Comment mettre en place la BDESE ?
Vous trouvez que la mise en place d’une BDESE est un processus long et fastidieux ? Cependant, c’est une étape importante pour la bonne gestion de votre entreprise. En effet, la Base de données économiques, sociales et environnementales est un outil indispensable pour gérer les données de votre organisation de manière efficace.
Puis, en réalité c’est relativement simple, dans la mesure où il existe des logiciels dédiés aux rapports RH qui peuvent vous aider à la réaliser.
Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir pour mettre en place la BDESE.
La mise en place d’une BDESE est-elle obligatoire ?
Selon la réglementation, la mise en place d’une BDESE reste une obligation légale pour toutes les entreprises françaises à partir de 50 salariés (entre 50 et 299 collaborateurs et d’au moins 300 salariés). Découvrez pourquoi la BDESE n’est pas obligatoire pour moins de 50 salariés.
Notez que si la situation économique et financière de votre entreprise change entre-temps, sa mise à jour peut être encore plus régulière.
En cas de manquement, vous risquez une sanction financière car coupable d’un délit d’entrave. Sachez que ce délit est passible d’une amende de 7 500 €. Il serait vraiment dommage de tomber sous le coup de la loi, sachant qu’avec des outils dédiés, la mise en place et la gestion de votre BDESE sont aussi rapides que simplifiées !
Comment mettre en place la BDESE ?
En tant qu’employeur, ou représentant légal de la partie employeur de votre entreprise, la mise en place d’une BDESE est un sujet important.
Sachez qu’en cette qualité, vous êtes chargé d’établir ce document. Dit autrement, vous devez la créer, la mettre en place et la mettre à jour.
Pour créer votre BDESE, vous avez plusieurs possibilités. Utiliser un tableau Excel est une possibilité mais c’est chronophage, fastidieux et les données ne sont pas sécurisées. Il existe d’autres solutions bien plus simples, rapides et efficaces.
Savez-vous qu’il existe des outils dédiés vous permettant de réaliser la BDESE sans effort, voire en moins de 2 heures ?
C’est par exemple le cas de notre logiciel de BDESE qui vous facilite la vie. En exportant votre DSN, vous générez en quelques clics une BDESE 100% conforme et directement utilisable.
Pour la mise en place de votre BDESE ? Le plus simple pour vous l’expliquer est de lire ce qui suit !
Nous vous expliquons les 5 étapes principales pour parvenir à vos fins, c’est-à-dire déployer méthodiquement votre document au sein de votre organisation !
Les 5 étapes pour déployer la BDESE dans votre entreprise
1. Choisir le bon modèle
La mise en place de votre BDESE demande quelques réflexions préalables. En effet, vous allez devoir utiliser un modèle. Cependant, il en existe plusieurs, chacun ayant des particularités propres : de 50 à 299 salariés et pour les entreprises d’au moins 300 collaborateurs.
2. Adopter le bon support/format
Aussi, avant de mettre en place la BDESE, sachez que la taille de votre entreprise influe sur le format qu’elle doit revêtir.
En effet, sa consultation se fait généralement au format papier et/ou au format numérique.
Pour être plus précis :
- Les entreprises de 50 à 299 salariés sont libres de faire comme bon leur semble, pouvant produire leur BDESE au format papier ou numérique.
- Les entreprises d’au moins 300 collaborateurs doivent utiliser le format numérique.
3. Renseigner le bon contenu
L’architecture et le contenu de votre BDESE sont libres, à partir du moment qu’un accord d’entreprise majoritaire, qu’un accord entre l’employeur et le CSE, ou qu’un accord de branche est pensé en amont.
Néanmoins, la réglementation française fixe pour seule prérogative d’aborder et d’inclure l’impact environnemental de l’activité de votre entreprise au sein de votre BDESE.
De plus, sachez que le contenu que vous devez renseigner dans votre BDESE dépend du modèle dont vous avez besoin, fluctuant selon :
La taille de votre entreprise :
- effectif compris entre 50 et 299 salariés,
- effectif d’au moins 300 collaborateurs.
Le chiffre d’affaires de votre entreprise :
- assujettie à la déclaration de performance extra-financière,
- non assujettie à la déclaration de performance extra-financière.
À noter : vous devez obligatoirement réaliser cette déclaration si votre entreprise a plus de 500 salariés et un chiffre d’affaires ou un total de bilan supérieur à 100 millions d’€.
4. Définir l’accès et la confidentialité
Par la nature confidentielle de votre BDESE, les représentants du personnel ont un devoir de discrétion à l’égard des informations renseignées et potentiellement partageables.
En effet, la Base de données économiques, sociales et environnementales est :
- Confidentielle au sens de la jurisprudence.
- Confidentielle au sens de l’employeur.
- Confidentielle vis-à-vis des salariés et du grand public.
C’est pour cette raison que seul un nombre restreint d’informations de votre BDESE doit être défini comme confidentiel.
Par praticité, toutes les informations relatives aux exercices passés de votre structure, ainsi que les données connues du grand public et des salariés ne doivent plus revêtir un caractère confidentiel.
Une astuce ? Indiquez directement dans le sommaire de votre BDESE, en face de chaque information, un degré et une durée de confidentialité sous la forme d’un code, lui-même détaillé dans un encadré. Bien évidemment, d’autres moyens existent pour arriver à vos fins…
5. Penser à une bonne mise à disposition
La mise en place de votre BDESE passe aussi par une bonne mise à disposition du document. Eh oui, votre BDESE doit être consultable par les personnes et instances habilitées au sein de votre structure.
Lesquelles ?
- Le CE (comité d’entreprise).
- Le CSE (comité social et économique).
- Les délégués du personnel.
- Les délégués syndicaux.
Votre BDESE doit impérativement être accessible pour les représentants du personnel de votre structure lorsqu’ils en ont besoin. Cependant, il n’est pas question ici d’obligation légale type 24h/7J.
Cette accessibilité peut être contrariée en cas de :
- Problèmes techniques.
- Périodes de maintenance informatique.
- Périodes en dehors des horaires d’ouverture de votre structure, si la consultation requiert un accès aux locaux d’entreprise.