10 indicateurs clés pour suivre votre absentéisme

Si les problématiques RH sont susceptibles de différer d’une entreprise à l’autre, en voilà une qui les concerne absolument toutes : l’absentéisme.

Peu importe le secteur d’activité ou la taille de l’organisation, l’absentéisme est un sujet prioritaire lorsqu’on parle de pilotage RH. Et pour cause, un taux d’absentéisme élevé peut engendrer des conséquences désastreuses : baisse de la productivité et de la performance, augmentation de la charge de travail pour les collaborateurs, organisations de dernière minute, coût élevé pour l’entreprise…
Avoir une vision claire de l’absentéisme est donc primordial afin d’élaborer la stratégie nécessaire pour :

• renverser la tendance quand c’est nécessaire.
• anticiper l’éventuel turnover qui pourraient en découler (découvrez les 10 KPIs à connaître pour le suivi des entrées/sorties de vos salariés).

Un webinar sur les 10 KPIs à connaître pour réduire l’absentéisme en entreprise.

Plus que jamais conscients de l’importance des KPIs autour de l’absentéisme, Christophe Aubry Le Comte et Nicolas Ercolano, deux experts du SIRH,  ont animé un Webinar afin de connaître les 10 indicateurs RH indispensables pour agir efficacement sur l’absentéisme. Retour sur leurs conseils d’experts.

Avant tout, trois axes d’analyse

Pour nos experts, il faut distinguer trois axes d’analyse quand on parle de tableau de bord RH et absentéisme.

• Le nombre de jours d’absence
• Le nombre d’arrêts
• La durée des arrêts

1. Détecter des problèmes d’absentéisme localisé

L’indicateur proposé par nos experts est « Ratio absentéisme par regroupement calendaire par société », obtenu grâce à la formule :

(Nombre de jours d’absence / Nombre de jours du contrat) x 100

Cet indicateur a pour objectif de mettre en avant les ratios d’absentéisme par société. Pour l’analyser, il faut comparer les ratios par site. Ensuite, visualiser si des pics d’absentéisme apparaissent ou si au contraire une homogénéité est observée.

CHIFFRE D’EXPERTS

L’absentéisme tous motifs confondus concernait en 2018 environ 6% des salariés contre 12% en 2020 à cause de la crise sanitaire.

2. Les absences d’une journée

L’indicateur proposé par nos spécialistes est « Nombre d’absences par jour de la semaine – absence d’une journée ».
Cet indicateur n’est pas souvent regardé par les ressources humaines alors qu’il donne un aperçu précis de la tendance par jour de la semaine.

Des pics peuvent rapidement être observés le lundi ou le week-end par exemple.
Un collaborateur absent une journée est difficile à remplacer et fait augmenter inévitablement la charge de travail des salariés présents.
Une politique RH à ce sujet doit rapidement être mise en place, avec des primes de présence par exemple.

3. Les polys absents

Le troisième indicateur proposé par nos professionnels est « Répartition du nombre de personnes arrêtées – par nombre d’arrêts ».
Il permet de déceler « les polys absents » qui sont des personnes avec un grand nombre d’absences de courtes durées. Ces absences peuvent être pour un motif professionnel ou personnel. Dans les deux cas, les services RH peuvent agir en s’entretenant avec les personnes concernées afin d’identifier les problèmes rencontrés : mauvaise relation avec le manager, temps de travail, raison familiale…

4. La répartition des arrêts par durée

L’indicateur mis en avant par les spécialistes est « Histogramme du nombre d’arrêts par durée ». L’intérêt est de visualiser les arrêts par durée. En effet, la prévoyance peut prendre le relai pour le maintien du salaire en fonction du délai de franchise déterminé dans le contrat, généralement entre 30 et 90 jours.

Cet indicateur est utile afin de déterminer si la carence de prévoyance est adaptée à la situation actuelle de l’organisation.

5. Analyser la population concernée par l’absentéisme

Pour cette problématique, Christophe Aubry Le Comte vous propose trois indicateurs :

• L’indicateur « Taux d’absentéisme par âge ».

  En effet, la croyance collective veut que les séniors soient plus absents que les jeunes. C’est faux ! Les jeunes au contraire sont davantage concernés par l’absentéisme

• L’indicateur « Taux d’absentéisme par ancienneté ».

  On observe ici que plus l’ancienneté est importante moins le taux d’absentéisme est élevé.
  A contrario les collaborateurs récents ont un ratio absentéisme plus élevé.
  Si c’est le cas pour une structure, il est préférable de concentrer ses efforts RH dans l’élaboration ou l’amélioration du processus d’onboarding.

• L’indicateur « Ratio absentéisme par type de contrat ».

  Enfin, le dernier indicateur intéressant à suivre sur cette problématique est « Ratio absentéisme par type de contrat ».
  De manière générale, il est normal d’avoir un taux d’absentéisme plus élevé sur les CDI que sur les CDD.

CHIFFRE D’EXPERTS

Sur 100 000 bulletins analysés entre 2018 et 2019, le taux d’absentéisme chez les CDI était d’environ 7% contre 2% chez les CDD.

6. Analyser la fréquence des arrêts

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est important de faire cette distinction :

• Le taux de fréquence est le nombre d’accidents avec arrêt de travail supérieur à un jour, survenu au cours d’une période de 12 mois par million d’heures de travail.
• L’indice de fréquence est le nombre d’accidents de travail pour 1000 salariés.

Les deux indicateurs proposés par nos experts sont « Taux de fréquence des arrêts » et « Indice de fréquence des arrêts ».

Les deux taux doivent être minimes afin que les entreprises puissent diminuer les coûts en termes d’assurance et de la cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP).

Il est important de regarder annuellement de quelle façon évolue ces taux.

7. Analyser la gravité des arrêts

Le taux de gravité mesure quant à lui le nombre de jours d’arrêt par milliers d’heures travaillées pendant une période, qui est souvent annuelle.
L’indicateur mis en avant est « Le taux de gravité des arrêts » qui permet de connaître la tendance des arrêts au sein de l’organisation. Quand certaines structures enregistrent des arrêts de travail assez courts, d’autres sont sujettes à avoir des arrêts plus longs.

8. Synthèse des arrêts

Nos spécialistes conseillent de suivre l’indicateur « Répartition des arrêts  par statut conventionnel et genre » qui permet d’analyser les arrêts sur plusieurs axes :

• Femme / Homme,
• statut conventionnel,
• nombre de personnes ayant travaillées,
• le pourcentage des personnes ayant été arrêté
• le nombre d’arrêts global.

Ensuite, deux notions importantes sont prises en comptes :

• La durée Moyenne : Nombre total des jours / Nombre d’arrêts
• La durée Médiane : Imaginons qu’il y ait 100 arrêts de travail, on les classe par ordre croissant et ensuite on identifie l’arrêt qui est en position 50.
  Par exemple, si sur une population donnée, la durée médiane est de 8, cela signifie qu’il y a 50% de chance que l’arrêt n’excède pas 8 jours.

9. Suivre l’évolution du taux d’absentéisme

Si un plan d’action a été réalisé afin de lutter contre l’augmentation du taux d’absentéisme, il est essentiel de visualiser ses effets grâce à l’indicateur « Nombre mensuel de jours d’absences par motif – regroupement absences ».

Il faut analyser les motifs les plus récurrents afin de mettre en place une stratégie pour contrer la tendance.
On entend souvent qu’il est impossible de faire diminuer les arrêts de travail pour maladie, mais pour nos experts il n’en est rien : avec la mise en place d’une démarche de Qualité de Vie au Travail par exemple, ce taux est susceptible de diminuer.

10. L’absentéisme et son coût pour l’entreprise

Il est primordial pour les ressources humaines d’avoir pleinement conscience du coût engendré par l’absentéisme. Pour cela nos experts vous suggèrent un dernier indicateur « Valorisation des absences par motifs », obtenu grâce à la formule :

(Nombre de jours d’absence x Salaire Rétabli) / Nombre de jours de contrat

Donner une valeur à l’absentéisme est une étape clé qui enclenche l’élaboration du plan d’action. Retrouvez notre article complet sur le « Coût de l’absentéisme en entreprise« 

CHIFFRE D’EXPERTS

Sur 100 000 CDI analysés, l’absentéisme coûtait environ 2500 € par salarié entre 2018 et 2019. Ce taux a augmenté jusqu’à 3900 € par salarié entre 2020 et 2021 en raison des arrêts maladies qui ont explosé à la suite de la crise sanitaire.