Comment l’IA va impacter les SIRH

Bonjour à tous, je suis ravi de vous accueillir pour ce webinaire sur comment l’IA va impacter les SIRH. Je suis Christophe Aubry Le comte.
Nous allons beaucoup parler avec Eric et Régis de ce que nous faisons dans nos structures et de notre vision de l’IA dans les RH.

Ce webinaire se déroulera en trois parties. Dans la première partie, nous parlerons de l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les RH. Ensuite, nous aurons une partie de brainstorming où nous essayerons de réfléchir ensemble sur des idées et le futur. Enfin, nous terminerons avec les cas concrets que nous mettons en œuvre dans nos structures, ce que nous essayons et apprenons pour nos clients de demain.
Donc, je vous propose de démarrer. Messieurs, je vais vous laisser vous présenter

Bonjour tout le monde, merci pour l’organisation de ce webinaire. Je suis Eric Ruty, le dirigeant de Kelio, anciennement Bodet Software. Nous sommes éditeurs d’un logiciel SIRH qui se distingue par sa gestion du temps, et qui aujourd’hui offre une solution globale pour la gestion  administrative, la gestion des talents, la gestion des temps et la gestion de la paie avec une application appelée « 1 2 3 paie ».

Merci Eric, Régis je te laisse te présenter.

Bonjour a tous, je suis Régis Baudoin, président d’un éditeur de logiciel qui s’appelle Eksaé, nous sommes spécialisés dans le secteur public et en particulier dans les collectivités et les opérateurs de l’état. Et donc nous éditons un SIRH et aussi des produits pour les citoyens et les collectivités ce qui vous permettent à tous d’être recensé et de pouvoir gérer un certain nombre d’activité avec votre mairie. A titre personnel j’anime aussi  XY Magazine dans lequel je parle entre autre d’intelligence artificielle.

Pour ma part je suis Christophe Aubry Le Comte, co-fondateur et dirigeant d’une société appelée QuickMS. Nous travaillons sur deux types d’outils : un outil de reporting RH et un outil de gestion de la performance et des compétences des collaborateurs.

Avant de commencer, je voudrais avoir une pensée pour Matthieu Pédurthe, qui devait être avec nous pour la partie DRH, mais qui n’a malheureusement pas pu se libérer. Nous devions être quatre animateurs pour ce webinar, mais nous allons essayer de nous en sortir avec Eric et Régis.

Nous allons commencer par parler des cas RH que nous avons observé et rencontré, Eric, Régis. Qui veut commencer ?

Moi, je veux bien démarrer. J’ai vu un cas qui m’a intéressé indirectement, car je suis dans la fonction RH. Il s’agit d’un logiciel RH appelé VHR AI, qui analyse les entretiens de recrutement grâce à la vidéo et aux réactions du visage. Il propose ensuite une analyse sur les candidats.

Alors si je parle de ça, c’est que je trouve que c’est intéressant, parce que c’est pour moi un des petits dangers de l’IA. Et je pense qu’on va en parler pendant cet échange. Il y a des choses très concrètes qui sont vraiment des aides pour les DRH, et puis il y a des choses dont on peut se poser la question sur le bien-fondé et même sur le fonctionnement. Cette société, on trouve très peu d’informations sur la réalité des méthodes qui sont utilisées, et c’est ça aussi qui m’interpelle. On va parler évidemment d’autres cas qui sont des choses qui fonctionnent bien, mais je voulais citer celui-ci, parce que je pense que pour tous les DRH, ça pose question ce genre d’outils.

Merci Eric, du coup je te laisse la parole Régis.

Un exemple qu’on a éprouvé nous côté RH : récemment on a fini nos entretiens annuels au niveau de l’entreprise. Donc on utilise un logiciel, comme beaucoup, et on s’est retrouvé avec des questions ouvertes dans notre logiciel. Et en fait, la DRH, qu’est-ce qu’elle fait tous les ans ? Elle lit tous les Verbatim et elle me fait une synthèse. Sauf que moi je sais qu’il y a un biais cognitif, parce que la DRH elle est côté direction. Et donc je dis, je suis sûr qu’elle ne me donne pas tous les Verbatim, parce que sinon autant les lire moi-même, si elle ne me fait pas une synthèse. Donc il y a 845 Verbatim aujourd’hui qui sont disponibles parmi les 140 salariés. Donc 845 questions ouvertes sur les entretiens de cette année qui doivent être analysées. Et je les ai passées dans un logiciel d’intelligence artificielle qui m’a fait une synthèse de tous ces contenus en réalité, et qui me permet aujourd’hui, sans qu’un humain soit intervenu avec son parti pris, de me dire : « Voilà de quoi les gens parlent ». Alors, de quoi les gens parlent dans les entretiens annuels chez Eksaé ? Ils parlent de monter en compétences, ils parlent de relationnel avec le client, et puis de l’esprit d’équipe. Ce sont les trois principaux sujets qui sont évoqués. Donc c’est plutôt intéressant en termes d’action et d’analyse par rapport aux sujets que l’on doit mener en exploitant justement ces entretiens. Parce que l’objectif des entretiens, c’est de progresser ensuite avec les équipes. Il y a également 13 univers sémantiques, donc je ne vais pas tous les citer mais je vois principalement que les gens parlent de l’année 2023, de leur autonomie, de clients et de communication. Et ça rejoint donc les 3 sujets que j’ai évoqué ici et grâce à cela j’ai une vraie vision et je suis capable de dire que j’ai enfin une synthèse de mes entretiens, je sais de quoi ils parlent et je sais quels sont les points clés sur lesquels je peux agir pour leur proposer quelque chose sur l’année 2023 en l’occurrence de la compétence de l’information interne, des choses comme ça. Travailler en équipe, c’est là que je sais que je répondrai à un besoin, et ça, je ne l’avais jamais eu auparavant. Parce qu’auparavant, on se concentrait beaucoup sur les extrêmes. Finalement, il y a beaucoup de gens qui ont été très négatifs là-dessus ou très positifs là-dessus, mais on n’avait pas la vision synthétique, et j’apprécie beaucoup maintenant cette différence. Et ça, bien sûr, c’est l’intelligence artificielle qui l’a permis, en terme de temps ça prend deux secondes, et ensuite en terme de travail, puisqu’on a la complétude de l’analyse et pas des extraits.

Donc, si je résume, parce qu’en fait on peut quasiment tous le faire, ce que tu as fait c’est que tu as extrait des questions sur un fichier Excel de tes entretiens, tu les as mises dans ce logiciel cobaye, qui t’a fait une analyse sémantique de toutes les questions ?

Oui, l’IA fait une analyse graphique par univers, donc elle crée des univers plus ou moins gros en fonction des sujets. Et puis derrière on peut travailler à partir de là pour affiner la compréhension.

Intéressant. Alors moi, je voulais vous parler de recrutement, plutôt du sujet Amazon. Alors vous avez peut-être déjà entendu parler, parce que ça a été l’un des premiers gros bad buzz de l’intelligence artificielle, c’était la présélection des CV grâce à une IA. Et ce qui s’est passé, c’est qu’à force de regarder, l’IA favorisait les hommes et discriminait les femmes. Mais aujourd’hui, ce genre d’IA est en train de progresser, et on voit de plus en plus d’IA de ce type en fonctionnement parce que pour traiter énormément de volume de CV, il faut être capable de pré-analyser les CV. Et les IA sont de plus en plus fortes pour arriver à vous mettre les bons profils et sélectionner parmi les milliers de CV que vous recevez. Autre élément, Amazon. Alors ça, ce sont des rumeurs, je n’ai rien d’officiel, mais ils seraient en train de travailler sur le fait qu’une IA puissent faire les recrutements. Et demain, ils imaginent qu’ ils n’auront plus besoin de recruteurs. En fonction des profils qu’ils recrutent, ils vont les faire recruter par une IA. Donc demain, ils imaginent qu’il n’y aura plus de recruteurs mais une IA qui vous pose des questions, analyse vos réponses etc …

Si je peux dire une chose là-dessus, il y a eu une expérience qui a été faite en 2018 sur ce sujet-là. C’était une start-up russe qui s’appelait Stafory. Et cette start-up faisait un recrutement à travers un robot virtuel qui s’appelait Vera. Et ce qui est surprenant c’est que plusieurs grandes entreprises avaient signé pour utiliser ce robot. Finalement cette expérience s’est arrêtée à cause de la déshumanisation de cette façon de recruter. Finalement nous sommes tous un peu sceptique sur ce nouveau type de recrutement.

D’ailleurs une question d’un participant qui est un peu rhétorique mais intéressante tout de même : selon vous deux « Aura-t-on encore besoin de RH ? »

Oui évidemment, aujourd’hui on parle beaucoup d’IA et de ChatGPT, ce qui est normal car c’est quelque chose d’assez énorme, mais ça reste un outil. Aujourd’hui, on met un peu l’IA à toutes les sauces, même quand ce n’est pas de l’IA, mais simplement de l’informatique algorithmique traditionnelle, ce que fait n’importe quelle application. Donc, bien sûr, c’est un outil comme un autre qu’on va apprendre à utiliser. Certains sont déjà très performants dans ce domaine, et c’est une aide pour les DRH, mais évidemment, dans le mot « DRH », il y a le mot « humain ». Donc, oui, je répondrai sans problème que les DRH ne vont pas disparaître, ni les recruteurs.

C’était peut-être lié à l’exemple que j’ai donné plus haut mais personnellement, je pense que le métier d’un DRH, est qu’il/elle fasse les plans d’action suite aux entretiens annuels professionnels qui ont été menés plutôt que de lire tous les verbatims et essayer de faire une synthèse. Parce que quand on lit 800 textes différents, on a du mal à être synthétique à la fin, car au bout d’un moment, ça devient flou. Donc, je pense qu’il faut voir l’IA quand elle est bien utilisée. Dans le cas qu’on décrit ici, ça fait gagner du temps et ça améliore l’efficacité, pour que les gens, notamment moi en tant que DRH, puisse me concentrer sur des tâches plus stratégiques. Finalement, mon métier n’est pas de lire des verbatims, c’est de mettre en place des plans d’action pour que les collaborateurs soient plus efficaces, pour que l’activité liée aux RH soit plus sûre et plus fiable, et que cela ne prenne pas tout notre temps. Donc, pour le coup, je suis bien dans cette idée, et je considère que c’est un plus.

Cela étant, ça ne fait pas partie des métiers qui vont disparaître avec l’intelligence artificielle, car il y aura quand même une rupture qui se produira lorsque tout le monde l’utilisera. Nous sommes encore un peu au début, et il y aura des métiers qui seront effectivement détruits, mais c’est l’innovation. En fait, il y aura des métiers qui vont évoluer, et il faudra évoluer vers le vrai service, la valeur ajoutée, plutôt que de se concentrer sur les tâches répétitives et fastidieuses, comme la lecture. Par exemple, j’ai seulement 140 agents, mais pour une collectivité qui compte 2000 à 3000 agents, vous imaginez la personne qui doit tout lire ? Elle ne s’en sortirait pas.

Je suis assez d’accord et aligné sur ce que vous avez dit.

On confirme donc qu’en tant que DRH, nous avons encore un bel avenir, il n’y a pas de souci. Le jour où on n’aura plus de DRH, la question sera de savoir s’il restera encore de l’emploi. Est-ce qu’on ne finira pas comme dans le film Wall-E, où les humains sont sûr de gros fauteuil où ils ne font plus rien.

Alors, je vous propose de passer à l’étape 2. On va faire un brainstorming sur les fonctionnalités que vous aimeriez voir réalisées par l’IA. L’idée est que vous preniez deux ou trois minutes pour trouver des idées sur les utilisations futures de l’IA dans la RH.

 …

Nous allons commencer par cette idée : « L’IA pour aider les relations entre les filiales, les pays et le siège ». Je trouve que c’est une belle application que ChatGPT peut nous permettre. Vous savez, si vous l’ avez déjà utilisé , il traduit très bien. La qualité de traduction est vraiment impressionnante. On peut déjà utiliser l’application pour traduire facilement des e-mails dans plusieurs langues. Demain, je vois bien une fonctionnalité de ChatGPT capable de nous offrir une expérience comme dans Star Trek. Eric et Régis, je ne sais pas si vous connaissez Star Trek, mais dans la série, ils ont quelque chose dans l’oreille qui traduit automatiquement le langage de la personne en face. Je pense que c’est clairement une évolution qui va arriver grâce à l’IA. On n’aura plus à apprendre l’anglais, l’allemand, l’italien ou le français, et tout sera automatiquement traduit, ce qui facilitera grandement la communication lorsque nous avons différentes langues au sein d’une même équipe, voire différentes cultures. Qu’en pensez-vous de cette évolution en matière de langage ? J’ai même vu des applications qui commencent à être traduites par l’IA, gérant la traduction automatique dans l’application.

Tout à fait, je suis d’accord avec toi. Le domaine de la reconnaissance vocale entre autres est l’un des domaines les plus avancés de l’IA, et il existe déjà de manière très concrète depuis très longtemps avec les chabots.

J’ai pris une autre idée « l’IA pour rédiger les contrats de travail ». Je pense qu’il est tout à fait possible d’utiliser l’IA pour rédiger les contrats de travail. Il existe déjà des produits qui ont des capacités rédactionnelles incroyables. Nous les utilisons déjà dans le recrutement et la gestion des ressources humaines pour générer des fiches de poste ou des réponses aux candidatures, qu’elles soient retenues ou non. Cela permet d’automatiser des tâches qui prennent beaucoup de temps aux recruteurs.

Un autre exemple intéressant concerne la prédiction de l’absentéisme et la présélection des profils. Prévoir l’absentéisme ne sert pas seulement à savoir qui sera absent, mais aussi à prendre des mesures pour assurer la continuité du service. Dans des domaines comme l’Éducation nationale il est essentiel d’avoir toujours quelqu’un pour remplacer un enseignant absent afin que les enfants ne soient pas laissés sans enseignement. En utilisant des modèles statistiques ou mathématiques intelligents, il est possible de prédire qui sera absent et de proposer des profils éligibles pour le remplacement. Dans notre logiciel RH, nous avons travaillé sur cette idée en nous basant sur les fiches de poste précises utilisées dans les collectivités territoriales. Cependant, la réalité pratique peut rendre la mise en œuvre plus complexe. Par exemple, il peut y avoir des contraintes imprévues, comme des problèmes de transport ou des frictions entre les personnes, qui rendent l’automatisation totale difficile. À la fin, c’est l’humain qui prendra la décision de mettre en œuvre ou non les propositions de l’IA. 

Ok je vous propose de passer sur la dernière partie, l’idée est de vous parler des cas que nous essayons de mettre en œuvre dans nos structures pour vous, les clients, les DRH. Eric, Régis qui de vous deux veut ouvrir cette dernière partie ?

Moi je peux vous dire que des choses concrètes existent aujourd’hui sur la partie recrutement, nous avons travaillé avec notre partenaire Talent View qui ont mis sur leur site des prompts générés par Chat GPT afin de créer des annonces de recrutement. C’est une fonctionnalité puissante qui permet de générer rapidement des propositions attractives. Un autre domaine où nous travaillons est la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la gestion des notes de frais. Nous cherchons également des moyens d’automatiser le contrôle des bulletins de paie, ce qui peut prendre beaucoup de temps pour les gestionnaires de paie. L’idée est de proposer des alertes et des contrôles automatisés pour faciliter cette tâche.

J’aimerais parler d’un échec en premier, en fait nous avons expérimenté l’utilisation de l’IA pour analyser les CV dans le domaine public, en particulier pour les postes de fonctionnaires. Cependant, nous avons rencontré des difficultés en raison de la nature des CV, qui contiennent souvent des abréviations et un langage spécifique au domaine. Notre démonstrateur n’a pas donné les résultats attendus, car l’IA ne parvenait pas à interpréter ces abréviations et expressions. Nous avons donc abandonné cette idée. Deuxième exemple qu’on utilise au quotidien c’est l’utilisation de l’IA appliquée aux feedbacks. Donc dans notre entreprise on a 2000  feedbacks par mois, de clients qui nous remontent leurs avis, si je me demande : « bon bah, de quoi les clients se plaignent, de quoi il nous parlent , qu’est-ce qu’il nous demande ? » Vu la quantité d’information, on peut me dire des choses, mais c’est à peu près, en fonction du dernier avis qu’on a lu. Donc maintenant grâce à l’IA, je peux vous dire que le sujet numéro 1, et vous DRH vous allez peut-être pas été étonnés, c’est la DSN, tous les problèmes autour de la DSN. C’est largement le plus gros sujet, donc c’est vraiment un vrai sujet de quotidien pour les gestionnaires de paye. Le deuxième sujet, c’est la paye, mais au niveau légal, c’est-à-dire : « je veux traiter tel cas, j’y arrive pas, aidez-moi, au secours », et donc l’IA nous permet maintenant de mieux orienter les compétences de nos intervenants puisque on n’avait pas la vision que la DSN c’était autant de sujets différents. Donc ça c’est le premier point et puis deuxième point du coup, comme l’intelligence artificielle elle connait les réponses qu’on a données  aux précédentes questions et comme les clients nous donnent une note, comme sur Google entre 1 et 5, l’intelligence dit :  « à cette question, la réponse que les gens aiment le plus, c’est celle-ci, donc ça doit être la bonne ». Et donc, nos agents maintenant ils ont la pré-réponse qu’ils auraient donné compte tenu de cette question. Ce qui veut dire qu’on peut raccourcir le temps de traitement et qu’on peut donner les réponses simples à des gens qui ne sont pas des gestionnaires de paye confirmés et ça fait gagner beaucoup de temps.

Merci Régis. Alors nous chez Quick MS, on a deux outils, on a d’abord un outil reporting RH et on est en train de lancer de grands projets en matière de prédiction de l’absentéisme. Dans le but de pouvoir pré recruter en avance pour essayer de garder le service et vous savez que la plupart des problèmes psychologiques et de l’absentéisme, c’est des effets boule de neige, quand vous avez quelqu’un qui est absent dans un service ça va créer de la surcharge sur les autres, ils vont être potentiellement plus absents, donc il faut arriver à mieux gérer l’anticipation des recrutements et la force de travail que vous aurez demain. Ça, c’est un point, après, on va essayer d’anticiper votre taux de turnover, votre taux de survie, les passages en retraites, etc. Donc, on va essayer de prévoir tout ça. Et donc ça on peut le faire parce qu’en fait nos données sont normées. On utilise la DSN pour le faire et ça c’est un gros avantage.

Et après, dans notre outil de gestion des entretiens collaborateurs managers, on a eu un cas qu’on a essayé et qui un peu comme Régis a un peu raté. C’était d’alerter par des analyses sémantiques des questions des conflits et voir si le collaborateur est en colère ou le manager pas content. Et en fait, ce qui se passe, c’est que quand on remplit un formulaire d’entretien, on parle de façon très polie, très lisse et donc on n’entend pas la colère remontée. Donc ça, on avait des notes qui étaient très peu probantes par l’IA. Donc ça, pour l’instant, on met en pause mais je pense que quand ça va progresser, on pourra alerter plus facilement les RH sur les problèmes que rencontrent les managers, quand vous avez 200 personnes et vous allez être 1 RH pour 200 personnes c’est impossible de lire 100% des entretiens.

Et l’autre cas qu’on va mettre en œuvre, certainement durant l’été, c’est de vous faire des prompts qui vont aller créer vos fiches de poste et vos missions. Parce que la plupart du temps, quand on est comptable ou quand on est développeur, on a à peu près le même type de fiches de poste. Et donc en fait, on va faire écrire par l’intelligence artificielle des descriptions de mission et des postes. Et après, vous aurez peut-être un petit peu à mettre en forme, la mettre à la sauce de l’entreprise. Et ça va faire gagner du temps sur ce genre de choses parce que beaucoup d’entreprises n’ont pas de fiches de poste et de fiches de mission. Voilà, les éléments sur lesquels on est en train de travailler.

On a donc fait un petit tour. On est quand même au tout début qu’il y a plein de choses qui sont en cours. La planification sous contrainte va forcément être un sujet intéressant.

Un petit mot de conclusion Régis et Eric ?

Je dirais que l’IA est une aide formidable pour des tas de tâches qui sont fastidieuses et sur lesquelles l’IA a beaucoup à apporter.

Je reprend un peu ce qu’a dit Régis c’est-à-dire que l’IA est capable d’aller capter dans plein d’endroits différents des signaux faibles pour permettre au DRH d’avoir des remontées synthétiques sur un certain nombre d’actions qui sont aujourd’hui présentes, mais qui n’arrivent pas à voir parce que ces actions sont noyées dans une masse de données qui ne sont pas, pour un humain avec son temps de travail normal, intelligible s’il fallait faire l’effort d’observer. Et ça ça peut se faire en quelques secondes. C’est le gros gain.

Vous avez bien résumé : améliorer l’automatisation, supprimer les tâches sans valeur ajoutée et avoir une meilleure visibilité, une meilleure analyse de tous les éléments de l’entreprise. On pourra aller détecter beaucoup plus facilement si quelqu’un se met en arrêt, si quelqu’un finit en burn-out avec l’analyse des mails, etc.

Merci Eric, merci Régis, merci à tous d’avoir passé un moment avec nous. J’espère que le sujet vous a plu. Peut-être qu’on en reparlera d’ici six mois, un an. Merci à vous deux. Au revoir.

Au revoir.

Merci au revoir.