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Forfait jours et gestion des temps :
enjeux et bonnes pratiques pour les RH

La gestion des forfaits jours constitue un sujet sensible pour les responsables RH et les employeurs. Encadré par des règles légales strictes, ce dispositif offre une certaine flexibilité mais implique également des obligations précises pour garantir sa conformité. Dans cet article, nous passerons en revue les principes du forfait jours, les risques liés à une mauvaise gestion, ainsi que les bonnes pratiques et outils pour optimiser son suivi tout en évitant les contentieux. 

Comprendre le forfait jours : principes et spécificités

Le forfait jours repose sur une base annuelle, exprimée en jours travaillés au lieu d’heures. Réservé à certains cadres et salariés autonomes, il permet une plus grande liberté dans l’organisation du temps de travail, mais cette liberté est encadrée par des plafonds précis :

• 218 jours travaillés par an dans la majorité des cas, ce chiffre pouvant être réduit par des accords individuels, accords d’entreprise et /ou des conventions collectives
• Une obligation de respect des repos quotidiens et hebdomadaires légaux (11 heures consécutives par jour et 35 heures consécutives par semaine).
• une déclaration des temps travaillés par jour exprimés en heures.

Les spécificités du forfait jours posent des défis en termes de suivi et de transparence. Les entreprises doivent s’assurer que chaque collaborateur déclare régulièrement ses temps de travail afin de prévenir les situations de surmenage ou les risques de litiges.

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Les risques juridiques liés à une mauvaise gestion du forfait jours

Une mauvaise gestion des forfaits jours peut rapidement mener à des contentieux, souvent lourds de conséquences pour l’employeur.

Voici les principaux risques identifiés :

1. Dépassement des plafonds de temps de travail

Les salariés en forfait jours ne doivent pas travailler au-delà des limites fixées par le cadre légal. Si les repos obligatoires ne sont pas respectés ou si un employeur n’anticipe pas les écarts, des sanctions peuvent être appliquées.

2. Manque de traçabilité 

L’absence d’un système de déclaration mis à disposition du collaborateur et de suivi précis peut être considérée comme un manquement à l’obligation de protection de la santé des salariés. Dans ce cas, les prud’hommes pourraient conclure à une responsabilité de l’employeur. 

3. Régularisations compliquées à postériori

Lorsqu’un désaccord émerge concernant des heures travaillées dans le passé, l’employeur peut se voir reprocher une absence de contrôle préventif ou l’incitation à des déclarations tardives difficiles à vérifier.  

4. Problèmes liés aux absences justifiées

En cas de maladie ou d’autre congé, les jours non travaillés doivent être correctement imputés, et les obligations de l’employeur respectées. Une erreur dans ces calculs peut entraîner des conflits. 

Les bonnes pratiques pour une gestion optimale du forfait jours 

Face à ces enjeux, les responsables RH doivent adopter des méthodes claires, fiables et conformes. Voici quelques pratiques recommandées :

1. Encourager les déclarations en heures 

Bien que le forfait jours se calcule en jours, la déclaration d’heures permet une vision plus précise et facilite les contrôles. Cette méthode est également utile en cas de contentieux.

2. Mettre en place des outils de suivi digitaux 

Les solutions logicielles modernes, comme celles proposées par QuickMS avec ses outils GrafiQ et Qrew, simplifient le suivi des temps de travail et des repos obligatoires. Ces outils offrent des formulaires personnalisés pour la déclaration quotidienne ou hebdomadaire des temps travaillés, ainsi que des alertes préventives en cas de dépassement. 

3. Clarifier la différence entre jours de repos et RTT

Les jours de repos supplémentaires prévus dans le cadre du forfait jours ne doivent pas être confondus avec les RTT. Cette distinction doit être clairement expliquée aux salariés et documentée dans les outils de gestion. 

4. Prévoir des contrôles périodiques

Un suivi mensuel ou trimestriel des temps de travail permet d’identifier et de corriger rapidement les éventuels dépassements ou anomalies. 

5. Assurer une traçabilité solide  

Qu’il s’agisse de formulaires digitaux ou de documents Excel signés par les salariés, chaque déclaration doit être validée pour avoir une valeur juridique. En cas de litige, ces preuves peuvent protéger l’employeur. 

L’importance des outils RH digitaux

 Les outils comme GrafiQ et Qrew de QuickMS répondent parfaitement aux enjeux des forfaits jours :

• GrafiQ permet de regrouper les données des déclarations et de générer automatiquement des alertes en cas de dépassement des seuils, garantissant ainsi un suivi précis.
• Qrew facilite la déclaration quotidienne des temps de travail, mais également la gestion des entretiens, formations et objectifs, assurant une meilleure coordination globale.

Les deux outils communiquent entre eux, offrant une solution complète et adaptée aux besoins des entreprises.

Ces solutions modernes remplacent avantageusement les méthodes traditionnelles comme les fichiers Excel, souvent lourds et imprécis lorsque l’effectif est important.

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FAQ : questions courantes sur le forfait jours

1. Peut-on effectuer des régularisations à postériori ?

Oui, mais seulement avec l’accord du salarié et des preuves solides, comme des relevés d’heures de connexion. rappelons qu’en cas de litige le rappel est effectué sur 3 années de paie.

2. Comment calculer les RTT pour un forfait jours ?

Le calcul des RTT (Réduction du Temps de Travail) pour un salarié en forfait jours dépend du nombre de jours travaillés annuels stipulés dans son contrat ou dans l’accord collectif applicable.
Voici les étapes pour effectuer ce calcul :

• Départ du seuil légal
  Le seuil légal est fixé à 218 jours travaillés par an. Ce plafond inclut les jours de travail et les jours de repos correspondant au forfait.
• Déduction des congés payés
  En France, chaque salarié bénéficie d’un minimum de 25 jours ouvrables de congés payés par an. Ces jours doivent être déduits des 365 jours de l’année.
• Déduction des jours fériés non travaillés
  Il faut également tenir compte des jours fériés qui ne tombent pas un week-end. Ce nombre varie en fonction des années et des régions (généralement entre 7 et 10 jours).
• Déduction des repos hebdomadaires (Samedi & Dimanche)
  Les repos hebdomadaires (52 semaines x 2 jours) représentent environ 104 jours de repos par an.
• Résultat
  Une fois ces jours déduits, il reste un certain nombre de jours « disponibles » pour le travail. Si le salarié travaille moins que le plafond légal (218 jours), la différence est attribuée sous forme de jours de RTT.

3. Exemple pratique

Pour un salarié bénéficiant d’un accord collectif prévoyant 210 jours travaillés par an, le calcul est le suivant :
Nombre de jours dans une année : 365
Moins : jours de repos hebdomadaires : 104
Moins : congés payés : 25
Moins : jours fériés non travaillés : 8
Moins : jours travaillés selon le forfait : 210
Résultat : 18 jours de RTT

Il est important de noter que ces chiffres peuvent être ajustés en fonction des accords collectifs ou des conventions spécifiques à chaque entreprise.

4. Les RTT et la flexibilité organisationnelle

Les jours de RTT ne sont pas uniquement des jours de repos. Ils offrent une opportunité pour les RH de valoriser la qualité de vie au travail (QVT) et l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Cependant, ces jours doivent être gérés avec soin pour ne pas perturber la planification opérationnelle.

5. Les bonnes pratiques pour optimiser les RTT incluent

• La définition d’une période de prise des RTT, avec des règles précises pour éviter l’accumulation en fin d’année.
• L’utilisation d’un logiciel RH pour visualiser les jours disponibles en temps réel.
• Une communication claire avec les salariés sur leurs droits et obligations.

Vers une gestion apaisée du forfait jours

Le forfait jours, tout en étant une forme de souplesse pour l’organisation du temps de travail, exige une vigilance constante de la part des services RH. Une gestion rigoureuse basée sur des outils digitaux modernes comme ceux proposés par QuickMS permet de garantir la conformité, de réduire les risques juridiques, et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs.

En anticipant les litiges potentiels, en investissant dans des solutions adaptées, et en accompagnant les salariés dans leurs démarches, les RH contribuent à un climat social plus serein. Pour les entreprises, c’est aussi l’opportunité de renforcer leur attractivité et leur image employeur face à des talents en quête d’équilibre et de flexibilité.

Article rédigé par Valérie Rilos.