indicateurs clés :

• nombre de demandes d’inscription par rapport à l’effectif,
• taux de remplissage des sessions,
• conformité des formations obligatoires,
• budget formation vs masse salariale,
• volume d’heures dispensées,
• couverture des collaborateurs formés,
• taux de participation,
• alerte sur les salariés non formés depuis 2 ans
• taux de satisfaction des participants.

Le tableau ci-dessous présente les principaux indicateurs de formation à suivre.

Ces indicateurs permettent suivre le plan de formation et de mesurer l’engagement, la conformité légale et l’impact des actions de formation.

1. Nombre de demandes d’inscriptions en fonction du nombre de salariés

Dans tous plans de formation, une communication interne est nécessaire. Le service RH se doit de vérifier qu’une majorité de salarié a effectué une inscription.

Nos experts vous proposent de suivre de près l’indicateur « Nombre d’inscriptions à des formations vs nombre de salariés » afin de suivre le plan de formation.
Il est composé de deux colonnes : la première indiquant le nombre d’inscriptions, la seconde concernant le nombre de salariés. De cette manière, le comparatif se fait très simplement. De plus, les types de contrats apparaissent également.

On observe sur cet exemple, que les CDI sont plus demandeurs en termes de formation que les CDD.

2. Quel est le taux de remplissage des sessions de formation ?

Dans le cadre du suivi du plan de formation, des formations en interne sont souvent proposées. Dans la majorité des cas, ce sont des intervenants extérieurs qui les assurent et cela engendre inévitablement des coûts pour l’entreprise de la formation professionnelle.

Afin d’optimiser le rendement, il faut que ces sessions de formation soient suivies par le plus grand nombre de collaborateurs.

Pour vérifier si toutes les sessions sont bien complètes, nos experts suggèrent de suivre l’indicateur « Taux de remplissage par sessions ».

3. Formation obligatoire : Votre prévisionnel est-il en adéquation avec les dates d’expiration ?

Nicolas Ercolano, ancien salarié d’une entreprise du maritime, nous fait son retour d’expérience concernant le suivi de la formation des marins. En effet, ces derniers doivent suivre un nombre élevé de formations obligatoires. De ce fait, l’entreprise doit réaliser un suivi accru des formations et anticiper les renouvellements.

Notre expert nous partage un tableau de bord RH pour le suivi du taux de formation à prévoir.
Les cases sont colorées :

• En vert foncé par exemple, aucune formation ne doit être programmée.
• En rouge, un grand nombre de formations devra être prévu par les services RH dans un laps de temps parfois très court.

4. Budget de la formation VS Budget de la masse salariale

Selon notre spécialiste, il faut apporter une attention particulière lors du suivi du plan de formation à l’indicateur « Taux d’investissement pour la formation par statut conventionnel » aussi bien dans la finalisation du plan de formation que pendant son exécution.

Pour avoir le ratio d’investissement, on confronte les coûts de la formation au calcul de la masse salariale

5. Combien d’heures de formation ont été dispensées ?

Nos professionnels préconisent de suivre l’indicateur « Nombre d’heures de formation reçues par catégorie socioprofessionnelle » dans le suivi du plan de formation.
Il permet de mettre en perspective la durée de la formation par rapport à une année de travail.

Par exemple, un collaborateur en temps plein travaille en moyenne 1645 heures par an : une journée de formation de 7h ne représente que 0,4% de son temps de travail.

En prenant un cas concret d’une entreprise ayant effectué 38 027 heures de formation sur 14 254 762 heures travaillées, on observe que le temps réservé à la formation ne représente que 0,2% du temps de travail total.

6. Est-ce que tous les collaborateurs ont été formés ?

Afin de vérifier que tous les salariés ont été formés au moins une fois, les services RH peuvent suivre le plan de formation avec l’indicateur « Pourcentage de salariés formés ».
En général, ce KPI est analysé sur un an.

Pour obtenir le pourcentage, on applique la formule :

Nombre d’employés formés / Nombre d’employés total

7. Taux de participation aux sessions de formation

Il est important d’analyser le nombre de formations qui ont été réalisées en fonction du nombre d’inscriptions. Ce KPI permet de suivre le plan de formation précisément. Selon nos experts, il est très difficile d’obtenir un taux de participation à 100% étant donné que ce dernier est directement impacté par le taux d’absentéisme au sein de la structure.

Pour évaluer son taux de formation, il faut le comparer au taux d’absentéisme global. L’objectif est d’obtenir un taux de non-participation inférieur au taux d’absentéisme.

CHIFFRE D’EXPERTS

En France, selon une étude de Mercer le taux d’absentéisme global est de :

• 4,8% en 2023 (un taux en baisse par rapport aux années précèdentes du au Covid)
• 5,8% en 2024 

8. Alerte légale : Pourcentage de salariés n’ayant pas bénéficié de formations depuis au moins 2 ans

En France, la formation des salariés est obligatoire, il est donc nécessaire de faire le suivi de ce plan de formation. Le collaborateur doit bénéficier d’une certification ou d’une formation tous les 6 ans. En ce sens, nos experts conseillent de suivre l’indicateur « Pourcentage de salariés formés sous contrat depuis 2 ans ».

Dans ce KPI présenté sous forme de tableau, figure le nombre total d’employés sous contrat depuis au moins 2 ans, le nombre d’employés formés sur cette même population et enfin le pourcentage d’employés formés.

9. Quel est le taux de satisfaction des salariés concernant les formations ?

Pour évaluer la satisfaction des salariés, nos experts en gestion sociale proposent de poser la question suivante : « Recommanderiez-vous cette formation à un ami ? ».
Le répondant doit évaluer cette probabilité en donnant une note allant de 0 à 10, c’est-à-dire de « peu probable » à « très probable ». En fonction de la note donnée par le collaborateur, ce dernier est classé dans l’une de ces trois catégories :

• Promoteurs (note de 9 à 10)
• Passifs (7 à 8)
• Détracteur (0 à 6)

Aujourd’hui, la grande majorité des entreprises pilotent la formation, mais très peu l’automatisent à l’aide d’un outil dédié.

Christophe Aubry Le Comte et Nicolas Ercolano, deux experts du SIRH, vous donnent une liste de 9 indicateurs RH à suivre de près sur la thématique du plan de formation professionnel. Découvrez notre webinar sur le suivi du plan de formation.