Webinar : UX/UI 5 conseils pour améliorer vos tableaux de bord RH

Géraldine

Bonjour, je suis Nicolas Ercolano, j’occupe la fonction de chef de produit chez QuickMS. Je suis ravi de vous recevoir aujourd’hui pour ce webinar sur les cinq conseils pour améliorer vos tableaux de bord RH.

Géraldine

Merci Géraldine. On va aborder cinq thèmes dans lesquels il y aura plusieurs conseils. Je vais commencer par une grande question : Pourquoi mettre en place des tableaux de bord ?

J’aime beaucoup la réponse de quelqu’un dans le tchat : mesurer, progresser. C’est vrai que si on ne sait pas mesurer, comment on fait pour savoir si on a progressé ? Comment on fait pour savoir s’il y a déjà des marges de progrès ou pas ? Je pense qu’au niveau du marketing, ça doit être un peu la même chose, on doit forcément, à un moment, mesurer pour savoir si les actions qu’on a mises en place amènent des résultats ou pas. Souvent, ces actions, nécessitent du travail, nécessitent des financements, à un moment il faut quand même savoir si on va dans le bon sens ou pas.

De manière générale, une question qu’il faut se poser, c’est pourquoi on met en place un tableau de bord, un indicateur. En fait, il est utile s’il met en évidence une problématique, et qu’ensuite on peut mettre en place un plan d’action pour lutter contre cette problématique. On ne met pas en place des tableaux de bord pour mettre en place des tableaux de bord. Si vous avez des tableaux de bord, c’est par rapport à une problématique. Et cette problématique, on va la définir. Déjà il va falloir définir votre public, à qui vous vous adressez. C’est la première question à se poser parce que vous n’êtes pas forcément la personne pour laquelle vous mettez en place le tableau de bord. Vous n’êtes pas en train de mettre en place le même type de tableau de bord que si c’est pour un CSE, pour un RH, pour un financier. Donc, il faut vraiment se poser cette première question et ensuite aller parler à la personne pour comprendre ces problématiques, comprendre ce qu’elle veut, ce qu’elle veut voir, ce qu’elle veut suivre, les objectifs qu’elle veut atteindre. La prochaine question à se poser c’est pourquoi. Quelle est la problématique de l’utilisateur qu’on a en face de soi ? L’utilisateur c’est celui qui va l’utiliser au quotidien, avec une fréquence plus ou moins élevée. La première question à poser à cet utilisateur c’est pourquoi a-t-il besoin d’un tableau de bord, ensuite, à quoi ça va lui servir, à quelle fréquence il va l’utiliser, et quel objectif il veut atteindre.

On va prendre un exemple. Pour qui ? Pour ma direction. Qu’est-ce qu’ils veulent suivre ? Ils veulent suivre l’absentéisme. Pourquoi ? Pour le faire baisser. Leur problématique, c’est faire baisser l’absentéisme. A quelle fréquence vont-ils le regarder ? Ils vont regarder tous les mois pour voir où ils en sont. Et quel est l’objectif ? C’est de baisser de 2%, mais 2% tout seul ça ne veut rien dire. Il faut aussi définir une temporalité, un objectif. La plupart du temps, on va définir une cible, un seuil ou une baisse. Dans mon exemple on parle d’une baisse relative mais il faut définir également une temporalité. Ici on va dire sur un an. Maintenant qu’on a tous ces objectifs en tête, on va pouvoir commencer à réfléchir à comment on bâtit notre tableau de bord. C’est vraiment cette démarche-là qu’il faut mettre en place avant de réfléchir aux détails de ce qu’on met en place, quels indicateurs on choisit, comment on les dispose, qu’est-ce qu’on utilise comme graphique, etc. Donc ça c’était la première démarche à mettre en place.

On a deux types de familles de tableaux de bord. On a des analyses au long cours qu’on va regarder au trimestre, à l’année, qui vont vraiment nous permettre de dégager des grosses tendances. Et à l’inverse, on va avoir des tableaux de bord d’alerte ou l’objectif est de déclencher une action à partir d’un certain seuil. Dans cette sorte de tableau de bord on va regarder les poly-absents par exemple, (poly-absence c’est plus de 5 absences). Ainsi vous allez faire ressortir des individus et vous allez tout de suite avoir un plan d’action immédiat qui va se déclencher quand un seuil va être atteint. Ensuite vous pouvez déclencher un entretien RH avec cette personne pour lui demander de justifier ses absences.

Le conseil suivant, c’est qu’il faut absolument que dans vos tableaux de bord, vous puissiez laisser une place aux informations qualitatives, aux commentaires qui vont permettre d’éclairer la situation. Sur ce tableau de bord tiré de notre outil GrafiQ on a la possibilité de mettre des commentaires. Idéalement il faudrait que ces commentaires n’apparaissent que dans le contexte dans lequel ils ont été écrits. C’est-à-dire que si on fait un commentaire sur la période 2021 pour l’établissement de Marseille, je n’ai pas envie de voir le commentaire si je suis en train d’analyser l’établissement de Paris. Et je n’ai pas envie non plus de voir le commentaire si je suis en train d’analyser la situation de 2019 ou de 2020. C’est important car c’est ce qui vous permet d’apporter des éclairages. On peut avoir eu un problème de tension sur le recrutement qui va faire que j’ai eu beaucoup d’absences. Il faut le pouvoir le signaler, donner de l’explication, donner du contexte, pour que les personnes qui lisent le tableau de bord comprennent ce qu’ils ont en face des yeux.

On va passer à la deuxième thématique : la mise en avant des informations. Déjà on va faire une distinction, on va voir comment se construit la connaissance. À l’origine, on a des données brutes. Les données brutes, c’est votre fichier Excel avec toutes les données de tous vos salariés. Donc vous avez tout ça devant les yeux mais vous ne pouvez pas en faire grand-chose en l’état.

Ensuite, de la donnée brute, on va pouvoir tirer des informations. Par exemple, ma mère fait 1m70, mon père fait 1m85. Dans le cas des données RH ça peut être l’âge des salariés. L’information c’est une donnée placée dans un contexte pour l’augmenter d’un sens. D’une information on peut proposer une action ou une réponse. La connaissance, c’est le fruit d’une réflexion sur les données analysées. Voici un exemple : on est 100 dans une entreprise, il y a 10 entrées 10 sorties, ça fait 10% de turnover. Et c’est l’évolution de ce turnover qui va vraiment constituer une connaissance et qui va vous permettre, derrière, de commencer à mettre en place des plans d’action.

On était dans le théorique et on va passer à la pratique maintenant. On va regarder des tableaux de bord et l’idée va être de commenter ce qui va qui ne va pas dans ces tableaux de bord.

Ici on a quasiment que des chiffres bruts. D’un côté, il y a le chiffre brut sans le pourcentage, de l’autre, il y a le pourcentage sans le chiffre brut. Il n’y a pas vraiment de logique. Les légendes soient elles sont pas du tout explicites soit elles sont absentes. Et puis la période de référence pose problème. Il n’y a aucune notion de temps. Il n’y a aucune notion de périmètre également, est-ce qu’on est sur une société ? Sur un groupe ? Sur l’ensemble d’un groupe ? Est-ce que c’est un suivi au niveau société ? Au niveau établissement ?

Je ne sais pas sur quelle période je suis mais admettons que je suis sur un mois. Est-ce que ce sont les effectifs à la fin de la période ? Est-ce que ce sont des ETP ? Il n’y a pas de définition, il n’y a pas d’indications de la façon dont on a calculé les effectifs. On voit quand même qu’il y a marqué salaire moyen ETP, peut-être qu’on peut se dire que le reste est calculé en ATP mais c’est vraiment de la pure déduction et on a aucune certitude.

C’est très important d’avoir des légendes explicites, et l’importance de définir le périmètre temporel et le périmètre en termes de données.

On va passez au deuxième exemple.

La première chose qu’on peut remarquer c’est le salaire moyen seul, effectivement ce n’est pas très parlant. Soit on regarde son évolution sur une période, soit on le ramène par rapport à un salaire de base. Il faut des éléments de comparaison car tout seul comme ça, isolé, il ne donne pas beaucoup d’informations. Cette fois-ci on a bien une période de référence mais elle est beaucoup trop large. Il y a trop d’informations au même endroit, c’est surchargé, il y avait des choix à faire quant à la quantité d’indicateurs à mettre mais on voit qu’ils n’ont pas été fait. Il manque des définitions d’indicateurs, le taux de stabilité on ne sait pas ce que c’est, on peut supposer que c’est l’inverse du taux de turnover donc que c’est quelque chose comme la rétention, mais si on avait rétention il faudrait quand même le définir parce qu’il y a plusieurs formules de calcul pour la rétention. Ici il y a beaucoup trop d’indicateurs relatifs aux effectifs qui sont déclinés sur plein d’axes d’analyses qui ne vont pas être utiles au niveau de cette analyse d’entrée-sortie. Donc il faut vraiment se ramener tout le à la question de pourquoi on fait ce tableau de bord, donc quel objectif on cherche à atteindre pour sélectionner ces indicateurs.

Il y a un autre élément c’est que vous avez deux tableaux qui amènent beaucoup d’informations, et c’est difficilement lisible. Il n’y a rien qui saute aux yeux. On met aucune information en évidence. Tous ces éléments rendent le tableau de bord peu lisible et peu actionnable. Ça demande un effort supplémentaire à votre lecteur.

Il y a un dernier problème qui n’était pas facile à voir. C’est que vous avez en haut à gauche 259 effectifs et dans les deux tableaux il y a écrit 255, c’est déjà un problème de cohérence. Donc pourquoi ? Parce que on a deux types de calcul d’effectif. Ce n’est pas anormal et ça s’explique mathématiquement mais évitez, sur le même tableau de bord, d’utiliser des types de calculs différents.

On passe au cas suivant

Ici il n’y a pas forcément de problème de cohérence dans les choix d’indicateur. Mais le problème c’est qu’on a une surcharge d’information. On a mis trop d’axes d’analyse et donc il ne ressort pas grand-chose de ce tableau. On n’est pas loin des données brutes finalement. Ce qu’on recommande c’est de rester autour de 4 et 8 indicateurs dans un tableau de bord donné. Entre 4 et 8 vous allez vraiment savoir si vous avez bien sélectionné les indicateurs. Et ensuite vous pouvez permettre à l’utilisateur de rebondir là-dessus, vous pouvez lui proposer des outils pour aller plus loin dans l’analyse. Mais il faut que son tableau de bord de base soit vraiment très condensé.

On poursuit avec le tableau de bord suivant.

Là, on est sur un seul indicateur. Et le problème c’est qu’on est sur un excès de données sur un seul indicateur. On a beaucoup trop de catégories dans nos données. Ici ce sont des sociétés dont on regarde les effectifs employés par les sociétés mois par mois. Il y a beaucoup trop de sociétés pour un seul indicateur. Alors, l’astuce pour remédier à ce problème c’est de faire des regroupements. On peut faire des regroupements par secteur en regroupant les sociétés entre elles. On va faire par secteur géographique, par type d’activité tout en se limitant à 8 catégories.

Je vais vous parler de quelques astuces pour améliorer la présentation de vos tableaux de bord. Pour faciliter la lecture la première chose à faire c’est de faciliter la visualisation des catégories. C’est très simple : on va toujours utiliser la même couleur pour les mêmes catégories. Si vous avez la possibilité de le faire, c’est un vrai plus. Ça devrait permettre à l’utilisateur de vraiment voir les catégories facilement en passant d’un graphique à l’autre. Utiliser les mêmes couleurs, c’est bien, mais il faut aussi bien les choisir.

Dans cet exemple on parle de profit par pays.

Pour voir les zones où le profit est le plus élevé ce n’est pas évident avec cette carte parce que déjà, je vais avoir des échelles de gris pour les pays qui sont en profit. Et ces échelles de gris vous offrent peu de contraste. Et en termes de sens le gris ne donne pas quelque chose de positif, on a du mal à l’accrocher à quelque chose de positif.

Sur cette carte il y a du contraste, c’est déjà mieux. On a plus de contraste sur les pays qui dégagent du profit, bien qu’on en ait un peu moins entre les différentes teintes de bleus, donc c’est déjà un problème. En plus le bleu est associé à la froideur, ce n’est pas forcément associé à une notion de profit. En termes de sens on est encore assez limité. Pareil pour l’orange, ce n’est pas forcément le meilleur choix.

Maintenant on est sur quelque chose de plus parlant, on a une échelle qui va du rouge au vert, le rouge en négatif, le vert en positif. C’est quelque chose qui a déjà plus de sens, ce n’est la seule façon de faire, mais le but, quand on parle de tableaux de bord, c’est de parler aux gens avec un vocabulaire qui a du sens pour eux. Mais ici ce n’est pas du vocabulaire ce sont des couleurs. Et grâce à ces couleurs on n’a même pas besoin de se pencher sur la légende pour voir où est le positif et où est le négatif.

J’ai un autre bon exemple quant à l’utilisation des couleurs.

C’est un bon contre-exemple par rapport à ce que j’ai dit tout à l’heure. Je parlais de problèmes de tableaux avec beaucoup de données. On a effectivement un tableau avec beaucoup de données, mais on est venu contrebalancer ça avec l’utilisation de la couleur. Donc c’est surchargé, il y a beaucoup de données, mais en réalité quand on va le lire le tableau de bord qu’est-ce qu’on va faire ? On va regarder l’orange et le rouge en premier car ce sont ces couleurs qui attirent l’œil. Vous auriez présenté le même tableau sans les couleurs ça aurait été inutilisable, en tout cas ça m’aurait demandé beaucoup plus de travail d’analyse pour lire et comprendre où étaient les zones sur lesquelles il fallait amener des solutions.

Le conseil suivant est au sujet de la 3D. Je vous le déconseille vraiment dans l’utilisation, surtout sur les camemberts. On a un cerveau qui analyse très mal les angles de manière générale. Et si c’est en 3D en plus, les angles ne vont pas du tout être parlants et vous allez avoir une mauvaise perception des graphiques et autres indicateurs. Donc le camembert 3D, c’est à proscrire absolument. La 3D communique une information supplémentaire qui, en réalité, n’en est pas une. Tout ce qui n’apporte pas d’information dans un indicateur, il faut l’enlever. Donc privilégiez les graphiques plats.

Dans la facilitation de la lecture l’élément suivant est de faire attention à vos échelles.

Je ne dis pas qu’il y a forcément une bonne pratique et une mauvaise pratique. Dans cet exemple on suit un taux d’incidents. Donc ce sont des types d’incidences, on va recenser les incidents, on voit qu’ils ont diminué dans les deux cas, l’information est claire. Mais en regardant le graphique à droite, j’arrive à avoir une information supplémentaire : j’ai diminué mes incidents de presque moitié sur la période, donc pendant quatre ans. Alors que sur le graphique de gauche, c’est beaucoup moins évident, je peux arriver à la même conclusion, mais il faut que je lise les chiffres visuellement. Je n’ai pas du tout cette notion d’avoir diminué les incidents par deux. J’ai même l’impression que je les ai divisés par 4. Donc c’est quand même important de bien choisir les échelles. Ça peut être justifié de ne pas avoir une échelle 0 quand on veut mettre en lumière des variations. Mais quand on a une tendance qui est aussi nette à la diminution et qu’on s’intéresse aux valeurs absolues il faut savoir ce qu’on veut mettre en lumière.

Dernière astuce pour améliorer vos tableaux de bord RH, c’est de permettre la navigation dans les données.

L’idée derrière c’est de pouvoir naviguer dans les données. Ça va vous permettre de répondre à un certain nombre de problématiques. Ça va vous permettre d’éviter d’avoir des tableaux de bord surchargés. Souvent la problématique derrière les tableaux de bord, c’est qu’on veut communiquer beaucoup de choses à la fois, et qu’on a du mal à renoncer à certaines informations. Pour répondre à ça il vous faut un outil qui permet de passer d’un tableau de bord à l’autre assez facilement et de choisir le périmètre assez facilement. Et ça va vous permettre d’aller dans l’analyse des données, de redescendre à la donnée brute quand il y en a besoin. La donnée brute en elle-même, est rarement intéressante, mais dans certains cas on veut quand même redescendre à la donnée individuelle pour comprendre un cas particulier.

Quand on parlait de naviguer dans les données on parlait de pouvoir sélectionner différentes périodes, par défaut j’étais sur le mois de mars. Je mets à jour pour aller m’intéresser à toute la période de 2019. J’ai sélectionné la période, et je vais voir mes indicateurs de ratio d’absentéisme. Sur cet exemple on voit très bien pourquoi j’ai mis en place ce tableau de bord, c’est pour suivre l’absentéisme en ratio.

Naviguer dans les données permet d’éviter un certain nombre d’écueils. Je suis resté sur un nombre d’indicateurs relativement faible, mais en assez peu de clics, je permets à l’utilisateur d’avoir le niveau de finesse dont il a besoin pour agir.

Voilà, je pense qu’on a fait le tour. Je remercie Géraldine pour son accompagnement et vous dit à bientôt

Géraldine