Le suivi des effectifs ne consiste pas uniquement à connaître le nombre de salariés présents dans l’entreprise. Les indicateurs de suivi d’effectifs permettent d’analyser la structure des populations, leur évolution et les caractéristiques des collaborateurs afin d’éclairer les décisions RH. Ces KPI d’effectifs permettent d’analyser la structure, la mobilité et la diversité des effectifs pour mieux anticiper les besoins en recrutement et les décisions RH stratégiques.
L’essentiel à retenir sur les indicateurs de suivi d’effectifs :
- calcul de l’effectif total et multi-effectif
- pyramide des âges
- ancienneté
- comparaison CDI vs CDD
- répartition par catégories professionnelles
- zone géographique des salariés
- taux de promotion par CSP
- conformité à l’index homme/femme
- ratio d’encadrement
- répartition par temps de travail contractuel
Pourquoi piloter les indicateurs de suivi d’effectifs ?
Les indicateurs de suivi d’effectifs donnent une vision précise de la composition et de l’évolution des ressources humaines d’une organisation.
Ils permettent notamment de :
- connaître précisément le nombre de collaborateurs présents dans l’entreprise ;
- suivre l’évolution des effectifs dans le temps ;
- identifier les transformations de la structure salariale ;
- anticiper les besoins futurs en recrutement et en compétences ;
- faciliter le reporting RH auprès des différentes parties prenantes.
Contrairement aux indicateurs de flux comme le mouvement de main-d’œuvre (MMO), qui analysent les entrées et sorties de salariés, les KPI d’effectifs donnent une vision du stock de collaborateurs à un instant donné.
Les principaux indicateurs pour suivre ses effectifs
Calcul de l’effectif : le suivi multi-effectifs
Le premier indicateur de suivi d’effectifs est « effectif multi-règles ». Il permet de faire apparaître mois par mois les différents modes de calcul sur un seul tableau : personnes physiques, ETP et effectifs inscrits.
- « Les personnes physiques » rassemblent absolument toutes les personnes présentes sur la période. C’est une règle pertinente si l’effectif de votre entreprise se compose de contrats homogènes.
- « Les ETP ou les équivalents temps plein ». Ici, les contrats sont proratisés en fonction du temps contractuel ainsi que des entrées et sorties. Par exemple, cette méthode de calcul est judicieuse si votre effectif est constitué d’une grande part de contrats à temps partiel.
- « Les effectifs inscrits » cela considère tous les contrats. Dans ce cas, chaque contrat vaut une personne. Ce calcul est adapté si vous avez un taux de turnover élevé.
Dès lors, il est nécessaire que les entreprises se mettent d’accord en interne pour trouver la règle de calcul qui conviendra le plus à leur(s) entité(s).
Ci-dessous un export d’un graphique de notre outil de pilotage des indicateurs RH qui vous permet d’obtenir des données visuelles rapidement à partir des DSN.
Pyramide des âges
La pyramide des âges en entreprise est utilisée comme KPI d’effectifs, il est très connu dans le reporting RH. Cependant, cet indicateur montre ses limites puisqu’il n’offre aucune vision sur l’évolution dans le temps. Nos experts préconisent de suivre « l’évolution de la moyenne d’âge » afin d’effectuer une veille sur la tendance au sein de l’entreprise de façon mensuelle.
CHIFFRE D’EXPERTS : D’après les données issues de notre export, l’âge moyen des CDI est de 41 ans contre 34 ans pour les CDD.
Calcul de l’ancienneté
L’ancienneté est une donnée cruciale à piloter et compte parmi les 10 indicateurs de suivi des effectifs. L’ancienneté mesure la capacité de l’entreprise à garder ses ressources humaines grâce à l’analyse « effectifs inscrits par tranche d’ancienneté entreprise ».
En prenant l’exemple ci-dessous, on observe que la majorité de l’effectif (48,43%) a moins de 2 ans d’ancienneté. Cela démontre que beaucoup d’efforts en matière de ressources humaines ainsi qu’en formation ont été fournis. Il est recommandé d’avoir des tranches d’ancienneté équilibrées.
CHIFFRE D’EXPERTS : La moyenne d’ancienneté des CDI est de 10 ans selon l’OCDE.
Dual Axe : comparaison du nombre de CDI par rapport aux CDD
Le Dual Axe permet de visualiser deux types de données à deux échelles différentes sur un seul tableau de bord RH.
Nos experts ont sélectionné l’indicateur de suivi d’effectifs : « effectifs inscrits – dual axe – cdi / cdd ». Dans l’exemple ci-dessous, si on se concentre uniquement sur l’histogramme des contrats CDI et CDD, aucune grande évolution n’est observée.
Cependant, si on s’intéresse à la courbe des effectifs inscrits, il est clair qu’une variation se dessine.
En somme, cet indicateur permet non seulement de mettre en valeur les tendances, mais en plus de comprendre les oscillations.
Statut conventionnel : les différents types de catégories professionnelles
Le visuel de l’indicateur de suivi d’effectifs : « effectifs inscrits – mensuels par statut » est très intéressant à analyser pour nos professionnels des SIRH.
Les types de contrats sont empilés par couche, ce qui fait qu’il est possible de voir en un seul coup d’œil l’évolution globale de l’effectif de la société et la répartition des catégories socio-professionnelles.
Zone géographique du lieu d’habitation des salariés
Nos spécialistes conseillent de regarder une fois par an l’indicateur de suivi d’effectifs : « cartographie des salariés », permettant d’effectuer une vérification du lieu du domicile des salariés par rapport à l’emplacement de vos bureaux.
Prenons l’exemple d’un salarié qui habite trop loin de son lieu de travail, il serait pertinent de savoir si les trajets ne sont pas trop longs pour lui et de lui proposer du flex office si besoin.
CHIFFRE D’EXPERTS : En Île-de-France, la durée moyenne de trajet pour se rendre sur son lieu de travail est de 44 minutes contre 30 minutes en province. Il a été démontré également que plus le trajet est long et plus le nombre d’arrêts de travail est élevé.
Taux de promotion selon la catégorie socioprofessionnelle
C’est une obligation pour l’employeur d’octroyer une promotion, une augmentation de salaire et/ou une formation à un collaborateur qui a au moins 6 ans d’ancienneté au sein de l’entreprise.
C’est pour cette raison que nos experts conseillent de suivre a minima une fois par an le KPI d’effectifs : « Promotion – taux de promotion convention collective ». Il permet de mettre en relation l’effectif en début de période de chaque catégorie socioprofessionnelle et le nombre de promotions.
Dans ce tableau, on vérifie si le taux de promotion est équivalent entre chaque catégorie.
Indicateur RH pour être en règle avec l’index Homme/Femme
Habituellement, on illustre la répartition hommes/femmes à l’aide d’un camembert. Cependant, ce type de graphique a ses limites, puisqu’il n’illustre aucune tendance.
Nos professionnels préconisent de visualiser l’indicateur de suivi d’effectifs : « Effectif inscrit présent mensuel par genre et pourcentage » grâce à un Stacked Area qui montrera l’évolution des pourcentages sur plusieurs mois.
Si l’entreprise a mis en place une politique d’égalité homme/femme, cela permettra de voir les résultats.
Ratio Encadrement
Afin d’avoir une vision sur le nombre de collaborateurs que chaque manager encadre, les experts conseillent aux entreprises de suivre l’indicateur de suivi d’effectifs : « Nombre d’intervenants par encadrant – effectif inscrit présent ».
Il est nécessaire de vérifier régulièrement que le ratio encadrants/intervenants de votre entreprise est correct.
En général, on estime que des chefs d’équipe qui ne font que de la pure gestion peuvent gérer jusqu’à 10 personnes.
Répartition des salariés par temps contractuel
L’embauche d’un temps partiel coûte aussi cher pour les ressources humaines qu’un temps plein (prix du bulletin, génération du contrat, gestion des salariés…).
En théorie, il est donc plus intéressant pour les organisations d’avoir plus de contrats à temps plein en raison de leur productivité.
Selon nos spécialistes, il est important de suivre l’indicateur « Répartition des heures travaillées hebdomadaire par société ». Il permet grâce à un dégradé de couleur, de visualiser la répartition des salariés par temps contractuel.
Comment automatiser le suivi des indicateurs d’effectifs ?
Le suivi des KPI d’effectifs peut rapidement devenir complexe lorsque les données proviennent de plusieurs sources RH.
Un outil de pilotage RH permet de :
- centraliser les données collaborateurs ;
- automatiser les calculs d’indicateurs ;
- suivre les évolutions dans le temps ;
- créer des tableaux de bord RH personnalisés.
Les équipes RH disposent ainsi d’une vision fiable et actualisée de leurs effectifs pour faciliter leurs prises de décision.
Conclusion
Les KPI de suivi des effectifs permettent aux entreprises de dépasser une simple vision quantitative des salariés pour comprendre la structure et l’évolution de leurs populations RH.
En analysant l’effectif, les contrats, l’ancienneté, l’âge ou encore les mouvements de personnel, les équipes RH disposent d’une vision complète pour mieux anticiper les transformations de leur organisation.
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