Dans l’univers complexe de la gestion des ressources humaines, la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) occupe une place centrale, qui offre une vue d’ensemble sur la santé et les orientations stratégiques de l’entreprise.
Face à l’exigence de précision et d’actualisation des données, la transition vers un logiciel de BDESE représente une évolution naturelle, loin des tableurs Excel et des processus manuels.
Pour les professionnels RH confrontés au défi de produire une BDESE conforme et informative, l’adoption d’un logiciel dédié se révèle non seulement une solution à l’efficacité prouvée, mais encore un vecteur d’optimisation des ressources.
Cette approche numérique garantit une gestion simplifiée, une fiabilité accrue des données et une conformité sans faille aux obligations légales.
Avant de plonger dans les critères de sélection d’un logiciel BDESE et d’explorer les fonctionnalités essentielles qui font la différence pour comprendre l’impact de cet outil sur les pratiques RH modernes.
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Qu’est-ce qu’un logiciel BDESE ? Quelles sont ses fonctionnalités ?
Le logiciel de BDESE est un outil conçu spécifiquement pour transformer la complexité de la gestion de la BDESE en un processus fluide et sans accroc. C’est exactement ce que propose QuickMS avec son outil de BDESE.
Fini le temps perdu avec les tableurs Excel et les manipulations de données fastidieuses. Grâce à ce type de solution, la création de votre BDESE devient automatique, s’appuyant sur des sources fiables telles que la DSN ou tout fichier Excel que vous avez préparé. C’est la promesse d’une gestion simplifiée, où l’exactitude des données est au premier plan.
1. L’ajout et le stockage des données d’entreprise
Un logiciel BDESE permet d’intégrer facilement divers types de fichiers (Excel, Word, images…), ce qui permet d’éliminer le besoin de conversions ou de modifications préalables.
Par ailleurs, pas d’inquiétude à avoir en termes de stockage de votre data RH qui est, selon les solutions, illimité !
Pour gagner un temps considérable, ces solutions dédiées vous permettent également de renseigner directement toutes les données brutes que vous avez à votre disposition.
Lorsque toutes les informations de votre BDESE sont stockées dans un tel logiciel, elles sont archivées et disponibles à l’emploi sans limite de temps. Et, puis, puisque votre document est créé de manière optimale, vous obtenez une vision sur 6 exercices :
- Les deux précédents.
- Celui en cours.
- Les trois prochains.
Le tout, en pouvant par la suite intégrer vos données prévisionnelles ou en conservant votre historique de données. Découvrez dès maintenant nos modèles de BSESE gratuitement et 100 % conformes.
2. L’automatisation d’indicateurs RH
Grâce à l’importation de votre DSN, un logiciel BDESE vous permet de générer automatiquement votre document.
C’est bien, mais est-ce suffisant pour vous laisser tenter par l’achat d’une solution RH de ce genre ? Pas forcément, et on vous comprend. C’est pour cette raison qu’un BI RH (Business Intelligence) comme QuickMS vous offre une expérience plus intéressante. Explication !
Votre BDESE fraîchement réalisée n’est qu’une liste d’informations difficilement, voire pas du tout, utilisables dans votre travail de RH au quotidien.
La raison est simple : elle est trop factuelle, ne met en lumière aucun constat sur la situation de votre entreprise. En utilisant un logiciel BDESE, vous faites travailler vos données pour en tirer des insights utiles :
- Turnover trop élevé depuis plusieurs années.
- Rapport entre les hommes et les femmes déséquilibré.
- Masse salariale trop conséquente au vu du chiffre d’affaires…
Les situations sont aussi nombreuses que plurielles. Mais, comment tirer des conclusions de la sorte avec un logiciel BDESE ?
En vérité, cette solution dédiée vous permet de générer instantanément de très nombreux indicateurs RH ! Ce sont ces indicateurs que le software RH utilise pour les produire et les intégrer à votre guise dans un ou plusieurs tableaux de bord RH !
3. La gestion et la notification des utilisateurs
Selon la taille de votre entreprise, vous êtes possiblement plusieurs à devoir gérer les ressources humaines de votre structure.
De plus, même si la BDESE revêt un caractère confidentiel, c’est un document qui doit être mis à la disposition de nombreux acteurs comme les représentants du personnel ou encore votre CSE (Comité social d’entreprise).
Ainsi, votre logiciel BDESE doit avoir des fonctionnalités de gestion des utilisateurs et surtout de sécurisation des données. Il vous faut donc plusieurs accès.
Qui dit gestion dit également envoi de notifications dès lors que vous modifiez votre BDESE. Ajout de nouvelles informations ou simple mise à jour de votre document, les notifications sont capitales car obligatoires. Pourquoi ?
Tout simplement parce que le Code du travail impose à l’employeur de tenir informés l’ensemble des représentants du personnels de la moindre modification.
Quelle est l’utilité d’un logiciel BDESE pour une entreprise ?
Pourquoi digitaliser la BDESE ?
Concrètement, la digitalisation de votre document via un logiciel BDESE vous permet de dématérialiser toutes les informations et données dont vous avez besoin au quotidien afin de gagner en efficacité, d’augmenter votre productivité et de fluidifier au final une grande partie de vos processus internes.
En somme, avec une telle solution, vous pouvez espérer un ROI (retour sur investissement) très important !
Digitaliser la BDESE comme nos clients est un gain de temps considérable. En effet, avoir un bilan synthétique de vos données d’entreprise vous permet d’aller plus loin qu’une simple synthèse.
De plus, la simplification apportée est telle en comparaison de l’effort à produire que vous pouvez vous libérer du temps pour vous recentrer vers des missions à plus haute valeur ajoutée, bien plus en accord avec vos compétences et aspirations de RH. Elle l’est d’autant plus pour les entreprises multi-sites, les logiciels BDESE multi-CSE sont pertinents pour gagner en temps et en conformité.
Étayer toutes les bonnes raisons de partir sur un logiciel BDESE est presque “mission impossible”. Regardons de plus près quels sont les principaux avantages de craquer pour une digitalisation et une gestion numérique de votre base de données.
Les avantages du logiciel de BDESE ?
Voici une liste non exhaustive des avantages d’un logiciel BDESE :
- Vous gagnez du temps et de l’argent dans la réalisation du document ;
- Vous produisez une BDESE 100 % conforme avec la loi :
- Avec toutes les informations demandées.
- Sans erreurs ni oublis préjudiciables pour l’entreprise.
- Vous évitez donc toutes les sanctions financières liées.
- Vous mettez à jour votre document en quelques clics seulement.
- Vous pouvez obtenir une BDESE pour multi-CSE facilement.
- Vous le diffusez en temps réel à l’ensemble des représentants de votre CSE.
- Vous envoyez votre BDESE à l’administration fiscale en un instant.
- Vous générez des indicateurs RH très importants pour vos analyses.
- Vous exploitez facilement l’ensemble de votre data grâce à des TDB RH.
- Vous augmentez donc votre productivité et la performance d’entreprise !
Comment choisir le meilleur logiciel BDESE ?
Quels sont les 3 critères à retenir ?
1. Un logiciel BDESE qui vous fait gagner du temps
Vous devez tout d’abord trouver un bon logiciel BDESE, c’est-à-dire une solution vous permettant d’automatiser le plus possible votre base de données économiques, sociales et environnementales.
Notez bien que les meilleurs sur le marché n’atteignent jamais les 100 %. Pour ne prendre qu’un exemple : QuickMS automatise 80 % votre BDESE.
2. Un logiciel BDESE interopérable
Choisissez un logiciel BDESE adapté à votre SIRH actuel. En effet, si vous partez sur une solution qui vous pose ce genre de problèmes, ce n’est pas très intéressant car l’objectif est bien ici de gagner du temps et non d’en perdre.
Sachez que les meilleurs logiciels du marché vous le permettent, et ce grâce à un paramétrage simple. C’est le cas par exemple avec QuickMS!
3. Un logiciel BDESE facile à prendre en main
Pour ne pas perdre trop de temps dans la prise en main de votre logiciel RH dédié à la BDESE, vous devez choisir une solution simple d’utilisation et claire dans la redistribution des informations de votre entreprise.
Vous souhaitez avoir accès à des KPIs indispensables au pilotage et à l’amélioration de vos ressources humaines ? Pas de souci !
Notez qu’avec ce type de solution, vous pouvez générer par exemple votre absentéisme, votre ou bien votre masse salariale en un seul clic. Le tout est résumé sur des tableaux de bord RH entièrement personnalisables, sous forme de synthèses interactives.
Enfin, certains logiciels BDESE proposent des fonctionnalités complémentaires comme des BI RH. Tout dépend alors de vos besoins en termes de ressources humaines. Découvrez notre comparatif complet des logiciels BDESE pour identifier la solution qui correspond à vos besoins.
Quel logiciel de BDESE choisir ?
La nécessité d’un logiciel spécifique pour la BDESE
La gestion documentaire électronique (GED) peut sembler une solution pratique pour stocker et organiser les documents d’entreprise.
Cependant, quand il s’agit de la BDESE, une GED montre rapidement ses limites. Elle se concentre principalement sur le stockage des fichiers sans offrir les fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion efficace de la BDESE, telles que l’automatisation des mises à jour ou la génération d’indicateurs RH pertinents.
Pourquoi une GED ne suffit pas ?
Une GED permet de classer des documents bureautiques par thème et année, mais elle ne facilite pas l’automatisation de la BDESE.
Les responsables RH se retrouvent alors contraints à une veille juridique constante pour intégrer manuellement les indicateurs requis.
Ce processus est non seulement chronophage, mais aussi sujet à erreurs, rendant la mise à jour de la BDESE particulièrement fastidieuse et complexe.
De plus, passer par une GED pour la production ou la mise à jour de votre BDESE est un procédé compliqué. Compliqué car :
- Fastidieux pour faire une simple mise à jour.
- Très lourd d’utilisation et assez dur à prendre en main.
- Difficile en ce qui concerne la mise en perspective des données et sensible en termes de confidentialité.
D’après notre expérience, la GED engendre des projets souvent délaissés, puis abandonnés. Vous voilà averti !
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