Webinar : comment évaluer vos collaborateurs en restant factuel
Dans ce webinar Christophe Aubry Le Comte, co-fondateur et CEO de QuickMS, est accompagné de Philippe Jaubert, DRH du groupe Candide. Christrophe et Philippe vous expliquent de quelles façons vous pouvez évaluer vos collaborateurs en abordant les points positifs des évaluations et les choses à éviter.
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Retranscription du webinar
Christophe
Bonjour à tous, je suis Christophe Aubry Le Comte, cofondateur et dirigeant de QuickMS. Dans ce webinar nous allons aborder le sujet de comment faire pour évaluer vos collaborateurs tout en restant factuel. On va vous donner quelques conseils pour le faire car cela peut être difficile. Philippe je te laisse te présenter.
Merci Christophe. Je suis Philippe Jaubert, DRH du groupe Candide et DRH depuis 25 ans. J’ai un premier parcours professionnel lié à une vie sportive, compétiteur et entraîneur en voile et responsable d’exploitation. Et puis la deuxième partie de mon parcours professionnel s’est déroulé dans des entreprises comme le Club Méditerranée, Pôle emploi, UCPA. Aujourd’hui, je suis dans un groupe à taille humaine.
Philippe
Christophe
Merci Philippe. Avant de commencer nous allons présenter nos structures. Le but de QuickMS c’est d’améliorer le dialogue en entreprise au sens large. Pour cela on a développé deux outils. Un premier outil nommé GrafiQ et dont le slogan est « Vos données RH vous parlent ». Dans GrafiQ vous allez pouvoir piloter vos ressources humaines à partir de vos fichiers DSN. Vous pouvez suivre votre absentéisme, vos effectifs, votre masse salariale. Mais on peut aussi récupérer d’autres données de vos SIRH pour faire le bilan de vos entretiens, des compétences, des formations, etc. Et on a aussi une partie reporting légale avec la mise à disposition d’information pour les élus type BDESE, l’index femme-homme, le bilan social. Ça, c’est notre premier outil GrafiQ.
Le deuxième outil s’appelle Qrew. C’est notre People Management System où là on va mettre ensemble le manager et le collaborateur pour faire le suivi des entretiens annuels, professionnels, tout type d’entretien. Tout en faisant le suivi de la performance, on a un module feedback, un module enquête.
Philippe je te laisse présenter ton groupe.
Je fais partie du groupe Candide, qui est né il y a un an et demi. Candide est un groupe issu d’une activité historique qui est le courtage en assurance et la gestion pour compte de tiers, concernant tout ce qui est mutuelle et prévoyance. Et on a deux startup, QuickMS et Kwote.
Philippe
Christophe
« Comment évaluer vos collaborateurs et rester factuels ? »
Dans ce webinar on vous parlera d’objectifs, de performance, de progression, de compétences et de soft skills, on vous parlera de l’importance de mettre en place des évaluations à 360 degrés et comment le faire correctement. Et pour finir on vous parlera de l’évaluation de la culture d’entreprise.
Je voulais ouvrir le webinar sur une alerte, lorsque vous évaluez de manière générale vos collaborateurs. Ce que je remarque très souvent, c’est qu’on ne forme pas les gens au référentiel. C’est-à-dire que si vous mettez une grille de performance de « faible » à « très bon » avec des niveaux intermédiaires, il faut arriver à définir ce que c’est, donner les définitions de « très performant » ou de « faible », pour que le collaborateur et le manager puissent se rendre compte et juger. Si vous mettez une grille en mettant une note de 1 à 5 sans expliquer ce que vaut un 5, ce que vaut un 3 et ce que vaut un 1 ça peut créer des tensions entre le collaborateur et le manager dans le cadre de l’évaluation.
C’est important que tout le monde soit aligné sur la façon dont on va regarder la performance, l’objectif ou le soft skills. C’est vrai que l’échelle est souvent oubliée ou mal comprise, et on en arrive parfois à avoir des incompréhensions et des éléments qui ne sont pas exploitables à cause de ce problème.
Philippe
Christophe
Donc pour tout élément qu’on va voir aujourd’hui il faut bien expliquer les règles du jeu à tout le monde et former les gens à ces règles du jeu régulièrement. Souvent on le fait quand on déploie un questionnaire d’évaluation, mais on oublie de le faire pour tous les nouveaux entrants.
Alors, on a dans l’évaluation de la performance le classique objectif annuel. Le principe des objectifs annuels c’est de définir des objectifs réalisables en début d’année. Il faut bien faire comprendre aux managers qu’on ne doit pas mettre des objectifs irréalisables. Il faut aussi qu’ils soient mesurables, c’est quand même la base d’un objectif. On doit mettre en place un suivi régulier. Et le gros défaut des objectifs annuels c’est qu’on ne les suit pas. On arrive en décembre et on se demande quel était l’objectif annuel. Donc il faut bien suivre l’évolution des objectifs tout au long de l’année.
Voilà sur l’objectif annuel. Philippe est-ce que sur cette gestion d’objectif annuel tu as des conseils à donner en te basant sur ton retour d’expérience de DRH qui sont en train d’être mis en œuvre ?
Déjà faire des entretiens un peu plus réguliers dans l’année, c’est-à-dire deux ou trois, peut-être des entretiens semestriels voir trimestriels en fonction des objectifs qui peuvent être fixés. C’est important de choisir les moments, il y a des périodes hautes et des périodes basses sur mon entreprise ou des périodes qui sont un peu plus utiles par rapport aux collaborateurs et la stratégie d’entreprise et des espaces membres. C’est-à-dire que si on veut suivre une progression ou si l’on veut être proche de ses équipes collaborateurs, les espacements permettent d’avoir des coupes de progression. Lorsque vous avez un entretien dans l’année avec un entretien semestriel, vous en avez que deux. Si vous avez trois, quatre entretiens on peut voir des évolutions qui sont beaucoup plus parlantes et intéressantes pour la gestion de son équipe et de ses collaborateurs.
Philippe
Christophe
Merci Philippe pour ce complément. Petit conseil, quand on fixe des objectifs on a tendance à mettre des objectifs qui sont extérieurs au boulot de tous les jours, pour avancer sur des sujets. Il ne faut pas oublier de mettre des objectifs sur le boulot de base.
J’avais aussi envie de vous parler, quand on parle de performance, de l’approche des OKR (Objectif Key Results). Ça vient des États-Unis, ça a été bien démocratisé par Google, c’est utilisé chez LinkedIn, chez Netflix, et on l’utilise chez QuickMS. Et la différence entre l’approche objectif annuel et l’objectif OKR, c’est qu’on est déjà sur des cycles très courts de gestion de performance, donc trimestriels ou de huit semaines, avec des suivis très réguliers. L’avantage c’est que ces objectifs on en a beaucoup dans l’année et donc on a un droit à l’erreur qui est beaucoup plus important et on va pouvoir réaliser les objectifs très régulièrement par rapport au contexte de l’entreprise parce que le contexte dans une année peut changer. Et surtout, cette méthode OKR, c’est venir accepter l’échec et qui est important.
Nous allons passer au deuxième sujet qui est l’évaluation de la progression. C’est important d’être capable de juger si votre collaborateur, votre manager, ou vous-même ont amélioré vos compétences ou votre progression dans l’entreprise. Dans le cadre de la progression on a les compétences, les missions et les connaissances qui sont les trois grands axes.
Les compétences c’est la capacité à faire son métier au niveau technique, au niveau organisationnel.
Pour les missions on va être plutôt sur le périmètre du collaborateur. Il faut penser à regarder si son périmètre de poste est en train de déborder par rapport à une fiche de poste au moment où il a signé son contrat. On parle de quiet quitting et souvent le quiet quitting c’est dire que je ne vais pas en faire plus que ma fiche de poste, mais en fait c’est un peu ça parce qu’on ne reconnaît pas que les gens sont en progression quand ils sortent de leur fiche de poste. Donc, une des solutions c’est de venir évaluer, bien remettre en question les fiches de poste.
Pour les connaissances c’est l’expertise du collaborateur. Donc c’est important de pouvoir évaluer cette expertise. Pour ce faire il faut mettre en place des points d’arrêt. Il faut faire un état des lieux en début d’année et faire un état des lieux en fin d’année pour regarder s’il y a une courbe de progression. Autre point, quand vous avez quelqu’un qui vient d’arriver, au début il ne connait pas du tout la boîte, au bout d’un an il commence à mieux la connaître, deux ans, trois ans, quatre ans, on a une expertise de connaissance de la boîte, de l’entreprise qui augmente. Et ça c’est important de bien en avoir conscience. C’est peut-être un peu plus dur à évaluer, mais pour un manager je pense que c’est important à prendre en compte. Souvent dans les organisations on met en place des primes d’ancienneté. Pour moi la prime d’ancienneté vient récompenser cette connaissance qui est acquise au fil des années parce qu’on est resté dans l’entreprise. Est-ce que tu veux rajouter quelque chose sur ce sujet ?
Je pense que ces types de progression sont très quantitatifs, quantifiables, c’est très bien. Je rajouterais une partie un peu plus liée au ressenti, aux sensations. Je vais faire un parallèle avec mon passé de sportif, c’est-à-dire que lorsqu’on est en compétition il faut être performant mais il faut être aussi sur ses sensations, il faut savoir comment on peut se positionner lorsqu’on est dans un départ où il y a beaucoup de personnes. Donc, c’est toute cette sensation, cette motivation qui pourrait être évaluée un peu plus sur le lien des soft skills.
Philippe
Christophe
Justement nous parlerons des soft skills un peu plus tard. Et ensuite comment fait-on pour améliorer tout ça ? Un exemple qui vient c’est une capture d’écran qui vient de notre produit Qrew de l’évaluation des compétences. C’est vraiment pour montrer comment est-ce que vous pouvez faire dans le cadre d’un entretien.
Christophe
Donc, là on a un domaine qui est la connaissance en gestion de maintenance. On va demander l’évaluation du manager et le niveau attendu pour le poste dans le cadre de l’entreprise. Pour la mécanique je vous ai mis un salarié qui se juge confirmé, un manager qui le juge débutant et une entreprise qui attend un niveau intermédiaire. Il n’y a personne qui est aligné et c’est là où le je vous disais au début du webinar que le référentiel est très important. Et justement c’est ça qui est très lourd en évaluation de la compétence, c’est arriver à définir chaque niveau en fonction du poste. Les étapes clés, pour moi, pour mettre en place un référentiel de compétences c’est :
1-Le référentiel de poste. Alors ça paraît idiot mais c’est la base, parce que chaque poste a des compétences différentes.
2-Une fois qu’on a un référentiel de poste il faut définir le niveau attendu par l’entreprise.
Je crois que tu avais quelque chose à nous apporter sur ces évaluations de compétences Philippe.
Tout à fait, souvent on sort de notre cursus RH et on a envie de mettre tout de suite un système de gestion par gestion des compétences ou des parcours professionnels. L’important c’est de savoir pourquoi on le fait et comment ça va être perçu. Le conseil que je donnerais, c’est qu’il faut que ça vienne soit de la direction générale, soit d’un élément interne ou externe qui va créer une rupture, qui va créer un système de transformation très profonde. Je vais prendre l’exemple que j’ai vécu au Club Méditerranée. Le Club Méditerranée était sur du Mass Market jusqu’en 2001. Après la crise de 2001 et de 2003 ils se sont repositionnés sur du haut de gamme convivial et multiculturel. Donc il a fallu changer l’approche à la fois RH, mais aussi financière, mais aussi managériale et tout le monde devait comprendre que travailler avec des clients hauts de gamme n’était plus la même chose que d’accueillir et travailler avec des clients Mass Market. Donc quand vous êtes RH et qu’on vous demande de mettre une démarche compétence, il faut vraiment savoir d’où ça vient, pourquoi ça vient et comment ça va être mis en place parce que si ça vient uniquement de la RH il y a très peu de chances que ça prenne.
Philippe
Christophe
Oui exactement. Nous allons maintenant aborder les soft skills. J’en ai sélectionné 10 que je trouve important d’évaluer.
Christophe
Il y en a un sur la résolution de problèmes complexes, parce que dans les métiers qu’on a chez QuickMS on fait de l’édition de logiciel, donc on doit avoir des ingénieurs, des gens qui sont face à des problématiques qui peuvent être complexes. Donc, pour moi c’est important, dans le cadre de mon entreprise, de mettre en face des gens des projets complexes et voir s’ils sont capables de les résoudre.
Un autre est la confiance en soi, c’est plus agréable de travailler avec les gens qui ont confiance en soi que les gens qui se remettent en question en permanence. C’est important, en tant que chef d’entreprise, d’avoir des gens qui ont confiance en soi.
Il y a le soft skill de la créativité. Je suis un grand fan de créativité, dans une start-up on doit innover, j’ai besoin d’avoir des équipes qui sont créatives, qui ont des idées.
Le suivant est l’empathie, c’est un soft skill qui est important parce qu’il faut être capable de se mettre à la place de l’autre.
La gestion du temps. Aujourd’hui on est dans des contraintes où on a beaucoup de choses à gérer, on est tous un peu débordés.
Il y en a plusieurs autres aussi : intelligence émotionnelle, prise de décision, souci du service, la communication, l’audace. Pour les 5, il y en a un que j’aime bien c’est le courage. Et toi Philippe lequel aimerais tu mettre en avant.
J’aime bien l’intelligence relationnelle. Je pense que c’est important dans les situations de gestion de crise, de gestion de d’équipe. Et donc l’esprit d’équipe va avec, le sens du collectif aussi, la gestion du stress.
Philippe
Christophe
Et de la même façon, vous pouvez évaluer ces soft skills en mettant une grille, un niveau de compétence. Il ne faut pas oublier de mettre un référentiel, il faut que les soft skills soient définis, que ça soit important pour l’entreprise. On ne va pas demander les mêmes soft skills à un collaborateur qui fait du de démarchage téléphonique qu’à Philippe le DRH. Mais souvent dans les entreprises je vois qu’on met les mêmes soft skills pour tout le monde, parce que je pense qu’il y en a des communs comme la culture d’entreprise. On dit souvent que les gens doivent être alignés avec les valeurs de l’entreprise et qu’ils doivent les incarner.
Je vais passer au sujet suivant qui est l’évaluation 360°, on en rêve tous mais personne ne le fait. Dans cette évaluation il faut voir quel niveau de pénétration et quel cercle d’élargissement on utilise pour évaluer dans le cadre de l’équipe quand on fait une évaluation intra-équipe dans un service qui peut avoir plusieurs équipes.
Donc, il faut quand même adapter le questionnaire de l’évaluation 360° à qui répond et à qui est évalué et dans quel contexte on évalue. Si quelqu’un qui veut faire une évaluation 360° sur la vie de l’entreprise on peut interroger tous les services. En revanche si on veut juger les capacités d’un collaborateur au niveau technique on pourra plutôt aller demander à son équipe que à toute l’entreprise.
Attention aussi à ne pas mal utiliser une évaluation 360°. Je vous ai rassemblé 3 cas dans lesquels il ne faut pas l’utiliser.
1- On ne doit pas devenir un système d’évaluation qui note et fige les compétences du collaborateur.
2- L’évaluation 360° ne doit pas être un outil de sanction pour le collaborateur évalué. Je rappelle que l’esprit de base du 360°, c’est d’aider à améliorer les autres et avoir une vision des autres. Donc il faut accepter que certaines personnes puissent avoir des mauvais résultats lors de cette évaluation. Ce qu’il ne faut pas accepter, c’est que ces personnes les gardent dans le temps. Donc il faut l’alerter, l’accompagner pour lui permettre d’améliorer ses performances.
3- Et surtout attention à ce que ça ne devienne pas défouloir pour les autres collaborateurs. Ça peut créer un défouloir dans un contexte d’anonymat. Quand on est anonyme, on est libre, on peut dire, on libère la parole. Dans mon expérience je commence supprimer l’anonymat en le remplaçant par le nominé pour éviter ce défouloir, et surtout pour que la personne arrive à récupérer le contexte.
Pourquoi faut-il utiliser l’évaluation 360° ? Car c’est un point de départ pour l’évaluation et le développement de collaborateur. C’est un outil collaboratif au service de l’amélioration du collaborateur ainsi qu’une démarche constructive faite de bienveillance et d’objectifs.
Ci-dessous se trouvent deux questionnaires d’évaluation 360°.
Christophe
Lequel préférez-vous ? Philippe lequel préfères tu ?
Je pense que le formulaire B est plus facile d’accès, on peut rentrer facilement dedans. On a cinq thèmes qui nous parlent, que l’on utilise au quotidien et qui sont relativement faciles à comprendre.
Philippe
Christophe
Ce que j’aime bien dans le B c’est qu’on parle du collaborateur à évaluer. C’est-à-dire que c’est moi qui réponds aux questionnaires et c’est mon avis, c’est je suis d’accord ou pas d’accord. Dans le premier, on vient classer la personne dans des niveaux. Ça me dérange de dire : « lui, il est dans le 10% inférieur ou les 10% supérieurs » ça ne me plaît pas.
Nous allons aborder le dernier sujet de ce webinar qui est l’évaluation de la culture d’entreprise. Je ne vois quasiment personne qui évalue la culture d’entreprise. Alors que quand on lit beaucoup de livres sur les entreprises libérées, sur les entreprises où tout se passe bien, on sent qu’elles ont une très forte culture d’entreprise et que tout le monde est derrière cette culture d’entreprise. Et comme on ne l’évalue pas, finalement ce sont des mots écrits sur un mur, sur un rapport, sur le site web et tout le monde s’en fout. Alors que si on rentre dans des évaluations et qu’on évalue les personnes par rapport à la culture d’entreprise ça commence à rentrer dans les murs. C’est-à-dire qu’être bienveillant c’est important chez QuickMS et chez Candide.
Ensuite on a plusieurs approches pour évaluer la culture d’entreprise. Potentiellement une auto-évaluation, est-ce que la personne elle-même se trouve bienveillante ? Ou on utilise des tests par délégation en ligne et du gamification pour s’assurer que la personne a bien compris ce qui était que le mot « bienveillance » et pourquoi il doit être incarné dans votre entreprise.
Je crois que tu voulais nous parler d’un retour d’expérience par rapport à ce sujet-là, culture d’entreprise forte dans une de tes anciennes boîtes,
Oui effectivement, dans l’association UCPA, une association qui porte un projet sportif et éducatif concernant à la fois les personnes qui viennent dans les stages, dans les colonies que l’UCPA organise, mais aussi pour les salariés. C’est-à-dire que la volonté de l’UCPA était de comprendre où en était l’ensemble de ses collaborateurs par rapport à ce projet éducatif et sportif puisque l’UCPA est une association d’utilité publique reconnue et qui avait décidée d’être évalué par tout un système de l’économie sociale et solidaire. Le plus dur a été de créer ces marqueurs. Ça a pris à peu près 18 mois, avec des sondages, avec un accompagnement de prestataires qui nous ont aidés à créer tous ces sondages, à créer des ateliers, des rendez-vous avec les managers, les équipes pour savoir quels étaient les marqueurs que l’on pouvait mettre en avant et lesquels pourraient être les plus utiles pour ce projet éducatif, qui était en lien avec l’économie sociale et solidaire.
Ce qu’il faut savoir, quand on appartient à l’économie sociale et solidaire, c’est qu’on peut être évalué pour pouvoir avoir ce label, c’est très important, et cette culture-là tourne autour des marqueurs qui sont la personne au cœur des attentions, l’énergie du collectif, l’action au cœur de la pédagogie puisque c’étaient des établissements sportifs, la progression au cœur de l’encadrement pour les managers. Des sondages étaient faits régulièrement à toutes les personnes, avant d’entrer dans l’entreprise, une fois qu’on est dans l’entreprise, régulièrement, pour savoir si l’adhésion était toujours là, et le projet était en adhésion entre 83 à 87%. Ça n’est jamais descendu en dessous des 80% d’adhésion des collaborateurs.
Philippe
Christophe
En tout cas, merci pour ce retour d’expérience. On arrive sur la fin du webinar sur le sujet « Comment évaluer et rester factuel ». Je vous rappelle que le but, c’est quand même de bien donner les règles du jeu à tout le monde, pour être le plus respectueux possible et surtout expliquer le pourquoi on fait ça et dans quel but.
Je remercie Philippe qui était avec nous pour ce webinar et Géraldine Rathery, la responsable marketing de QuickMS qui a tout organisé. Au revoir.
Merci beaucoup au revoir.
Philippe
