Suivi des effectifs : pourquoi et comment faire ?
Le suivi des effectifs est un indicateur RH fortement stratégique pour toute organisation, relevant de la gestion des ressources humaines mais pas seulement.
L’ensemble des métiers représentés dans l’entreprise est concerné et c’est aussi un outil de pilotage important pour les dirigeants que l’on retrouve dans les rapports annuels, la masse salariale ou encore les plans d’investissement.
C’est pourquoi vous devez monitorer vos effectifs dans votre tableau de bord RH.
Souvent relégué au rang de gestion administrative du personnel, nous vous présentons ici en quelques points clés son rôle essentiel dans la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise et comment cela facilite votre travail au quotidien.
Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?
Les effectifs permettent à l’administration française de déterminer les obligations qui en découlent. Les entreprises sont ainsi soumises à des obligations sociales ou peuvent en être exonérées selon le nombre de salariés qu’elles comptent. La détermination des effectifs est donc un exercice obligatoire.
Au niveau RH, le suivi et la gestion des effectifs sont assurés périodiquement et rigoureusement, notamment pour les déclarations sociales. Découvrez les indicateurs de suivi des effectifs indispensables pour votre pilotage. La notion de gestion des effectifs regroupe donc :
- la détermination des seuils sociaux,
- le calcul selon la période de référence mensuelle
- et le type de contrats.
L’effectif d’une entreprise représente l’ensemble du personnel de l’entreprise, travaillant sous contrat de travail : CDI, CDD, travailleurs temporaires ou encore intermittents. Il varie en fonction des mouvements de l’entreprise liés au turnover et aux recrutements.
Le calcul des effectifs tient compte du temps de travail contractuel. Un salarié à temps plein sera comptabilisé pour 1, là où un salarié à temps partiel sera inscrit dans le mode de calcul au prorata de son temps de travail. Il faut donc réaliser un tableau de bord ETP pour suivre correctement ses salariés à temps plein.
Bien plus qu’un simple indicateur et des données chiffrées, l’analyse des effectifs est aussi synonyme :
- de gestion des compétences,
- de transférabilité des expertises,
- de capitalisation des savoir-faire.
Sous ce terme protocolaire, la gestion des effectifs est le fait d’étudier, d’analyser et d’anticiper les besoins en ressources humaines de l’entreprise.
Ce n’est donc pas un indicateur à prendre à la légère. Le calcul des effectifs permet d’ailleurs d’orienter au plus juste les décisions affectant l’avenir de l’entreprise telles que : les campagnes de recrutement, l’ingénierie de formation, la mobilité interne, les passerelles d’emplois…
Comment le mettre en œuvre ?
Utilisez notre modèle de tableau de bord des données des effectifs au format Excel afin de commencer à piloter vos effectifs gratuitement.
Comment monitorer les effectifs de votre entreprise ?
La gestion des effectifs est un outil puissant de management des équipes. Il s’agit d’assurer et d’encadrer l’utilisation du personnel en fonction des besoins. Comment ?
En favorisant l’augmentation de la productivité tout en maîtrisant l’impact sur les coûts.
La gestion des effectifs implique par conséquent une flexibilité s’adaptant aux variations d’activité. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, la prise en compte de la saisonnalité est indispensable.
Le monitorage des effectifs est intrinsèquement lié à la gestion du temps. Ainsi, les méthodes d’utilisation, de traitement des données et outils RH liés au temps font partie de l’équipement de pilotage.
Pour fiabiliser la qualité des données et éviter toute source d’erreur liée à l’intégration manuelle des informations, l’utilisation d’un logiciel de gestion des effectifs est fortement conseillée.
La planification organisationnelle permettra de préparer l’entreprise à ses changements organisationnels. En maintenant une certaine agilité, l’entreprise s’enquerra d’une visibilité fiable et d’une anticipation quant à d’éventuels écueils en termes de perte de ressources humaines.
La planification de la succession permettra d’anticiper les départs prévisibles (départs à la retraite…) contrebalancés par des actions de recrutement comme la création de viviers de candidats, par exemple. Il est donc nécessaire de piloter les entrées et sorties des salariés pour obtenir une vision globale.
Il sera ainsi plus facile d’accompagner le changement et les axes stratégiques dans les domaines clés de l’entreprise.
En bref, la gestion des effectifs repose sur plusieurs critères et nécessite des outils pour gérer de façon efficace, analytique et transparente les leviers de croissance de l’entreprise.
Véritable outil de performance sociale, le pilotage des effectifs contribue à mettre sous contrôle votre démarche RH et n’est donc pas à négliger.
Suivi des effectifs et pyramide des âges, pourquoi suivre ces KPIs en particulier ?
Vous l’avez compris, la gestion des effectifs est un facteur de coûts très important. Il est donc impératif de maîtriser ces KPIs RH pour éviter les effets néfastes sur votre productivité.
Le pilotage des effectifs consiste à rechercher l’équilibre constant entre les ressources disponibles et les besoins en compétences sur une durée définie.
Pour cela, la pyramide des âges en entreprise constitue un précieux indicateur de données. Elle renseigne sur la structure du personnel en croisant les effectifs par une répartition selon l’âge et le sexe. La forme de la pyramide des âges donne la tendance de l’organisation à l’instant T. Elle révèle en un coup d’œil les écarts, disparités et réajustements à faire en cas de déséquilibre pour une gestion des effectifs adaptée à votre contexte.