Performance RH : définition, enjeux et conseils pour la mesurer et l’améliorer

Définition : c’est quoi la performance RH en entreprise ?

Comment l’analyser ? Quels enjeux pour la fonction de RH ?

La performance RH est un KPI qui permet de mesurer la qualité et l’efficacité du travail des ressources humaines d’une entreprise. Elle est généralement évaluée à partir de plusieurs critères, tels que la satisfaction des salariés, le taux de turnover, le taux d’absentéisme, etc.

De nos jours, les fonctions des ressources humaines font face à de plus en plus de difficultés dans l’exercice de leur mission :

• 50% ont des difficultés à démontrer leur ROI.
• Plus de 50% des RRH ou DRH ont des complications à garantir la conformité juridique des décisions et des écrits.
• 48% ont un budget limité.
• 32% ont une petite équipe RH.

Ces difficultés entraînent une continuelle évolution des performances RH. C’est pourquoi cet article apporte des réponses à des besoins, autour de 4 conseils clés :

• Mesurer les données de la performance RH.
• Fixer des objectifs SMART précis.
• Agir.
• Suivre la stratégie et les indicateurs.

Pour y remédier, notez bien que vous pouvez bénéficier de conseils et d’astuces, ainsi qu’un regard extérieur sur le niveau de performance des ressources humaines de votre entreprise.

4 Conseils pour optimiser sa pratique en ressources humaines et sa performance RH en entreprise

1. Mesurer ses données de performance RH : comment faire son évaluation ?

Chez QuickMS, nous savons que garder un œil sur vos données RH n’est pas toujours facile ! Cependant, saviez-vous que quelques astuces et outils simples à mettre en place vous permettent d’améliorer significativement la performance RH de votre entreprise et son évaluation.

Voici 3 étapes à fixer pour mesurer ces données clés, indispensables à votre fonction RH :

A / Définir les KPIs RH à mesurer.
B / Faire un état des lieux.
C / Présenter les résultats.

A/ Définir les KPIs RH à mesurer :  quels sont les indicateurs clés à prendre en compte ?

Effectifs : comment sont classés les effectifs ?

Les effectifs correspondent au nombre de collaborateurs travaillant, sous contrat de travail (CDD, CDI, intermittents et travailleurs temporaires) au sein de votre société, pris en compte pendant toute la durée de l’année considérée.

6 exemples de type d’effectifs à prendre en considération dans la performance RH de votre organisation, à savoir :

• Effectifs inscrits : c’est l’ensemble des salariés, quelle que soit la nature du contrat de travail, inscrits au registre du personnel. Ce registre est obligatoire et indique les entrées et sorties du personnel ainsi que les mouvements de personnel relatifs aux stagiaires dans une partie spéciale…
• Effectifs inscrits présents : c’est l’ensemble des effectifs présents le dernier jour de la période d’analyse. Les salariés sortis le dernier jour du mois sont comptés.
• Effectifs inscrits sous contrat : ce sont les effectifs sous contrat le dernier jour de la période d’analyse. Vos collaborateurs sortis le dernier jour du mois sont exclus.
• Effectifs Équivalent Temps Plein contrat : ils concernent la force de travail présente le dernier jour de travail. Les salariés sortis le dernier jour de la période inclus. Dit autrement, cela correspond à :
  ETP Contrat = Temps contractuel / Temps de référence de l’établissement.
• Effectifs Équivalent Temps Plein calendaire : ils concernent la force de travail dont a disposé votre entreprise durant la période d’analyse. Cela correspond à :
  ETP Calendaire = Prorata E/S sur la période * Temps contractue.
• Effectifs Équivalent Temps Plein permanent : ils concernent les salariés en CDI, temps plein sur l’ensemble de la période.

Masse salariale : quelques exemples pour mieux comprendre

Le calcul de la masse salariale, selon l’INSEE, est le cumul des rémunérations brutes des salariés pour un établissement public ou privé.

Voici 5 types de masse salariale utiles à votre fonction RH :

• Masse salariale brute : la somme des rémunérations brutes versées aux salariés, hors rémunération en nature et cotisations patronales sur une année.
• Salaire de base ou le salaire mensuel de base (SMB) : le salaire brut avant déduction des cotisations sociales et avant des prestations sociales qui concernent : les pensions de retraite, les pensions de réversion, l’assurance maladie, les pensions d’invalidité, les accidents du travail, les maladies professionnelles, l’assurance chômage, l’allocation logement, le minimum vieillesse….
• Masse salariale chargée = salaire brut + charges patronales.
• Masse salariale chargée et frais de personnel = salaire brut + charges patronales + frais de personnel.
• Masse salariale chargée et salariés externes = salaire brut + charges patronales + salaire externe.

L’absentéisme : quels éléments leviers prendre en compte ?

L’absentéisme concerne l’absence d’un salarié dans une entreprise (maladie, accidents du travail…). En 2018, d’après des calculs de l’Institut Sapiens, l’absentéisme coûte 108 milliards d’euros, soit 4 059 € par an et par salarié.

4 indicateurs permettent de déterminer l’absentéisme, indicateur clé de la performance RH :

• En heures = Nombre d’heures d’absence pendant une période x.
• En calendaire = Nombre de jours d’absence du 1er janvier au 31 décembre dans l’année x.
• En jours ouvrés : cela permet de déterminer le nombre de jours théoriques non travaillés. Absences = Nombre de jour d’absence moyen / nombre total de jours ouvrés de l’année.
• En jours ouvrables : Permet de décompter en jours ouvrables réels. Absences = (Salaire de base * jours ouvrables d’absence) / jours ouvrables moyens.

Petit rappel :

• Les jours ouvrés sont les 5 jours de travail dans la semaine ;
• Les jours ouvrables prennent en compte les 6 jours de la semaine, sauf le dimanche (jour de repos).

La formation : quelle est son importance pour la performance RH ?

En 2015, 38% des fonctions RH estimaient que la formation et le développement des collaborateurs étaient un enjeu majeur.

En effet, la formation permet :

• D’augmenter la satisfaction des employés et de réduire le risque de turn-over.
• C’est un signe d’engagement venant de l’entreprise envers ses salariés, qui augmente leur estime de soi au sein de la structure et permet de valoriser leurs compétences.
• Sans oublier que la formation est gage d’une augmentation de la productivité et de la performance individuelle !

Cependant, la formation connaît certains préjugés :

• La formation coûte cher, et c’est faux ! La promotion d’un junior au poste d’un sénior est moins coûteuse que de recruter en externe. En 2018, le coût d’un recrutement et l’intégration du salarié représentent en moyenne 20 % du salaire brut annuel de la personne embauchée. Alors que le coût d’un recrutement interne est globalement divisé par 2.
• La formation répond uniquement à un besoin spécifique, et c’est faux. Les formations sont de solides bases, elles contribuent au développement intégral de la personne et ne répondent pas à un seul besoin ;
• La formation professionnelle est une perte de temps pour l’entreprise… encore faux ! La formation est un moyen pour l’entreprise de gagner en expertise, en productivité, et garantie la pérennité de l’entreprise. Des études montrent que les entreprises qui mettent en avant l’accès à la formation limitent leur turn-over, fidélisent leurs salariés, et elles restent compétitives sur leur marché. De plus, un rapport de l’INSEE montre qu’il y a un gain de productivité de 0,4 % par salarié formé.
• La formation a un rôle incontournable dans le management, ça c’est vrai ! Comme le dit Andy Grove, dans son livre High Output Management “La plupart des managers s’imaginent que la formation des salariés est tâche à laisser à d’autres, j’estime au contraire que tout manager devrait s’en charger personnellement”.

Comment bien mesurer ses données de performance RH ?

Bien choisir vos indicateurs permet de suivre l’ensemble des données qui vous sont utiles pour votre performance RH, en lien avec :

• Le recrutement.
• La formation.
• L’évaluation de la performance.
• La gestion de carrières.
• Le climat social de l’entreprise…

Vous comprenez donc qu’un choix inadapté de vos indicateurs apporte des résultats non pertinents pour votre organisation, ce qui aura tendance à fausser l’analyse finale !

Par exemple, les effectifs inscrits et les effectifs ETP contrat n’indiquent pas la même chose. Comme on peut le voir sur ces graphiques, les résultats ne sont pas les mêmes.

Il en est de même pour la masse salariale chargée et non-chargée, les mesures des résultats n’auront pas les mêmes impacts. 

B/ Faire un état des lieux de la performance RH : pourquoi et comment ?

Pourquoi faire un état des lieux de la performance RH de votre entreprise ? Tout simplement parce que c’est à partir des indicateurs qu’il vous sera possible de construire un plan d’actions, et par la suite servira de référence pour suivre l’évolution du plan d’actions, et savoir s’il a porté ses fruits.

Voici 4 éléments qui vous permettent de faire un état des lieux complet des besoins, indispensable pour l’évaluation de votre performance RH :

• Les effectifs : l’analyse des ressources humaines passe par l’identification des différents effectifs. Est-ce qu’il y a plus de collaborateurs sous CDD ? En intérim ? Les résultats pourront être faussés si l’analyse ne prend pas en compte : le statut de ses effectifs mais aussi le nombre de salariés, la répartition des CSP, l’âge, le type de contrat, le sexe… ;
• La masse salariale : bien identifier sa masse salariale permet de mieux analyser l’évolution des dépenses et d’identifier les leviers d’amélioration tels que :
  • la gestion du recrutement,
  • lamélioration de la motivation au travail,
  • l’organisation de la masse salariale ;
• L’absentéisme : c’est l’une des principales préoccupations des directions des ressources humaines, c’est-à-dire que le coût de l’absentéisme est très important. En ce sens, identifier les conséquences de l’absence permet d’identifier les causes ;
•  La formation : faire un lien entre les salariés et leurs formations pour identifier les leviers d’amélioration ou les problématiques potentielles.

C/ Comment présenter vos résultats ?

Il existe un certain nombre de règles pour faciliter la lecture des tableaux :

• La syntaxe : l’utilisation de mots complexes ou non ;
• La sémantique : le choix des termes ;
• La typographie : polices, taille, couleurs…

Pour que les documents soient lisibles il faut que les données soient lues rapidement, comprises aisément et bien mémorisées :

• Présenter un document visuellement lisible et ludique : l’information n’a pas de valeur lorsqu’elle n’est pas traitée, elle devient moteur d’une action lorsqu’elle est transformée en tableaux, en statistiques ou autres formes de traitement ;
• Présenter de manière cohérente et pertinente : un document aéré permet au lecteur d’identifier facilement les éléments importants ;
• « Less is more » : seuls les informations, les chiffres et les indicateurs pertinents doivent être mis en avant. L’idéal serait d’avoir entre 5 et 9 indicateurs pour aller à l’essentiel ;
• Faire en sorte que les données soient en lien ou pertinentes entre elles, qu’elles soient corrélées ;
• Travailler sur l’esthétisme : même si la direction accorde de l’intérêt à la pertinence des indicateurs, les individus ont plus tendance à regarder et à retenir ce qui est beau ;
• Proposer un tableau de bord sous forme de reporting : un bon système de reporting permet d’économiser 2 jours d’analyse et d’identification d’une problématique.

Le conseil QuickMS : les erreurs à ne pas commettre

Les 4 indicateurs choisis sont totalement différents :

• Effectifs inscrits – présents ;
• Effectif – etp – calendaire ;
• Effectifs inscrits – sous contrat ;
• Effectifs etp contrat – présents.

Le type d’effectif choisi, le type de contrat et le type de présence sont des indicateurs déterminants au niveau du résultat final. Si ces indicateurs sont mal utilisés, ils peuvent fausser l’analyse finale.

Le bon exemple se trouve dans la présentation B, où l’on peut voir que les résultats des tableaux sont coordonnés et logiques, car un seul indicateur, commun à tous ces tableaux, est utilisé : Effectifs inscrits présents.

Présentation A : Mauvais exemple

Présentation B : Bon exemple