Comment élaborer la mise en place du télétravail dans son entreprise ?

La menace d’épidémie du Covid-19 a contraint les entreprises à changer leur organisation de travail pendant le confinement. Le télétravail a donc été généralisé par toutes les entreprises. Toutefois, sa mise en place reste propre à chaque organisation en prenant en compte des éléments essentiels tels que la culture d’entreprise. Dans cet article, nous vous présentons ses avantages, et nous vous livrons des conseils dans la mise en place du télétravail d’entreprise.

En bonus, découvrez également notre modèle de charte de télétravail que nous vous partageons en accès libre. Son élaboration est une étape clé si vous souhaitez vous lancer dans l’aventure du travail à distance !

Point sur le télétravail et sa mise en place en France 

Définition : qu’est-ce que le télétravail en entreprise ?

Le télétravail, ou travail à distance, est une organisation du travail qui permet à un salarié de travailler à distance, hors de son lieu de travail habituel, c’est-à-dire des locaux de l’entreprise. Il existe plusieurs formes de télétravail puisqu’il peut être mis en place de manière :

• Ponctuelle ou régulière (télétravail occasionnel) ;
• Complète (flex-office, 100% remote), sur une courte ou longue durée.

Le recours au télétravail en entreprise est encadré par la loi et doit respecter certaines conditions. L’objectif étant de protéger cette mesure, tout en permettant d’assurer pour l’employeur la continuité de l’activité par les collaborateurs.

À noter : la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise vous oblige à verser à vos salariés une indemnité forfaitaire. Le non-respect de ce versement peut avoir de lourdes conséquences pour l’employeur !

Qui est concerné par le télétravail ? Est-ce obligatoire d’en faire en tant que salarié ?

Pour répondre à la première question que vous vous posez, sachez qu’aucun critère ou condition de mise en place particulière n’est pensé par la réglementation française et le Code du travail.

De plus, sachez qu’en théorie, la télétravail doit pouvoir s’appliquer à tous vos salariés, et ce qu’importe :

• Leur contrat de travail (CDD, CDI, intérim) ;
• La durée de travail (à temps complet ou à temps partiel) ;
• La catégorie professionnelle ou la position hiérarchique au sein de votre organisation.

Manager, c’est à vous que revient la tâche de déterminer la possibilité ou l’opportunité de mise en place du télétravail au sein de votre entreprise.

Néanmoins, en 2022, suite à la pandémie que nous avons connu, et les hausses du prix des transports, cette organisation du travail est devenue un avantage très profitable à l’ensemble de vos collaborateurs. C’est un argument de poids, par exemple lors d’une campagne de recrutement !

Second point, notez que le télétravail n’est pas une obligation légale imposée par le Code du travail. Ce n’est donc pas un droit pour votre collaborateur !

C’est pour cette raison que certains postes permettent la mise en place du télétravail, alors que d’autres l’en empêchent, parfois au sein de la même et unique entreprise. En tant qu’employeur, vous pouvez très bien décider de le réserver pour certaines catégories de personnels (par exemple en l’interdisant à vos cadres, tout en le permettant aux salariés non cadres).

Vous avez donc le droit de refuser la mise en place du télétravail à un, plusieurs ou à l’ensemble de vos collaborateurs. En cas de refus, vous devez cependant expliquer la ou les raisons de ce refus à votre salarié !

À noter : sachez que si l’un de vos salariés émet le refus d’un poste en télétravail (ponctuel, régulier ou complet), vous ne pouvez pas utiliser ce refus comme un motif de rupture de son contrat de travail.

Quelles sont les obligations de l’employeur pour la mise en place du télétravail (public et privé) ?

Comme vous le savez déjà, en tant qu’employeur, vous avez de nombreuses obligations envers l’ensemble de vos salariés. Le télétravailleur n’est pas une exception à cette règle puisqu’étant considéré de la même manière qu’un collaborateur exécutant son travail et ses missions dans les locaux de votre organisation.

Malgré cela, il existe des obligations spécifiques à l’égard de vos salariés en télétravail, à savoir :

• Informer vos collaborateurs sur les conditions et les restrictions de l’usage du matériel, des équipements et des outils informatiques mis à leur disposition, et informer vos télétravailleurs sur les sanctions encourues en cas de manquement à cette règle ;
• Définir les plages horaires pendant lesquelles vos collaborateurs sont disponibles chez eux, et contactables via les canaux de communication de votre entreprise. En effet, la mise en place du télétravail oblige chacun de vos salariés travaillant à distance à être directement joignable à ces heures. Le cas échéant, votre salarié risque gros ;
• Mettre en place un entretien annuel pour chacun de vos télétravailleurs. L’objectif est notamment d’aborder des sujets comme ses conditions d’activité et sa charge de travail. Notez bien que ce n’est pas parce que votre salarié travaille à distance que le caractère obligatoire de ses entretiens professionnels saute ;
• Enfin, donner à l’ensemble de vos salariés en télétravail la possibilité d’occuper ou de reprendre en priorité les postes en présentiel correspondant à leurs qualifications et à leurs compétences. Suivant cette même logique, vous devez donc leur indiquer le plus rapidement possible les disponibilités de ces postes !

Pourquoi mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

Employeur, une multitude de raisons peuvent vous pousser à vous lancer dans la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise. Avant de voir quels sont ses avantages, voici quelques chiffres qui devraient vous donner envie de vous lancer :

• 56% veulent favoriser l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle de leurs collaborateurs ;
• 45% ont pour objectif de fidéliser leurs collaborateurs (+13% en 1 an) ;
• 34% ont pour objectif de faire évoluer les méthodes de management et d’organisation ;
• 24% veulent éviter les risques d’accidents lors de trajets.

Si ces chiffres ne vous convainquent qu’à moitié, sachez aussi que selon vos collaborateurs, la mise en place du télétravail est également une bonne chose :

• 90% disent qu’en télétravail, ils ont plus d’autonomie et ils sont plus efficace quant à la réalisation de leurs missions ;
• 85% disent avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
• 77% se disent plus épanouis chez eux pour travailler quand dans les locaux de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la mise en place du télétravail ?

Par exemple, pour la partie employeur, sachez que :

• 92% des collaborateurs ont une meilleure qualité de vie au travail ;
• 91% sont plus responsable ;
• 88% ont plus d’autonomie ;
• 64% voient un renouveau des pratiques managériales ;
• +22% de la productivité ;
• Une baisse de 5,5 jours d’arrêts maladie par salarié en télétravail et par an.

Ce n’est pas tout ! Pour ce qui est de l’ensemble des salariés en télétravail :

• 90% disent qu’ils sont moins fatigués ;
• 89% ont un meilleur équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle ;
• 89% observent des économies financières ;
• 84% constatent un bénéfice sur leur santé.

Comment organiser la mise en place du télétravail dans son entreprise ? Avec quels outils ?

Depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social, il n’est plus nécessaire pour la partie employeur de modifier le contrat de travail pour permettre à un salarié de télétravailler. C’est donc un gain de temps pour vous !

Pour mettre en place le télétravail, il existe 3 possibilités à votre disposition :

• Un simple accord entre l’employeur et le salarié, par tout moyen (accord oral, courriel, courrier…) ;
• Un accord collectif ;
• Une charte élaborée par l’employeur, après avis du comité social et économique.

Dans le cadre d’un simple accord avec le salarié (sans accord collectif ou charte), ce dernier formalise cet accord avec l’employeur.
Dans le cas d’un accord collectif ou d’une charte, ceux-ci précisent les points suivants :

• Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• La détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
• Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

Selon les études menées par Opinion Way :

• 86% des télétravailleurs bénéficient d’un logiciel de messagerie instantanée ;
• 83% utilisent un service de vidéo-conférence ;
• 80% bénéficient d’une plateforme de travail collaborative.

QuickMS utilise ces différents outils permettant à ses collaborateurs de faire du télétravail au moins 1 jour par semaine.

Contrôle social et le télétravail : quelles méthodes pour sa mise en place ?

Le monde change… et celui du travail aussi ! Vous devez donc prendre en considération ces changements afin d’imaginer dès à présent l’entreprise de demain, et réinventer son système organisationnel. Cela passe notamment par le contrôle de gestion sociale.

Comment réaliser les missions du contrôle de gestion sociale en ayant des télétravailleurs ?

• Mesurer la performance, les coûts cachés et la qualité de vie en télétravail. Sachez d’ailleurs qu’il est tout à fait possible de mesurer la performance et la qualité de vie en télétravail grâce aux indicateurs RH fournis par QuickMS via sa solution dédiée GrafiQ ;
• Mesurer la performance globale de vos collaborateurs ;
• Constater la réduction de l’absentéisme de vos salariés.

Selon le Ministère de l’économie, la mise en place du télétravail permettrait de réduire l’absentéisme de 20%.

L’exemple avec l’indicateur [absentéisme] de QuickMS

Il est possible d’accéder aux jours d’absence par année et par motif (avec le regroupement des différentes absences).

En 2018, la société A décide de mettre en place le système de télétravail (entre 1 et 3 jours par semaine), il en résulte une diminution de 25,86% des jours d’absence, entre 2017 et 2019. 

Réduction du turnover ou augmentation de la fidélisation

Le taux de turnover est un indicateur qui permet de mesurer le niveau de fidélisation des collaborateurs, et permet aussi de mesurer les coûts de recrutement. Le télétravail réduit le taux de turnover et donc indirectement les coûts de recrutements.

Augmentation de la productivité

• La réduction de l’absentéisme : voir la fiche technique sur l’absentéisme ;
• Des gains de temps : imaginons que chaque jour, un collaborateur passe 3 heures sur la route, à la fin de la semaine c’est 15h de perdues ;
• Une meilleure efficacité dans son travail sans réduction de l’apprentissage des compétences professionnelles.

Augmentation de l’attractivité et de la rétention des talents

La mise en place du télétravail permet d’attirer vos talents et de les retenir. En effet, selon le Rapport de Gartner « The Workforce view in Europe 2019 », le télétravail permettrait d’augmenter le taux de rétention des collaborateurs de plus de 10%.

L’exemple avec l’indicateur [Départs] de QuickMS

Avec cet indicateur, il vous est possible d’accéder au nombre de départ par tranche d’ancienneté. En reprenant l’exemple de tout à l’heure : la société A met en place un système de télétravail en 2018. En 2017, on constate qu’il y a eu 58 départs.

Comparativement, en 2019, on constate qu’il y a une diminution de 27,6% des départs en 2 ans.

Indicateurs au niveau de la qualité de vie au travail

Risque d’accident : L’exemple avec l’indicateur [Accidents] de QuickMS

Il est possible d’accéder au nombre d’accidents du travail et maladies professionnelles Toujours avec le même exemple de la société A, on constate en 2017 que le nombre de jours d’arrêt liés aux accidents de travail ou accidents de trajet est de 30 jours en totalité. Alors qu’en 2019, le nombre de jours d’arrêts liés aux accidents du travail ou accidents de trajet a diminué de 13,33%.

Maladie professionnelle : exemple avec l’indicateur [Absentéisme] de QuickMS

Il est possible d’accéder au nombre de jours d’absence mensuels liés seulement à la maladie professionnelle. Dans ce graphique, on constate une diminution des absences liées à la maladie professionnelle des collaborateurs.

Comment se déroule la mise en place du télétravail chez QuickMS ?

Chez QuickMS, la direction a été très réactive dans le passage au télétravail depuis le premier confinement au mois de mars 2020. Tous les collaborateurs ont été équipés en matériel nécessaire pour poursuivre leur activité à domicile. Un lien régulier est maintenu avec l’ensemble des collaborateurs pour faire le bilan sur les plans professionnels et personnels. Aujourd’hui, l’entreprise améliore les pratiques du télétravail afin qu’elles se maintiennent dans la durée.

En effet, une charte de télétravail a été mise en place dans l’optique de constituer une nouvelle modalité d’exécution dans le contrat de travail. Vous pouvez la consulter et l’utiliser pour l’ensemble de vos salariés en télétravail : ⚠ Ce modèle sert à titre d’exemple, il s’applique uniquement dans le cadre de QuickMS. Nous ne sommes aucunement responsables de son application au sein de votre organisation.

Besoin de plus d’informations concernant la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise ? Saviez-vous qu’il est possible de piloter votre organisation RH via une solution dédiée comme QrafiQ ? Prenez rendez-vous avec nos experts en gestion sociale : ils seront heureux de vous apporter toutes les réponses que vous cherchez !