Focus RH et obligations légales

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Lanceurs d’alerte : le décret est enfin paru !

Obligation d’une procédure d’alerte à compter de 50 salariés

L’obligation de mise en place d’une procédure de recueil interne des alertes concerne les entités d’au moins 50 salariés. Ce seuil s’apprécie à la clôture de 2 exercices consécutifs. Il est déterminé selon les modalités prévues en matière de sécurité sociale : l’effectif salarié annuel de l’employeur correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente.

Pour rappel, les entités employant moins de 250 salariés peuvent mutualiser la procédure de réception des signalements. Il en va de même dans les groupes.

Les personnes en charge du recueil et du traitement ?

La procédure doit indiquer la /les personnes ou le/les services désignés par l’entité pour recueillir et traiter les signalements, entendu que le canal de réception des signalements et le traitement de ceux-ci peuvent être gérés par des personnes/services différents.

Les personnes/services désignés doivent disposer, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions. La procédure doit prévoir les garanties permettant l’exercice impartial de ces missions. Enfin, la procédure peut prévoir que ce recueil des signalements est externalisé.

I’intégrité et confidentialité des informations pensées par le décret

La procédure doit garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, à commencer par l’identité des intéressés.

L’accès à ces informations doit être interdit aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître et la procédure doit prévoir la transmission sans délai aux personnes ou services compétents des signalements reçus par d’autres personnes ou services.

Quel déroulement de la procédure selon le décret « Lanceurs d’alerte » ?

Modalités en cas de signalement oral

La procédure peut prévoir la faculté de signaler par oral ou par écrit. Dans le premier cas, la procédure doit prévoir que ce signalement peut s’effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l’auteur du signalement et selon son choix, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande. La procédure doit par ailleurs prévoir les modalités de consignation du signalement oral (selon les hypothèses : enregistrement, transcription, PV précis…) ainsi que de vérification, rectification et approbation par l’auteur du signalement.

Accusé de réception

La procédure doit prévoir que l’auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.

La vérification est opérée par le destinataire du signalement. Sauf si le signalement est anonyme, le destinataire doit vérifier que les conditions relatives à l’alerte (nature des faits et qualité pour signaler) sont respectées. Il peut, à cette fin, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement.

La procédure doit prévoir que l’auteur du signalement est informé, le cas échéant, des raisons pour lesquelles l’entité estime que le signalement ne respecte pas ces conditions.

Décret « Lanceurs d’alerte » : précisions sur les suites données

La procédure doit préciser les suites données :

• Aux signalements qui ne respectent pas les conditions légales ;
• Aux signalements anonymes.

Le traitement du signalement est dans les 3 mois lorsque les conditions légales sont respectées. Lorsque les conditions légales sont respectées (nature des faits et qualité pour signaler), l’entité doit assurer le traitement du signalement.

Elle peut, afin d’évaluer l’exactitude des allégations qui sont formulées, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement. Lorsque les allégations lui paraissent avérées, l’entité met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l’objet du signalement.

La procédure doit prévoir que l’entité communique par écrit à l’auteur du signalement, dans un délai raisonnable n’excédant pas :

• 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement ;
• Ou, à défaut d’accusé de réception, 3 mois à compter de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement ;
• Des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Clôture du signalement et information de son auteur

L’entité procède à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. La procédure prévoit que l’auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.

Publicité de la procédure selon le décret d’octobre 2022

La procédure est diffusée par l’entité concernée par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur son site internet ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux personnes intéressées. L’entité met également à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe.

Des précisions également sur la procédure externe

Le décret du 3 octobre liste par ailleurs les autorités chargées de recueillir les signalements externes (par exemple la DGT pour les relations de travail) selon une procédure qu’elles établissent. À noter que l’auteur du signalement devra préciser à l’autorité externe s’il a ou non transmis ce dernier par la voie interne.

Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte