10 KPIs RH clés pour suivre vos effectifs

Lorsqu’une entreprise a la volonté de piloter ses ressources humaines et d’améliorer sa performance sociale, le suivi de ses effectifs constitue une étape clé pour développer sa stratégie.
Si le calcul des effectifs est, a priori, un jeu d’enfant, la réalité est tout autre. Et pour cause, il existe plusieurs manières de les mesurer et cela peut faire débat au sein des organisations. Quand certaines entreprises trouvent parfois pertinent de calculer leurs effectifs en « effectifs inscrits » ou en « personnes physiques », d’autres préfèrent considérer  les « ETP ».

Un webinar sur les 10 KPIs à utiliser pour suivre vos effectifs

Christophe Aubry Le Comte et Nicolas Ercolano, deux experts SIRH, vous donnent une liste de 10 indicateurs RH à suivre de près sur le thème des effectifs. Retour sur leurs conseils d’experts.

1. Calcul de l’effectif : le suivi multi-effectifs

Le premier indicateur proposé par nos experts est « effectifs multi-règles ». Il permet de faire apparaître mois par mois les différents modes de calcul sur un seul tableau : personnes physiques, ETP et effectifs inscrits.

• « Les personnes physiques » rassemblent absolument toutes les personnes présentes sur la période. C’est une règle pertinente si l’effectif de votre entreprise se compose de contrats homogènes.
• « Les ETP ou les équivalents temps plein« . Ici, les contrats sont proratisés en fonction du temps contractuel ainsi que des entrées et sorties. Par exemple, cette méthode de calcul est judicieuse si votre effectif est constitué d’une grande part de contrats à temps partiel.
• « Les effectifs inscrits » cela prend en compte tous les contrats. Dans ce cas, chaque contrat vaut une personne. Ce calcul est adapté si vous avez un taux de turnover élevé.

Dès lors, il est nécessaire que les entreprises se mettent d’accord en interne pour trouver la règle de calcul qui conviendra le plus à leur(s) entité(s).

2. Pyramide des âges

La pyramide des âges en entreprise est indéniablement l’un des grands classiques du reporting RH. Cependant, cet indicateur montre ses limites puisqu’il n’offre aucune vision sur l’évolution dans le temps. Nos experts préconisent de suivre « l’évolution de la moyenne d’âge » afin d’effectuer une veille sur la tendance au sein de l’entreprise de façon mensuelle.

CHIFFRE D’EXPERTS

D’après les données issues de GrafiQ, le logiciel RH de QuickMS, l’âge moyen des CDI est de 41 ans contre 34 ans pour les CDD.

3. Calcul de l’ancienneté

L’ancienneté est une donnée cruciale à piloter. Cet indicateur mesure la capacité de l’entreprise à garder ses ressources humaines.

Nos experts ont décidé de mettre en avant l’indicateur « effectifs inscrits par tranche d’ancienneté entreprise ». En prenant l’exemple ci-dessous, on observe que la majorité de l’effectif (48,43%) a moins de 2 ans d’ancienneté. Cela démontre que beaucoup d’efforts en matière de ressources humaines ainsi qu’en formation ont été fournis. Il est recommandé d’avoir des tranches d’ancienneté équilibrées.

CHIFFRE D’EXPERTS

La moyenne d’ancienneté des CDI est de 8 ans.

4. Dual Axe : comparaison du nombre de CDI par rapport aux CDD

Le Dual Axe permet de visualiser deux types de données à deux échelles différentes sur un seul tableau de bord RH.

Nos experts mettent à l’honneur « effectifs inscrits – dual axe – cdi / cdd ». Dans l’exemple ci-dessous, si on se concentre uniquement sur l’histogramme des contrats CDI et CDD, aucune grande évolution n’est observée.
Cependant, si on s’intéresse à la courbe des effectifs inscrits, il est clair qu’une variation se dessine.

En somme, cet indicateur permet non seulement de mettre en valeur les tendances, mais en plus de comprendre les oscillations.

5. Statut conventionnel : les différents types de catégories professionnelles

Le visuel de l’indicateur « effectifs inscrits – mensuels par statut » est très intéressant à analyser pour nos professionnels des SIRH.

Les types de contrats sont empilés par couche ce qui fait qu’il est possible de voir en un seul coup d’œil l’évolution globale de l’effectif de la société et la répartition des catégories socio-professionnelles.

6. Zone géographique du lieu d’habitation des salariés

Nos spécialistes conseillent de regarder une fois par an l’indicateur « cartographie des salariés » permettant d’effectuer une vérification du lieu du domicile des salariés par rapport à l’emplacement de vos bureaux.

Prenons l’exemple d’un salarié qui habiterait trop loin de son lieu de travail, il serait pertinent de savoir si les trajets ne sont pas trop longs pour lui et de lui proposer du Flex Office si besoin.

CHIFFRE D’EXPERTS

En Ile-de-France, la durée moyenne de trajet pour se rendre sur son lieu de travail , est de 44 minutes contre 30 minutes en province. Il a  été démontré également que plus le trajet est long et plus le nombre d’arrêt de travail est élevé.

7. Taux de promotion selon la catégorie socio-professionnelle

C’est une obligation pour l’employeur d’octroyer une promotion, une augmentation de salaire et/ou une formation à un collaborateur qui a au moins 6 ans d’ancienneté au sein de l’entreprise.

C’est pour cette raison que nos experts conseillent de suivre une fois par an l’indicateur « Promotion – taux de promotion convention collective ». Il permet de mettre en relation l’effectif en début de période de chaque catégorie socio-professionnelle et le nombre de promotion.

Dans ce tableau, on vérifie si le taux de promotion est équivalent entre chaque catégorie.

8. Indicateur RH pour être en règle avec l’index Homme/Femme

Habituellement, on illustre la répartition Hommes/Femmes à l’aide d’un camembert. Cependant, ce type de graphique a ses limites, puisqu’il n’illustre aucune tendance.

Nos professionnels préconisent de visualiser l’indicateur « Effectif inscrit présent mensuel par genre et pourcentage » grâce à un Stacked Area qui montrera l’évolution des pourcentages sur plusieurs mois.

Si l’entreprise a mis en place une politique d’égalité Homme/Femme, cela permettra de voir les résultats.

9. Ratio Encadrement

Afin d’avoir une vision sur le nombre de collaborateurs que chaque manager encadre, les experts conseillent aux entreprises de suivre l’indicateur « Nombre d’intervenants par encadrant – effectif inscrit présent ».

Il est nécessaire de vérifier régulièrement que le ratio encadrants / intervenants de votre entreprise est correct.

En général on estime que des managers qui ne font que de la pure gestion peuvent gérer jusqu’à 10 personnes.

10. Répartition des salariés par temps contractuel

L’embauche d’un temps partiel coûte aussi cher pour les ressources humaines qu’un temps plein (prix du bulletin, génération du contrat, gestion des salariés…).

En théorie, il est donc plus intéressant pour les organisations d’avoir plus de contrats à temps plein en raison de leur productivité.

Selon nos spécialistes, il est important de suivre l’indicateur « Répartition des heures travaillées hebdo par société ». Il permet grâce à un dégradé de couleur de visualiser la répartition des salariés par temps contractuel.