Tout savoir sur le remboursement des notes de frais professionnels

Les notes de frais professionnels représentent souvent une part importante des dépenses des entreprises. Vos salariés, ou vous-même, avez des notes de frais professionnels à déclarer (notes de restaurant, de service, etc.) ? Sachez qu’il existe un droit au remboursement des notes de frais professionnels dans le cadre de votre travail. Des dépenses d’argent pour votre entreprise ont été faites, et vous voulez savoir comment récupérer cet argent, sous forme d’indemnité kilométrique par exemple ?

Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour bien comprendre le remboursement des notes de frais professionnels.

Définition : qu’est-ce que les notes de frais professionnel en comptabilité ? Comment fonctionnent-elles ?

Dans toutes les entreprises, le salarié peut être amené à effectuer des dépenses pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de son employeur.

Il peut s’agir d’ :

• Un déplacement professionnel ;
• Un rendez-vous client ;
• Une formation…

Votre collaborateur peut alors se faire rembourser ces frais par son employeur en établissant une note de frais professionnelles. Celle-ci doit détailler différents éléments visant à justifier le montant et le bien-fondé de chaque dépense.

À noter : elles doivent donc être correctement gérées pour éviter tout problème !

Est-ce que les notes de frais sont imposables ?

Question simple, réponse tout aussi simple : selon la loi, tant que le montant des remboursements des notes de frais professionnels ne dépasse pas le seuil fixé par l’administration fiscal, il n’est pas soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu de votre salarié.

Autrement dit, les notes de frais ne sont généralement pas imposables !

Le remboursement des frais professionnels, une obligation pour l’employeur ?

Effectivement, l’employeur, que vous représentez en qualité de responsable des ressources humaines de votre entreprise, est dans l’obligation de rembourser les frais professionnels supportés par votre collaborateur.

Le Code du travail prévoit que les frais justifiés du salarié doivent être remboursés sans imputation sur sa rémunération. Aucune clause du contrat ne peut mettre à la charge du salarié les frais supportés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de son employeur.

Pourquoi le remboursement des notes de frais professionnels est-il aussi surveillé en France ?

Le remboursement de notes de frais professionnels est une obligation très encadrée. En effet, ces remboursements sont, sous certaines conditions, exonérés de charges sociales pour les entreprises. Ces dernières doivent donc veiller à justifier qu’il ne s’agit pas de salaire déguisé.

Que ces remboursements ne soient pas requalifiés en “avantage en nature”, sur lequel les entreprises devraient s’acquitter de cotisations auprès de l’administration française, et sur lequel votre salarié devrait payer de l’impôt sur le revenu (IR).

Quels frais professionnels peuvent être remboursés par l’entreprise ?

Il existe différentes catégories de dépenses professionnelles, et pour chacune d’elles, les modalités sont distinctes selon la nature des dépenses. Elles dépendent des conventions collectives, des accords de branche, des politiques de remboursement des frais propres à chaque entreprise.

Les frais professionnels suivants sont ceux qui peuvent être le plus fréquemment supportés par votre collaborateur :

• Les frais de repas :
  • pour son propre compte,
  • avec des invités internes et/ou externes, en précisant l’identité et la société des personnes le cas échéant ;
• Les frais de déplacement :
  • frais de transport (billets de train, avion, taxi, transport en commun…),
  • indemnités kilométriques en cas d’utilisation de son véhicule personnel,
  • frais de véhicules de location,
  • avec des autorisations et des indemnisations différentes pour les petits et grands déplacements : trajets de plus de 50 km du domicile ou plus d’1h30 en transport en commun :
• Logement ;
• Mobilité ;
• D’abonnement : internet, téléphonie… ;
• De télétravail : mobilier de bureau, participation aux frais d’électricité, aux loyers…

Quelles sont les indemnisations en ce qui concerne le remboursement des notes de frais professionnels ?

Il existe 3 modalités de remboursement de notes de frais professionnels :

Frais réels

Modalité de remboursement numéro 1 : les frais réels. Votre employeur rembourse tout ou partie de ce type de frais professionnels réellement supportés par le salarié sur présentation des justificatifs. Les montants peuvent être plafonnés par chaque entreprise selon le contexte.

Par exemple, rembourser au maximum 12 € pour un déjeuner en Province contre 17 € pour un déjeuner à Paris, même si le salarié a dépensé 21 € : exonérés de cotisation sociale.

Frais forfaitaires

Modalité de remboursement numéro 2 : les frais forfaitaires. Votre employeur versera à vos salariés un montant fixe prédéfini selon la nature de la dépense (panier-repas, nuitée, selon les régions…).

Cette méthode ne dispense pas le collaborateur de transmettre le justificatif de la dépense si l’entreprise l’exige : exonérés des cotisations sociales seulement si cela respecte les seuils imposés par l’administration sociale et fiscale (ACOSS, URSSAF, MSA, DGI).

Cette méthode de remboursement de ce type de notes de frais professionnels ne s’applique qu’aux salariés. En effet, les dirigeants de votre entreprise ne peuvent prétendre qu’à des remboursements au réel.

Ce type de remboursement peut faire l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail ou être déterminé par un accord de branche ou de convention collective.

Frais kilométriques

Modalité de remboursement numéro 3 : les frais kilométriques. Le remboursement de ce type de frais est adossé à un barème propre à votre entreprise. Le site de l’URSSAF publie tous les ans un barème du montant à rembourser par kilomètre parcouru. Il tient compte notamment du nombre de km effectués depuis le début de l’année et de la puissance fiscale du véhicule utilisé par le salarié.

En cas de remboursement supérieur à ce barème, la part différentielle supplémentaire versée à vos collaborateurs supporte des cotisations par l’entreprise et entre dans l’assiette de l’impôt sur les revenus du salarié au même titre que le salaire qu’il déclare.

De plus, au-delà des montants des indemnités kilométriques qui peuvent différer selon les entreprises, les justificatifs de paiement à produire et les conditions de remboursement sont variés. Par exemple dans le secteur public, pas de remboursement possible sans avoir un ordre de mission préalablement validé.

L’ordre de mission peut être ponctuel ou permanent pour chaque agent concerné. Il définit les conditions de la mission (dates, lieu, modes de transport autorisés…) et représente donc une autorisation / une justification préalable à la déclaration de frais professionnels pour l’agent.

Comment se faire rembourser ses notes de frais (restaurant, déplacement, etc.) ?

Le remboursement des notes de frais professionnels peut se faire au réel ou sous la forme d’allocations forfaitaires. Il revient à votre employeur de fixer les conditions de remboursement.

Par souci de clarté pour l’employé, il convient de les mentionner dans une clause du contrat de travail :

• Remboursement des frais réels. Si l’employeur opte pour cette solution, le collaborateur concerné doit énumérer toutes ses dépenses dans la note de frais. Il doit également joindre les factures et autres pièces justificatives (contrat de location, récépissé, encaissement, etc.) prouvant ses dépenses professionnelles ;
• Remboursement d’une allocation forfaitaire. En l’occurrence, la situation est un peu différente. Votre collaborateur n’a pas à soumettre de notes de frais professionnels et ne doit pas présenter de pièces justificatives. Plutôt qu’un remboursement, le salarié concerné reçoit une allocation forfaitaire qui couvre les frais d’hébergement, de voyage et de restauration. Le montant est déterminé par la convention collective de votre entreprise ou une convention sur les professions.

L’allocation forfaitaire est habituellement mise en œuvre par les entreprises qui ne souhaitent pas gérer les rapports de dépenses. Cependant, grâce à un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, cette tâche peut être effectuée rapidement… et sans erreur !

Existe-t-il un délai de remboursement des notes de frais professionnels ?

En tant que représentant de votre employeur, vous devez fixer un délai à vos collaborateurs pour fournir les justificatifs de frais professionnels. Le délai doit néanmoins être suffisamment raisonnable et tenir compte de l’activité des salariés.

Au-delà du délai fixé par l’employeur, votre salarié ne pourra alors plus se faire rembourser (Cass. Soc., 7 mars 2006, n° 04-40. 869). Le Code de travail précise que l’employé concerné dispose de 3 ans pour se faire rembourser ses frais professionnels.

Qu’en est-il du contrôle du remboursement des notes de frais professionnels de l’URSSAF ?

La gestion des frais professionnels des entreprises est surveillée entre autres par l’URSSAF. Toutes les personnes morales et physiques redevables de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales peuvent faire l’objet d’un contrôle.

Un contrôle peut avoir lieu à tout moment, après réception d’un avis comportant la date de la vérification, la liste des documents à mettre à la disposition du contrôleur et la période sur laquelle va porter la vérification. Les remboursements des notes de frais seront contrôlés – montants, justificatifs – par rapport aux barèmes en vigueur.

À noter : toute personne peut demander à faire l’objet d’un contrôle de la part de l’URSSAF ou de la CGSS dont elle relève. Les erreurs éventuellement détectées ne feront pas l’objet de sanctions financières.

Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais professionnels et leurs remboursements ?

Un processus papier de gestion des notes de frais, et de leurs remboursements, est chronophage à chaque étape.

Depuis la déclaration de vos collaborateurs qui doivent photocopier et envoyer leurs justificatifs, à la validation de vos managers qui doivent les vérifier, les signer et les faire suivre en back-office pour contrôle, jusqu’aux étapes administratives de tri, classement et archivage des documents physiques…

Certaines études remontent que :

• Les salariés passent 27 minutes en moyenne pour gérer une seule note de frais ;
• 95% des salariés qui utilisent un outil de numérisation des notes de frais en sont satisfaits ;
• 83% de ceux qui n’en disposent pas seraient favorables à ce que leur entreprise s’équipe ».

Digitalisation du remboursement et de la gestion des notes de frais professionnel : interview de l’entreprise XY Vertical

Nous avons mené une interview auprès de l’entreprise XY Vertical, experte dans la gestion digitale des notes de frais, partenaire de QuickMS !

Pouvez-vous nous présenter votre solution ?

“Vertical Expense est une solution logicielle en mode SaaS qui apporte la sérénité aux grandes et moyennes entreprises du secteur privé et du secteur public sur le segment précis de la gestion des notes de frais.

Le constat de départ est qu’il fallait proposer aux Dirigeants, aux DRH, aux Directeurs Financiers pour qui les notes de frais sont encore un irritant, un processus chronophage et coûteux, une alliance unique de capacité de gestion complexe des frais avec une simplicité d’utilisation.

Pour répondre à leurs problématiques spécifiques, les grandes et moyennes entreprises devaient souvent choisir entre un outil maison avec les contraintes de maintenance associées ou des logiciels externes difficilement adaptés à leurs exigences de gestion, en termes de règles et/ou d’organisation.

C’est pourquoi nous avons développé une solution qui relie la sophistication des ERP, qui traite 100% des cas de gestion de toutes les entreprises, avec l’agilité, la facilité et l’ergonomie du SaaS“.

Vous parlez de sérénité sur les notes de frais, comment est-ce possible ?

“En plus des gains de temps et de productivité sur les étapes de saisie et de traitement des frais professionnels, Vertical Expense apporte l’assurance de la conformité aux entreprises grâce à de nombreux contrôles intégrés et automatisés. La note de frais arrive en validation elle est déjà juste.

Elle offre la garantie du respect de l’intégralité de la politique de remboursement des notes de frais des entreprises grâce à une grande amplitude de paramétrabilité qui offre une personnalisation maximale aux entreprises.

Vertical Expense, c’est aussi l’assurance d’avoir l’application la mieux pensée pour les utilisateurs, avec un parcours facile, bien pensé, et personnalisé – pour leurs salariés, leurs managers, leurs équipes de valideurs back-office, pour les utilisateurs qui font beaucoup de dépenses comme pour ceux qui en font rarement et qui ont tous besoin d’une solution intuitive. Une photo et l’appli fait le reste !

Enfin, nos clients savent qu’ils peuvent compter sur nous dans la durée, pour les accompagner lorsqu’ils veulent modifier leurs barèmes de remboursement des notes de frais, leurs règles métiers, mais aussi leurs organisations ou leurs autres SI en place. Vertical Expense est en effet facile à connecter et hautement interopérable pour évoluer au rythme des clients sans projet lourd.

C’est aussi la fiabilité et la proactivité d’un partenaire qui amène régulièrement et gratuitement des nouveautés, au sein de leur abonnement.

Avec Vertical Expense, les notes de frais sont enfin un élément positif de satisfaction pour toutes les organisations”.

Quelle est la valeur ajoutée pour les sociétés d’avoir un bon outil de gestion de note de frais ?

“Bien choisir son outil de gestion des frais professionnels doit permettre de :

• Gagner du temps sur toutes les étapes de ce processus support et pouvoir recentrer les équipes sur leur cœur de métier. Par exemple avec les fonctions de reconnaissance automatique des caractères, avec les algorithmes personnalisés ou encore des paramétrages sur-mesure. Récupérer 2h par semaine sur la gestion des frais, c’est 5% de la masse salariale !
• Contribuer à la transformation digitale des entreprises privées et des organisations publiques en se débarrassant du circuit papier. Il faut pour cela choisir un outil qui respecte bien les conditions légales d’archivage à valeur probante telles que décrites dans la norme NFZ 42-013, en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des données et documents stockés, sur les étapes de capture de la photo, d’enregistrement et de stockage ;
• Gagner en fiabilité des données, en évitant les ressaisies entre outils et les pertes de documents ;
• Améliorer l’image de modernité envers les collaborateurs sur des processus internes en les outillant avec les meilleures solutions du marché ;
• Réduire les sollicitations des équipes back-office, comptables et ressources humaines par les collaborateurs sur leurs notes de frais, qui sont parmi les principaux motifs d’appels avec les congés et la paie, grâce à une solution claire pensée pour les utilisateurs”.

Pouvez-vous nous dire la différence entre une note de frais et un avantage en nature ?

“Il faut bien différencier ces 2 notions distinctes :

• Une note de frais concerne les sommes supportées par le collaborateur dans l’intérêt de l’entreprise ;
• Il y a avantage en nature lorsque l’employeur fournit à ses salariés des biens et des services correspondant à des besoins personnels, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle. L’avantage attribué est évalué et intégré dans le bulletin de salaire car il est soumis à la charge sociale et à l’IR. Exemple : logement de fonction, véhicules…”

Quels conseils donneriez-vous afin d’éviter la requalification des frais en avantage en nature et un redressement par l’URSSAF ?

• “Analysez vos règles avec ces définitions en tête ;
  Auditez vos dernières dépenses sur les derniers mois avec l’œil du contrôleur. Plusieurs critères pourront vous aider à détecter les dépenses mal qualifiées ;
• Explorez les montants dépensés (et particulièrement les dépenses forfaitaires) : lorsqu’on dépasse certains seuils la somme peut être requalifiée d’avantage en nature. La fraction devra être renvoyée dans la paie pour qu’elle soit soumise à cotisation. Exemple : abonnement téléphonique. Le site des organismes sociaux est complet sur le sujet. Exemple  : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-baremes.html ;
• Analysez les dépenses hors temps de travail habituel. Sauf motif légitime, ces dernières peuvent être requalifiées en avantage en nature ;
  Les justificatifs : vérifiez si vous avez bien tous les justificatifs en archive. Par exemple, avez-vous les copies des cartes grises de vos collaborateurs ? Faute de justificatif la requalification est probable ;
• Contrôlez par sondage vos notes de frais passées, notamment sur les populations qui ont beaucoup de dépenses, pour vous assurer que les dépenses sont bien engagées dans l’intérêt de l’entreprise sans constituer un avantage social ;
• Outillez-vous : Un outil bien paramétré, affichant clairement vos règles d’entreprise, imposant les justificatifs lorsque nécessaire, calculant automatiquement les montants et plafonds applicables, affichant les dépenses synchronisées avec les agendas de vos collaborateurs, vous libérera l’esprit”.