7 indicateurs clés pour suivre les entretiens de vos salariés

Le suivi des entretiens professionnels peuvent devenir un véritable casse-tête d’un point de vue organisationnel. Cependant, toutes les entreprises soucieuses de maîtriser au mieux leurs ressources humaines et de répondre à leurs obligations légales se doivent d’en organiser régulièrement. Avant de rentrer dans le vif du sujet, il faut bien différencier les deux types d’entretiens professionnels :

Un webinar sur les 7 KPIs à utiliser pour suivre vos entretiens

Christophe Aubry Le Comte et Nicolas Ercolano, deux experts du SIRH, vous donnent une liste de 7 indicateurs RH à suivre de près sur le thème des entretiens professionnels obligatoires.

Les deux types d’entretiens professionnels

Les entretiens obligatoires inscrits dans le Code du Travail

• les entretiens professionnels,
• le bilan professionnel à 6 ans
• l’entretien télétravail
• et l’entretien de fin de mandat de représentation de personnel.

Les entretiens facultatifs à l’initiative de l’une des deux parties :

• l’entretien d’embauche,
• l’entretien annuel d’évaluation,
• l’entretien individuel de début de mandat de représentation du personnel…

Il est conseillé que des entretiens se fassent de façon trimestrielle afin de prévenir les mauvaises surprises. Lors de ceux-ci, absolument tous les thèmes devraient être abordés : Suivi des compétences, culture d’entreprise, qualité de vie au travail, les objectifs, le comportement, les souhaits d’évolution, les services support, les services RH, suivi de la formation (découvrez les 9 KPIs indispensables pour le suivi du plan de formation de vos salariés)…

De manière générale, la qualité des services internes est très peu discutée lors des entretiens facultatifs, et à tort ! En effet, à l’heure du « feedback 360 » consistant à balayer absolument tous les sujets avec ses salariés, aucune problématique ne doit être laissée de côté. Et pour cause, pour qu’un collaborateur soit satisfait, il faut qu’il entretienne de bonnes relations et qu’il obtienne des réponses à ses questions de la part de sa hiérarchie, des ressources humaines et du service informatique.

1. Est-ce que tous vos salariés ont eu un entretien ?

Peu importe le temps que vous vous octroyez pour réaliser vos entretiens, il est important de faire le point sur l’ensemble des salariés ayant bénéficié d’un entretien ou non.

Pour se faire, nos experts conseillent d’utiliser l’indicateur « Entretien – nombre de salarié sans entretien sur la période ». Vous pourrez visualiser grâce à un camembert le ratio des collaborateurs sans entretien.

Dans la majorité des cas, il est nécessaire de relancer plusieurs fois les managers afin qu’ils soient réalisés en totalité.

Si les entretiens sont réalisés annuellement, il est utile de regarder cet indicateur tous les 12 mois.

Dans le cas où les périodes d’entretiens sont pluriannuelles, il faudra se concentrer dessus plusieurs fois dans l’année.

2. Le suivi des entretiens planifiés

Avant de faire le bilan des salariés ayant bénéficié d’un entretien ou non, il est important de les avoir planifiés au préalable. Pour se faire, nos experts conseillent de suivre l’indicateur « Entretien – nombre d’entretiens périodiques par statut ».

Il permet aux entreprises de faire le bilan des entretiens :

• réalisés,
• planifiés
• et de ceux restant à programmer.

En effet, les managers peuvent se sentir débordés pendant les périodes d’entretiens. C’est pour cette raison que les services RH doivent s’assurer avant chaque période d’entretiens, que des créneaux ont bien été programmés .

3. Vos salariés sont-ils satisfaits ?

Pour nos spécialistes de la Gestion Sociale, la meilleure façon d’évaluer la satisfaction des salariés, est de poser la question suivante : « Recommanderiez-vous l’entreprise à un ami ? ».
Le répondant doit évaluer cette probabilité en donnant une note allant de 0 à 10, c’est-à-dire de « peu probable » à « très probable ». En fonction de la note donnée par le collaborateur, ce dernier est classé dans l’une de ces trois catégories :

• Promoteurs (note de 9 à 10)
• Passifs (7 à 8)
• Détracteur (0 à 6)

Les années 2020 et 2021 ont été des périodes très compliquées en termes de recrutement avec un niveau d’emploi des cadres avoisinant les 100%. Un tel indicateur permet d’évaluer si les collaborateurs sont prêts à recommander l’entreprise aux profils qualifiés autour d’eux.
La satisfaction des salariés est essentielle pour limiter un maximum le turnover (retrouvez les 10 KPIs pour suivre les entrées/sorties de vos salariés)

CONSEILS D’EXPERTS

Afin de ne pas biaiser le résultat, il est conseillé à l’employeur de sonder les collaborateurs dans le cadre d’un questionnaire anonyme directement à la suite de l’entretien.

4. Comment suivre la montée en compétence de vos salariés ?

Pour nos professionnels du SIRH, la grande difficulté des compétences réside dans la multitude des métiers présents dans l’organisation. De ce fait, créer un reporting global sur l’ensemble des compétences est un véritable casse-tête pour les services RH.
Nos experts préconisent d’évaluer des compétences liées à l’implication, au savoir-faire et savoir-être.

Chez QuickMS, on évalue les compétences selon quatre niveaux :

• insuffisant,
• à améliorer,
• conforme aux attentes
• et brillamment dépassé.

Vous pourrez ainsi obtenir les statistiques globales de votre entreprise concernant les entretiens périodiques.
Découvrez les 9 KPIs RH indispensable pour le suivi du plan de formation de vos salariés.

5. Les notes des salariés et des managers

Si vous êtes dans la logique « 360 feedback », le salarié est évalué par le manager et inversement.

Christophe Aubry Le Comte vous propose de suivre l’indicateur « Entretien – note manager vs note salarié». Il permet de visualiser la tendance entre les notes des salariés et les notes des managers. L’objectif étant de vérifier si les relations sont en phase entre le manager et le salarié.

Ce KPI s’obtient par la formule suivante  :

Note Manager x Note Salarié

6. Charge de travail : quel impact sur la vie privée des salariés ?

Aborder le thème de la Qualité de Vie au Travail (QVT) lors des entretiens professionnels est préconisé. Le collaborateur doit noter sa charge de travail et l’impact de sa vie professionnelle sur sa vie personnelle.
Un salarié se qualifiant de très chargé sur les deux plans doit être accompagné afin de s’alléger et prévenir tous risques psychosociaux (RPS).

De plus, il est recommandé d’aborder la question du respect des temps de repos lors des entretiens.

7. L’organisation est-elle en conformité au regard des entretiens obligatoires ?

Légalement, le salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans.

A partir de 6 ans d’ancienneté, un bilan global sur les trois entretiens doit être planifié.

Pour monitorer le suivi de ces entretiens obligatoires, nos experts conseillent de suivre, dans un premier temps l’indicateur « Entretien – nombre de salariés sans entretien périodique depuis 2 ans ».
Découvrez tous nos conseils pour mener l’entretien pro de vos collaborateurs.

Dans un second temps, c’est l’indicateur « Entretien – Nombre de salarié avec moins de 3 entretiens périodiques depuis 6 ans » qui sera étudié afin de respecter les dispositions légales du droit du travail.

Si ces KPIs n’affichent aucune donnée, votre entreprise est conforme. Au contraire, si vous visualisez des salariés concernés, vous devez impérativement agir.