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Combien de temps passez-vous à gérer vos entretiens ? Comment Qrew vous en fait gagner ?

Pourquoi ce sujet compte (surtout entre 20 et 250 collaborateurs)

Dès que l’entreprise franchit la barre des 20 collaborateurs, les campagnes d’entretiens cessent d’être un « moment RH » et deviennent un projet opérationnel à part entière : planning, relances, consolidation, reporting, suivi des actions, etc.
Résultat : les RH passent des semaines à orchestrer l’administratif, au détriment de l’accompagnement réel des managers et collaborateurs.
L’objectif de cet article est double :
1. Mesurer le temps passé à gérer les entretiens « à la main » (Excel + emails + relances).
2. Comparer avec un fonctionnement outillé (Qrew) pour objectiver le ROI attendu.
Petite précision de méthode : ci-dessous, nous raisonnons avec des hypothèses simples et transparentes, que vous pouvez adapter à votre contexte (voir le simulateur Excel associé).

Les briques qui consomment (vraiment) du temps

Un cycle d’entretiens = plusieurs étapes, pas seulement la rencontre manager–collaborateur.
• Préparation / cadrage : objectifs, trames, consignes, périmètre.
• Planification : invitations, disponibilités, rappels.
• Réalisation de l’entretien.
• Saisie et consolidation : notes, objectifs, décisions, signatures.
• Relances des managers et collaborateurs en retard.
• Reporting & suivi : taux d’avancement, extractions, relances ciblées.
Sans outil, ces tâches s’empilent et se re-travaillent (copier-coller, versions, relances diffuses). Avec un outil dédié, elles deviennent structurelles (workflows, automatisations, tableau de bord).

Hypothèses de calcul

Pour modéliser, on considère :
• Durée d’un entretien : 60 min (échange manager–collaborateur).
• Préparation & suivi administratif (RH + manager) : 30 min.
• Relances : 2 relances manuelles par entretien, 10 min chacune → 20 min.
• Total « sans outil » par entretien : 110 min (60 + 30 + 20).
• Fréquences annuelles (à ajuster selon votre politique) :
o Entretien annuel individuel : 1 par collaborateur/an
o Entretien professionnel : 0,5 par collaborateur/an (moyenne lissée sur 2 ans)
o Entretien de retour d’absence longue : 5 % des collaborateurs/an (incidence moyenne)
Heures/jour de travail : 7 h.

Simulation pour 100, 150 et 250 collaborateurs (sans outil)

Le tableau ci-dessous illustre le volume d’entretiens et le temps total consommé si vous gérez à la main.

Effectif	Entretiens annuels	Entretiens pro	Retours d’absence	Total entretiens/an	Heures totales (110 min/entretien)	Jours (7 h)
100	100	50	5	155	284,2 h	40,6 j
150	150	75	7,5	232,5	426,2 h	60,9 j
250	250	125	12,5	387,5	710,4 h	101,5 j

Lecture : à 150 collaborateurs, vous traitez ~232 entretiens/an, ce qui mobilise ~426 heures (soit 61 jours de travail).

Où part ce temps ? (zoom par type d’entretien)

À 150 collaborateurs :
• Annuel : 150 entretiens → 275 h
• Pro : 75 entretiens → 137,5 h
• Retour d’absence longue : ~8 entretiens → 13,8 h
Total : 426,2 h
Sans surprise, l’annuel concentre le gros des volumes, mais les relances pèsent fortement (20 min/entretien) : c’est précisément là que l’automatisation fait la différence.

Avant / Après Qrew (comparatif par étape)

Avec Qrew, on fait deux choses essentielles :
• On automatise les relances (zéro email manuel, relances ciblées selon l’avancement).
• On structure la préparation / centralisation (les données ne se saisissent qu’une fois, au bon endroit, et se consolident automatiquement).

Étape	Sans Qrew	Avec Qrew
Préparation / cadrage	Trames dispersées, versions multiples	Modèles d’entretien partagés et versionnés
Planification	Emails, Doodles, erreurs de calendrier	Invitations standardisées, rappels auto
Relances	Manuelles, non ciblées	Automatiques, ciblées (manager/collaborateur)
Saisie & consolidation	Excel / Docs, copier-coller	Formulaires intégrés, consolidation en temps réel
Reporting	Tableaux manuels, extraction fastidieuse	Tableaux de bord dynamiques, filtres par BU/manager
Suivi d’actions	Notes éparses	Actions tracées, visibles, relances programmées

Hypothèse « Avec Qrew » (pragmatique)

• Relances manuelles : 0 min (automatisées).
• Préparation & suivi : 10 min (au lieu de 30, car tout est centralisé et structuré).
• Durée d’entretien inchangée : 60 min.
• Total « avec Qrew » par entretien : 70 min (60 + 10 + 0).

Impact quantifié

Effectif	Heures sans outil	Heures avec Qrew (70 min)	Heures économisées	Jours économisés (7 h)
100	284,2 h	180,8 h	103,3 h	14,8 j
150	426,2 h	271,2 h	155,0 h	22,1 j
250	710,4 h	452,1 h	258,3 h	36,9 j

Même en restant conservateur, Qrew libère 3 à 5 semaines de travail RH/an sur la tranche 100–250 collaborateurs.

Traduire le gain temps en ROI (€)

Pour parler business, on convertit le temps gagné en jours puis en euros, selon un coût journalier interne (au choix) :
• Formule : Jours économisés × coût/jour.
• Exemple à 150 collaborateurs (22,1 jours gagnés) :
o 300 €/j → 6 643 € / an
o 400 €/j → 8 857 € / an
o 500 €/j → 11 071 € / an
Ce calcul reste pédagogique : le vrai ROI inclut aussi :
• la réduction des risques (erreurs de suivi, oublis, non-couverture),
• l’amélioration de l’expérience collaborateur (entretiens utiles, suivis, engagements),
• la qualité des décisions (données consolidées, exploitation GPEC/formation/compétences),
• la responsabilisation des managers (moins de friction, plus d’adhésion).

« Je reste avec Excel, ça marche “assez bien” » — Vraiment ?
Tant qu’on est en dessous de 3-50 collaborateurs, bricoler peut sembler acceptable. Mais dès 50+, la combinatoire (volumes × managers × relances × suivi) explose :
• Les retards et oublis se multiplient.
• Le RH devient un “relanceur en chef”.
• Le reporting n’est jamais à jour, donc l’action arrive trop tard.
• La satisfaction des collaborateurs stagne : entretien vécu comme une formalité, pas un levier.
Qrew n’est pas « un Excel plus joli » : c’est un flux. Et un flux, ça change tout.

Comment passer de 0 à 1 avec Qrew (sans transformer toute l’entreprise)

1. Cadrer une première campagne (entretien annuel, périmètre pilote 100–150 collaborateurs).
2. Importer les trames et uniformiser 2–3 rubriques clés (objectifs, feedback, besoins de formation).
3. Définir les relances automatiques (qui, quand, sur quels critères d’avancement).
4. Lancer + suivre l’avancement en tableau de bord (prioriser les poches de retard, relances ciblées).
5. Bilan : comparer heures passées et taux de complétion vs l’année précédente, puis étendre.
Conseil utile : liez votre campagne à 1 à 2 enjeux business (ex. objectifs semestriels, montée en compétences IA, plan de formation). Le sens facilite l’adhésion.

Récapitulatif en un tableau

Ce que vous voulez	Sans outil	Avec Qrew
Temps gagné	Faible (relances manuelles)	Élevé (relances auto + centralisation)
Visibilité	Fragmentée (Excel, emails)	Temps réel (tableaux de bord)
Qualité des données	Hétérogènes	Structurées (exploitation formation/compétences)
Expérience	Entretien perçu “administratif”	Utile (feedback, objectifs, suivi)

Ce que vous pouvez faire tout de suite

1. Mesurez votre réalité avec le simulateur (en 3 minutes).
2. Repérez où vous perdez le plus de temps : relances ? consolidation ? extraction ?
3. Lancez un pilote Qrew sur un périmètre simple (annuels) et comparez les chiffres (temps passé / taux de complétion / satisfaction managers).
Si votre enjeu prioritaire est la couverture obligatoire et la traçabilité (entretiens pros, retours d’absence), Qrew vous apporte en plus la sécurisation du process (preuve, historique, cohérence des données).

Conclusion

Entre 100 et 250 collaborateurs, la gestion « artisanale » des entretiens coûte des semaines de travail et dégrade la valeur RH délivrée.
L’automatisation (relances), la centralisation (trames/saisie) et le pilotage (tableaux de bord) permettent de redonner du temps aux RH et de mieux accompagner les équipes.