Impact du RGPD sur la gestion des données RH :
le rôle des logiciels RH

Le RGPD constitue un cadre juridique important en matière de gestion des données RH. Quelles configurations et enjeux instaure-t-il ? À quels risques sont exposées les grandes entreprises ? En quoi les logiciels RH sont-ils un atout pour répondre à vos obligations de conformité RGPD ?
On vous dit tout. 

Comment le RGPD impacte la gestion des données RH dans les grandes entreprises ?

Le RGPD s’inscrit dans la continuité de la Loi Informatique et libertés de 1978 (modifiée depuis le 1ᵉʳ juin 2019). Ce Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Son objectif : défendre les droits et libertés des individus par la protection des données personnelles.

Il établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données.

Concrètement, le RGPD impose aux entreprises de collecter, traiter et stocker les données de manière :

• transparente,
• sécurisée,
• avec le consentement des personnes concernées.

Découvrez l’article de la CNIL pour en savoir + à ce sujet : www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

1. Les défis de la conformité RGPD pour les données personnelles

Le RGPD impose par conséquent des obligations strictes en matière de protection des données personnelles. De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés pour assurer la sécurisation et le traitement des données personnelles, notamment parce que :

• La volumétrie des données personnelles traitées peut s’avérer extrêmement importante. Les grandes entreprises gèrent de la big data (jusqu’à des millions ou des milliards de données personnelles); ce qui rend difficile la mise en place de mesures de sécurité et de traitement efficaces.
• Le département RH utilise parfois plusieurs systèmes RH différents. L’hétérogénéité des systèmes RH et leur dispersion complexifient alors la coordination des mesures de conformité.
• Les équipes RH ne sont pas toujours formées ou sensibilisées aux procédures de conformité ; ce qui entraîne une difficulté de mise en œuvre.

 2. La gestion du consentement et de la transparence dans la collecte des données RH

Conformément aux exigences du RGPD, votre département RH doit recueillir le consentement de vos employés de manière libre, spécifique, éclairée et univoque.
C’est ici que des solutions comme GrafiQ deviennent essentielles, notamment pour les grands groupes. Elles permettent non seulement de respecter les normes RGPD mais aussi d’optimiser le pilotage des ressources humaines à travers des tableaux de bord sur mesure spécifiques aux grandes entreprises, qui offrent une vision claire et précise des données.
Autrement dit, vos collaborateurs doivent être informés de manière claire et transparente sur la finalité du traitement de leurs données, et doivent pouvoir donner leur consentement de manière explicite, par exemple en cochant une case.

Ce principe fondamental du RGPD est important pour vos collaborateurs. En effet :

• il assure le respect de leur vie privée ;
• il garantit que leurs données sont collectées et utilisées à des fins légitimes ;
• il leur permet de contrôler leurs données personnelles.

3. La portabilité et le droit à l’oubli des données des employés

Par ailleurs, le RGPD accorde aux salariés deux droits importants en matière de protection des données :

1. Le droit à la portabilité des données qui permet aux collaborateurs de recevoir les données personnelles qu’ils ont fournies à leur employeur, dans un format structuré et lisible par machine.
2. Le droit à l’oubli, ou encore appelé droit à l’effacement, permet quant à lui de demander que leurs données à caractère personnel soient supprimées. Ce droit peut être exercé à tout moment, même si les données ont été collectées ou traitées il y a longtemps.
   Il s’applique sous certaines conditions, lorsque :
3. les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
4. la personne a retiré son consentement au traitement de ses données et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique pour le traitement ;
5. la personne s’oppose au traitement de ses données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux justifiant le traitement ;
6. les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle est soumis le responsable du traitement.

Vous devez donc être en capacité, à tout moment, de garantir à vos salariés la possibilité d’exercer leurs droits de portabilité et d’effacement de données personnelles.

4. L’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Enfin, une analyse d’impact relative à la protection des données est obligatoire pour certains types de traitements susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées (article 35.4° du RGPD). Notamment, si votre entreprise traite des :

• données sensibles portant sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé, l’orientation sexuelle…
• données à grande échelle.

Quels sont les risques RGPD et de confidentialité avec l’usage des tableurs pour le pilotage des données RH ?

Vous gérez vos données RH à l’aide d’un tableur comme Excel ? Gare aux risques de fuites et de violations de données personnelles.

Les risques pour la sécurité des données personnelles avec les tableurs

Les données traitées sur tableur peuvent être partagées par e-mail, stockées sur des périphériques non sécurisés ou être accessibles par un grand nombre d’utilisateurs. Bref, elles sont utilisées de manière non sécurisée.

Attention, en cas de manquement aux obligations du RGPD, votre entreprise encourt des sanctions financières, pouvant atteindre jusqu’à 4 % de votre chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros, ainsi que des dommages et intérêts dans le cadre de poursuites judiciaires.

À cela, s’ajoute une perte de confiance des clients qui peut impacter non seulement vos ventes, mais aussi votre réputation.

Les problématiques de gestion des accès dans les tableurs

Le RGPD nécessite de mettre en place une gestion des droits d’accès afin que les données personnelles ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées, et que le risque de fuites et de violations soit réduit.
Or, les tableurs n’offrent pas de fonctionnalité de sécurité renforcée et ne peuvent donc pas garantir la confidentialité des données.

La complexité du respect du RGPD en utilisant des tableurs dans le domaine RH

Par ailleurs, il s’avère extrêmement complexe et hasardeux de répondre aux exigences RGPD avec un tableur. Comment assurer correctement :

• la traçabilité des données ? Vous devez pouvoir suivre les flux de données, documenter les traitements et répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données.
• le consentement ? Les tableurs ne permettent pas de recueillir le consentement des personnes concernées de manière claire et explicite. Il est donc difficile de prouver que le consentement a été recueilli de manière valide.
• ou encore le traitement des données ? Avec un tableur comme Excel, vous ne pourrez pas garantir que les données personnelles sont traitées de manière sécurisée et conforme aux principes du RGPD.

Les 3 raisons pour lesquelles le logiciel RH est indispensable à la conformité du RGPD dans les grandes entreprises ?

Vous l’aurez compris, les tableurs ne vous permettent pas de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données.
Il est, donc, urgent de vous tourner vers des solutions dédiées qui vous offriront des fonctionnalités de sécurité et de traçabilité renforcées.

1. Les avantages des logiciels RH pour la sécurisation et le cryptage des données

Premier atout : les logiciels RH spécialisés utilisent des technologies de cryptage avancées, pour protéger les données personnelles des employés.

Ils utilisent également des protocoles de sécurité robustes, comme l’authentification multifactorielle qui renforcent la sécurité et empêchent les accès non autorisés, ou encore le reporting du journal d’audit qui permet de suivre les activités des utilisateurs et d’identifier les violations de sécurité ou les abus des données…

Ces technologies et protocoles dépassent les capacités des solutions traditionnelles comme les tableurs, qui ne sont pas conçus pour la protection des données personnelles.

2. L’efficacité des logiciels RH dans la gestion des accès et des autorisations

Par ailleurs, les logiciels dédiés aux Ressources Humaines comme GrafiQ sont dotés de fonctionnalités de contrôle d’accès qui permettent de garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux données RH. Il s’agit de fonctionnalités de contrôle d’accès basées sur les rôles, les données, les identités et les activités.
Par exemple, vous pouvez définir un rôle « RH » pour les collaborateurs du service RH. Ce rôle pourra avoir accès à toutes les données RH, y compris les données personnelles des employés.
Vous pouvez également définir une permission « Consulter » pour les données personnelles des employés ; ce qui permettra aux utilisateurs de consulter leurs données, mais pas de les modifier ou de les supprimer.

3. L’importance de l’automatisation dans le traitement des données RH pour la conformité RGPD

Autre atout de taille : l’automatisation. Elle permet non seulement de réduire le risque d’erreur humaine qui peut entraîner des violations de données personnelles, mais aussi d’améliorer la traçabilité des données, ce qui est essentiel pour répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données.

Enfin, elle permet aux équipes RH de se départir des tâches administratives pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Avec un logiciel RH, vous améliorez la précision et l’efficacité du traitement des données et garantissez une meilleure conformité avec le RGPD.

• sécurisation,
• confidentialité,
• traçabilité et de traitement de vos données.

Article rédigé par Valérie Rilos.