Bilan social multi-sites : découvrez le cas client

+150

Heures de saisie manuelle évitées sur 3 exercices

134

Indicateurs légaux calculés automatiquement

4 sites

Consolidés dans un seul bilan social groupe

2 jours

Pour produire et vérifier le document final

À propos du groupe

Pour toute entreprise ou groupe de plus de 300 salariés, le bilan social est une obligation légale annuelle qui mobilise en général plusieurs semaines de travail RH. Chez un groupe industriel réparti sur 4 sites en France, ce document faisait perdre un temps considérable à l’équipe RH, avec un risque réel d’erreur sur les 134 indicateurs légaux à renseigner.

Avec QuickMS, le bilan social est désormais généré automatiquement à partir des données de paie et SIRH déjà disponibles.

Profil client

Secteur d’activité

Industrie manufacturière – équipementier automobile

Effectif

340 collaborateurs

Structure

1 société mère, 4 sites de production

Interlocuteur

Responsable RH groupe + 4 gestionnaires RH de site

Enjeux principaux

Bilan social légale, BDESE, fiabilité des indicateurs, délais CSE

Contexte et situation initiale

Avec 340 salariés, ce groupe industriel dépasse le seuil des 300 collaborateurs qui rend le bilan social obligatoire au titre du Code du travail (articles L2312-28 et R2312-9 et suivants). Chaque année, la responsable RH groupe devait produire un document couvrant plus d’une centaine d’indicateurs légaux : emploi, rémunérations, conditions d’hygiène et de sécurité, formation, relations professionnelles, conditions de vie des salariés.

Le problème n’était pas la connaissance des obligations légales, mais la mécanique de production du document :

Les données étaient dispersées entre le logiciel de paie, des fichiers Excel de suivi et les remontées manuelles des 4 sites

Chaque gestionnaire RH de site devait extraire, mettre en forme et transmettre ses propres chiffres à la RH groupe

La consolidation groupe se faisait à la main, avec un risque élevé d’erreurs de calcul ou de définition (un taux d’absentéisme n’était par exemple pas toujours calculé de la même façon d’un site à l’autre)

La présentation du bilan social au CSE arrivait souvent en limite de délai légal, avec un document finalisé dans l’urgence.

Résultat : environ 3 semaines de travail cumulé, réparties entre les 4 sites et le siège, pour produire un document que la direction et le CSE ne consultaient finalement que quelques jours par an.

Pourquoi QuickMS a été choisi pour automatiser le bilan social ?

Le groupe utilisait déjà un logiciel de paie multi-sites, mais aucun outil ne reliait ces données à la production réglementaire.

La direction RH cherchait une solution capable de transformer une donnée paie brute en document conforme, sans ressaisie et sans dépendre d’un consultant externe chaque année.

Les critères de choix déterminants

Import direct des données de paie et SIRH, sans ressaisie manuelle
Calcul automatique des 134 indicateurs légaux du bilan social
Consolidation multi-sites avec vision groupe et vision par établissement
Cohérence garantie des méthodes de calcul entre les 4 sites
Export prêt à présenter au CSE, dans les délais légaux
Passerelle directe avec la BDESE, alimentée par les mêmes données

Avant / après QuickMS dans le pilotage RH multi-filiales

Avant la solution	Avec la solution
Chaque site extrayait et mettait en forme ses propres indicateurs, avec des méthodes de calcul parfois différentes d’un établissement à l’autre.	Les 134 indicateurs légaux sont calculés automatiquement selon une méthode unique, identique sur les 4 sites.
La consolidation groupe se faisait manuellement sous Excel, avec un risque d’erreur à chaque étape de copier-coller.	Consolidation automatique en un clic, avec vue groupe et vue par site accessible à tout moment.
Le document final était souvent finalisé la veille de sa présentation au CSE.	Le bilan social est disponible plusieurs semaines avant l’échéance légale, avec le temps de le vérifier et de l’analyser.
Aucun lien entre le bilan social et la BDESE : les deux documents étaient produits séparément, avec des doubles saisies.	Les données alimentent à la fois le bilan social et la BDESE, sans ressaisie entre les deux obligations.
Impossible de comparer facilement les indicateurs d’une année sur l’autre sans reconstruire un tableau.	Historique et évolution des indicateurs disponibles directement dans l’outil, sur plusieurs exercices.

Organisation et mise en place du bilan social multi-sites

Fonctionnement multi-sites

QuickMS a été déployé avec un accès groupe pour la responsable RH siège et un accès dédié pour chacun des 4 gestionnaires RH de site. Chaque site importe ses propres données de paie, QuickMS les structure automatiquement selon la nomenclature légale du bilan social.

Fiabilisation des indicateurs

Avant le déploiement, un travail de cadrage a permis d’harmoniser certaines définitions entre sites (mode de calcul de l’absentéisme, périmètre des CDD, catégorisation des effectifs). Ce travail, réalisé une seule fois, garantit depuis une cohérence automatique d’un exercice à l’autre.

Accompagnement déployé

Le déploiement s’est fait en deux temps :

Phase 1 — Connexion des données de paie et premier bilan social test sur un site pilote
Phase 2 — Généralisation aux 3 autres sites et formation des gestionnaires RH locaux
Phase 3 – Diffusion du bilan social aux élus

Les fonctionnalités mobilisées pour le bilan social :

Génération automatisée du bilan social

Les 134 indicateurs légaux sont calculés directement à partir des données importées, sans ressaisie ni tableur intermédiaire.

Consolidation multi-sites

Vue groupe et vue par établissement, avec la possibilité de comparer les 4 sites sur un même indicateur.

Lien avec la BDESE

Les mêmes données alimentent la BDESE, évitant de produire deux fois les mêmes chiffres pour deux obligations différentes.

Historique et comparaison pluriannuelle

Suivi de l’évolution des indicateurs d’une année sur l’autre, utile pour préparer les échanges avec le CSE.

Export prêt pour le CSE

Document structuré et mis en forme, exploitable directement en réunion, sans travail de mise en page supplémentaire.

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Résultats obtenus du pilotage RH multi-entités

Gain de temps majeur pour la responsable RH groupe et les 4 gestionnaires RH de site
Fiabilisation des indicateurs légaux, avec une méthode de calcul harmonisée
Présentation au CSE anticipée, sans course contre la montre en fin de délai
Suppression de la double saisie entre bilan social et BDESE
Historique pluriannuel disponible pour objectiver les échanges avec les représentants du personnel

3 semaines -> 2 jours

de temps de production du bilan social groupe

0 double saisie

entre bilan social et BDESE

4 sites

sur une méthode de calcul unique et comparable

L’avis de notre client

Sophie M. Responsable RH groupe

Avant, le bilan social c’était trois semaines de galère chaque année : des fichiers Excel à droite, à gauche, et jamais la certitude que nos 4 sites calculaient les indicateurs de la même façon. Avec QuickMS, on part directement des données de paie, tout est calculé automatiquement, et on a enfin un document qu’on peut vérifier tranquillement avant de le présenter au CSE, au lieu de le boucler la veille

Un cadeau, ça ne se refuse pas !

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Un bilan social produit en 2 jours au lieu de 3 semaines