La déclaration sociale nominative (DSN) pour la Fonction publique

DSN Fonction publique : tout savoir sur la déclaration sociale nominative dans le secteur public

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif obligatoire pour tous les employeurs du secteur public. Elle permet la transmission, via une plateforme unique, de données sociales concernant les agents publics. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la DSN pour la Fonction publique : son fonctionnement, les avantages pour les employeurs et les agents publics, les échéances à respecter… Focus !

L’obligation d’une DSN pour la Fonction publique

Les établissements publics et les collectivités concernés par le décret n° 2018-1048 du 28 novembre 2018 doivent déposer les DSN depuis janvier 2020. La loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un État au service d’une société de confiance » donne les règles d’entrée en vigueur de la fonction publique en DSN. Pour mémo :
  • En 2020, on recensait 970 employeurs de la fonction publique étant entrés en DSN.
  • En 2019, 70% des SIREN prévus par l’ACOSS furent déposés à la fin de l’année

Quels employeurs publics sont concernés par la DSN ?

Le décret n°2018-1048 du 28 novembre 2018 précise que les 3 catégories d’employeurs de la Fonction publique ont l’obligation d’entrer en DSN depuis 1er janvier 2022, à savoir :
  • Fonction publique d’État ;
  • Fonction publique hospitalière ;
  • Fonction publique territoriale.

Quel est le calendrier d’entrée historique en vigueur de la DSN pour la fonction publique (2020, 2021 et 2022) ?

Un calendrier d’entrée en vigueur de la DSN pour la fonction publique a été mis en place, fixant 3 périodes de lancement :
  • 1er janvier 2020 ;
  • 1er janvier 2021 ;
  • 1er janvier 2022.
Attention : si vous lisez ces quelques lignes, c’est que la DSN pour la Fonction publique doit vous concerner. En effet, cette déclaration doit être établie en fonction du type d’employeur de la fonction publique et en fonction des effectifs au 31 décembre de l’année N-1.
calendrier d’entrée en vigueur de la fonction publique en DSN 2020
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[Source : net-entreprises.fr] Des mesures exeptionnelles ont encadré ce changement. Pour mieux connaître l’historique, sachez que les employeurs publics, qui n’étaient pas en mesure de respecter les délais fixés pour 2020 par le décret cité, pouvaient à titre exceptionnel reporter leur entrée en DSN pour 2021, sans pénalité. De ce fait, ils devaient :
  • Continuer les déclarations PASRAU ainsi que DUCS, durant l’année 2020 ;
  • Continuer les déclarations DADSU pour début 2021, concernant l’année 2020 ;
  • Déclarer leur première DSN, du mois de janvier 2021, avant le 5 ou 15 février 2021.
Les établissements et collectivités n’étaient pas autorisés à basculer en DSN en cours d’année 2020 ! Pour les employeurs publics qui devaient entrer en DSN en 2022, les délais et les conditions de reports ne sont plus les mêmes : aucune acceptation de report ne pourra pas être effectuée pour 2022 !

Définition : que veut dire DSN exactement ? Qu’est-ce qu’une déclaration sociale nominative pour la Fonction publique ?

La DSN, c’est ce que l’on nomme aussi la Déclaration Sociale Nominative. Instaurée par la loi de simplification du 22 mars 2012, cette loi a pour objectif de simplifier les déclarations sociales et les événements des salariés (arrêt de travail, fin de contrat de travail, …). Le secteur privé est concerné par la DSN depuis le 1er janvier 2017.

C’est quoi une déclaration sociale nominative ?

La DSN est une déclaration unique. Elle doit être communiquée obligatoirement tous les mois, sous un format digitalisé, par l’employeur à destination des organismes et administrations concernés par la gestion de la protection sociale des salariés : La DSN de la Fonction publique a pour objectif de remplacer l’ensemble des déclarations sociales obligatoires, permettant ainsi de faire une seule et unique déclaration.
Capture décran 2021 08 25 à 16.09.36
Les données de la DSN (Fonction publique et secteur privé) sont issues des logiciels de paie. Ainsi, sont déclarés :
  • Les données de salaire des collaborateurs ;
  • Les cotisations salariales et patronales ;
  • L’identification du personnel par le NIR / NTT : NIR ou Numéro d’Inscription au Répertoire (« numéro de sécurité sociale ») ;
  • NTT ou Numéro Technique Temporaire : Ce numéro doit être accompagné de toutes les informations sur le salarié. C’est une solution temporaire qui dure 3 mois maximum, le temps que le salarié obtienne un NIR ;
  • L’identification de l’employeur par le N° SIRET de l’établissement notamment ;
  • Le paiement associé aux cotisations, à la date d’exigibilité contractuelle…
Chaque DSN comporte des données au niveau individuel et au niveau de l’établissement (et non pas par entreprise). Un conseil ? Définissez l’établissement en vous basant sur la responsabilité juridique (ou sur la gestion administrative) la plus proche de la réalité afin d’éviter des problèmes lors des changements du lieu de travail par exemple. La DSN est fondée sur une norme qui représente la paie : la norme NEODeS. Les données présentes en DSN sont inventoriées dans un « cahier technique » qui met à jour cette norme régulièrement, pour prendre en compte les évolutions réglementaires et les demandes d’évolutions des partenaires.

À quoi ressemble une DSN pour la Fonction publique ?

La DSN en Fonction publique se présente sous forme de fichier « plat » ou format « .csv », facilitant les échanges entre systèmes informatiques. Chaque information est intégrée au sein d’un « bloc », puis d’une balise. La balise est l’identifiant unique donnant une information.

Exemple : le bloc « individu » va se composer d’un préfixe : S21.G00.30 suivis de 3 chiffres :

 

Description qui n’apparait pas dans la DSN Balise Information

Numéro d’inscription au répertoire

Nom de famille

Prénom

Sexe

….

S20.G00.30.001

S20.G00.30.002

S20.G00.30.004

S20.G00.30.005

 

173021300502517

KENT

Clark

1

 

Quels sont les différents types de DSN ?

Il existe 2 types de DSN :
  • DSN mensuelle : cette DSN déclare les données du mois, mais également les changements qui ont pu se faire et qui ont été déclaré dans la DSN évènementielle.
  • DSN événementielle : cette DSN permet d’informer lorsqu’il y a l’un des 3 changements suivants :
    • arrêt de travail,
    • reprise de l’emploi à la suite de l’arrêt de travail,
    • fin de contrat de travail.
Suite à la connaissance d’un de ces événements, son signalement doit être transmis dans les 5 jours à partir du jour où l’employeur en a connaissance.

Quels sont les avantages de la DSN pour la Fonction publique ?

  • La DSN permet aux politiques publiques de s’adapter chaque mois, elles recueillent des informations mensuelles et non plus annuelles ;
  • Les données répertoriées dans la DSN de la Fonction publique sont fiables car son dispositif de contrôle est clair ;
  • Pour les collaborateurs, la DSN de la Fonction publique sécurise les droits acquis grâce à une identification unique auprès des organismes. La confidentialité de leurs données est renforcée.

Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

La DSN est obligatoire pour l’ensemble des employeurs du secteur privé et du secteur public. Si l’employeur manque à ses obligations déclaratives, les pénalités encourues dépendent de la situation.

Types de manquements Sanctions
Non-utilisation de la DSN pour déclarer les obligations sociales

Si l’employeur ne déclare pas via la DSN, il encourt une pénalité de 17,14€ / salarié.

a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l’obligation anticipée d’effectuer la DSN :
– le montant est plafonné à 10 000 € si l’entreprise emploie au moins 2 000 salariés ;
– le montant est plafonné à 750 € par entreprise si l’entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés.

b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :
– le montant est plafonné à 750 € par entreprise et par mois.

 

Non-production de la DSN dans les délais

Si l’employeur ne produit pas la DSN en respectant les délais, il encourt une pénalité de 51€ / salarié et assimilé
Ce montant est plafonné à 5 142 € par entreprise et par an si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.

 

 

Omission dans les déclarations

 a) omission de salariés ou assimilés : l’employeur qui omet de déclarer des salariés ou assimilés encourt une pénalité de 51 € / salarié et par mois ou fraction de mois de retard.
Ce montant est plafonné à 5 142 € par entreprise et par an, si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.
La pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur.

 

b) dans les autres cas : l’employeur encourt une pénalité de 17,14 € pour les données omises, par salarié ou pour les données manquantes permettant d’identifier l’employeur.
Cette pénalité ne s’applique pas en cas de régularisation par l’employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration.

Inexactitudes dans les déclarations

a) rémunérations déclarées ayant pour effet de réduire le montant des cotisations dues dans ce cas, l’employeur encourt une pénalité de 34,28 € par salarié et assimilé.

b) dans d’autres cas : l’employeur qui omet des données ou donne des informations inexactes dans la déclaration encourt une pénalité égale à 11,32 €. Pour éviter la pénalité, l’employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.

 

[Source : service-public.fr] 

Quelles sont les déclarations qui vont être substituées par la DSN de la Fonction publique ?

Depuis 2020, la DSN de la Fonction publique remplace :
  • La DADS-U ;
  • La PASRAU ;
  • La DOETH.
Depuis 2022, la DUCS est également incluse. Et parce que les obligations d’entrée de la fonction publique en DSN sont passées cette année, la DADS-U et la DUCS disparaissent définitivement.

Pourquoi ces déclarations sont-elles remplacées par la DSN de la Fonction publique ?

La DADS-U

La DADS-U (ou Déclaration Annuelle de Données Sociales Unifiée) est une déclaration annuelle obligatoire. Cette déclaration était à transmettre aux différents organismes sociaux avant le 31 janvier de l’année suivante. Elle contenait les données d’une société et de ses salariés. Depuis janvier 2020, le vecteur de déclaration a changé. Des solutions spécifiques existent pour la mise en œuvre de cette transition.

Si un établissement public n’entrait pas en DSN au 1er janvier, il fallait attendre le 1er janvier de l’année suivante pour déclarer et il faudra faire de même pour les années suivantes. Il n’était pas possible de mettre en place le dispositif DSN en cours d’année car l’historique complet des 12 DSN mensuelles pour remplacer la DADS-U est nécessaire. Sans historique complet, la DADS-U perdure.

L’importance du PASRAU

Depuis le 1er janvier 2020, les employeurs publics qui déclarent les informations relatives au PAS (Prélèvement à la source) en PASRAU (Prélèvement à la Source pour les Revenus Autres), doivent les déclarer en DSN en suivant les obligations légales définies dans le décret n° 2018-1048 du 28 novembre 2018. Qu’est-ce que le PASRAU ? C’est une déclaration sociale qui permet l’échange d’informations entre la DGFIP et les employeurs publics en attendant leur entrée dans la DSN Fonction publique. C’est un dispositif spécifique aux employeurs publics. En effet, la DGFIP a 2 catégories de collectes :
  • La collecte des données des employeurs qui sont dans le champ de la DSN ;
  • La collecte des données des employeurs qui sont hors champ de la DSN, dite PASRAU.
L’employeur devait effectuer la déclaration PASRAU chaque mois, afin de transmettre les informations nécessaires à l’administration fiscale, qui par la suite, donnera le taux de PAS applicable au revenu net imposable de chaque agent, via le compte rendu métier. Mais depuis le 1er janvier 2020, tous les employeurs publics doivent entrer dans le dispositif DSN. La dernière échéance pouvant être repoussée jusqu’au 1er janvier 2022. En somme, si c’est votre cas, il est grand temps d’y penser… Attention ! Lors du passage de PASRAU vers la DSN, sur le site net-entreprises , il ne faut pas prendre en compte la notification suivante : celle déclarant attendre la PASRAU déjà déclaré en DSN. Si l’on déclare la PASRAU en plus de la DSN, les collaborateurs seront prélevés deux fois, et cela induira en erreur le montant imposable de la prochaine déclaration de revenus.

La DOETH : L’obligation de déclarer l’emploi des travailleurs handicapés

La DOETH est la Déclaration Obligatoire d’Emploi Des Travailleurs Handicapés. Dans l’attente des décrets d’application, l’employeur devait continuer de déclarer le nombre d’emplois occupés par des travailleurs handicapés, chaque année jusqu’au 1er janvier 2020.

La déclaration se fait le 1er mars de chaque année portant sur l’obligation d’emploi de l’année précédente.

Cette déclaration a pour objectif d’informer l’Agefiph de la situation. Les employeurs qui ne remplissent pas, ou partiellement cette obligation, doivent verser une contribution financière à l’Agefiph.

Mais la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel impose qu’à compter du 1er janvier 2020 (sauf exceptions), tous les employeurs (quel que soit leur effectif) ont l’obligation de déclarer leur effectif total de travailleurs handicapés de son entreprise via la DSN Fonction publique.

Comment déclarer le statut de travailleur handicapé via la DSN ? Depuis janvier 2020, l’employeur doit renseigner le bloc « Contrat » du salarié avec la qualité de BOETH de ce salarié, en indiquant sa catégorie.

Plus d’information dans notre article : « Quelle méthode utiliser pour respecter l’obligation d’emploi des personnes handicapées ?« 

La DUCS et la DSN

Les employeurs du secteur public, hors DSN, continuent d’utiliser les services de la DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) pour les déclarations URSSAF jusqu’en 2022, date limite pour le passage en DSN Fonction publique.

La DSN synthétise l’ensemble des démarches en une seule.

Comment faire pour déposer sa déclaration DSN dans la fonction publique ?

Quels outils vous aident et vous permettent de déposer votre DSN dans la Fonction publique ?

Avant de transmettre la DSN

Le logiciel de contrôle DSN-val vérifie les formats des fichiers DSN avant sa transmission. Il ne vérifie pas les métiers et les inter-déclarations. Cet outil est gratuit et contrôle la conformité de la déclaration en fonction de la norme NEODeS.

Contrôle SIRET

Outil disponible sur net-entreprises.fr pour vérifier la validité des SIRET.

 

Première déclaration pour déposer une DSN dans la Fonction publique : quelles sont les étapes à suivre ?

les étapes pour déclarer la DSN

Étape 1 : S’informer

Aller sur le site net-entreprises.fr et se renseigner sur la DSN pour la Fonction publique :
  • Ce qui est recevable ;
  • Les déclarations à substituer ;
  • Le respect du cahier technique de la DSN.

Étape 2 : S’inscrire sur le portail internet net-entreprises.fr

Pour obtenir un compte en tant que « collectivité », il faut aller sur le site net-entreprises.fr et créer le compte de manière manuelle. La personne qui crée le compte sera l’administrateur mais elle peut déléguer les droits d’accès à d’autres agents publics.

Étape 3 : S’assurer que le logiciel de paie est adapté

Il est nécessaire de s’assurer que le logiciel est compatible avec la norme NEODeS, seule norme capable d’émettre la DSN pour la Fonction publique !

Étape 4 : Vérifier avec un test que les données et le format sont en accord avec la DSN

Avant de déposer votre DSN Fonction publique, il est nécessaire pour vous de vérifier les données suivantes :
  • Le numéro Siret via « DSN contrôle SIRET ».
  • Les numéros de Sécurité sociale (NIR) via le « Bilan d’identification des salariés ».
Tous les agents de l’établissement, sans exception, doivent être présents dans la DSN de l’établissement public. Après intégration des données de paie, il est possible de vérifier le format de la DSN via « l’outil de contrôle DSN‐val » disponible sur dsn‐info.fr. Les erreurs indiquées peuvent ensuite être corrigées. Il est aussi possible de faire des DSN test :
  • Code envoi test : S10.G00.00.005 = 01
  • Code envoi réel : S10.G00.00.005 = 0
Par la suite, un résumé des corrections à effectuer vous sera transmis par e-mail.

Étape 5 : Déposer la DSN : 2 méthodes de dépôt

  • En transmission directe via le logiciel de paie et l’application DSN (« machine to machine » ou API). L’API DSN est une interface qui permet au logiciel de paie du déclarant de déposer automatiquement vos DSN Fonction publique, sans passer par le site net-entreprises.fr . Pour cela, il faut vérifier si le logiciel de paie est éligible (se renseigner auprès de son éditeur de logiciel). Il est possible que l’éditeur du logiciel puisse intégrer les spécifications de l’API dans son propre logiciel de paie (voir l’interface de programmation DSN) ;
  • Depuis le tableau de bord DSN (en « upload »). Si le déclarant ne possède pas de logiciel de paie permettant une transmission directe à l’application DSN, il faut le faire manuellement et via net-entreprises.fr . C’est le dépôt en Upload. L’API ou l’Application Programming Interface : doit se comprendre comme un « lien entre le dispositif de paie (logiciel de paie du déclarant ou concentrateur) et le point de dépôt des déclarations ». S’il y a une erreur, deux types de contrôles peuvent se déclencher, mais cela dépend du type d’anomalie :
    • Contrôle bloquant : il n’est pas possible de déposer la DSN. Des rectifications sont nécessaires pour pouvoir réaliser le dépôt.
    • Contrôle non bloquant : lors de ce contrôle, la DSN a été acceptée, mais des notifications d’erreurs sont envoyées au déclarant. Il doit corriger ces erreurs puis redéposer la DSN Fonction publique en remplaçant la DSN initiale (« annule et remplace »).
À noter : concernant le module « annule et remplace », il existe des fiches pouvant vous aider sur le site net-entreprises.fr :

Étape 6 : Retour d’informations

Après le dépôt de votre DSN Fonction publique, il est nécessaire de suivre sa déclaration, afin d’être sûr qu’elle a été acceptée puis transmise. Grâce à des tableaux de bord, il est possible de consulter le bilan de la DSN déposée. Après les contrôles SI-DSN, il existe 4 types de retours :
  • Comptes rendus métier ;
  • Certificats de conformité ;
  • Bilan d’anomalie ;
  • Bilan d’identification des salariés.
Ces retours sont soit disponibles sur le tableau de bord (pour les dépôts en « upload »), soit ils sont remontés automatiquement (pour les dépôts en « API »).

Étape 7 : Les dates limites des dépôts mensuels pour le fichier DSN

Le fichier DSN Fonction publique doit être remis au plus tard :
  • Le 5 du mois M+1 : pour les établissements de plus de 50 employés ;
  • Le 15 du mois M+1 : autres établissements ;
  • La DSN peut être déposée 1 mois à l’avance.
Pendant la période de dépôt des déclarations, il est possible de la modifier :
  • Si le dépôt a été accepté sur le portail : il suffit de déposer une déclaration “Annule et remplace”, jusqu’à la veille des dates de dépôt, à minuit, pour les DSN mensuelles ;
  • Si le dépôt a été refusé par le portail : il suffit de corriger les erreurs et de la redéposer sur une déclaration “initiale”.
Après la période de dépôt :
  • Le dépassement de l’échéance donne lieu à des pénalités de la part des organismes destinataires ;
  • Il n’est plus possible d’utiliser le module « annule et remplace » ;
  • Les corrections à effectuer peuvent se faire sur la DSN Fonction publique du mois suivant ;
  • Un certificat de conformité sera délivré pour certifier que les obligations déclaratives ont été effectuées.
quand déposer les dsn

Le lexique spécifique du dispositif DSN pour la Fonction publique

Il est possible que les termes utilisés puissent perturber les déclarants du secteur public. En effet, le lexique de la norme DSN pour le secteur privé net-entreprises.fr fournit un document lexical pour la fonction publique.

Quelles sont les questions récurrentes vis-à-vis de la DSN dans la Fonction publique ?

Comment faire si l’entreprise n’a pas de salariés pendant certains mois de l’année ?

Elles peuvent faire une déclaration sans salarié : “DSN néant”.

Comment gérer le décalage de paie ?

Le décalage de paie est une pratique d’entreprise qui consiste à verser le salaire le mois qui suit le mois d’activité du salarié.

De ce fait, les établissements qui sont entrés en DSN en 2020 et qui étaient concernés par ce dispositif devaient déclarer leur DSN du « Mois Principal Déclaré » [9] décembre 2019, dont l’échéance est au mois de janvier 2020.

Pour les établissements qui sont entrés en DSN en 2021 ou 2022, ils devaient respecter le même processus de déclaration, c’est-à-dire : déclaration des « mois principaux déclarés » décembre 2020 et 2021, aux échéances de janvier 2021 et 2022.

Comment faire lorsque l’employeur a plusieurs établissements qui sont rattachés ?

Cet employeur doit produire une DSN Fonction publique pour chaque établissement disposant d’un numéro SIRET.

Si l’établissement n’est pas entré en vigueur le 1er janvier 2020 : comment se passait la transition de la DADS à la DSN ? Cet établissement ne pouvait pas intégrer le dispositif DSN. Il devait donc attendre le 1er janvier des années suivantes (2021 et 2022) pour pouvoir le faire.

La DADS continue d’exister !

Fonction publique : plus d’information sur la documentation de dsn-info.fr

Dsn-info.fr a réalisé un document qui accompagne les déclarants dans leur projet de passage en DSN. Il y présente les différents objectifs, étapes et outils à utiliser.

Vous pouvez y accéder en cliquant ici.

Et pour savoir plus sur notre solutions RH GrafiQ, c’est par ici ! Avec QuickMS, vous pouvez produire votre BDESE facilement grâce à votre DSN !

 

La fonction publique passe à la DSN

[9] MPD ou Mois Principal Déclaré : le versement de ce salaire est rattaché à ce mois-ci, alors que les cotisations sont rattachées à la période d’emploi.

Sources :

– Le site https://www.net-entreprises.fr/tableau-de-bord-dsn/
– le site net entreprises
– La DSN dans la fonction publique « un mémo pour vous accompagner »
– Définition de la CPAM
Article 35 de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives
– Les sanctions encourues en cas de non-respect :
– la DSN des organismes publics
– Comment basculer du PASRAU vers la DSN ?
– Comment déclarer le statut d’un travailleur handicapé ? :
– « Quelle méthode utiliser pour respecter l’obligation d’emploi des personnes handicapées ? »
– Le cahier technique 2020 de DSN info
– Les méthodes de prélèvement à la source en DSN
– Qu’est-ce que l’API-DSN ?
– Planning de la phase pilote en fonction publique
– le site du GIP-MDS
– les logiciels de paie et RH compatibles avec la DSN
– Le dossier de presse DSN fonction publique.pdf
la foire aux questions CNRACL / rubrique DSN – Déclaration Sociale Nominative
– Plus d’informations sur la DSN dans le cahier technique 2020 en version pdf 

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