Webinar : comment consolider ses indicateurs et tableaux de bord RH
Dans ce webinar Manon Chareyre, Account manager chez QuickMS, et Yomi Mamo, Account manager chez QuickMS également, vous expliquent pourquoi et de quelle façon consolider vos tableaux de bord et indicateurs RH.
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Retranscription du webinar
Manon
Bonjour à tous ! Ravie de vous avoir aujourd’hui pour ce nouveau webinar qui abordera le sujet de la consolidation des indicateurs et tableaux de bord RH au niveau groupe.
Bonjour à toutes et à tous, moi c’est Yomi. Nous aurons le plaisir aujourd’hui avec Manon de vous parler de notre outil GrafiQ qui permet de consolider vos données au niveau du groupe.
Yomi
Manon
On va commencer à aborder la notion de gestion des tableaux de bord et des indicateurs dans un groupe multi société.
Dans un premier temps il faut savoir quelle est l’utilité d’un tableau de bord et par conséquent l’utilité des indicateurs. Quelles sont les problématiques régulièrement rencontrées, surtout sur des grosses structures, et de savoir comment on va pouvoir établir quelque chose d’assez efficace et quelle est la finalité. Parce qu’il y a des structures qui n’ont pas les tableaux de bord et le suivi d’indicateurs inscrits dans leur ADN.
Ensuite Yomi va transposer l’ensemble des éléments que j’ai évoqués sur une présentation de l’outil GrafiQ pour vous expliquer la notion de tableau de bord.
L’idée du tableau de bord, c’est de pouvoir faciliter le quotidien des professionnels RH qui, généralement, vont faire face à une grande masse d’informations dans le cadre de leur mission. Que ce soit sur le suivi des effectifs, des absences, de la masse salariale, etc. Et ces données peuvent être assez complexes à traiter et à analyser. C’est donc en ce sens que les tableaux de bord vont permettre, en un seul coup d’œil, d’avoir des représentations graphiques synthétisées qui vont vous permettre par la suite de mesurer facilement les données, les informations.
Le but et donc l’idée des tableaux de bord, c’est d’avoir des données consolidées, plusieurs indicateurs qui vont pouvoir être visibles par tous. L’un des éléments principaux, surtout quand on est dans une grosse structure, c’est de pouvoir communiquer les informations assez facilement. Et on va le voir justement, il y a tout intérêt à constituer des tableaux de bord pour communiquer facilement un certain nombre d’informations auprès de différentes parties prenantes. Et c’est ce qu’on va voir pour constituer les tableaux de bord.
Vous allez parfois être confronté à des problématiques assez régulières qui vont vous faire rebrousser chemin sur la mise en place d’un tableau de bord ou qui vont rendre la tâche plus longue et plus complexe. Dans des structures comme les vôtres, multi sociétés, établissements ou éventuellement multiples systèmes de paye, vous allez avoir une très grosse problématique liée à la décentralisation de la donnée, qui du coup va complexifier la réalisation de vos tableaux de bord, parce qu’il va falloir piocher une information à différents endroits. Il va falloir après compiler le tout, croiser les données, recalculer, etc. Donc ça peut être assez complexe en ce sens-là, et forcément, une trop grande manipulation des données peut engendrer éventuellement des potentielles erreurs d’extraction, etc.
Il y a également le niveau de granularité qui va être limité, pareil, sur des structures de niveau groupe. Vous avez besoin, je pense, et c’est même primordial pour vous, d’avoir un niveau de granularité le plus fin possible. Et en général, c’est toujours un peu limité. Et pourtant, je pense que c’est ultra important pour vous d’avoir une visibilité, et c’est ce que Yomi va aborder par la suite. Egalement en termes de problématiques rencontrées il y a le fait que la tâche soit chronophage, encore plus quand vous avez une masse de données qui est assez conséquente à gérer.
Le dernier point concernant la constitution des tableaux de bord est de ne pas savoir par ou commencer. Les problématiques que j’évoque sont assez générales, forcément vous avez d’autres problématiques que vous allez rencontrer. Certes, les problématiques vont freiner la conception de vos tableaux de bord et de vos indicateurs. Pourtant, ils ont des finalités importantes pour vous.
Dans un premier temps, le tableau de bord vous permet de faire un état des lieux de la situation de votre entreprise à un moment donné. Cela vous permettra d’anticiper les risques ou les opportunités liées aux RH. En termes de risque, cela peut être le fait que vous avez beaucoup de départs de salariés sur une période. Ou au contraire, en opportunité, c’est de se dire : « J’ai la capacité à recruter fortement sur cette période-là. » Les tableaux de bord et les indicateurs sont des outils d’aide à la décision considérable. Les informations analysées vont vous permettre de mettre en place les plans d’action adéquats. C’est aussi un outil de communication interne auprès de l’ensemble de vos structures et en lien avec les salariés. Cela permet de faciliter la compréhension pour tous. Et puis, le but ultime, dans l’idéal, c’est que vous puissiez gagner du temps et prendre plus de temps avec l’humain également.
Les plans d’action que vous allez mettre en place vont avoir pour vocation d’améliorer la situation de votre entreprise et, par la même occasion, celle de vos salariés. Concernant la partie théorique j’ai abordé l’ensemble des points que je voulais avancer avec vous, ce que je vais faire, c’est que je vais laisser la main à Yomi. Là, l’idée, c’est qu’il vous montre un peu comment vous allez pouvoir, au travers d’un outil, exploiter des données et faciliter votre quotidien sur une gestion à l’échelle groupe et sur les reporting.
Tout à fait, merci. Du coup, bienvenue sur notre outil GrafQ. Comme indiqué, notre outil se base sur la DSN. Donc, c’est ici que tout va commencer. Petites informations techniques : c’est un outil en SAAS, donc avec tous les avantages d’un outil en SAAS. Et vous avez besoin juste d’une connexion Internet pour pouvoir y accéder. Comment ça fonctionne ? Vous déposez vos fichiers DSN. L’outil arrive à prendre en compte tout type de système de paye. Donc, si dans votre groupe, vous avez plusieurs établissements avec plusieurs systèmes de paye différents, aucun souci. L’outil arrive à bien prendre en compte tous les systèmes de paye. Et les données ressortent pareil pour tous les établissements.
Yomi
Vous voyez qu’on peut déposer jusqu’à 25 fichiers en simultané. Donc, si vous êtes dans un groupe où il y a 50 établissements, voire 100 établissements ou même plus, on a ce qu’on appelle un serveur FFTP qui permet de déposer l’ensemble des DSN sur l’outil et de pouvoir gagner du temps et pas déposer toutes les DSN à la main, ce qui est primordial et même obligatoire pour les entreprises qui ont plusieurs DSN. Ensuite, vous déposez vos DSN, et vous voyez que l’outil arrive à prendre en compte la différence entre SIREN et SIRET. Et c’est pour ça qu’il va classer les différentes sociétés et établissements. Donc, à gauche de l’écran on a les tableaux de bord, je clique dessus. Et quand vous allez déposer vos DSN dans l’outil, il y a à peu près 1500 indicateurs RH qui sont 100 % automatisés. Donc, ce qui veut dire qu’il n’y a pas besoin de retraitement de données, retraitement de calcul ou même de création de requête. Vous déposez vos DSN, ça prend quelques minutes, et l’ensemble des indicateurs sont calculés de manière automatique. Les indicateurs sont créés par des datanalystes RH qui sont formés au contrôle de gestion sociale. Donc, ce sont des indicateurs qui répondent à des problématiques RH et qui sont utiles pour différentes problématiques.
Yomi
Donc là on est sur la bibliothèque de tableaux de bords, on va retrouver a peu près 70 tableaux de bord qui sont prédéfinis ou vous avez entre 4 et 10 indicateurs par tableaux de bord, bien entendu cette liste est très large en fonction des différentes problématiques et sujets mais je vous montrerais a la suite que l’on peut quand même créer nos propres tableaux de bord parmi nos 1500 indicateurs.
Voici un exemple de tableaux de bord, ils fonctionnent tous de la même façon.
Yomi
Ici vous avez 4 indicateurs, sur chaque indicateur vous avez un petit « I » qui vous donne la définition de l’indicateur. On clique dessus et on a son mode de calcul. Ce qui fait que tous les indicateurs sont compréhensibles par tous les établissements et par tous les RH de l’établissement. Vous voyez aussi que vous pouvez télécharger tout type d’indicateurs sous différents formats : JPEG, PDF… Où on peut aller télécharger l’ensemble du tableau de bord sous PDF ou sous Excel. Et vous voyez qu’on peut même envoyer directement le tableau de bord par mail à une personne interne ou externe à l’application. Les légendes sont dynamiques. Si on veut aller faire un visuel seulement sur les ouvriers, on clique dessus et le visuel est fait. Et l’avantage sur cet outil ça va être la barre de filtres que vous voyez en haut. Pour vous expliquer, lorsque vous déposez vos DSN, cette barre de filtres se met à jour automatiquement. Donc, la solution va comprendre les périodes que vous avez déposées. Elle va comprendre les différentes sociétés et établissements. Quand je clique sur les flèches, les différents types de contrats, les catégories, les statuts, et sur les trois petits points on peut aller filtrer par genre, par type d’absence, par région et départements. Voilà, vous avez pas mal de filtres que vous pouvez cumuler pour votre recherche de tableau de bord. On peut même aller rajouter vos codes analytiques dans l’application pour avoir une distinction entre service ou département. Donc je vais prendre un exemple. Je vais aller prendre mon dernier trimestre de 2019. Je vais enlever deux sociétés pour l’exemple et je vais filtrer uniquement sur mes CDI. Mais si jamais, vous pouvez cumuler tous les filtres. Je rafraîchis mon tableau de bord et en deux clics, j’ai mon tableau de bord qui s’est actualisé avec les demandes que j’ai faites.
Yomi
Pour aller encore plus loin dans votre reporting, qui sont ces 103 salariés ? Je clique dessus et j’ai des détails qui apparaissent en dessous. Et vous avez des informations sur le statut conventionnel, date de début, date de fin de contrat, l’ancienneté, etc. Et ce système fonctionne sur l’ensemble du tableau de bord. Si on prend la masse salariale on va savoir de combien est-elle. On va pouvoir aussi avoir le détail des salariés, le salaire mensuel brut de chaque salarié. Pareil pour l’absentéisme. Ce qui est aussi super intéressant, c’est qu’on peut avoir un taux d’absentéisme au niveau du groupe, si par exemple, il est de 10%, on va aller pouvoir filtrer aussi par établissement et voir s’il y a des établissements qui sont, par exemple, à 20%. Et ensuite mettre en place quelque chose pour diminuer ce taux d’absentéisme. Donc voilà, on va pouvoir vraiment consolider toutes les données au niveau du groupe et faire des visuels sur le groupe, sur les établissements, pouvoir faire des comparatifs et pouvoir mettre en place des plans d’action, soit au niveau du groupe, soit par établissement, pour améliorer la performance globale du groupe. Vous voyez qu’aussi en bas, vous avez une petite zone de commentaires. Le commentaire peut être soit visible seulement par vous, soit visible par l’ensemble du groupe.
Yomi
On peut dire que je suis allé filtrer les effectifs sur l’entreprise QuickMS. J’ai noté quelque chose. Je vais le noter en commentaire, je vais l’envoyer. Et ainsi le RH de QuickMS va recevoir mon commentaire, il va se rendre compte que quelque chose n’est pas normal.
Je rajouterai juste un dernier élément sur les tableaux de bord. C’est que vous allez pouvoir aussi créer autant d’utilisateurs que vous souhaitez avec des droits d’accès très différents. C’est-à-dire que si vous êtes DRH au niveau du groupe, vous avez la vision au niveau du groupe. Vous pouvez aussi donner accès à votre RH sur l’établissement B, et ce RH va avoir un visuel uniquement sur son établissement et pas sur les autres. Donc c’est important de prendre cela en compte. Et un autre élément c’est forcément la consolidation des données, ça je n’y reviens pas je pense que vous l’avez compris. Mais c’est que vous allez avoir votre reporting, vos tableaux de bord et vos indicateurs uniformisés au niveau du groupe. C’est-à-dire que vous allez parler le même langage pour tous les établissements, pour tous les RH, pour toutes les sociétés. Et vous allez même pouvoir mettre en place certains indicateurs ou certains tableaux de bord qui ne sont pas obligatoires, mais qui sont importants à suivre pour l’ensemble des établissements. Vous pouvez les mettre directement dans leur espace, et les différents sites vont pouvoir les piloter grâce au tableau de bord et aux indicateurs que vous leur avez demandé de paramétrer.
Donc, il y a deux différentes organisations possibles. Soit vous décidez, au niveau du groupe, des indicateurs et des tableaux de bord qui sont importants à piloter et vous les déposez dans leur espace. Soit les établissements sont libres et peuvent créer leur propre tableau de bord et leurs propres indicateurs.
Voilà, on a fait le tour. Juste une dernière petite précision : vous voyez que dans la bibliothèque, on a aussi toute une partie rapports, que vous voyez ici. On automatise tous les rapports RH obligatoires, tels que la BDESE, le bilan social, l’index égalité femmes-hommes, etc. Donc c’est aussi une notion importante à prendre en compte. On a beaucoup de clients qui sont dans des sociétés multi-établissements qui nous contactent pour la BDESE, pour le bilan social. Donc c’est quelque chose que nous mettons en place.
Cet outil est bien plus qu’un outil de tableau de bord et de reporting. C’est vraiment un outil au sens global de la performance et du pilotage de la donnée sociale.
Yomi
Manon
Je pense qu’on va pouvoir clôturer ce webinar. Merci à Yomi et au revoir.
Merci beaucoup au revoir.
Yomi
