COMMENT UTILISER L’ENVOI RECOMMANDÉ ÉLECTRONIQUE
DANS LES RAPPORTS DE TRAVAIL ?

La généralisation pérenne du télétravail et les nombreux dysfonctionnements récents des services postaux obligent les entreprises à repenser leurs supports traditionnels de communication avec les salariés.
L’utilisation de l’envoi recommandé électronique, solution d’une apparente facilité, suppose cependant plusieurs précautions préalables.

Rappel synthétique du régime juridique applicable à l’envoi recommande électronique (ERE)

Le Code des postes et des télécommunications dispose :

« I. – L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE » (CPCE, art. L. 100, I).

Ainsi, l’envoi recommandé électronique (ERE) doit être « qualifié » au sens du règlement européen afin d’être équivalent à la lettre recommandée papier. À ce titre, il doit garantir la fiabilité des données transmises ainsi que l’identité de son émetteur et de son destinataire.

Ainsi, dès lors que le Code du travail exige l’envoi d’un recommandé avec avis de réception, seul l’envoi recommandé électronique qualifié sera équivalent.

En droit européen, l’ERE « qualifié » (Règlement UE 910/2014, art. 44), qui bénéficie d’une présomption de fiabilité et que le droit français reconnait seul comme équivalent à une lettre recommandée traditionnelle sur support papier.

La présomption de fiabilité attachée à l’ERE qualifié s’explique par les nombreuses garanties qu’il apporte :

• ce service est assuré par un prestaire de confiance qualifié ;
• il garantit un degré de confiance élevé concernant l’identification de son émetteur et de son destinataire ;
• la date, l’heure de l’envoi et de la réception, ainsi que toute modification des données contenues dans l’ERE sont indiquées par un horodatage électronique qualifié.

Les modalités préalables à la mise en place de l’ERE dans les rapports employeur / salaries

En premier lieu, l’employeur doit recueillir le consentement préalable du salarié à recevoir des ERE (CPCE, art. L. 100, I).

S’agissant du prestataire à choisir pour l’envoi d’un ERE

• Seuls les prestataires de confiance « qualifiés » peuvent délivrer des ERE qualifiés valant lettre recommandée.
• Par conséquent, il convient de choisir un prestataire figurant sur la liste des prestataires de confiance qualifiés pour le service d’envoi recommandé électronique. Cette liste est établie par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (« ANSSI ») et peut être consultée.

Il est à noter cependant que tous les prestaires de services qualifiés par l’ANSSI ne permettent pas d’identifier électroniquement à distance le destinataire de l’ERE.

En pratique, cela signifie que la plupart des prestataires exigent :

• qu’une rencontre préalable avec le salarié soit organisée afin que lui soit remis un identifiant personnel ou une clef lui permettant de s’identifier à distance ;
• ou, l’envoi préalable d’un courrier recommandé traditionnel à son domicile afin que lui soit remis un code personnel ou une clé.

À notre connaissance, seul le prestataire de confiance AR24 permet d’identifier à distance le salarié, sans remise d’un identifiant ou d’une clé au préalable.

En pratique, afin de s’identifier à distance, le salarié doit se munir de son smartphone et de son titre d’identité (CNI, passeport, titre de séjour). Le prestataire s’assurera notamment que le visage du salarié est conforme au document qui lui est présenté.

Le CSE doit-il être consulté préalablement au déploiement de l’ERE dans l’entreprise ?

Le recours à l’ERE ne modifiant pas les conditions de travail des salariés dans l’entreprise, il ne nous semble pas qu’une consultation préalable du CSE soit requise avant son déploiement, que ce soit au titre de la marche générale de l’entreprise ou de l’introduction de nouvelles technologies.

En effet, l’ERE n’est autre qu’un moyen de communication entre l’employeur et ses salariés.

Cela étant, afin de sensibiliser les représentants du personnel et les salariés à ce sujet, une simple information du CSE pourrait s’avérer utile en pratique.

Autre point de vigilance, relatif cette fois à l’aspect probatoire, il convient pour l’employeur de s’assurer qu’il est en mesure de conserver les données électroniques issues des ERE dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (preuve de la date et de l’heure d’envoi et de réception, preuve du contenu des données transmises).